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Arbeitsplatzbeschreibung – Aufbau, Inhalt, Muster und Unterschied zur Stellenbeschreibung

© Sandra Thiele/Fotolia
Arbeitsplatzbeschreibung

    Obwohl die personalspezifischen Begriffe „Arbeitsplatzbeschreibung“ und „Stellenbeschreibung“ ähnlich klingen, handelt es sich doch um zwei unterschiedliche Dinge. Lesen Sie hier, wodurch sich eine gute Arbeitsplatzbeschreibung – auch Tätigkeitsbeschreibung genannt – auszeichnet. Erfahren Sie außerdem, wie sie sich von einer Stellenbeschreibung unterscheidet und wie Sie selbst eine solche Beschreibung anfertigen können.

    Definition: Was ist eine Arbeitsplatzbeschreibung?

    Die Arbeitsplatzbeschreibung beinhaltet die detaillierte Zusammenfassung der Aufgaben und Tätigkeiten eines bestimmten Arbeitsplatzes. Damit handelt es sich um eine konkrete Zusammenfassung von positionsspezifischen Aufgaben, die ein Stelleninhaber im Rahmen seines Beschäftigungsverhältnisses erfüllen muss.

    Neben festen Abläufen enthält die Tätigkeitsbeschreibung ebenfalls organisatorische Informationen. Anhand dieser kann man die Aufgaben, die mit einem Arbeitsplatz in Verbindung stehen, in die Organisationsstruktur einordnen. Auch ist es so möglich, Fähigkeiten, Qualifikationen, Ziele und Verantwortlichkeiten rund um einen Arbeitsplatz zu definieren.

    Obwohl die Arbeitsplatzbeschreibung der Stellenbeschreibung sehr ähnlich ist, gibt es kleine, aber feine Unterschiede. Die präzise Beschreibung des Arbeitsplatzes sorgt für Transparenz und dient als Grundlage für viele weitere Prozesse innerhalb eines Unternehmens, z. B. die folgenden:

    • Entstehung/Anfertigung eines Organigramms
    • Grundlage für die Eingruppierung in bestimmte Tarife
    • Basis für Stellenbeschreibungen, insbesondere die notwendigen Kompetenzen

    Doch wie lassen sich Arbeitsplatz- und Stellenbeschreibung voneinander abgrenzen?

    Die Abgrenzung zur Stellenbeschreibung

    Auch wenn die Begriffe der Arbeitsplatz- und der Stellenbeschreibung häufig synonym verwendet werden, gibt es Unterschiede. Während die Stellenbeschreibung eher hierarchieorientiert ist, ist die Arbeitsplatzbeschreibung ablauforientiert.

    Zwar enthält auch die Stellenbeschreibung eine grobe Auflistung der anfallenden Tätigkeiten, allerdings handelt es sich dabei eher um den Soll-Zustand. Die Stelle ist die kleinste organisatorische Einheit in einem Betrieb und wird mithilfe der Stellenbeschreibung in die Organisationsstruktur bzw. Unternehmensorganisation eingeordnet. Auch trägt die Stellenbeschreibung dazu bei, die Anforderungen an den Bewerber vorab definieren zu können. Das Endergebnis manifestiert sich schließlich in der Stellenausschreibung.

    Die viel detailliertere Arbeitsplatzbeschreibung gibt hingegen den vollumfänglichen Ist-Zustand wieder. Dabei umfasst die Arbeitsplatzbeschreibung in der Regel zwei Teile. Die Darstellung einer Tätigkeit und die Bewertung einer Tätigkeit. Wer damit betraut ist, eine Arbeitsplatzbeschreibung anzufertigen, muss sich über alle Abläufe, die im Zusammenhang mit einem bestimmten Arbeitsplatz bzw. einer Stelle stehen, vertraut machen. Nur dann ist es möglich, zu bewerten, wie umfangreich die Aufgaben sind und welche Qualifikationen dafür notwendig sind.

    In vielen Unternehmen werden Arbeitsplatzbeschreibungen von dem Mitarbeiter erstellt, der den Arbeitsplatz aktuell besetzt. Das hat einen wesentlichen Vorteil: Der Beschäftigte selbst ist Experte auf seinem Gebiet. Er kann genauestens beschreiben, was er wie und wofür tut. Achten Sie hier aber darauf, dass sich der Beschäftigte nicht „ausspioniert“ fühlt. Legen Sie dar, wieso eine Arbeitsplatzbeschreibung wichtig ist und wie Ihr Gegenüber zum Erfolg des Unternehmens beitragen kann. Zu keiner Zeit darf der Mitarbeiter das Gefühl bekommen, ersetzt zu werden.

