Arbeitsbescheinigung: Wann und wie muss sie ausgestellt werden

Endet ein Arbeitsverhältnis mit einer Kündigung, muss sich der Arbeitnehmer zunächst bei der Agentur für Arbeit melden. Für die Entscheidung über seinen Anspruch auf Arbeitslosengeld sind in der Folge umfangreiche Angaben zu seiner früheren Tätigkeit nötig. Dabei stehen auch Arbeitgeber in der Pflicht, die entsprechenden Informationen über das Beschäftigungsverhältnis weiterzuleiten. Eines der wichtigsten Dokumente ist dabei die Arbeitsbescheinigung – ein amtliches Formular der Bundesagentur für Arbeit. Lesen Sie hier, wann die Urkunde notwendig ist und was Arbeitgeber beim Ausfüllen beachten sollten.

Was ist eine Arbeitsbescheinigung?

Bei der Arbeitsbescheinigung handelt es sich um ein amtliches Formular der Bundesagentur für Arbeit. Die darin gemachten Angaben dienen vor allem als Bewertungsgrundlage für den Anspruch des Arbeitnehmers auf Arbeitslosengeld oder Sozial(versicherungs-)leistungen. 

Wichtig: Im allgemeinen Sprachgebrauch fallen häufig auch die Bezeichnungen „Arbeitsbestätigung“ oder „Arbeitgeberbescheinigung“. Das Arbeitsamt verlangt mit einer Arbeitsbescheinigung jedoch eine formgebundene Urkunde, die genauen gesetzlichen Vorgaben unterliegt. Die beiden anderen Ausdrücke sind dagegen Überbegriffe für andere Bescheinigungen vom Arbeitgeber, zum Beispiel zur Beantragung von Elterngeld.

Wann muss eine Arbeitsbescheinigung ausgestellt werden?

„Der Arbeitgeber hat auf Verlangen der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers oder auf Verlangen der Bundesagentur alle Tatsachen zu bescheinigen, die für die Entscheidung über den Anspruch auf Arbeitslosengeld oder Übergangsgeld erheblich sein können (Arbeitsbescheinigung); dabei hat er den von der Bundesagentur hierfür vorgesehenen Vordruck zu benutzen.“

Die Ausstellung zum Ende des Arbeitsverhältnisses ist also heute nur noch auf ausdrückliches Verlangen des Arbeitnehmers beziehungsweise der Arbeitsagentur nötig. Fordert jedoch eine der beiden Parteien die Arbeitsbescheinigung, sollten Arbeitgeber dies nicht ignorieren und das Formular so bald wie möglich einreichen. Denn wenn das Unternehmen die Frist versäumt oder seinen Pflichten nicht nachkommt, droht unter Umständen ein Bußgeld.

Welche formalen Anforderungen muss die Arbeitsbescheinigung erfüllen?

Da es sich bei der Arbeitsbescheinigung für das Arbeitsamt rechtlich gesehen um eine Urkunde handelt, ist seine Form bindend – die Ausstellung muss deshalb immer nach den formalen Vorgaben der Bundesagentur für Arbeit erfolgen. Laut § 312 SGB III sind dabei grundsätzlich die folgenden Informationen wahrheitsgemäß anzugeben:

• die Art der Tätigkeit des Arbeitnehmers
• Beginn, Ende, Unterbrechungen und Grund für die Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses
• die Höhe des Arbeitsentgelts und sonstiger Geldleistungen, die der Arbeitnehmer erhalten oder zu beanspruchen hat

Zusätzliche Daten sind je nach Einsatzbereich des Dokuments anzugeben. Dabei muss die Arbeitsbescheinigung dem Muster der Bundesagentur für Arbeit entsprechen, das für den jeweiligen Einsatzzweck vorgesehen ist. Der Vordruck für das Arbeitslosengeld I erfordert beispielsweise zusätzlich die folgenden Auskünfte:

• die betrieblichen Daten des Arbeitgebers
• die persönlichen Daten des Arbeitnehmers
• Angaben zur Beitragspflicht
• Informationen über die wöchentliche Arbeitszeit
• Auskünfte über Leistungen im Zusammenhang mit der Beendigung des Arbeits-, Beschäftigungs- oder Heimarbeitsverhältnisses
• Angaben zur Kündigungsfrist

Welches Formular beim Arbeitsamt eingereicht werden muss, hängt vor allem von den Umständen der Kündigung des Arbeitsverhältnisses und den Beschäftigungszeiten des Arbeitnehmers ab. Üblicherweise erhalten der Arbeitgeber oder der Beschäftigte das entsprechende Formblatt direkt von der Arbeitsagentur.

