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Mitarbeitergespräche führen: Ein Leitfaden für Personaler und Führungskräfte

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Mitarbeitergespraeche

    Alle Jahre wieder stehen sie an: die Mitarbeitergespräche. Sie sind sowohl für Vorgesetzte als auch für Mitarbeiter von großer Relevanz und können für beide Parteien ein gewinnbringendes Mittel darstellen, um das Betriebsklima dauerhaft zu verbessern. Doch dafür braucht es ein erfolgreiches und konstruktives Gespräch. In diesem Artikel lesen Sie, was es zu beachten gibt und wie Sie Mitarbeitergespräche optimal planen und realistische Vereinbarungen treffen können.

    Nützliche Fragen zur Strukturierung

    Bevor Sie mit der Planung Ihres Jahresgespräches starten, ist es sinnvoll, sich selbst einige Fragen zu dem Anlass zu stellen. Nur so können Sie letztlich das Beste aus dem Gespräch herausholen.

    Welche Art von Mitarbeitergesprächen gibt es?

    Mitarbeitergespräch ist gleich Mitarbeitergespräch? Das stimmt nicht so ganz. Tatsächlich gibt es zahlreiche verschiedene Arten von Mitarbeitergesprächen, die sich vor allem über das jeweilige Ziel der Besprechung definieren. Grundsätzlich kann bei den Inhalten der Mitarbeitergespräche zwischen zwei Formen unterschieden werden:

    Anlassbezogene Mitarbeitergespräche reagieren immer auf ein aktuelles Ereignis und stehen in Bezug dazu.

    Institutionalisierte Mitarbeitergespräche dagegen betrachten in der Regel einen längeren und weiter zurückliegenden Zeitraum und die Entwicklung, weswegen sie oftmals in einem festen Rhythmus wiederkehren.

    Liste verschiedener Gesprächsarten bei Mitarbeitergesprächen

    • Anerkennungsgespräche würdigen besondere Leistungen oder positives Verhalten der Mitarbeiter, häufig durch die Führungskraft.
    • Beurteilungsgespräche stellen ein Mittel dar, möglichst objektiv das Verhalten und die Leistung des Mitarbeiters in einer bestimmten Zeitspanne zu beurteilen.
    • Delegationsgespräche dienen dazu, spezielle Aufgaben und Verantwortungen an die Mitarbeiter zu „delegieren“. Das heißt, die Mitarbeiter erhalten dabei alle nötigen Informationen, sodass sie anfallende Aufgaben ohne Weiteres bewältigen können.
    • Informations- bzw. Beratungsgespräche sind dafür da, Mitarbeiter in wichtige Entscheidungen mit einzubeziehen und deren Informationen zur Entscheidungsfindung zu nutzen.
    • Kritikgespräche dienen einer Leistungsbeurteilung von Mitarbeitern. Geschieht das in gegenseitigem Respekt, ist die Chance auf eine Korrektur des negativen Verhaltens groß.
    • Konfliktgespräche sind ähnlich wie Kritikgespräche zur Analyse und konstruktiven Lösung von schwelenden Konflikten gedacht. Wichtig: Wenn Sie bei mehreren Konfliktparteien als Moderator auftreten, sollten Sie nie Partei ergreifen.
    • Mitarbeiterjahresgespräche dienen als Fazit der Zusammenarbeit des vergangenen Jahres und können daher viele unterschiedliche Themenbereiche umfassen.
    • Mitteilungsgespräche dienen zur Übermittlung bereits getroffener Entscheidungen, die in diesem Falle keiner weiteren Debatte bedürfen.
    • Rückkehrgespräche finden statt, wenn ein Mitarbeiter nach längerem Fehlen im Betrieb (z. B. aus Krankheit oder nach dem Mutterschutz) wieder an seinen Arbeitsplatz zurückkehrt, um verschiedene organisatorische Fragen abzuklären.
    • Zielvereinbarungs-Gespräche dienen dazu, mittel- oder langfristige Ziele mit den Mitarbeitern auszuhandeln.

    Erst wenn Sie für sich klar beantwortet haben, welches Ziel Sie mit Ihrem Gespräch verfolgen, können Sie definieren, was Sie besprechen und wie Sie das Mitarbeitergespräch am besten strukturieren.