    Gesetzgeber verpflichtet zur Tätigkeitsbeschreibung

    Nicht jedes Unternehmen verfügt sowohl über eine Arbeitsplatz- als auch über eine Stellenbeschreibung. Selbst wenn dies der Fall ist, ist es nicht immer möglich, diese trennungsscharf zu unterscheiden.

    Das ist zunächst kein Problem. Denn: Es gibt keine konkrete Pflicht, Arbeitsplatzbeschreibungen zu erstellen. Allerdings verpflichtet Sie § 2 Abs. 1 Nr. 5 Nachweisgesetz (NachwG), eine „kurze Charakterisierung oder Beschreibung der vom Arbeitnehmer zu leistenden Tätigkeit“ niederzuschreiben. Die Arbeitsplatzbeschreibung kann dazu verwendet werden.

    Die Arbeitsplatzbeschreibung ist in der Regel kein Bestandteil des Arbeitsvertrags. Es gibt aber auch Ausnahmen. Beispielsweise dann, wenn im Arbeitsvertrag Bezug auf die Beschreibung genommen wird, um zum Beispiel § 2 Abs. 1 Nr. 5 NachwG Rechnung zu tragen.

    Gute Gründe für Arbeitsplatzbeschreibung

    Auch wenn in vielen Unternehmen noch immer ohne Arbeitsplatzbeschreibungen gearbeitet wird, gibt es gute Gründe, sich die Mühe der Erstellung zu machen. Tätigkeitsbeschreibungen sind ein wichtiges Instrument in verschiedenen Bereichen des Personalwesens, darunter der Personalbeschaffung, der Personalentlohnung und der Personalführung.

    Aufgaben und Vorteile einer Arbeitsplatzbeschreibung:

    • Planung von Kapazitäten
    • Grundlage für Stellenbeschreibung (Anforderungen und Kompetenzen)
    • Grundlage für Arbeitsplatzeinrichtung
    • Gestaltung von Arbeitsprozessen
    • Dient der sachgerechten Eingruppierung und Beurteilung
    • Orientierung für Führungskräfte
    • Basis für Zielgespräche
    • Kontrollfunktion
    • Motivation für Mitarbeiter
    • Aufdeckung von doppelten oder nicht vergebenen Aufgaben
    • Erstellung von Arbeitszeugnissen (Leistungsbeurteilung)

    Durch die genaue Angabe von anfallenden Tätigkeiten, eine exakte Beschreibung und die anschließende Bewertung wird es möglich, einheitliche Standards zu schaffen. Das gilt nicht nur für größere Unternehmen, sondern auch für KMU. Wer sich nicht nur darüber bewusst ist, welche Hauptaufgaben ein Arbeitnehmer hat, sondern umfassende Kenntnis rund um einen Arbeitsplatz erlangt, kann besser planen.

    Gerade in Zeiten, in denen der digitale Wandel seine Schatten vorauswirft, wird es immer wichtiger, zu wissen, wer im Betrieb was tut. Diese Informationen sind unter anderem die Basis für ein erfolgreiches Change Management. Auch sind sie Bestandteil von vielen weiteren Unternehmensprozessen, was der folgende Absatz noch einmal ausführlich darlegt.

    Ziele der Arbeitsplatzbeschreibung

    Eine Arbeitsplatzbeschreibung ist sowohl für Sie als Arbeitgeber, als auch für Ihre Arbeitnehmer sinnvoll. Der Mitarbeiter weiß, was er zu tun hat, was das Unternehmen von ihm erwartet und wem er zuarbeiten muss bzw. wer ihm zuarbeitet. Dadurch herrschen klare Verhältnisse. Außerdem lassen sich so Missverständnisse vermeiden – ein wichtiges Fundament für ein positives Betriebsklima und mehr Mitarbeitermotivation.

    Eine konkrete Beschreibung des Arbeitsplatzes gibt zudem wenig Raum, um schlechte Leistungen zu verbergen. Sie leistet Vorgesetzten Orientierung, beispielsweise wenn es um die Mitarbeiterbeurteilung geht. In vielen Unternehmen – und auch im öffentlichen Dienst – dient die Beschreibung zudem der Eingruppierung in Tarif-, Lohn- oder Gehaltsklassen.

