Einmalzahlungen: Was Sie als Arbeitgeber wissen müssen

Einmalzahlungen: Was Sie als Arbeitgeber wissen müssen

Einmalzahlungen sind Entgeltleistungen, die Arbeitgeber einmalig zusätzlich zum regulären Gehalt auszahlen. Sie fallen steuerrechtlich in die Kategorie der Sonderzuwendungen und haben somit einen großen Einfluss auf die endgültige Gehaltsabrechnung. Was Einmalzahlungen sind, ob diese versteuert und wie die Sozialversicherungsbeiträge für diese Zahlungen berechnet werden, erfahren Sie in diesem Artikel.

    Was sind Einmalzahlungen?

    Dabei handelt es sich um einmalige finazielle Zuwendungen an Ihre Mitarbeiter, die zusätzlich zum Gehalt überwiesen werden. Bei besonderen Anlässen – wie zu Weihnachten oder zur Urlaubszeit – zahlen viele Unternehmen ihren Mitarbeitern einen zusätzlichen Geldbetrag zusätzlich zu ihrem üblichen Monatsgehalt aus. Aber auch bei Jahresüberschüssen beteiligen manche Firmen ihre Mitarbeiter am Gewinn. Es kann sich hierbei auch um jährlich wiederkehrende, im Rahmen von Arbeitsverträgen oder Tarifverträgen gesicherte Einmalzahlungen handeln. Keine Seltenheit sind zudem Jubiläumszuwendungen oder Hochzeits- und Geburtsbeihilfen. Diese Zahlungen zielen meistens auf die Verbesserung des Employer Brandings und eine gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit ab. Firmen wollen sich auf diese Weise bei ihren Beschäftigten bedanken, sie für anstehende Aufgaben motivieren und sie auch in Zukunft an das Unternehmen binden.

    Zahlen Sie dreimal in Folge eine Einmalzahlung, so kann daraus eine bindende Verpflichtung zur Zahlung entstehen. Diese Verpflichtung zur Zahlung einer Einmalzahlung nennt man auch „betriebliche Übung“ und beschreibt das Gewohnheitsrecht, das Mitarbeiter aus jährlich wiederkehrenden Zahlungen ableiten und einklagen können.

    Zu den wichtigsten Einmalzahlungen gehören:

    Wann müssen Sonderzuwendungen bezahlt werden und wann nicht?

    Oftmals werden die Einmalzahlungen vom Arbeitgeber freiwillig gezahlt. Das bedeutet im Umkehrschluss: Von Seiten der Arbeitnehmer besteht meistens kein rechtlicher Anspruch – sofern die Freiwilligkeit des Arbeitgebers bestehen bleibt. Ist die Sonderzahlung jedoch vertraglich festgelegt, kann der Mitarbeiter seinen Anspruch geltend machen.

    Dies kann in folgenden Verträgen festgelegt sein:

    • Tarifvertrag
    • Betriebsvereinbarung
    • Arbeitsvertrag
    • Arbeitsvertragliche Einheitsregelungen
    • Gleichbehandlungsgrundsatz
    • Betriebliche Übung

    Letztere kann sich ergeben, wenn der Arbeitgeber drei Jahre hintereinander die gleiche Einmalzahlung an seine Mitarbeiter gewährt, ohne dabei darauf hinzuweisen, dass es sich um eine freiwillige Sonderzahlung handelt.

    Außerdem gilt es zu beachten, dass Arbeitgeber eine Einmalzahlung nicht selektiv – beispielsweise an die effektivsten Mitarbeiter – ausbezahlen dürfen. Der arbeitsrechtliche Gleichbehandlungsgrundsatz verbietet eine solche Maßnahme. Erhält ein Mitarbeiter zum Beispiel Weihnachtsgeld, müssen auch seine Kollegen die gleiche Summe erhalten.