    Das Mitarbeitergespräch: Vorbereitung ist das Wichtigste

    In ein Mitarbeitergespräch sollten Personaler oder Führungskräfte nie unvorbereitet gehen. Denn: Wenn die Vorbereitung des Vorgesetzten wenig oder gar nicht vorhanden ist, kann das schnell zu Frust auf beiden Seiten führen. Die eigentliche Hoffnung, Mitarbeiter durch die Konversation zu motivieren, wird also spätestens an diesem Punkt scheitern. Eine gut strukturierte Planung ist also äußerst wichtig.

    Zunächst einmal muss der entsprechende Mitarbeiter, mit dem das Personalgespräch geführt werden soll, zu eben diesem eingeladen werden. Da auch die Vorbereitung des Beschäftigten selbst einen wichtigen Teil zum Erfolg des Gespräches beiträgt, sollte diese Einladung so frühzeitig wie nur möglich erfolgen. Gleichzeitig sollte dem Mitarbeiter nahegelegt werden, welche Inhalte im Laufe der Besprechung erörtert werden und eine Bitte um entsprechende Vorbereitung erfolgen. Auch die Örtlichkeiten und deren Umgebung spielen eine große Rolle für die Durchführung des Mitarbeitergespräches.

    Tipp: Achten Sie darauf, eine passende Räumlichkeit zu beschaffen, die ein angenehmes und ungestörtes Gespräch zulässt. Zudem sollte auch ausreichend Zeit für die Besprechung eingeplant werden. Nur so lassen sich bestmögliche Ergebnisse erzielen.

    Auf den Mitarbeiter kommt es an – nicht jeder ist gleich

    Es kann auch hilfreich sein, sich noch vor Beginn der konkreten Planung ein Bild von der Situation und dem entsprechenden Mitarbeiter zu machen.

    Die folgenden Fragen können dabei helfen:

    1. Worum geht es? (Gesprächsthema, Art des Gespräches, welche Themen sollen angesprochen werden)
    2. Sind alle notwendigen Informationen und Fakten zu Gespräch und Mitarbeiter vorhanden?
    3. Was ist das Ziel des Gespräches? Was soll sich ändern?
    4. Wie ist die Beziehung zum Beschäftigen? (Verlauf früherer Gespräche, Sympathie/Antipathie)
    5. Was schätze ich am Mitarbeiter? (Stärken, besondere Fähigkeiten)
    6. Wie ist die persönliche Situation des Mitarbeiters? (gesundheitliche/familiäre Probleme, Hobbys)
    7. Welche Konflikte könnten aus dem Gespräch entstehen? (Verfolgt der Mitarbeiter bestimmte Ziele? Gibt es Gemeinsamkeiten/Unterschiede?)
    8. Was mache ich bei einer Eskalation des Gespräches? (Konsequenzen – wenn ja, welche?)

    Wenn Sie diese Fragen im Vorfeld beantworten, sind Sie für den Anfang gut vorbereitet. Nun geht es noch um die inhaltliche Planung.

    Bezüglich der Inhalte des Gespräches ist der Arbeitgeber dazu angehalten, sich entsprechende Daten und Fakten zu beschaffen, um seine Ansichten zu untermauern und mit dem nötigen Wissen in die Konversation zu gehen. Suchen Sie sich Zahlen, Daten und andere aussagekräftige Informationen zum geplanten Gesprächsfeld und formulieren Sie am besten auch Fragen vor. Auch der Gesprächspartner sollte eigene Fragen vorbereiten, um das Gespräch möglichst fruchtbar zu gestalten.

    Vor dem Mitarbeitergespräch: Vorbereitung und Planung

    Zu allererst gilt es, alle notwendigen Informationen zum Mitarbeiter und zum Anlass des Gespräches zusammenzustellen. Liegen die Personalakte und der Arbeitsvertrag des Mitarbeiters bereit? Gibt es Beurteilungen oder Zwischenzeugnisse, Protokolle oder Projektberichte? Auch Protokolle früherer Mitarbeitergespräche können für die Planung eines erneuten Gespräches hilfreich sein.

    Planen Sie den Ort und die Zeit der Durchführung des Gespräches möglichst weit im Voraus. Eine gute Organisation ermöglicht, dass das Gespräch ungestört ablaufen kann. Informieren Sie Ihren Mitarbeiter so früh wie möglich über Zeit, Ort und Inhalt des Gespräches. So geben Sie ihm die Gelegenheit, sich seinerseits vorzubereiten und erhöhen die Chance auf ein konstruktives Miteinander.

