Der Personalfragebogen dient der systematischen Erfassung von Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens oder des Einstellungsprozesses.
Der Personalfragebogen dient der systematischen Erfassung von Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens oder des Einstellungsprozesses. In vielen Unternehmen ist der Fragebogen längst Standard und vereinfacht die Vergleichbarkeit von Bewerbern sowie die Anlage neuer Mitarbeiter. Doch Arbeitgeber dürfen nicht alles fragen, was sie gern wissen möchten.
Was ist ein Personalfragebogen?
Beim Personalfragebogen handelt es sich um eine vom Arbeitgeber vorgenommene Zusammenstellung von Fragen. Ziel ist es mithilfe des Fragebogens all jene Informationen zusammenzutragen, die in Verbindung mit der angestrebten Tätigkeit stehen. Dazu gehören sowohl Informationen zu den relevanten persönlichen Verhältnissen, als auch zur vorhandenen Kenntnissen, Fähigkeiten und Qualifikationen. Personalfragebögen sind standardisiert. Jeder Bewerber beziehungsweise Arbeitnehmer muss demnach die gleichen Fragen beantworten.
Wann wird ein Personalfragebogen eingesetzt?
Es gibt Unternehmen, die den Personalfragebogen bereits im Bewerbungsverfahren einsetzen. Die Standardisierung ermöglicht eine gute Vergleichbarkeit im Gegensatz zu den individuellen Bewerbungsunterlagen. Auf diese Weise kann man bereits anhand der im Personalfragebogen gemachten Angaben nach zuvor definierten Mindestanforderungen aussortieren.
Kommt der Personalfragebogen nur bei Neueinstellungen zum Einsatz, wird häufig auch vom Einstellungsfragebogen gesprochen. Im Unterschied zum Bewerberfragebogen liegt der Fokus dann weniger auf klassischen Auswahlkriterien wie den bereits angesprochenen Fähigkeiten und Qualifikationen, sondern vielmehr auf persönlichen Daten, die zum Beispiel für die Lohnabrechnung benötigt werden. Die Schnittmengen sind dennoch groß.
Der Personalfragebogen birgt durchaus Konfliktpotential. Als Arbeitgeber wollen Sie schließlich so viele Informationen wie möglich von einer Person, um diese möglichst gut einschätzen zu können und zu wissen, mit wem Sie es da zu tun haben. Derjenige, der den Fragebogen ausfüllen soll, sieht jedoch häufig seine Persönlichkeitsrechte verletzt, wenn er allzu Privates preisgeben muss.
Welche Fragen stehen häufig im Personalfragebogen?
Üblicherweise lassen sich die Informationen, die man in einem Personalfragebogen abfragt, in acht Kategorien gliedern:
1. Stellenbezug
Wenn der Fragebogen auch von Bewerbern ausgefüllt wird, müssen diese zunächst angeben, auf welche Stelle sie sich bewerben, damit die Bewerbung zugeordnet werden kann.
2. Personaldaten
Personaldaten wie Name, Adresse, Telefonnummer und E-Mailadresse dienen einerseits der Kontaktaufnahme, bei Einstellung aber auch der Anlage einer Personalakte.
3. Schulbildung
Zu dokumentieren ist auch der Grad der Schulbildung anhand der verschiedenen Bildungsstationen.
4. Berufsausbildung
Hier können Bewerber beispielsweise eine duale Berufsausbildung und weiterführende Meisterlehrgänge, Zusatzausbildungen, etc. angeben.
5. Beruflicher Werdegang
Die Stationen des Berufslebens dienen vor allem dazu, die praktischen Erfahrungen des Bewerbers zu erfassen. Die Angabe der früheren Arbeitgeber kann aber auch dazu dienen, sich bei diesen über den Bewerber kundig zu machen, bevor man diesen einstellt.
6. Bankverbindung
Die Bankverbindung kann im Rahmen eines Bewerbungsverfahrens nötig sein, um dem Bewerber beispielsweise die Fahrtkosten zum Einstellungstest oder Vorstellungsgespräch zu erstatten. Bei Einstellungen dient sie der Auszahlung des monatlichen Arbeitsentgelts.
7. Steuer- und Sozialversicherungsangaben
Wird ein neuer Mitarbeiter eingestellt, benötigt die Personalabteilung gewisse Steuer- und Sozialversicherungsangaben, um eine korrekte Lohn- beziehungsweise Gehaltsabrechnung durchführen zu können.
8. Zusatzangaben
Zusatzangaben können vielfältigster Natur sein und sind von der jeweiligen Stelle und Position abhängig. Muss der Mitarbeiter zum Beispiel ein Fahrzeug führen, kann hier abgefragt werden, ob er über die notwendige Fahrerlaubnis verfügt. Je nach Tätigkeit können Fragen zum Gesundheitszustand oder zu Vorstrafen sinnvoll sein. Manche Betriebe ermöglichen auch die Angabe einer Vertrauensperson, die im Notfall (zum Beispiel bei einem Arbeitsunfall) vom Unternehmen kontaktiert werden soll.
Sind persönliche Fragen im Personalfragebogen erlaubt?