    Einmalzahlungen: Betriebsrat hat Mitbestimmungsrecht

    Bei Einmalzahlungen greift außerdem das Recht des Betriebsrates bei Sonderzahlungen. Bezahlt der Arbeitgeber beispielsweise freiwillig Urlaubs- oder Weihnachtsgeld, kann der Betriebsrat nur über die Verteilung der Mittel mitbestimmen: Er hat weder ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung noch bei der Höhe der Einmalzahlung. Eine andere Rechtsgrundlage ergibt sich bei leistungsbezogenen Einmalzahlungen: Hier steht es dem Betriebsrat zu, Einfluss auf die Höhe der Summe zu nehmen. Aber: Besteht bereits eine Regelung im Tarifvertrag, kann der Betriebsrat nicht mehr eingreifen.

    Eine Ausnahme vom Gleichbehandlungsgrundsatz stellen Arbeitnehmer dar, die während des Jahres entweder aufgrund einer Krankheit oder Verletzung nicht gearbeitet haben oder in Elternzeit waren. Außerdem können Sie Einmalzahlung zurückverlangen, wenn der Mitarbeiter kurz nach der Ausbezahlung kündigt.

    Anrechnung auf das Arbeitsgehalt: Was Arbeitgeber beachten müssen

    Betriebe müssen bei der Ausbezahlung von Sonderleistungen einige rechtliche Aspekte beachten. Beispielsweise stellt sich vielen Unternehmen die Frage, ob Sonderzahlungen auf das Arbeitsentgelt angerechnet werden können. Diese Frage lässt sich nicht pauschal mit Ja oder Nein beantworten, weswegen der nächste Abschnitt die wichtigsten Punkte klärt.

    • Anrechnung auf den Mindestlohn: Erhält ein Mitarbeiter Mindestlohn, lässt sich eine Einmalzahlung nur dann auf sein Gehalt anrechnen, wenn der Arbeitgeber ihn damit für seine erbrachte Arbeitsleistung honorieren möchte. Hat der Arbeitnehmer jedoch einen rechtlichen Anspruch auf diese Sonderzahlung – zum Beispiel durch einen Tarifvertrag – oder möchte sein Arbeitgeber ihm dies aufgrund seiner Betriebstreue zukommen lassen, muss er es ihm die Sonderzuwendung zusätzlich zum üblichen Gehalt ausbezahlen. Er kann es somit nicht auf das Arbeitsentgelt anrechnen. Aber: Gesetzlich fest geregelt ist das bisher nicht.
    • Anrechnung bei einer Tariferhöhung: Gilt für einen Mitarbeiter ein neuer Tarifvertrag, durch den er eine Gehaltserhöhung erhält, lässt sich die Sonderleistung auf das neue Gehalt anrechnen. Dies ist nur dann ausgeschlossen, wenn die Vertragspartner vereinbart haben, dass dem Arbeitnehmer neben dem jeweiligen Tarifentgelt ein selbstständiger Entgeltbestandteil zukommt.

    Generell gilt: Rechtliches rund um die Einmalzahlung sollte immer in Schriftform festgehalten werden, um Missverständnisse zu vermeiden.

    Lohnsteuer Einmalzahlung – Versteuerung der Einmalzahlung

    Einmalzahlungen wie Urlaubsgeld oder Weihnachtsgeld sind ohne Abschläge lohnsteuerpflichtig und können die Lohnbuchhaltung komplizieren. Sie gehören steuerlich gesehen zu den sonstigen Bezügen. Die Berechnung der Lohnsteuer erfolgt nach der Jahrestabelle. Die aktuellen Lohnsteuertabellen und einen Online-Rechner finden Sie auch auf der Internetseite des Bundesfinanzministeriums.

    Wie bei laufenden Gehaltszahlungen gilt auch bei Einmalzahlungen, dass die Lohnsteuer vor der Zahlung berechnet und einbehalten wird. Diese Art der Besteuerung bezeichnet man auch als Zufluss-Besteuerung. Die gesetzliche Grundlage hierfür ist im Paragraph 38 Abs. 2 des Einkommensteuergesetzes (EstG) verankert. Hier wird ausgeführt, dass Lohnsteuer

    „zu dem Zeitpunkt entsteht, in dem der Arbeitslohn dem Arbeitnehmer zufließt.“

    Sonstige Bezüge werden bei der Berechnung der Lohnsteuer anders behandelt als reguläre Gehaltszahlungen. Die richtige Berechnung der Lohnsteuer erfolgt daher, indem Sie zunächst den voraussichtlichen Jahresarbeitslohn berechnen und die Gesamt-Lohnsteuer für das Kalenderjahr ermitteln.