    Bestimmen Sie den Personenkreis und mögliche weitere Teilnehmer. Das hängt ganz von der Art des Gespräches ab. Dafür ist es auch notwendig, das Gesprächsziel im Voraus zu definieren. Gibt es aktuelle Konflikte, Vorfälle oder besondere Geschehnisse? Soll das Gespräch schriftlich protokolliert werden? Holen Sie sich als Führungskraft, wenn nötig dafür die Zustimmung des Mitarbeiters ein.

    Gesprächsaufbau möglichst früh planen

    Grundsätzlich können Sie dabei in drei Blöcken vorgehen:

    1. Einleitung: Eröffnen Sie das Gespräch freundlich und respektvoll, benennen Sie Gesprächsgrund und -ziel, legen Sie Ihre Sichtweise dar, lassen Sie sich die Sichtweise des Mitarbeiters darlegen und tauschen Sie Meinungen und Standpunkte aus.
    2. Hauptteil: Erörtern Sie gemeinsam Lösungen, wägen Sie Vor- und Nachteile von Entscheidungen ab, fassen Sie alles Besprochene zusammen und fragen Sie evtl. erneut nach dem Standpunkt des Mitarbeiters.
    3. Schluss: Formulieren Sie ein klares Ziel mit klaren Fristen und/oder Teilzielen, legen Sie Vereinbarungen fest.

    Im Gespräch: Gesprächsführung und Kommunikationstechniken

    Während des Gespräches ist es wichtig, dass Sie eine ruhige, aber bestimmte Haltung gegenüber Ihrem Mitarbeiter einnehmen. Gestalten Sie gerade die Gesprächseröffnung so positiv wie möglich, um den Angestellten nicht einzuschüchtern. Achten Sie auf klare Formulierungen Ihrerseits und verallgemeinern Sie nicht. Stattdessen sollten Sie klar Ihre subjektiven Eindrücke darlegen.

    Tipp zur Gesprächsführung: Legen Sie Wert darauf, dass auch Ihr Mitarbeiter präzise Angaben macht, fragen Sie notfalls nach. Achten Sie auf eine konkrete Darlegung von Problemen und Konflikten. Wichtig ist, dass Sie Ihrem Mitarbeiter stets mit Respekt begegnen und auch Kritik zulassen. So vermitteln Sie ein Klima von Vertrauen. Sprechen Sie ruhig und hören Sie Ihrem Gegenüber aktiv zu, machen Sie Ihren Gesprächspartner nicht nervös. Achten Sie auch auf Ihre Körpersprache und auf die Ihres Mitarbeiters, lächeln Sie und zeigen Sie eine offene Haltung.

    5 Tipps: Wie gebe ich richtig Feedback?

    Feedback zu geben, ohne das Gegenüber zu verletzen, ist manchmal gar nicht so einfach und sollte daher nicht unvorbereitet geschehen. Oftmals kommt es während der Konversation zu unvorhergesehenen Wendungen, die dem Vorgesetzten viel Einfühlungsvermögen abverlangen. Damit das Feedback so fair und gewinnbringend wie möglich abläuft, sind einige Punkte zu beachten:

    1. Brechen Sie das Eis. Mit einem lockeren Einstieg und einer entschlossenen, freundlichen Haltung dem Mitarbeiter gegenüber, schaffen Sie gegenseitigen Respekt und sorgen so für eine positive Stimmung schon vor Beginn der Konversation. So kann übrigens auch die beidseitige Kritikfähigkeit angeregt werden.
    2. Sagen Sie klar und deutlich, was Sie ansprechen möchten. Grenzen Sie den zu besprechenden Themenbereich ein und sprechen Sie nur an, was für die Diskussion sinnvoll ist. Kommen Sie auch auf Probleme zu sprechen und haben Sie Mut, Kritik zu äußern. Gleichzeitig sollten Sie aber auch fähig sein, Kritik von Mitarbeiterseite anzunehmen und entsprechend darauf zu reagieren.
    3. Bleiben Sie fair. Der vielleicht wichtigste Punkt, den Sie im Hinterkopf behalten sollten. Sprechen Sie nicht nur über Schwächen und Fehler des Gegenübers, sondern vermitteln Sie Ihre persönliche Wahrnehmung mit Lob und Kritik gleichermaßen. Hierbei ist auch auf eine passende Ausdrucksweise zu achten, die möglichst wenig provoziert.
    4. Erklären Sie sich. Transparenz ist ein Mittel, Probleme aus der Welt zu schaffen. Machen Sie Ihrem Gesprächspartner deutlich, wie Ihre Ansichten entstanden sind, damit dieser Ihre Gedanken nachvollziehen kann.
    5. Schaffen Sie Anregungen und formulieren Sie klare Ziele. Mit vorhandener Kritik zu arbeiten, ist wohl die grundlegende Aufgabe eines jeden Diskurses, daher sollten Sie auch immer Anregungen zur Verbesserung und klare neue Anweisungen und Ziele formulieren. Diese sollten im Anschluss auch schriftlich festgehalten werden.

