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So wird Ihr Betriebsausflug garantiert zum Erfolg

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Betriebsausflug

In vielen Unternehmen gehört der Betriebsausflug mittlerweile genauso zum Programm, wie die Weihnachtsfeier. Außerhalb des Betriebs sollen sich die Mitarbeiter von einer anderen Seite kennenlernen, den Teamgeist stärken und einfach mal gemeinsam Spaß haben. Wir verraten Ihnen, wie der Betriebsausflug mehr wird als nur eine weitere ungeliebte Pflichtveranstaltung.

    Motivation und Teamgeist stärken

    Die einen lieben ihn, die anderen hassen ihn: Der Betriebsausflug wird in der Belegschaft fast immer zwiespältig gesehen. Dabei hat er durchaus das Potential das Zusammengehörigkeitsgefühl zu stärken, das Betriebsklima zu verbessern, die intrinsische Motivation zu steigern sowie Inspiration und Innovation zu fördern.

    Manchmal gelingt es gerade mit solchen ungezwungenen Events jenseits der Büroatmosphäre, Eigenbrötler und Einzelgänger zu knacken und ins Team zu holen oder unter der Oberfläche brodelnde Konflikte zu lösen. Doch damit nicht genau der gegenteilige Effekt erzielt wird und ein Betriebsausflug zur Kontraproduktivität beiträgt, müssen Sie bei der Planung und Organisation ein paar Punkte beachten.

    Hinweis: Sie sind grundsätzlich nicht verpflichtet Betriebsausflüge anzubieten, weil es hierfür keine Rechtsgrundlage gibt. Veranstalten Sie jedoch dreimal in Folge zur gleichen Zeit ein entsprechendes Event, dann entsteht eine betriebliche Übung und Ihre Mitarbeiter haben tatsächlich Anspruch darauf. Der Betriebsrat hat übrigens kein Mitbestimmungsrecht bei Betriebsausflügen, so ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts (Az.: 1 ABR 35/97).

     

    Betriebsausflug sollte allen Spaß machen

    Los geht es bereits bei der Art des Betriebsausflugs. Die Möglichkeiten sind heute grenzenlos, vor allem auch weil es zahlreiche Agenturen gibt, die Mitarbeiterevents jeder Art anbieten und organisieren. Sportliche Events, wie Floßbau oder Klettergarten stellen das Teambuilding in den Mittelpunkt. Die Mitarbeiter sollen gemeinsam ein Ziel erreichen und Vertrauen zueinander aufbauen.

    Eher belohnenden Charakter haben

    • eine kleine Städtereise,
    • der Besuch eines Musicals,
    • ein gemeinsamer Kochkurs
    • oder der ausgedehnte Grillabend.

    Bei der Wahl der Aktivität müssen Sie darauf achten, dass es einerseits etwas ist, was jeder mitmachen kann, und andererseits auch mitmachen will. Nichts ist blöder als ein Betriebsausflug, auf den die Mehrzahl keine Lust hat oder schlimmer noch: der Stress erzeugt statt Stress abzubauen.

    Wenn Sie mit Ihren Mitarbeitern zum Fallschirmspringen wollen, wird das eine begeisterte Minderheit geradezu elektrisieren. Der Titel „Chef des Jahres“ ist Ihnen bei ein paar abenteuerlichen Auszubildenden sicher. Die Mehrheit der Mitarbeiter wird ihrem Unmut darüber jedoch spätestens am heimischen Küchentisch Luft machen. Wenn diese Mitarbeiter sich nicht eh schon verweigern, werden sie bereits Tage vor dem Event schlecht gelaunt zur Arbeit kommen. Je näher der Fallschirmsprung rückt, desto mehr Stress verspüren sie.

    Schönster Arbeitstag des Jahres

    Der Betriebsausflug soll im Idealfall der schönste Arbeitstag des Jahres sein. Also entscheiden Sie sich für eine ausgewogene Kombination aus Aktivität, Unterhaltung, Entspannung und Geselligkeit. So ist für jeden etwas dabei.