    Im nächsten Schritt errechnen Sie die Lohnsteuerbelastung für das gesamte Entgelt des Kalenderjahres, inklusive der Einmalzahlung. Die Differenz zwischen der Lohnsteuer ohne Einmalzahlung und der Lohnsteuer mit Einbeziehung der Einmalzahlung ist vom Weihnachtsgeld als Lohnsteuer für die sonstigen Bezüge einzubehalten.

    Berechnung der Lohnsteuer:

    1. Ermittlung der Lohnsteuer
    2. Addition des sonstigen Bezugs
    3. Bilden der Differenz

    Durch die Differenzbesteuerung steigt die Steuerbelastung, sodass eine Einmalzahlung zu einer überproportionalen Lohnsteuerzahlung führt.

    Sozialversicherung: Sind Einmalzahlungen beitragspflichtig?

    Einmalzahlungen sind in der Kranken-, Pflege-, Renten-, und Arbeitslosenversicherung beitragspflichtig – sofern die Sonderzuwendung vertraglich geregelt und auch tatsächlich ausbezahlt wird. Die Sonderzuwendung ordnet man normalerweise dem Monat zu, in dem man sie gezahlt hat. Eine Ausnahme stellen die Monate Januar bis März dar: Sie ordnet man dem letzten Gehaltsmonat – in der Regel dem Dezember – des vorherigen Jahres zu.

    Diese Ausnahmeregelung gilt, wenn:

    1. sich der Arbeitsvertrag über das komplette vorherige Kalenderjahr
    2. Die Beitragsmessungsgrenze zur Krankenversicherung im aktuellen Kalenderjahr überschritten wird.

    Außerdem muss man bei der Beitragsberechnung zur Sozialversicherung beachten, dass man Einmalzahlungen immer dann dazurechnet, wenn diese zusammen mit dem laufenden Entgelt die Beitragsbemessungsgrenze (kurz: BBG) nicht überschreiten.

    Einmalzahlungen – Beitragsberechnung in der Sozialversicherung

    Einmalzahlungen werden im Sinne der Sozialversicherung grundsätzlich beitragspflichtig, wenn eine Auszahlung der Einmalzahlung erfolgt, da in der Sozialversicherung das Entstehungsprinzip gilt. Dieses besagt, dass Beiträge zur Sozialversicherung abgeführt werden müssen, sobald ein Anspruch auf diese entstanden ist. Für Beiträge in der Sozialversicherung gilt nicht der Zeitpunkt der Auszahlung.

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    Berechnen Sie die Beiträge in der Sozialversicherung © Butch – Adobe Stock

    Anders ist dies bei Einmalzahlungen. Hier gilt das Zuflussprinzip: Eine Beitragspflicht entsteht erst, wenn die Leistungen, zum Beispiel das Weihnachtsgeld, auch an den Mitarbeiter ausbezahlt wurden. Für Einmalzahlungen gilt hier § 23 Sozialgesetzbuch IV. In den Paragraphen Eins und Zwei wird geregelt, dass für Einmalzahlungen der Entgeltabrechnungszeitraum gilt, in dem diese ausbezahlt werden.

    Alle Einmalzahlungen sind sozialversicherungspflichtig. Bei der Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge müssen Sie die Beitragsbemessungsgrenzen beachten, da bei gleichzeitiger Zahlung des Gehalts und der Einmalzahlung Überschreitungen der Beitragsbemessungsgrenze möglich sind.

    Einmalzahlungen: Berechnung der Krankenversicherungbeiträge

    Beispiel: Sie zahlen Ihrem Mitarbeiter im Juli ein Urlaubsgeld in Höhe von 2.000 Euro. Sein monatliches Gehalt beträgt zudem 4.000 Euro. Möchten Sie die Beiträge zur Krankenversicherung berechnen, so errechnen Sie zuerst die anteiligen Sozialversicherungstage des Jahres. Diese betragen gerundet:

    7 Monate * 30 Tage = 210 Sozialversicherungstage.

    Die anteilige Beitragsbemessungsgrenze für die Krankenversicherung errechnen Sie nun nach folgender Formel:

    Jährliche Beitragsbemessungsgrenze Krankenversicherung / 360 Tage * 210 Tage

    58.050 Euro / 360 Tage * 210 Tage = 33.862,50 Euro

    Die anteilige Beitragsbemessungsgrenze bis Ende Juli beträgt somit 33.862,50 Euro. Addieren Sie nun alle Gehaltszahlungen. Liegt die Summe der Gehaltszahlungen bereits über der anteiligen Beitragsbemessungsgrenze, so sind für das Urlaubsgeld keine Krankenkassenbeiträge mehr zu zahlen.