Die Agentur für Arbeit weist außerdem darauf hin, dass die Informationen im Formblatt für die Arbeitsbescheinigung nur den Regelfall für die Ermittlung des Anspruchs auf Arbeitslosengeld abdecken. Sollten in Einzelfällen weitere Angaben notwendig sein, fordert die Agentur diese aber normalerweise ausdrücklich ein.

Wie wird die Arbeitsbescheinigung ausgefüllt?

Die umfangreichen Informationen, die in der Arbeitsbescheinigung gefordert werden, stellen vor allem Arbeitgeber in kleineren Betrieben vor eine Herausforderung. 

Achtung: Wer beim Ausfüllen der Arbeitsbescheinigung Informationen falsch oder unvollständig angibt, begeht nach § 404 Abs. 2 Nr. 19 SGB III eine Ordnungswidrigkeit. Laut § 321 SGB III verpflichten falsche Angaben im Formblatt den Arbeitgeber außerdem zum Schadenersatz, wenn dadurch z. B. eine Sperrfrist beim Arbeitslosengeld I verursacht wird. Auch beim Überziehen der Frist oder verweigerter Ausstellung droht ein Bußgeld von bis zu 2.000 Euro.

Als Ausfüllhilfe stellt die Agentur auf ihrer Internetseite deshalb eine konkrete Anleitung mit Hinweisen zum Vordruck „Arbeitsbescheinigung“ zur Verfügung. Wenn Sie sich als Arbeitgeber bei einzelnen Angaben unsicher sind, lohnt ein Blick in dieses Dokument. Vor allem die Angaben zur Abrechnung des Arbeitsentgelts sind in dieser Ausfüllhilfe genau aufgeschlüsselt. Und auch die Handhabung offener Urlaubstage oder einer Abfindung ist hier mit ausführlichen Beispielen erklärt.

Weitere Unklarheiten sollten Arbeitgeber umgehend mit dem zuständigen Sachbearbeiter bei der Bundesagentur für Arbeit klären – denn eine nachträgliche Korrektur ist in der Regel deutlich aufwendiger und kann sich zu Beispiel im Zusammenhang mit einer Kündigungsschutzklage negativ auswirken. Sind Sie bei einer Anfrage der Bundesagentur unsicher, konsultieren Sie dagegen Ihre innerbetriebliche Rechtsabteilung oder einen Anwalt für Arbeitsrecht.

Kann die Arbeitsbescheinigungen digital erstellt werden?

Die meisten Unternehmen nutzen heute digitale Buchhaltungssoftware, um die Daten ihrer Mitarbeiter effizient und kostengünstig zu verwalten. Auch die Bundesagentur für Arbeit bietet Arbeitgebern deshalb die Möglichkeit, die Arbeitsbescheinigung auf digitalem Weg zu erstellen und einzureichen. Dazu muss der Mitarbeiter allerdings seine Erlaubnis geben.

Wichtig: Jeder Angestellte hat laut § 312 SGB III immer ein Widerspruchsrecht recht gegen die digitale Übermittlung seiner Arbeitsbescheinigung. Bevor diese oder andere sensible Daten digital an Behörden und Institutionen übermittelt werden, sollten Arbeitgeber deshalb immer eine schriftliche Erlaubnis des Mitarbeiters einholen. Stimmt er der Übermittlung nicht zu, ist ihm das ausgefüllte Formular im Original zu übergeben. Der Arbeitnehmer legt dieses dann persönlich der Bundesagentur vor.

Ist der Beschäftigte jedoch einverstanden, steht der elektronischen Datenübertragung nichts im Weg. Zu diesem Zweck hat die Arbeitsagentur eigens das digitale BEA-Verfahren („Bescheinigungen Elektronisch Annehmen“) entwickelt. Damit lässt sich die Arbeitsbescheinigung ganz einfach über eine geeignete Lohnabrechnungssoftware einreichen. Alternativ können Sie aber auch die elektronische Ausfüllhilfe auf der Meldeplattform der Sozialversicherungen unter www.sv.net nutzen.

Welche Vorteile hat die digitale Erstellung der Arbeitsbescheinigung?

