Personalentwicklung ist Bestandteil des Personalwesens in Unternehmen. Sie dient als Instrument, das zur Bildung und Qualifikation von Mitarbeitern und deren Förderung herangezogen wird. Generell sollen die getroffenen Maßnahmen während dieses Prozesses der Verbesserung von Fachkompetenzen und sozialen und methodischen Kenntnissen dienen.
Unter Personalentwicklungsmaßnahmen fallen auch Maßnahmen zur Rekrutierung von besonders begabten Mitarbeitern für die Führungsebene (Führungskräfteentwicklung).
Kompetenzen: Gute Mitarbeiter sind immer schwerer zu finden
Die Förderung und Weiterbildung von Mitarbeitern wird für die heutige, sich stetig wandelnde Arbeitswelt immer wichtiger. Eine gezielte und effiziente Personalentwicklung muss deshalb Antworten auf Fragen zu wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Belangen finden. Gute Mitarbeiter sind das Kernstück des Unternehmens – und leider immer schwerer zu finden. Wer seine Mitarbeiter langfristig an den Betrieb binden möchte, sollte für Zufriedenheit und Motivation unter den Beschäftigten sorgen. Das schließt auch deren berufliche Entwicklung ein. Deshalb ist das Thema Personalmanagement und deren Organisation für Unternehmer von immenser Bedeutung. Was auch den damit einhergehenden Funktionszyklus betrifft, der die Grundlage für den Erfolg von Maßnahmen darstellt.
Mitarbeiter individuell schulen
Die Anwendung dieses sogenannten Personal Entwicklungszyklus dient dem strategischen Unternehmerziel. Die Personalentwicklung gliedert sich dabei in unternehmerische, mitarbeiterspezifische und gesellschaftspolitische Ziele. Bei Personalentwicklungsmaßnahmen sollten Personalverantwortliche auf die individuellen Potenziale, Qualifikationen und Interessen der Mitarbeiter Rücksicht nehmen.
Unternehmensbezogene Ziele können sein:
- Verbesserung der fachlichen Qualifikation von Beschäftigten und der Qualität der Arbeit
- Sicherung des Fachkräftebestandes
- Größere Mitarbeiterzufriedenheit
- Geringere Fluktuation
- Führungskräfte etablieren/Sicherung des Führungskräftebestands/Führungskräfteentwicklung
- Nachwuchsförderung
- Erhöhung der innerbetrieblichen Kommunikation
- Verbesserung der Wirtschaftlichkeit im Unternehmen
- Anpassung an die Anforderungen an neue Technologien, die Gesellschaft und den Arbeitsmarkt
- Fachkräftemangel im Unternehmen vorbeugen
Beispiele für mitarbeiterspezifische Ziele und Bedürfnisse
- Verbesserung der fachlichen Qualifikation
- Erweiterung des eigenen Aufgaben- und Verantwortungsgebiets
- Nutzung von bislang ungenutzten Potenzialen/Förderung von Leistungsträgern
- Bessere Aufstiegschancen
- Verbesserung des Einkommens
- Verbesserung der Möglichkeiten am Arbeitsmarkt
- Verbesserung der Chancen auf Selbstverwirklichung
Beispiele für gesellschaftspolitische Ziele
- Steigerung der langfristiger Arbeitsverhältnisse auf dem Arbeitsmarkt
- Erhöhung der Chancengleichheit für alle
- Steigerung der sozialen Mobilität
- Nachwuchskräfte gegen den demografischen Wandel ausbilden
Was sind die 6 Aspekte des Personal Entwicklungszyklus?
Der Personal Entwicklungszyklus ist eine Methode der systematischen Personalentwicklung und umfasst verschiedene (in der Regel) 6 Aspekte:
- Bedarfsanalyse
- Planung der Ziele
- Planung der Maßnahmen (kreatives Gestalten)
- Durchführung der Maßnahmen (kreatives Gestalten)
- Erfolgskontrolle
- Transfersicherung/Transferkontrolle
Diese Elemente des Personalentwicklungszyklus sind miteinander verbunden und nehmen Einfluss aufeinander. Der Bedarf für die Personalentwicklung muss also zunächst erkannt, um dann gemeinsam mit den Mitarbeitern besprochen zu werden. In diesem Schritt werden bereits Ziele definiert. Um diese Ziele zu erreichen, müssen im nächsten Schritt Maßnahmen gefunden werden, die mit der Personalentwicklung in Zusammenhang stehen.
Anschließend werden im Rahmen dieses Entwicklungsprozesses diese Maßnahmen umgesetzt, um diese nach einem festgelegten Zeitraum auf Erfolg zu überprüfen. Daraus ergeben sich weitere Personalmaßnahmen, die wiederum in die Bedarfsanalyse führen. Wichtig ist: Wer sein Personalmanagement nach dem Personal Entwicklungszyklus führt, sollte für jede der sechs Phasen einen Verantwortlichen und einen Mitverantwortlichen ernennen.
Die 6 Schritte des Personalentwicklungszyklus im Detail
Schritt 1: Bedarfsanalyse
In diesem ersten Schritt des Personal Entwicklungszyklus werden zunächst die Ist-Situation im Betrieb und die Soll-Situation beschrieben. Wichtig ist, die Möglichkeiten der Realisierung von Maßnahmen zu prüfen und deren wirtschaftlichen Aspekte zu berücksichtigen. Grundlage für diese Analyse ist der innerbetriebliche und gesellschaftliche Entwicklungsbedarf sowie die Bedürfnisse der Mitarbeiter. Am Ende dieses Schritts steht als Ergebnis ein Überblick über Mängel in Zusammenhang mit Bildung, Qualifikation, Förderung und Organisationsentwicklung. Anschließend werden die Ursachen für die Defizite benannt. Normalerweise ist die Bedarfsanalyse bei der Führung des Unternehmens angesiedelt.