    7 Monate * 4.000 Euro = 28.000 Euro + Einmalzahlung = 30.000 Euro

    Die bisherigen Gehaltszahlungen inklusive der Einmalzahlung von 2000 Euro liegen unter der errechneten, anteiligen Beitragsbemessungsgrenze von 33.862,50 Euro. Somit ist die Einmalzahlung für die Krankenkassenbeiträge voll beitragspflichtig.

    Beitragsberechnung bei mehreren Einmalzahlungen in einem Kalenderjahr

    Beispiel: Sie zahlen Ihrem Mitarbeiter im Juli ein Urlaubsgeld in Höhe von 2.000 Euro. Zusätzlich erhält er im November Weihnachtsgeld in Höhe von 1.000 Euro. Sein monatliches Gehalt beträgt zudem 4.500 Euro. Dies hat zur Folge, dass sich unterschiedliche Beitragspflichten in der Sozialversicherung ergeben.

    Für das Urlaubsgeld berechnen Sie zuerst die anteiligen Sozialversicherungstage des Jahres. Diese ergeben wie in dem Beispiel oben 210 Sozialversicherungstage.

    7 Monate * 30 Tage = 210 Sozialversicherungstage.

    Die anteilige Beitragsbemessungsgrenze für die Krankenversicherung errechnen Sie nun nach folgender Formel:

    Jährliche Beitragsbemessungsgrenze Krankenversicherung / 360 Tage * 210 Tage

    58.050 Euro / 360 Tage * 210 Tage = 33.862,50 Euro

    Die anteilige Beitragsbemessungsgrenze bis Ende Juli beträgt somit 33.862,50 Euro. Für die Rentenversicherung stellen Sie nun folgende Rechnung an:

    Jährliche Beitragsbemessungsgrenze Rentenversicherung / 360 Tage * 210 Tage

    85.200 Euro / 360 Tage * 210 Tage = 49.700 Euro

    Wenn Sie nun alle Gehaltszahlungen bis zum Juli addieren, werden Sie sehen, dass Ihr Mitarbeiter inklusive des Urlaubsgeldes mit 33.500 Euro unter der Beitragsbemessungsgrenze sowohl der Krankenversicherung als auch der Rentenversicherung liegt. Folglich geht die Differenz von 362,50 Euro an die Krankenkasse, während das Urlaubsgeld in der Rentenversicherung voll beitragspflichtig ist.

    Doch wie sieht nun die Beitragspflicht beim Weihnachtsgeld aus? Nach der oben angestellten Rechnung sind bis zur Auszahlung des Weihnachtsgeldes 330 Sozialversicherungstage vergangen. Die Beitragsbemessungsgrenzen wurden ebenfalls wie oben berechnet:

    Krankenversicherung: 58.050 Euro / 360 Tage * 330 Tage = 53.212,50 Euro
    Rentenversicherung: 85.200 Euro / 360 Tage * 330 Tage = 78.100 Euro

    Da hier das Gehalt Ihres Mitarbeiters inklusive des beitragspflichtigen Anteils des Urlaubsgeldes sowie des anstehenden Weihnachtsgeldes unter die jeweiligen Beitragsbemessungsgrenzen fallen, ist das Weihnachtsgeld ebenfalls voll beitragspflichtig.

