Meistens am Ende oder direkt Anfang des Jahres ist es wieder soweit: Viele Personaler oder Vorgesetzte führen mit der Belegschaft Mitarbeiterjahresgespräche.
Meistens am Ende oder direkt Anfang des Jahres ist es wieder soweit: Viele Personaler oder Vorgesetzte führen mit der Belegschaft Mitarbeiterjahresgespräche. Diese sind ein zentrales Instrument der Personalführung und tragen zu einer größeren Zufriedenheit sowohl auf Arbeitnehmer- als auch auf Arbeitgeberseite bei. Umso wichtiger ist daher die Vorbereitung auf das Mitarbeiterjahresgespräch. In diesem Artikel lesen Sie, wie Sie sich eingehend auf darauf vorbereiten können und was bei der Unterredung selbst von Relevanz ist.
Mitarbeiterjahresgespräch: Definition und Ziele
Mitarbeiterjahresgespräche finden normalerweise – wie der Name schon sagt – einmal im Jahr statt. Zumeist am Ende oder am Anfang des Jahres bittet der Vorgesetzte und/oder der Personalverantwortliche den Mitarbeiter zu einem persönlichen und vertraulichen Gespräch, bei dem sie über das abgelaufene Jahr sprechen.
Bei Mitarbeitergesprächen ist es wichtig zu wissen, dass Arbeitgeber nach § 82 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) die Pflicht haben, dem Arbeitnehmer ein „Anhörungs- und Erörterungsrecht“ zu gewähren: Der Mitarbeiter ist nach diesem Paragrafen berechtigt, „zu Maßnahmen des Arbeitgebers, die ihn betreffen, Stellung zu nehmen sowie Vorschläge für die Gestaltung des Arbeitsplatzes und des Arbeitsablaufs zu machen“ (§ 82 BetrVG). Außerdem hat er nach diesem Gesetz das Recht, dass seine berufliche Zukunft im Betrieb erörtert wird. Dabei darf der Betriebsrat hinzugezogen werden.
Ziele im Mitarbeiterjahresgespräch: Das ist wichtig
Ein Mitarbeiterjahresgespräch ist sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer eine wertvolle und zielführende Maßnahme. Die Ziele sind hier zusammengefasst:
- Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit: Wenn Vorgesetzte und Mitarbeiter sich an einen Tisch setzen, fördert das zum einen die Mitarbeiterzufriedenheit und zum anderen können die Beteiligten auch eventuell bestehende Schwierigkeiten aus dem Weg räumen. Aspekte, die sich nicht während des Betriebsablaufes besprechen lassen, kann man so besser auf den Tisch bringen und besprechen.
- Beteiligung an unternehmerischen Arbeitsprozessen: Wer das große Ganze nicht mehr sieht, dem fällt es auch schwer, seine Arbeit einordnen zu können. Hier helfen Gespräche mit dem Mitarbeiter, um ihm das übergeordnete Ziel des Unternehmens darzulegen und ihm dabei gleichzeitig aufzuzeigen, inwiefern er mit seiner Arbeit zum Erreichen dieses Ziels beiträgt. Durch das tiefere Verständnis der Arbeitshintergründe und- zusammenhänge kann sich der Angestellte mehr motivieren, wodurch seine Arbeitsleistung wiederum steigt.
- Konstruktive Kritik: Welche Ergebnisse haben beide Parteien seit dem letzten Mitarbeiterjahresgespräch erzielt und welche Ziele konnten sie nicht erreichen? Wie kann die Zusammenarbeit in Zukunft noch besser funktionieren? Diese Fragen sollte man in einem Mitarbeiterjahresgespräch besprechen und in einem Protokoll festhalten. Während des Gesprächs ist somit Zeit und Raum für eine konstruktive Kritik von beiden Seiten: Hierdurch lassen sich Missverständnisse ausräumen und die Zusammenarbeit noch weiter verbessern.
Am Ende des Gesprächs sollte man Zielvereinbarungen in einem Protokoll festhalten. Dies geschieht am besten durch die Formulierung von Minimal- und Maximalzielen. Der Zweck dabei ist: Auch wenn der Mitarbeiter das Maximalziel beim nächsten Jahresgespräch nicht erreicht hat, so geht er dennoch mit Erreichen des Minimalziels mit einem kleinen Erfolgserlebnis aus der Besprechung.
Checkliste: Wie sollte man sich auf ein Mitarbeiterjahresgespräch vorbereiten?
Die Vorbereitung auf ein Jahresgespräch sollte man nicht unterschätzen: Bei der täglichen Arbeit vergisst man oft Aspekte, die sonst bei der Besprechung von großer Bedeutung gewesen wären. Das ist sowohl für den Vorgesetzten als auch den Mitarbeiter sehr ärgerlich – profitieren doch beide von diesem Gesprächsformat. Daher sollte der Gesprächsführende den Ablauf und den Inhalt des Gesprächs bereits im Vorhinein planen.