Schritt 2: Zielplanung
Die Zielplanung oder Zielvereinbarung ist der zweite Schritt des Personal Entwicklungszyklus. Unter Zielen werden hier Personalentwicklungsmaßnahmen verstanden, die sich auf verschiedene Faktoren beziehen. Dazu gehören Faktoren bezüglich der Aufgaben und Kompetenzen, der Leistungen und Fähigkeiten oder des Verhaltens des Personals. Wichtig ist, diese Ziele gemeinsam mit den Mitarbeitern zu erarbeiten. Außerdem sollten die Ziele so konkret wie möglich definiert werden. Denn umso spezifischer lassen sich die zu ergreifenden Methoden formulieren.
Schritt 3: Maßnahmenplanung
Der dritte Schritt des Zyklus ist die Planung der zu ergreifenden Maßnahmen. Grundlage für diese Maßnahmen sind die Bedarfsanalyse und die vorangegangene Zielplanung. Die Maßnahmenplanung erfordert eine effiziente Organisationsstruktur. Sie ist im Grunde ein kreativer Prozess, in dem das Gefüge der zu treffenden Entwicklungsmaßnahmen festgelegt wird. Das kann zum Beispiel inhaltlich, personell, zeitlich oder methodisch geschehen. Generell sollten in diesem Zusammenhang die Maßnahmen zur Zielstellung, dem Unternehmen selbst sowie den Ressourcen der Mitarbeiter passen.
Schritt 4: Maßnahmendurchführung
Der nächste Schritt beschreibt die Durchführung der zuvor entwickelten Maßnahmen. Hierbei ist auf eine offene Kommunikation mit den Mitarbeitern und anderen Beteiligten zu achten. Das Hauptaugenmerk liegt auf einer zielgerichteten Nutzung von Lernmethoden. Die Durchführung kann sowohl betriebsintern als auch extern durch Berater oder Dienstleister erfolgen. Entweder werden diese in die Arbeit integriert (on the job) oder von ihr getrennt (off the job).
Schritt 5: Erfolgskontrolle
Ist das festgelegte Ziel erreicht worden? Am Ende steht die generelle Frage danach, ob sich die Maßnahmen in Bezug auf Effektivität und Effizienz ausgezahlt haben oder nicht. In dieser Rückschau werden Faktoren wie Kosten-Leistungsverhältnis, Zeitaufwand, Mitarbeitermeinung oder auch Verbesserungsvorschläge analysiert. Die Überprüfung dieser und anderer Aspekte sind in dieser Phase wichtig. Nur durch entsprechende Fragen kann ausgewertet werden, ob die erarbeiteten Maßnahmen zum Erfolg geführt haben. Falls nicht müssen andere Methoden in Erwägung gezogen werden, um das Ziel zu erreichen.
Schritt 6: Transfersicherung
In diesem letzten Schritt des Funktionszyklus der systematischen Personalentwicklung wird der Erfolg im direkten Arbeitsumfeld geprüft. Man betrachtet dabei, inwieweit die erlernten Maßnahmen von den Arbeitnehmern dauerhaft am Arbeitsplatz angewendet werden. Erst dann ist die Personalentwicklung abgeschlossen. Gleichzeitig wird in diesem Schritt geprüft, ob die vorher festgestellten Probleme beseitigt werden konnten. Alles in allem geht es darum, wie das Erlernte in den Arbeitsalltag übernommen werden kann und wird. So kann gewährleitet werden, dass die Schulungsthemen der Firma auch Fortschritte bringen.
Konkrete Ziele vor der Umsetzung des Personal Entwicklungszyklus festlegen
Bevor der Personal Entwicklungszyklus angewendet wird, müssen schon vorab konkrete Ziele vorliegen. Dabei ist der Unterschied zwischen strategischen und operativen Zielen wichtig. Die strategischen Zielsetzungen eines Unternehmens können beispielsweise folgende sein:
- den Kenntnisstand der Beschäftigten regelmäßig zu erweitern und
- Neuerungen anzupassen oder den
- Führungsstil im Betrieb den Anforderungen der modernen Arbeitswelt kontinuierlich anzupassen.
Dazu ist bereits im Vorfeld operatives Vorgehen notwendig. Unter anderem regelmäßige Schulungen oder e-learning-Plattformen.
Konkrete Instrumente für die Personalentwicklung sind unter anderem:
- Vorträge
- Coaching
- Seminare
- Mentoring
- Projektgruppen/Teams
- Schulungen on the job, near the job und off the job
Wer sich mit der Idee einer systematischen Personalentwicklung trägt, sollte gemeinsam mit dem Management sorgfältig abwägen, welche Maßnahmen er ergreifen möchte. Dazu gehört auch, wie diese umgesetzt werden sollen. Zum Beispiel kann es sinnvoll sein, interne Mitarbeiter zu Schulungszwecken heranzuziehen. Es zeigt sich nämlich, dass Kollegen von der übrigen Belegschaft durch deren internen Kenntnisse des Unternehmens häufig als besonders glaubwürdig eingeschätzt werden. Unternehmer sollten ihren Mitarbeitern ausreichend Zeit geben, das Erlernte zu Übungszwecken anwenden zu können. Außerdem kann es sinnvoll sein, als weitere Herausforderung praktische Übungen ergänzend zu den Weiterbildungs- oder Qualifizierungsmaßnahmen anzubieten.