    Einmalzahlung – Berechnung bei freiwillig oder privat versicherten Mitarbeitern

    Die Beitragsbemessungsgrenze der gesetzlichen Krankenversicherung gilt nur für pflichtversicherte Mitglieder. Freiwillig krankenversicherte Mitarbeiter oder Angestellte sowie Führungskräfte, die sich privat versichert haben, werden daher bei der Anwendung der Märzklausel der anteiligen Beitragsbemessungsgrenze der gesetzlichen Rentenversicherung unterzogen. Wird mit einer Einmalzahlung auch die Beitragsbemessungsgrenze der gesetzlichen Rentenversicherung überschritten, muss die Einmalzahlung ebenfalls dem vorherigen Kalenderjahr zugeordnet werden.

    Beitragsbemessungsgrenzen 2021

     Bereich West Bereich Ost 
     monatlichjährlichmonatlichjährlich
    Rentenversicherung7.100€85.200€6.700€80.400€
    Arbeitslosenversicherung7.100€85.200€6.700€80.400€
    Kranken- und Pflegeversicherung4.837,50€58.050€4.837,50€58.050€

    Da es sich bei Einmalzahlungen in der Regel um ein Entgelt für mehrere Monate oder Jahre handelt, müssen Sie bei der Berechnung der Sozialversicherungsverträge immer die Jahresbeitragsbemessungsgrenze als Grundlage zur Beitragsberechnung wählen.

    Mithilfe der Jahresbeitragsbemessungsgrenze wird festgelegt, bis zu welchem Betrag das Arbeitsentgelt eines gesetzlich Versicherten für Beiträge der gesetzlichen Sozialversicherung herangezogen wird. Übersteigt ein Teil des Einkommens diese Beitragsbemessungsgrenze, bleibt dieser für die Beitragsberechnung außer Betracht.

    Was ist die Märzklausel?

    Die rechtliche Grundlage der sogenannten „Märzklausel“ findet man im Paragraph 23a Abs. 4 Sozialgesetzbuch IV. Im Absatz 4 wird bestimmt, dass einmalig gezahltes Arbeitsentgelt, also Einmalzahlungen, dann dem vergangenen Kalenderjahr zuzuordnen ist, wenn:

    • In den Monaten Januar bis März die Auszahlung erfolgt,
    • Ihr Mitarbeiter auch im Vorjahr bei Ihnen beschäftigt war,
    • die Summe der Einmalzahlung und des beitragspflichtigen Entgelts die anteilige Jahres-Beitragsbemessungsgrenze überschreitet.
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    Mit der Märzklausel arbeiten © wutzkoh – Adobe Stock

    Um zu prüfen, ob die Märzklausel für Ihren Mitarbeiter Anwendung findet, müssen Sie die für den Zahlungsmonat geltende, anteilige Jahresbeitragsbemessungsgrenze der gesetzlichen Krankenversicherung ermitteln. Diese berechnen Sie nach folgender Formel:

    Monatliche Beitragsbemessungsgrenze Krankenversicherung (4.837,50 Euro) * Monate

    Beispiel: Im oben erwähnten Beispiel verdient Ihr Mitarbeiter ein reguläres, monatliches Gehalt von 4.000 Euro. Im März erhält er zusätzlich eine Einmalzahlung aufgrund seines 10-jährigen Jubiläums. Diese Einmalzahlung beträgt 3.000 Euro.

    Die monatliche, anteilige Beitragsbemessungsgrenze für die Krankenversicherung beträgt im März 14.512,50 Euro (4.837,50 Euro * 3)

    Der Verdienst des Mitarbeiters bis Ende März beträgt:

    3 * 4.000 Euro Gehalt + Einmalzahlung 3.000 Euro = 15.000 Euro

    Somit liegt Ihr Mitarbeiter mit seinem Verdienst bis Ende März über der anteiligen Beitragsbemessungsgrenze. Die Einmalzahlung wird in diesem Fall dem vorherigen Kalenderjahr zugeordnet. Hat Ihr Mitarbeiter im vorherigen Kalenderjahr Krankenversicherungsbeiträge oberhalb der Beitragsbemessungsgrenze bezahlt, so ist die Einmalzahlung nicht beitragspflichtig.

    Entstehen aufgrund der Einmalzahlung Beiträge zur Krankenversicherung, so sind diese der Krankenkasse zuzuordnen, in der der Mitarbeiter im Vorjahr versichert war. Findet die Märzklausel Anwendung, so ändert sich auch das zu meldende, beitragspflichtige Bruttoarbeitsentgelt des Vorjahres. Da die Abgabe der Jahresmeldung bereits vor dem 31.03. erfolgt, muss bei Anwendung der Märzklausel zudem eine Sondermeldung erstattet werden.