    Statt sich gleich in irgendeinem Restaurant bewirten zu lassen, können Sie stattdessen eine kleine Wanderung zur Burg unternehmen, auf der sich die Mitarbeiter in gemütlichem Tempo austauschen können. Eine Burgführung und vielleicht noch ein Schnupperkurs im Bogenschießen bilden ein Programm, mit dem alle was anfangen können. Am Abend lässt man es sich dann in der Burgwirtschaft gut gehen oder grillt gemeinsam im Burggarten.

    Rechtzeitig planen und Mitarbeiter einbeziehen

    Für Sie bedeutet so ein Betriebsausflug eine rechtzeitige Planung.

    • Location,
    • Hotel
    • und Transportmittel

    müssen frühzeitig gebucht werden, damit sie zum gewünschten Zeitpunkt auch mit der notwendigen Kapazität zur Verfügung stehen. Legen Sie vorher ein Budget fest, um nicht die Kasse zu sprengen. Auch wenn manche Chefs mitunter selbst bei Betriebsveranstaltungen dem Motto „höher, schneller, weiter“ folgen und ihren Mitarbeitern ein Jahrhundertevent nach dem anderen bieten wollen, sollten Sie sich nicht übernehmen. Sowohl organisatorisch als auch finanziell.

    Wichtig: Bis zu zwei Betriebsausflüge pro Jahr sind steuerfrei, wenn der Freibetrag von 110 Euro pro Person nicht überschritten wird. Anders als bei der früher geltenden Freigrenze in gleicher Höhe heißt das, dass nur der Anteil, der die Freigrenze übersteigt, versteuert werden muss. Damit Ihr Personal die Differenz nicht als geldwerten Vorteil versteuern muss, können Sie die Lohnsteuer pauschal mit 25 Prozent übernehmen.

     

    Nehmen Sie ruhig von Anfang an die Mitarbeiter mit ins Boot. Fragen Sie einerseits, worauf sie Lust haben oder wie Sie bestimmte Ideen finden. Natürlich können Sie auch drei Alternativen zur Auswahl stellen, über die man dann in der Belegschaft abstimmt.

    Binden Sie das Personal gern auch bei der Organisation mit ein. Verteilen Sie die Aufgaben dabei nach Kompetenzen. Ein passionierter Wanderer im Team kann zum Beispiel die Wanderroute ausarbeiten, während sich der nebenberufliche DJ um die Musik für den Grillabend kümmert.

    Wenn Sie den Tagesablauf und das Programm ausarbeiten, planen Sie unbedingt ausreichend Pausen und Ruhezeiten ein. Stopfen Sie nicht zu viel in einen Tag und achten Sie bei mehrtägigen Reise darauf, dass die Mitarbeiter auch freie Zeit für sich haben. Für Unvorhersehbares wie Stau und Wolkenbruch sind zeitliche Puffer ratsam, die nicht gleich den ganzen Tagesplan aus den Fugen geraten lassen.

    Einschränkungen und Bedürfnisse der Mitarbeiter berücksichtigen

    Eine echte Herausforderung können heutzutage die ethischen und gesundheitsbedingten Essgewohnheiten der Mitarbeiter sein. Vor allem wenn Vegetarier oder Veganer im Team sind, sollten Sie ein Lokal auswählen, das auch für diejenigen Alternativen anbietet. Beim Essen verstehen die meisten keinen Spaß. Die Stimmung kippt schnell, wenn ein Teil der Belegschaft nur am Salatblatt zuzeln kann.

