Obwohl es rein rechtlich gar keine Pflicht zur Führung einer Personalakte gibt, kommt kein Unternehmen ohne sie aus.
Was für die Arbeitgeber ein zusätzlicher bürokratischer Aufwand ist, ist für Arbeitnehmer häufig ein geheimnisvolles Buch mit sieben Siegeln. Trotz fehlender Formvorschriften gibt es klare Regeln, was in eine Personalakte hineingehört und was darin nichts zu suchen hat. Außerdem haben Mitarbeiter weitreichende Rechte.
Definition der Personalakte
Eine gesetzliche Definition zur Personalakte findet sich nur in § 106 Abs. 1 des Bundesbeamtengesetzes (BBG). Hiernach gehören zur Personalakten „alle Unterlagen, (…), soweit sie mit ihrem oder seinem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen“.
Das Bundesarbeitsgericht hat die Personalakte in einem Urteil als „eine Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Mitarbeiters betreffen und in einem engen Zusammenhang mit seinem Dienstverhältnis stehen“ definiert.
Was gehört in die Personalakte?
Da es keine gesetzliche Formvorschrift gibt, wie eine Akte über das eigene Personal zu führen ist oder was hineingehört, legen Unternehmen die Regelungen in Bezug auf die Personalakte intern fest. In die Akte dürfen alle Unterlagen Einzug finden, die für das bestehende Beschäftigungsverhältnis relevant sind. Dazu gehören:
- Bewerbungsunterlagen
- Ergebnisse von Eignungstests
- Personalfragebogen mit persönlichen Daten
- Arbeitsvertrag
- Sozialversicherungsdaten
- Steuerunterlagen
- Lohn-/Gehaltsabrechnungen
- Zeugnisse und Zertifikate
- Arbeitszeugnisse
- Abmahnungen und gegebenenfalls Stellungnahmen oder Gegendarstellungen
- Urlaubsanträge
- Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen
- Darlehensunterlagen
- Lohnpfändungen
- Mitgliedschaften im Betriebsrat
- Schriftwechsel zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber
- Aktennotizen über geführt Gespräche mit dem Arbeitnehmer
- Besondere Vereinbarungen
- Kündigungsschreiben oder Aufhebungsvertrag
Wichtiger Hinweis: Eine Abmahnung darf erst dann in die Personalakte aufgenommen werden, wenn klar ist, dass diese berechtigt ist. Unbegründete Abmahnungen dürfen keinen Einzug finden. Auch zu begründete Abmahnungen darf der Arbeitnehmer eine schriftliche Stellungnahme oder Gegendarstellung verfassen, die in die Akte aufgenommen werden muss. Berechtigte Abmahnungen sollten nach einer gewissen Zeit wieder entfernt werden, auch wenn es dazu keine rechtliche Vorschrift gibt. Die meisten Juristen halte eine Löschung nach drei Jahren für sinnvoll.
Was gehört nicht in die Personalakte?
Auch wenn der Gesetzgeber Ihnen bei der Führung von Personalakten in vielen Belangen freie Hand lässt, gibt es dennoch einige Dinge, die nicht in die Personalakte dürfen, weil sie die Privatsphäre des Arbeitnehmers verletzen.
Dazu gehören:
- Listen und Übersichten über Krankheitstage und Krankheitsgründe
- Ärztliche und psychologische Unterlagen
- Politische Ausrichtung
- Religiöse Zugehörigkeit (es sei denn aus steuerlichen Gründen notwendig)
- Private Vorlieben
- Vermerk über Kandidatur für den Betriebsrat
- Notizen über die Leistung des Arbeitnehmers
- Beiträge aus sozialen Netzwerken
Gibt es Pflichten des Arbeitgebers beim Führen der Personalakte?
Entscheiden Sie sich dazu, Akten über Ihr Personal zu führen, sollten Sie zunächst einmal dafür Sorge tragen, dass diese gewissenhaft gepflegt werden und keine Lücken aufweisen. Das ist dann der Fall, wenn alle relevanten Daten und Unterlagen, die einen Überblick über den beruflichen Werdegang und das Arbeitsverhältnis geben, enthalten sind. Die Pflege der Personalakte ist im Interesse beider Parteien, da eine mangelnde Datenpflege ein unvollständiges oder gar falsches Bild des Angestellten widerspiegelt.