    Nach dem Gespräch: Reflexion und Zielsetzung

    Ist das Gespräch beendet, sollten Sie und auch Ihr Gesprächspartner das Gesagte nochmals in Ruhe reflektieren. Besonders für zukünftige Gespräche kann das von großer Bedeutung sein. Hinterfragen Sie Ihre eigene Performance kritisch und versuchen Sie, Ihre gesetzten Ziele zu überprüfen. Von besonderer Bedeutung ist nach dem Gespräch, dass Sie die gemeinsam vereinbarten Ziele und Erkenntnisse anwenden und umsetzen. Nur so kann aus dem Mitarbeitergespräch ein konstruktiver Nutzen gezogen werden.

    Der Nutzen der Mitarbeitergespräche: Das müssen Sie wissen

    Wie so oft ist es ein zweischneidiges Schwert: Die einen können Mitarbeitergesprächen so gar nichts abgewinnen, die anderen schätzen die positiven Effekte der regelmäßigen Begegnungen mit den Beschäftigten. Bereits dieser Artikel zeigt: Nur wenn Sie mit ausreichend Vorbereitung an die Gespräche herangehen, können diese ein langfristiger Erfolg werden.

    So können im Zuge des Gespräches nicht nur Konflikte vermieden und eine positive Stimmung im Unternehmen geschaffen werden. Wenn die Beschäftigten wissen, dass Sie Wertschätzung von Ihrem Arbeitgeber erfahren, trägt das zusätzlich zu Motivation und einer guten Atmosphäre bei. Auch wird die Kritikfähigkeit beider Seiten gestärkt und so eine Umgebung geschaffen, in der alle Beteiligten aus schwierigen Situationen lernen können. So entwickeln sich nicht nur einzelne Personen weiter, sondern das gesamte Unternehmen.

    Letztlich können bei einem gut geführten Mitarbeitergespräch alle Beteiligten von dieser Art von Besprechung profitieren.

    Erfolgreiche Mitarbeitergespräche führen: 6 nützliche Tipps

    Die nachfolgenden sechs Tipps können Sie für jedes Mitarbeitergespräch anwenden:

    1. Schaffen Sie eine Win-Win-Situation. Beide Gesprächspartner sollten am Ende zumindest einen Teilerfolg erzielen.
    2. Drücken Sie Ihrem Gegenüber Ihre Wertschätzung aus. Das stärkt den gegenseitigen Respekt.
    3. Seien Sie glaubwürdig. Überzeugen Sie mit Ehrlichkeit, Offenheit und Ihrer Sachkompetenz.
    4. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für das Gespräch. Beachten Sie das bereits in der Planung.
    5. Vermeiden Sie Monologe. Lassen Sie Ihren Gesprächspartner immer zu Wort kommen und hören Sie ihm aktiv zu.
    6. Sprechen Sie in „Ich-Botschaften“. „Du-Botschaften“ sind häufig negativ assoziiert und signalisieren ein Machtgefälle. Besser schildern Sie Ihre eigenen subjektiven Eindrücke, das schafft eine Vertrauensbasis.

    Letztlich ist jedes Mitarbeitergespräch anders, da es im Idealfall individuell auf den jeweiligen Mitarbeiter und die Gesprächssituation abgestimmt ist. Eine intensive Vorbereitung, die eine eingehende Auseinandersetzung mit dem jeweiligen Beschäftigten einschließt, ist daher der Schlüssel zu einem erfolgreichen Mitarbeitergespräch.

    Autor: Redaktion Personalwissen

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