• 0228 / 95 50 160

Arbeitsbescheinigung: Formular der Arbeitsagentur

© Photographee.eu – Shutterstock
Arbeitsbescheinigung

Die Arbeitsbescheinigung bezeichnet das amtliche Formular der Bundesagentur für Arbeit. Arbeitgeber zeigen mit diesem Pflichtformular die Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses eines Arbeitnehmers schriftlich an. Der digitale Vordruck „Arbeitsbescheinigung“ sollte alle Informationen, Tatsachen und Angaben enthalten, die für eine Entscheidung der Arbeitsagentur in Bezug von Arbeitslosengeld I relevant sind.

    Arbeitsbescheinigung: Verpflichtend seit 01. Januar 2016

    Die Gesetzesgrundlage für das Ausstellen einer Arbeitsbescheinigung können Arbeitgeber und Arbeitnehmer im Sozialgesetzbuch III einsehen. Der Paragraf 312 SGB III regelt die Übermittlung aller relevanten Informationen des Arbeitsverhältnisses, wie zum Beispiel das Datum der Beendigung und die Höhe der Lohnzahlungen. Darüber hinaus enthält der Gesetzestext Vorgaben, die die Pflicht des Arbeitgebers zur Ausstellung der Arbeitsbescheinigung verdeutlichen.

    Mit der Novellierung des Gesetzes zum 01.01.2016 wurde die grundsätzliche Verpflichtung zur Ausstellung einer Arbeitsbescheinigung gelockert. Bis zu diesem Zeitpunkt musste ein Arbeitgeber die schriftliche Bestätigung, die aus rechtlicher Sicht eine Urkunde darstellt, dem Mitarbeiter unaufgefordert bei der Beendigung des Arbeitsverhältnisses übergeben. Diese Verpflichtung hat man abgemildert, so dass eine Arbeitsbescheinigung ausschließlich dann vom Arbeitgeber zu erstellen ist, wenn dies:

    • der Arbeitnehmer / die Arbeitnehmerin dies ausdrücklich verlangt,
    • die Bundesagentur für Arbeit eine Arbeitsbescheinigung nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses anfordert.

    Wichtige Angaben im Vordruck:

    Das Gesetz regelt im § 312 SGB III, dass bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses vom Arbeitgeber vor allem die folgenden Informationen in die Arbeitsbescheinigung einzutragen sind:

    • Art der Tätigkeit des Arbeitnehmers.
    • Beginn, Ende, Unterbrechung und Grund für die Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses.
    • Das Arbeitsentgelt und die sonstigen Geldleistungen, die der Arbeitnehmer erhalten oder zu beanspruchen hat.

    Auf Anfrage kann die Bundesagentur weitere relevante Informationen zum Arbeitsverhältnis des ausgeschiedenen Arbeitnehmers anfordern. Als Personalabteilung sind Sie in diesem Fall verpflichtet, die gewünschten Sachverhalte und Tatsachen fristgerecht an die Agentur weiterzuleiten. Im Einzelfall sind darüber hinaus ebenso firmenrelevante oder leistungsrechtliche Punkte von der Bundesagentur zu erfragen, um den Leistungsfall des Arbeitnehmers auf Arbeitslosengeld I zu prüfen. Die rechtliche Überprüfung der Gründe für die Beendigung der Tätigkeit des Arbeitsnehmers sind ein weiterer möglicher Grund für Rückfragen der Agentur für Arbeit.

    Wichtig für Personaler: Formaljuristische Wertungen zu Einzelheiten der Kündigung müssen Sie nicht abgeben. Sind Sie bei einer Anfrage der Bundesagentur unsicher, so empfiehlt sich eine Anfrage in der innerbetrieblichen Rechtsabteilung, bei einem Anwalt für Arbeitsrecht oder bei Verständnisfragen die Konsultation des zuständigen Mitarbeiters der Bundesagentur.

    Wie offene Urlaubstage bei Beendigung behandelt werden

    Kommt eine Kündigung plötzlich oder ging der Beendigung des Arbeitsverhältnisses eine längere Krankheitsphase vom Arbeitnehmer voraus, haben Mitarbeiter Anspruch auf die Auszahlung von gesetzlichem Erholungsurlaub in voller Höhe. Informieren Sie in diesem Fall Ihren ausgeschiedenen Arbeitnehmer über die Tatsache, dass das Auszahlen von Urlaubstagen eine Verzögerung des Anspruchs auf Arbeitslosengeld I nach sich zieht. Dies bedeutet in der Praxis, dass die Bundesagentur erst mit der Auszahlung von Arbeitslosengeld I beginnt, wenn die noch offenen Tage des Erholungsurlaubs rechnerisch abgegolten sind.