    Durch die detaillierte Tätigkeitsbeschreibung besteht jedoch die Gefahr, dass die Arbeitsplatzbeschreibung den Blick der Mitarbeiter auf den eigenen kleinen Bereich einengt. Dadurch gerät nicht selten das große Ganze außer Acht. Um „Dienst nach Vorschrift“ zu vermeiden, ergibt es Sinn, den Beschäftigten dennoch Freiheiten zu lassen. Stellen Sie daher bei der Erstellung einer Tätigkeitsbeschreibung klar, wieso diese wichtig ist, beispielsweise:

    • zum Definieren eines Aufgabenbereichs und entsprechender Kompetenzen
    • zum Anfertigen von Stellenbeschreibungen
    • zur Ausgestaltung eines allumfassenden Organigramms

    Hier ist Transparenz gefragt. Das Team soll nicht den Eindruck bekommen, dass es überwacht oder gar kontrolliert wird. Stellen Sie daher klar heraus, das mit einer Arbeitsplatzbeschreibung auch Arbeitserleichterungen einhergehen.

    Aufbau und Inhalt einer Arbeitsplatzbeschreibung

    Da es keine gesetzliche Pflicht zur Erstellung von Arbeitsplatzbeschreibungen gibt, gibt es auch keine bindenden Standards, wie eine solche Beschreibung auszusehen hat. Auch werden Arbeitsplatz- und Stellenbeschreibung in Unternehmen nicht immer einheitlich definiert. Folgend finden Sie jedoch eine Übersicht, die Aufbau und Inhalt einer typischen Arbeitsplatzbeschreibung widerspiegelt. Diese Informationen lassen sich in eigene Vorlagen und Muster übertragen oder eins zu eins übernehmen.

    • Stelle und Stelleninhaber

      • Bezeichnung der Stelle
      • Name des Stelleninhabers
      • Personalnummer des Stelleninhabers
      • Geburtsdatum des Stelleninhabers
      • Arbeitszeit (Vollzeit, TeilzeitHomeoffice, etc.)
      • Kostenstelle
    • Einordnung in Organisationsstruktur

      • Abteilung oder Fachbereich
      • Vorgesetzter des Stelleninhabers (Wem Sind Sie unterstellt?)
      • Unterstellte des Stelleninhabers (Wer ist Ihnen unterstellt?)
      • Stellvertreter des Stelleninhabers (Wer vertritt Sie?)
      • Stellvertreterfunktion des Stelleninhabers (Wen vertreten Sie?)
    • Tätigkeitsspektrum

      • Stichpunktartige, genaue Tätigkeitsbeschreibungen (Was ist die Hauptaufgabe? Wie sehen die Nebenaufgaben aus?)
      • Zeitanteil der Tätigkeiten in Prozent von der Gesamtarbeitszeit
      • Schwierigkeitsgrad der Tätigkeiten
      • Priorisierung der Aufgaben und Tätigkeiten
      • Schnittstellen und Kontaktpunkte (intern und extern)
      • Befugnisse und Verantwortlichkeiten
      • Zielvorgaben
      • notwendige Kompetenzen, Fähigkeiten, Qualifikationen
    • Eingruppierung

      • Tarifgruppe oder Lohn-/Gehaltsangabe
      • Boni, Prämien, etc. bei Zielerreichung

    Bei der Anfertigung von Arbeitsplatzbeschreibungen hat der Betriebsrat übrigens kein Mitwirkungsrecht. Das ist der Fall, da es sich lediglich um Funktionsbeschreibungen handelt. Sie enthalten keine bindenden Richtlinien für die Auswahl geeigneter Arbeitnehmer. Vielmehr dienen sie der organisatorischen Einordnung. Dennoch ergibt es Sinn, die Mitglieder des Betriebsrats proaktiv einzubinden. Das wirkt sich positiv auf das Betriebsklima aus und eröffnet eine weitere Perspektive auf die Tätigkeitsbeschreibung.

    Formulierung der Arbeitsplatzbeschreibung: Muster

    Bei der Erstellung einer Arbeitsplatzbeschreibung sollte immer darauf geachtet werden, dass diese personenunabhängig formuliert wird. Nur in höheren Führungspositionen kann es sinnvoll sein, eine Arbeitsplatzbeschreibung auf eine bestimmte Person zuzuschneiden. So kann man beispielsweise deren besondere Fähigkeiten optimal im Unternehmen nutzen.