Im Gegensatz zur Übermittlung in Papierform gelangen die Daten in beiden Fällen auf digitalem Weg direkt ins System der Agentur für Arbeit. Das hat für Arbeitgeber verschiedene Vorteile, zum Beispiel:

• Einsparung der Papier- und Portokosten
• Zeitersparnis durch automatische Erstellung im Lohnbuchhaltungssystem
• Vermeidung von Rückfragen wegen unplausibler oder unvollständiger Angaben
• rechtssicherer Eingangsnachweis mit Quittung
• die Agentur für Arbeit regelt die Einsichtnahme des Arbeitnehmers in die Bescheinigung 

Im Falle der elektronischen Meldung der Arbeitsbescheinigung besteht also auch keine Pflicht, dem Mitarbeiter keine Kopie der Bescheinigung auszuhändigen. Ähnlich wie bei der Übertragung anderer sensibler Daten sollten Arbeitgeber im Internet jedoch immer den Datenschutz im Auge behalten. Denn nach § 108 SGB IV muss der Arbeitgeber auch bei einer digitalen Übertragung der Arbeitsbescheinigung eine verschlüsselte und gesicherte Datenübertragung gewährleisten.

Was ist bei der maschinellen Erstellung einer Arbeitsbescheinigung zu beachten?

Wer noch nicht komplett auf die digitale Version umsteigen möchte, hat weiterhin die Möglichkeit, den Mittelweg der maschinell erstellten Arbeitsbescheinigung zu beschreiten. Allerdings ist diese Variante mittlerweile relativ aufwendig – denn seit dem 01.07.2018 können Arbeitgeber ausschließlich maschinelle Arbeitsbescheinigungen einreichen, die dem offiziellen Layout-Standard der Bundesagentur für Arbeit entsprechen.

Dieser regelt nicht nur die Vorgabe zur Befüllung des maschinellen Vordrucks für die Arbeitsbescheinigung, wie zum Beispiel Schriftart, Schriftgröße und Zeilenabstand, sondern gibt auch die Struktur der Datensätze und Schlüsselzahlen nach § 108 SGB IV vor. Bei der Übersendung einer maschinell erstellten Arbeitsbescheinigung in Papierform sind außerdem verschiedene Vermessungsmarken zu berücksichtigen. Diese ermöglichen es, das Dokument erneut maschinell einzulesen und somit wieder zu digitalisieren.

Maschinell erstellte Bescheinigungen, die auf irgendeine Weise von der Formatvorlage abweichen, gelten als unzureichend und können von der Arbeitsagentur zurückgewiesen werden. Mögliche Ursachen für die Zurückweisung wären beispielsweise:

• handschriftliche Ergänzungen
• falsche Schriftart
• lückenhafter Andruck
• falsche Vermessungsmarken

Angesichts der möglichen Konsequenzen empfiehlt sich die Ausstellung einer solchen Arbeitsbescheinigung also allenfalls über ein Lohnbuchhaltungsprogramm. Diese berücksichtigen die entsprechenden Vorgaben meist automatisch und reichen das Dokument oft gleich auf digitalem Weg ein. Die händische Erstellung einer maschinellen Arbeitsbescheinigung ist dagegen nicht zu empfehlen.

Wie füllen Sie die Arbeitsbescheinigung manuell richtig aus?

Macht der Arbeitnehmer nach § 313a SGB III von seinem Recht Gebrauch, einer elektronischen Übermittlung des Vordrucks zu widersprechen, bleibt dem Arbeitgeber in der Regel keine Wahl: Er hat die Pflicht, das ausgefüllte Original der Arbeitsbescheinigung mit Ende des Arbeitsverhältnisses direkt an den Mitarbeiter zu übergeben. Dieser muss in der Folge dafür sorgen, dass das Formular auch bei der Bundesagentur für Arbeit ankommt.

Füllen Sie als Arbeitgeber dabei den Vordruck manuell (also händisch oder auf dem Computer) aus, sind Sie außerdem verpflichtet, dem Arbeitnehmer eine Kopie zur Prüfung zukommen zu lassen. So soll sichergestellt werden, dass ein Angestellter nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses alle relevanten Informationen der Arbeitsbescheinigung überprüfen kann und umfassend informiert ist. 

Falsche Daten oder Angaben, die nicht den Tatsachen entsprechen, kann der Arbeitnehmer in diesem Fall unverzüglich dem Arbeitsamt melden. Die Arbeitsagentur ist verpflichtet, alle Informationen auf Relevanz und Richtigkeit zu prüfen und bei Bedarf Änderungen vorzunehmen oder einzufordern.