    Beispiel: Ihr Arbeitnehmer verfügt bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses über einen Anspruch von 15 Urlaubstagen. Er scheidet zum 30.06. aus dem Arbeitsverhältnis aus. Sein Anspruch auf Arbeitslosengeld I startet bei fristgerechter Beantragung zum 01.07. Dieser Anspruch verzögert sich aufgrund der Auszahlung des Erholungsurlaubs jedoch um 15 Tage und beginnt folglich erst zum 16.07. Eine Verminderung des Anrechts auf den Bezug von Arbeitslosengeld I oder eine Kürzung der Leistungsdauer erfolgt nicht.

    Layout-Vorgaben der Bundesagentur für Arbeit und Übermittlung

    Den offiziellen Vordruck einer Arbeitsbescheinigung finden Sie auf der Internetpräsenz der Bundesagentur. Ab 01.01.2018 wurden mit Hinweis auf die elektronische Datenverarbeitung umfangreiche Bestimmungen in Bezug auf das Layout einer digitalen Arbeitsbescheinigung erlassen. Diese beziehen sich unter anderem auf die Befüllung des amtlichen digitalen Formulars und auf Spezifikationen wie Schriftart, Schriftgröße und Strichstärke. Seit 01.07.2018 werden von der Arbeitsagentur ausschließlich digitale Arbeitsbescheinigungen verarbeitet, die dem offiziellen Layout-Standard entsprechen.

    Tipp: Die Nutzung einer aktuellen Buchhaltungssoftware ermöglicht eine effiziente und konforme Bearbeitung des Vordrucks der Bundesagentur. Wurden alle Daten vom Arbeitnehmer, wie Arbeitsentgelt und Datum der Beendigung vollständig erfasst, kann die elektronische Arbeitsbescheinigung der Agentur für Arbeit online übermittelt werden. Eine Ausfüllhilfe zur korrekten Informationsweiterleitung ist ebenfalls auf der Internetseite der Bundesagentur zum Download verfügbar. Darüber hinaus bietet die Meldeplattform der Sozialversicherungen, die Personalverantwortliche unter sv.net erreichen die Möglichkeit, die Bundesagentur digital zu informieren.

    Einverständnis des Mitarbeiters einholen und Arbeitsbescheinigung erstellen

    Fordert ein ausgeschiedener Arbeitnehmer nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses eine Arbeitsbescheinigung an oder verlangt die Bundesagentur den ausgefüllten Vordruck, müssen Sie dieser Anfrage in jedem Fall zeitnah nachkommen. Oftmals erhalten Sie eine Blanko-Arbeitsbescheinigung direkt vom Arbeitnehmer. Bevor Sie den Vordruck mit Daten zur Höhe des Arbeitsentgelts oder zur Beendigung des Anstellungsverhältnisses befüllen, ist es zielführend, sich als Arbeitgeber zunächst das schriftliche Einverständnis des Mitarbeiters einzuholen, die Arbeitsbescheinigung in elektronischer Form an die Bundesagentur zu übermitteln.

    Dies ist wichtig, da ihr ausgeschiedener Arbeitnehmer gemäß § 313a SGB III das Recht hat, einer elektronischen Übermittlung des Vordrucks über das Programm eService BEA zu widersprechen. Hat Ihr ehemaliger Mitarbeiter der digitalen Übersendung der Bescheinigung zugestimmt, so erhält er automatisch eine Kopie der Arbeitsbescheinigung in schriftlicher Form direkt von der Bundesagentur. Durch diese Vorgehensweise ist sichergestellt, dass ein Arbeitnehmer nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses alle relevanten Informationen der Arbeitsbescheinigung überprüfen kann und umfassend informiert ist. Nicht korrekte Daten oder Angaben, die nicht den Tatsachen entsprechen, kann Ihr Arbeitnehmer in diesem Fall unverzüglich der Arbeitsagentur melden.

    Die Arbeitsagentur ist verpflichtet, alle Informationen auf Relevanz und Richtigkeit zu prüfen und bei Bedarf Änderungen vorzunehmen oder einzufordern. Im Falle der elektronischen Meldung der Arbeitsbescheinigung sind Sie nicht verpflichtet, Ihrem Mitarbeiter keine Kopie der Arbeitsbescheinigung auszuhändigen.

    Hat der ehemalige Mitarbeiter der digitalen Übersendung der Arbeitsbescheinigung nicht zugestimmt, sind Sie verpflichtet, ihm das ausgefüllte Formular im Original zu übergeben. Der ehemalige Arbeitnehmer legt dieses dann persönlich der Bundesagentur vor.

    Tipp: Lassen Sie sich die Übergabe oder Übersendung der Arbeitsbescheinigung schriftlich bestätigen und archivieren Sie den Postnachweis. Damit stellen Sie bei Nachfragen der Bundesagentur für Arbeit sicher, dass Sie die Bescheinigung fristgerecht erstellt und übergeben haben.