    Auch auf Mitarbeiter mit körperlichen oder geistigen Beeinträchtigungen muss man dringend Rücksicht nehmen. Was bei Behinderten oft offensichtlich ist, kann bei anderen im Verborgenen liegen und schnell vergessen werden. Ältere Mitarbeiter zum Beispiel sind häufig nicht so gut zu Fuß. Ihnen sollte keine 15-Kilometer-Wanderung zugemutet werden. Wer Höhenangst hat, für den ist eine Fahrt mit dem Heißluftballon nicht wirklich eine Freude.

    Bester Zeitpunkt für einen Betriebsausflug

    Nicht ganz unwichtig bei der Planung ist der Veranstaltungstermin. Wenn in der Vorweihnachtszeit der Großteil des Umsatzes gemacht wird, sollten Sie den Betriebsausflug lieber ins ruhigere Frühjahr legen. Findet der Ausflug während der Arbeitszeit statt, handelt es sich um eine Betriebsveranstaltung, für die Teilnahmepflicht herrscht. Allerdings können Sie die Mitarbeiter natürlich nicht zu bestimmten Aktivitäten zwingen.

    Findet der Ausflug am normalerweise arbeitsfreien Wochenende statt, dann ist die Teilnahme freiwillig. Vorteil für Sie: Sie müssen am Wochenende keinen Lohn zahlen und verlieren durch den Ausflug keine wertvolle Arbeitszeit. Allerdings hat der Betriebsausflug nur dann einen Nutzen, wenn möglichst viele Mitarbeiter daran teilnehmen.

    Eintägige Ausflüge finden deshalb meist an einem Arbeitstag statt. Bei etwas aufwendigeren Events, wie einer kleinen Reise mit Übernachtung, hat es sich bewährt den Ausflug am Freitag zu starten und am Samstag zu beenden. Somit bringen sowohl Sie als Chef, als auch Ihre Angestellten ein kleines Opfer für das Vergnügen.

    Tipp: Oftmals können nicht alle Mitarbeiter mit zum Betriebsausflug, weil zumindest eine kleine Notbesetzung die Stellung halten muss. Häufig finden sich dafür Freiwillige, die froh sind nicht mit zu müssen. Manchmal muss aber auch jemand im Betrieb bleiben, der eigentlich gern mitgekommen wäre. Achten Sie auf jeden Fall darauf, dass nicht ein Kollege zwei Jahre in Folge Notdienst schieben muss. Damit sich niemand bewusst benachteiligt fühlt, sollten Sie das Los entscheiden lassen, wen es in diesem Jahr trifft. Eventuell können Sie den zum Dienst Verpflichteten mit einem kleinen Bonus oder zumindest einem Mittagessen, das auf Ihre Kosten geht, eine kleine Freude bereiten.

    Wer haftet, wenn auf einem Betriebsausflug etwas passiert?

    Versicherungstechnisch spielt es übrigens in der Regel keine Rolle, ob der Betriebsausflug an einem Arbeitstag oder einem freien Tag stattfindet. Da es sich jeweils um eine betriebliche Veranstaltung handelt, sind Ihre Mitarbeiter beim offiziellen Teil und während der Hin- und Rückreise über Sie versichert.

    Wann der offizielle Teil endet, ist nicht immer ganz eindeutig zu definieren. Wenn Sie eine feste Uhrzeit angeben, sind Sie auf der sicheren Seite. In der Praxis endet der Tag aber „nach dem Abendessen“ oder „beim gemütlichen Beisammensein an der Bar“. Meist gilt dann: Solange Sie als Chef noch anwesend sind, handelt es sich um einen offiziellen Programmpunkt. Sobald Sie sich verabschieden und Ihre Mitarbeiter ihre Getränke selber zahlen müssen, ist der offizielle Teil vorbei.

    Wenn Sie ein paar Punkte beachten, dann dürfen Ihre Mitarbeiter und Sie sich auf den Betriebsausflug freuen. Als Highlight des Jahres macht er nicht nur Spaß, sondern hat auch lange nach dem Ausflug noch eine motivierende und den Zusammenhalt stärkende Wirkung.

    Autor: Matthias Koprek

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