Juristisch relevant ist auch die Fürsorgepflicht, die Sie Ihren Mitarbeitern gegenüber haben.
Demnach sollten Sie insbesondere darauf achten, …
- die Personalakte sorgfältig (verschlossen) aufzubewahren,
- den Zugang zur Personalakte auf möglichst wenige Mitarbeiter zu beschränken,
- die Inhalte der Personalakte stets vertraulich zu behandeln,
- die Weitergabe an Dritte zu unterlassen.
Heute ist es in vielen Unternehmen bereits üblich, eine elektronische beziehungsweise digitale Personalakte zu führen. Das hat viele Vorteile, allerdings sind die Vorschriften zur Führung auch deutlich schärfer als bei der Papierakte. Vor allem der Datenschutz (Europäische Datenschutzgrundverordnung und Bundesdatenschutzgesetz) spielt eine wichtige Rolle.
So benötigen Sie für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der personenbezogenen Daten im Rahmen der elektronischen Personalakte eine schriftliche Einwilligung eines jeden betroffenen Arbeitnehmers. Bei neuen Mitarbeitern können Sie sich diese Einwilligung relativ einfach über einen entsprechenden Passus im Arbeitsvertrag einholen. Wenn Sie mit dem Betriebsrat eine Betriebsvereinbarung über die Einführung der digitalen Personalakte abschließen, ist die Einzeleinwilligung nicht mehr notwendig.
Welche Rechte hat der Arbeitnehmer in Bezug auf die Personalakte?
Das wichtigste Recht des Arbeitnehmers wird in § 83 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) geregelt. Demnach hat er „das Recht, in die über ihn geführten Personalakten Einsicht zu nehmen.“ Dieses Recht hat der Arbeitnehmer jederzeit, so oft er will und ohne die Pflicht einen Grund für die Akteneinsicht angeben zu müssen. Die Akteneinsicht muss unabhängig davon gewährt werden, ob die Personalakte analog oder digital geführt wird.
Dem Mitarbeiter ist es gestattet sich während der Akteneinsicht Notizen zu machen und bestimmte Bestandteile der Akte zu kopieren. Er kann zur Einsicht ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen, das Stillschweigen über den Inhalt der Personalakte zu bewahren hat. Es sei denn, das Betriebsratsmitglied wird vom Arbeitnehmer von seiner Schweigepflicht entbunden.
Ferner hat der Mitarbeiter gemäß den Datenschutzgesetzgebungen das Recht, dass falsche Angaben korrigiert werden. Dieser Bitte müssen Sie immer dann nachkommen, wenn Sie selbst nicht das Gegenteil beweisen können. Findet der Arbeitnehmer unrichtige Angaben, kann er die Entfernung aus der Personalakte verlangen. Außerdem kann er Stellungnahme zu den Inhalten beziehen, die Sie mit in die Personalakte aufnehmen müssen.
Wichtiger Hinweis: Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass das Arbeitnehmerrecht auf Einsicht der Personalakten auch nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses bestehen bleibt (BArbG, 16.11.2010, 9 AZR 573/09). Das Recht auf Akteneinsicht gilt übrigens nicht nur für die meist in der Personalabteilung geführte Hauptakte, sondern auch für etwaig vorhandene Neben- oder Sonderakten. Deshalb sprechen Gesetzgeber und Gerichte meist auch von Personalakten, also vom Plural.
Fazit: Viel Spielraum bei Akten des Personals
Prinzipiell haben Sie bei der Anlage und Führung von Personalakten viel Spielraum, weil der Gesetzgeber kaum verbindliche Vorgaben macht. Allerdings ergeben sich aus anderen Gesetzen wie dem Persönlichkeitsrecht oder der Datenschutzgesetzgebung durchaus Grenzen. Vor allem bei der elektronischen Personalakte sind die Ansprüche des Gesetzgebers hoch.
Da Ihre Arbeitnehmer jederzeit das Recht haben Einsicht in ihre Personalakte zu nehmen, unrichtige Unterlagen entfernen zu lassen und Stellungnahmen hinzuzufügen, sollten Sie eine gewissenhafte Pflege der Personalakten gewährleisten. Es empfiehlt sich eine zentrale Akte, statt mehrere Sammelstellen in unterschiedlichen Händen.
Autor: Redaktion Personalwissen