    Das Alleinstellungsmerkmal der Arbeitsplatzbeschreibung ist die präzise Aufgaben- und Tätigkeitsbeschreibung. Sie muss so formuliert sein, dass sowohl Führungskräfte als auch Stelleninhaber sie verstehen.

    Die konkrete Spezifizierung und die unmissverständliche Angabe der Haupt- und Nebenaufgaben stellt sicher, dass es keinen Interpretationsspielraum gibt. Um trotz der detaillierten Beschreibung einen schnellen Überblick zu gewährleisten, empfiehlt sich eine stichpunkartige Aufzählung.

    Muster einer Arbeitsplatzbeschreibung
    Unternehmen: Mustermann GmbH & Co. KG

    Bahnhofstraße 1

    12345 Musterstadt

    Stellenbezeichnung: Lohnbuchhalter/-in
    Stelleninhaber/-in: Brigitte Fröhlich
    Personalnummer: 1068
    Geburtsdatum: 08.06.1968
    Arbeitszeit: Vollzeit (40 Stunden)
    Kostenstelle: 315
    Abteilung: Personalwesen
    Vorgesetzte/-r: Karl Liebknecht (Leiter Personalwesen)
    Unterstellte: Simone Albrecht

    Irene Backhaus

    Stefan Köster

    Stellvertreter/-in: Simone Albrecht
    Stellvertreter/-in für:
    Haupttätigkeiten:

    • Durchführung der betrieblichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen für kaufmännische sowie gewerbliche Mitarbeiter
    • Überweisung der Löhne und Gehälter auf die Konten der Mitarbeiter bis zum letzten Werktag des Kalendermonats
    • Verteilung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen bis spätestens zum dritten Werktag des Folgemonats
    • Berechnung und Abführung der Steuern und Sozialabgaben an das Finanzamt, Krankenkassen und andere Anspruchsberechtigte
    • Ansprechpartner für alle Mitarbeiterfragen zur Entgeltabrechnung
    • Erstellung der Lohnsteuerbescheinigungen
    • Erstellung der Jahresmeldungen für die Sozialversicherungen

    Nebentätigkeiten:

    • Bearbeitung von Urlaubsanträgen
    • Führung der Urlaubskonten
    • Erstellung von Personalstatistiken, inkl. Personalkostenstatistik
    • Mitwirkung bei der Erstellung des Geschäftsberichtes

    Zusammenarbeit:

    • Geschäftsleitung
    • Finanzbuchhaltung
    • Alle Abteilungsleiter
    • Steuerberater (extern)
    • Finanzamt (extern)
    • Krankenkassen (extern)
    • Deutsche Rentenversicherung (extern)

    Fachliche und persönliche Anforderungen:

    • Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
    • Mehrjährige Berufserfahrung
    • Ausgezeichnete Kenntnisse im Lohnsteuerrecht, Sozialversicherungsrecht und Arbeitsrecht
    • Sehr gute Kenntnisse in MS Office und DATEV
    • Selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise
    • Ausgeprägtes Zahlenverständnis
    • Dienstleistungs- und Beratungsorientierung
    • Hohe Einsatzbereitschaft
    • Verlässlichkeit und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Personaldaten

     

    Fazit: Arbeitsplatzbeschreibung hat viele Vorteile

    Auch wenn Tätigkeitsbeschreibungen gesetzlich nicht verpflichtend sind, ergibt es Sinn, sich die Zeit für aussagekräftige Arbeitsplatzbeschreibungen zu nehmen. Solche Angaben schaffen Transparenz: Jeder Mitarbeiter im Unternehmen weiß genauestes, was seine Aufgaben und Befugbisse sind und was von ihm erwartet wird. Das beugt Missverständnissen vor, sorgt für Struktur und kann sich förderlich auf die Mitarbeitermotivation auswirken.

    Die Rolle der Arbeitsplatzbeschreibung im Hinblick auf das Organigramm und Unternehmensprozesse sollte ebenfalls nicht vernachlässigt werden. Eine Tätigkeitsbeschreibung ist eine wichtige Informationsquelle – sowohl bei der Personalbeschaffung als auch bei der Personalführung und letztlich ebenfalls bei allem Prozessen rund ums Gehalt.

    Autor: Redaktion Personalwissen

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