Was sind die Unterschiede von Arbeitsbestätigung, Arbeitgeberbescheinigung und Arbeitsbescheinigung?

Nicht erst seit Beginn der Corona-Pandemie müssen Eltern ihren Anspruch auf Kinderbetreuung in der Kita oder Ganztagsschule meist mit einer gesonderten Bestätigung vom Arbeitgeber nachweisen. Häufig ist auch bei diesen Dokumenten von der Arbeitsbescheinigung die Rede – doch auch die Begriffe „Arbeitsbestätigung“ oder „Arbeitgeberbescheinigung“ tauchen in diesem Zusammenhang immer wieder auf. Obwohl die verschiedenen Ausdrücke im allgemeinen Sprachgebrauch häufig synonym verwendet werden – die einzelnen Bezeichnungen beziehen sich nicht immer auf dasselbe Schriftstück. 

Wie oben bereits erwähnt, handelt es sich bei der Arbeitsbescheinigung um ein amtliches Formular der Bundesagentur für Arbeit. Die anderen Bezeichnungen sind dagegen vor allem als Oberbegriffe für verschiedene Bescheinigungen vom Arbeitgeber zu werten und damit klar von der Arbeitsbescheinigung zu unterscheiden.

Wann sind Arbeitgeberbescheinigungen erforderlich?

Die Arbeitgeberbescheinigung und Arbeitsbestätigung sind zum Beispiel zu folgenden Anlässen gefragt: 

• Beantragung von Elterngeld
• Nachweis für die Ganztagesbetreuung in der Kita oder in der Schule
• Antrag auf Notbetreuung während der Corona-Pandemie für die Kinder von Eltern in systemrelevanten Berufen 
• Ersatz für ein Arbeitszeugnis nach einem sehr kurzen Beschäftigungsverhältnis
• Nachweis über die Notwendigkeit des Aufenthalts im Freien während der Ausgangssperre im Lockdown

Bereits diese Beispiele machen deutlich, dass Arbeitsbescheinigungen oder Arbeitgeberbestätigungen zahlreiche Zwecke erfüllen können. Dennoch ähneln sich die Dokumente häufig. So können die Schreiben oder Formulare durchaus vergleichbare Angaben wie das Formblatt der Agentur für Arbeit erfordern – und sind in der Regel ebenfalls vom Arbeitgeber auszufüllen.

Ob Arbeitsbestätigung, Arbeitgeberbescheinigung oder Arbeitsbescheinigung – bei Mustern oder Vorlagen sollten Angestellte und Arbeitgeber immer prüfen, ob die Vorlage für das Schriftstück wirklich den gewünschten Zweck erfüllt. 

Fazit: Arbeitgeber sollten die Arbeitsbescheinigung gewissenhaft behandeln

Generell sollten Arbeitgeber und Personaler die Arbeitsbescheinigung mit Sorgfalt bearbeiten – denn als Arbeitgeber tragen Sie beim Ausfüllen des Formulars eine große Verantwortung. Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist die Urkunde ausschlaggebend für die Entscheidung des Arbeitsamtes über den Antrag auf Arbeitslosengeld. Kommen Sie Ihrer Pflicht nicht nach, droht deshalb auch Ihrem Unternehmen ein Bußgeld.

Aus diesem Grund empfiehlt es sich, die Firsten der Agentur für Arbeit unbedingt einzuhalten und die Arbeitsbescheinigung zeitnah auszustellen. Auch alle Angaben zur Tätigkeit, beispielsweise zum Arbeitsentgelt oder beitragspflichtigen Abgaben, sollten lückenlos und vollständig ausgefüllt werden. 

Ob digital oder analog: Die Übermittlung kann dabei auf verschiedenen Wegen erfolgen. Macht der Mitarbeiter nicht von seinem Widerspruchsrecht Gebrauch, bieten digitale Varianten mithilfe moderner Buchhaltungssoftware für Arbeitgeber die größten Vorteile – sollten aber datenschutzrechtlich immer abgesichert sein. Besteht der Mitarbeiter dagegen auf der manuellen Übermittlung in Papierform, ist für Arbeitgeber vor allem eine nachweisbare Dokumentation der Übergabe entscheidend. So können Sie dem Arbeitsamt zu jeder Zeit nachweisen, dass Sie als Arbeitgeber ihrer Pflicht zur Erstellung der Arbeitsbescheinigung vollumfänglich nachgekommen sind.

FAQ: Antworten auf wichtige Fragen zur Arbeitsbescheinigung