Checkliste Mitarbeiterjahresgespräch
Diese Checkliste verrät Ihnen alle wichtigen Aspekte, die Sie bei der Vorbereitung auf ein Mitarbeiterjahresgespräch beachten sollten:
- Die Einladung. Für ein jährlich stattfindendes Mitarbeitergespräch sollte der Gesprächsleiter schriftlich einladen. Kleinere Zwischengespräche können auch mit einer mündlichen Einladung erfolgen.
- Der Ort: Am besten wählen Sie einen Ort, in dem mit keinen Unterbrechungen zu rechnen ist: Beispielsweise im Büro des Angestellten oder in einem Besprechungszimmer. Selbstredend sollten beim Gespräch selbst keine Kollegen anwesend sein. Angenehm für den Arbeitnehmer ist es, wenn man das Gespräch auf Augenhöhe führt. Das heißt: Setzen Sie sich am besten nicht hinter Ihren Schreibtisch – dieser signalisiert automatisch Distanz – sondern nutzen Sie beispielsweise einen Besprechungstisch.
- Die Inhalte: Überlegen Sie, bevor Sie das Gespräch starten, welche Punkte Sie mit dem Mitarbeiter besprechen möchten. Diese Aspekte notieren Sie sich am besten, damit Sie sich an einen Leitfaden halten können.
- Der Ablauf: Wenn Sie das Mitarbeitergespräch nicht allein führen, sollten Sie davor klären, wer welchen Teil übernimmt – so vermeiden Sie einen unkoordinierten Gesprächsablauf.
- Der Gesprächspartner: Bei einem Mitarbeiterjahresgespräch können Sie auch negative Kritik äußern. Denn: Nur durch Kommunikation lassen sich Probleme aus dem Weg räumen. Dass Gespräche dann nicht mehr auf professioneller, sondern auf emotionaler Ebene geführt werden, kann passieren. Daher ist es wichtig, dass Sie sich vor dem Dialog auf Ihren Gesprächspartner einstellen und sich auf mögliche Schwierigkeiten während des Gesprächs vorbereiten.
So wie die Vorbereitung auf das Mitarbeiterjahresgespräch wichtig ist, so wichtig ist auch die Nachbereitung. Denn: Auch Personaler lernen nicht aus – eine bewusste Reflexion des Gesprächs hilft Ihnen, sich für zukünftige Dialoge verbessern zu können.
Der Ablauf des Gesprächs: Ein Leitfaden
Das Mitarbeiterjahresgespräch hat den Zweck, sowohl die positiven als auch negativen Aspekte des vergangenen Geschäftsjahres zu besprechen. Da in dieser Zeitspanne höchstwahrscheinlich sehr viel passiert ist, bedarf es eines gut strukturierten Gesprächsablaufs. Wie in einem Aufsatz sollten daher eine Einleitung, ein Hauptteil und ein Schluss zu erkennen sein.
Hier ist ein Beispiel für einen möglichen Gesprächsablauf:
- Einleitung: Nach der Begrüßung sollte der Gesprächsleiter zuerst die Gesprächsziele nennen! Wieso haben sich die Anwesenden überhaupt für dieses Gespräch getroffen? Danach sollte er den Gesprächsanlass mit Beispielen untermauern. Das heißt: Welche Projekte liefen (nicht) gut? Welche Schwierigkeiten gab es während des letzten Jahres? Hier ist es wichtig, beide Seiten zu Wort kommen zu lassen, um auch den Standpunkt des Mitarbeiters einholen zu können.
- Hauptteil: Im nächsten Schritt kommt der wichtigste Teil. Hier sollten Sie die Frage klären, wie sich die angesprochenen Probleme in Zukunft lösen lassen. Auch hier gilt es, diesen Punkt gemeinsam mit dem Mitarbeiter zu besprechen, um zu einer gemeinsamen Lösung zu kommen. Denn: Am Ende müssen beide Parteien mit dem Ergebnis zufrieden sein.
- Schluss: Zuletzt sollten die besprochenen Lösungen in Zielsetzungen und – wenn nötig – Fristen übersetzt werden. Diese lassen sich auch in einem Protokoll festhalten. Bereits hier kann man schon das nächste Gespräch vereinbaren, in dem man kontrolliert, inwiefern die Ziele erreicht wurden oder nicht.
Grundsätzlich gilt wie bei jedem Mitarbeitergespräch: Nur Unterredungen auf Augenhöhe, die von Respekt und Wertschätzung geprägt sind, erweisen sich als fruchtbar.