Natürlich dürfen Unternehmen im Personalfragebogen nicht alles fragen, was Sie vielleicht gerne von Ihrem potentiellen oder neuen Mitarbeiter wissen möchten. Erlaubt ist aber prinzipiell alles, was im direkten Zusammenhang mit der Tätigkeit steht, die die jeweilige Person bei Ihnen ausführen soll. Neben den üblichen Daten wie Personalien, Kenntnissen und Qualifikationen können das im Einzelfall auch folgende Informationen sein:
- Fragen zum allgemeinen Gesundheitszustand sind erlaubt, wenn diese für die konkrete Stelle notwendig sind. Einen Bewerber, der zum Beispiel in der Pflege alter oder kranker Menschen arbeiten soll, kann man durchaus nach ansteckenden Krankheiten fragen.
- Fragen zu einer schweren Behinderung sind erlaubt. Die betroffene Person muss sogar selbstständig darauf hinweisen, wenn die Behinderung eventuell Auswirkungen auf die angestrebte Tätigkeit haben könnte.
- Fragen zum absolvierten Wehr- oder Zivildienst sind problemlos möglich.
- Fragen nach Vorstrafen sind dann erlaubt, wenn diese aus dem Bundeszentralregister noch nicht getilgt wurden und die Art der zu besetzenden Stelle dies erforderlich macht. Beispielhaft sind Vermögensdelikte bei einem Buchhalter.
- Fragen zum bisherigen Verdienst sind dann erlaubt, wenn ein Bewerber von sich aus den bisherige Verdient zur Mindestgrenze für die Lohn- beziehungsweise Gehaltsverhandlung erhebt.
- Fragen zu bestehenden Lohn- und Gehaltspfändungen sind ebenfalls zulässig.
- Fragen nach dem Vermögensverhältnis sind nur dann möglich, wenn es sich um eine herausragende Vertrauensstellung handelt, die die Frage zum Vermögen notwendig macht.
Welche Fragen sind im Personalfragebogen verboten?
Unzulässig hingegen sind unter anderem Fragen
- zur Partei-, Religions- oder Gewerkschaftszugehörigkeit
(Ausnahme: Konfessionszugehörigkeit bei Einstellung wegen Kirchensteuerabzug) - nach einer Schwangerschaft oder Kinderwunsch
- zu abgelaufenen Lohn- und Gehaltspfändungen
Muss der Betriebsrat dem Personalfragebogen zustimmen?
Gibt es in Ihrem Unternehmen einen Betriebsrat, dann muss dieser dem Fragekatalog gemäß § 94 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) zuvor zustimmen. Können Sie sich mit dem Betriebsrat nicht über die Inhalte des Personalfragebogens einigen, entscheidet die Einigungsstelle. Die Zustimmung des Betriebsrats ist auch dann notwendig, wenn die systematische Datenabfrage nicht in Form eines separaten Personalfragebogens erfolgt, sondern beispielsweise in den Arbeitsvertrag integriert ist.
Vorsicht: Im Rahmen eines Einigungsstellenverfahrens können andere Teilnehmer Sie überstimmen. Außerdem ist ein Einigungsverfahren mit hohen Kosten verbunden.
Auch wenn der Betriebsrat Ihrem Personalfragebogen zustimmt, darf dieser keine unerlaubten Fragen enthalten. Der Bewerber oder Mitarbeiter darf in diesem Fall die Antwort verweigern und sogar eine Notlüge verwenden. Zulässige Fragen hingegen darf man nur wahrheitsgemäß beantworten.
Datenschutz beachten und ausreichend aufklären
Obwohl sich im Internet viele Muster und Vorlagen für Personalfragebögen finden, sollten Sie Ihren Fragebogen den Bedürfnissen und Besonderheiten Ihres Unternehmens anpassen. Schon allein aus Datenschutzgründen gilt: Nur so viel wie nötig und so wenig wie möglich abfragen.
Weisen Sie am Ende des Fragebogens unbedingt darauf hin, dass sie als Unternehmen die Daten zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens beziehungsweise zur Verwaltung des Beschäftigungsverhältnisses verarbeiten und speichern. Informieren Sie zudem vorsorglich darüber, dass die Daten unter Umständen auch an Dritte weitergeleitet werden können. Damit sichern Sie sich für die Zukunft ab, wenn Sie die Lohnabrechnungen vielleicht an einen Steuerberater outsourcen.
Je transparenter Sie kommunizieren, was mit den Daten geschieht, desto besser. Das schafft Vertrauen bei demjenigen, der den Personalfragebogen ausfüllen soll, und kann Sie vor juristischen Repressionen schützen. Lassen Sie sich mit der Unterschrift unter dem Personalfragebogen außerdem bestätigen, dass alle Felder wahrheitsgemäß und nach bestem Wissen und Gewissen ausgefüllt wurden.
Fazit: Personalfragebogen erleichtert die tägliche Arbeit
Der Personalfragebogen ist insbesondere aus mittelständischen und großen Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Er ist ein simples Instrument, dass die Personalauswahl und Personaleinstellung deutlich vereinfacht. Als Arbeitgeber sind Sie auf eine Reihe von Informationen angewiesen, die Sie mit dem Fragebogen systematisch erfassen können. Prinzipiell darf man darin alles fragen, sofern Sie ein berechtigtes Interesse im Zusammenhang mit der geplanten Tätigkeit nachweisen können. Denken Sie daran, den Betriebsrat vorab mit einzubeziehen und beachten Sie die strengen Datenschutzrichtlinien.