    Für die Renten- und Arbeitslosenversicherung findet die Berechnung ebenfalls im gleichen Kalenderjahr statt. So soll verhindert werden, dass Beiträge für verschiedene Abgabenbereiche in unterschiedlichen Kalenderjahren erhoben werden.

    Tipps für Personaler: Einmalzahlungen richtig kommunizieren

    Zu Zeiten des War for Talents erkennen viele Arbeitgeber die Bedeutung der Mitarbeiterzufriedenheit und Mitarbeiterbindung. Mit Corporate Benefits oder ähnlichen Maßnahmen versuchen Firmen diese zu steigern. Wie können Personaler jedoch kommunizieren, dass ein Mitarbeiter einen Anspruch auf Einmalzahlungen hat oder eben auch nicht?

    Hier sind zwei Tipps:

    Tipp 1: Weisen Sie auf die Freiwilligkeit der Sonderzahlung hin!

    Wie oben schon erwähnt, müssen Unternehmen den Aspekt der betrieblichen Übung beachten. Bezahlen sie an drei aufeinanderfolgenden Jahren immer die gleiche Sonderzuwendung, haben Mitarbeiter auch in den darauffolgenden Jahren automatisch einen Anspruch auf diese Einmalzahlung.

    Tipp 2: Achten Sie darauf, bei der Formulierung keine Widersprüche einzubauen!

    Wenn Sie die Freiwilligkeit der Sonderzahlung kommunizieren, müssen Sie beachten, dass Sie sich nicht in Widersprüche verstricken. Wenn Sie beispielsweise im Anschreiben die Freiwilligkeit, aber auch die Möglichkeit eines Widerrufs von Arbeitgeberseite betonen, impliziert das einen rechtlichen Anspruch auf die Sonderzahlung. Damit wird das Anschreiben unklar und zweideutig, weshalb es wiederum wirkungslos wird. Geschieht dies drei Jahre in Folge, haben die Mitarbeiter automatisch einen rechtlichen Anspruch auf diese Sonderleistung.

    Zusammenfassung: Einmalzahlung und Besteuerung von Einmalzahlungen

    Einmalzahlungen sind aus steuerlicher Sicht anders zu behandeln als reguläre Gehaltszahlungen. In der Sozialversicherung müssen Sie vor allem die anteiligen Beitragsbemessungsgrenzen beachten und bei Zahlungen am Anfang des Jahres prüfen, ob die Märzklausel Anwendung findet. In Bezug auf die Lohnsteuer gilt, dass Betriebsausgaben wie Einmalzahlungen zu einer höheren steuerlichen Belastung führen als reguläre Gehaltszahlungen. Einmalzahlungen sind im Sinne der Lohnsteuer zu 100 Prozent steuerpflichtig – maßgeblich für die Abrechnung ist die jeweils gültige Jahres-Lohnsteuertabelle.

    FAQ: Frequently Asked Questions zum Thema Einmalzahlungen

    Was sind Einmalzahlungen?

    Bei Einmalzahlungen handelt es sich um einmalige Zahlungen an Mitarbeiter, die zusätzlich zum Arbeitsentgelt überwiesen werden. Dazu gehören Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld, Prämien, etc..

    Sind Einmalzahlungen steuerfrei?

    Nein, sie sind lohnsteuerpflichtig und fallen steuerrechtlich in die Kategorie der Sonderzuwendungen.

    Sind Einmalzahlungen sozialversicherungspflichtig?

    Ja, solange sie zusammen mit dem Gehalt unter die Jahresbeitragsbemessungsgrenze fallen. Eine Beitragspflicht entsteht aber erst, wenn die Leistungen auch an den Mitarbeiter ausbezahlt wurden.

    Was ist die Märzklausel?

    Die Märzklausel besagt, dass Einmalzahlungen, die in den ersten drei Monaten eines Jahres erfolgen, unter bestimmten Voraussetzungen dem vergangenen Kalenderjahr zuzuordnen sind.

    Autor: Torsten Niermann