    Arbeitsbescheinigung und Datenschutz

    Die datenschutzrechtlichen Vorgaben für die digitale Übermittlung von Arbeitsbescheinigungen sind im § 108 SGB IV eindeutig verankert. Der Paragraf regelt, welche technischen Anforderungen an eine digitale Übermittlung der Bescheinigungen gestellt werden. Entscheidend sind:

    • Eine verschlüsselte und gesicherte Datenübertragung.
    • Die Meldung nach Datensätzen mit Schlüsselzahlen.

    Rückmeldungen erfolgen bei elektronischem Versand ausschließlich digital, was sowohl für die Bundesagentur wie auch für Arbeitgeber zu Kosteneinsparungen und einem signifikanten Zeitgewinn führt.

    Schadenersatz bei verspäteter oder fehlerhafter Übermittlung

    Als Arbeitgeber sind Sie dazu verpflichtet, eine Arbeitsbescheinigung vollständig, wahrheitsgemäß und unverzüglich auszustellen. Die übersandten Informationen müssen den Tatsachen entsprechen. Die Bundesagentur betrachtet Sie als Arbeitgeber aus rechtlicher Sicht als Auskunfts- und Beweisperson in einem Verwaltungsverfahren der Sozialversicherung. Der öffentlich-rechtliche Auftrag der Agentur für Arbeit und ebenso der privatrechtliche Anspruch Ihres Mitarbeiters, bilden die Grundlagen Ihrer Pflicht auf Erstellung der Arbeitsbescheinigung.

    Eine Weigerung wird gemäß § 404 SGB III Unterpunkt 19 als Ordnungswidrigkeit angesehen und mit einem Bußgeld von bis zu 2.000 Euro geahndet. Gleiches gilt für unrichtige, fehlerhafte oder nicht vollständige Arbeitsbescheinigungen. Der § 321 SGB III beinhaltet darüber hinaus, das Arbeitgeber zum Schadenersatz für den entstandenen Schaden verpflichtet werden können, wenn Informationen der Arbeitsbescheinigung nicht den Tatsachen entsprachen. Dies könnte zum Beispiel dann der Fall sein, wenn unrichtige Angaben eine Sperrfrist oder Zahlungsverweigerung beim Arbeitslosengeld I für den Arbeitnehmer nach sich ziehen.

    Bei Verdachtsfällen kann die Arbeitsagentur eine Überprüfung Ihrer Geschäftsräume veranlassen und Daten sowie Akten sichern. Die Gesetzesgrundlage hierfür ist im § 319 SGB III niedergelegt. Neben der Bundesagentur ist ebenso ihr Arbeitnehmer berechtigt, Sie bei verspäteter Ausstellung der Arbeitsbescheinigung mit einer Frist zur unverzüglichen Erstellung auffordern und ein Ordnungswidrigkeitsverfahren in Gang zu setzen.

    Wichtig: Eine Korrektur der eingereichten Arbeitsbescheinigung ist selbstverständlich ohne Bußgeld möglich. Fällt Ihnen im Nachgang der Erstellung einer Arbeitsbescheinigung auf, dass Tatsachen fehlerhaft dargestellt sind oder die Höhe des Arbeitsentgelts differiert, wenden Sie sich unverzüglich an die zuständige Bundesagentur und erörtern sie den Sachverhalt vertrauensvoll mit dem zuständigen Sachbearbeiter. Sachbearbeiter der Bundesagentur sind gesetzlich verpflichtet, die korrekten Tatsachen bei Zweifeln persönlich zu ermitteln und muss sich nicht ausschließlich auf die eingereichte Arbeitsbescheinigung beziehen, wenn er den Antrag auf Arbeitslosengeld I genehmigt oder ablehnt.

    Hinweis: Selbst bei einer laufenden Kündigungsschutzklage Ihres Mitarbeiters sind Sie verpflichtet, die Arbeitsbescheinigung zeitnah auszufüllen.

    Zusammenfassung und Fazit zur Arbeitsbescheinigung

    Zusammenfassend ist es für Mitarbeiter, die das Arbeitsentgelt abrechnen oder Personalverantwortliche essenziell, Arbeitsbescheinigungen mit höchster Sorgfalt zu behandeln und alle Tatsachen zu berücksichtigen. Fristen der Bundesagentur und die aktuellen Datenschutzbestimmungen sollten vom Arbeitgeber auf Grundlage von § 312 SGB III zu jeder Zeit eingehalten werden.

    Die digitale Übersendung der Arbeitsbescheinigung bedarf der schriftlichen Zustimmung des ehemaligen Angestellten. Stimmt dieser einem elektronischen Versand nicht zu, sind Sie als Arbeitgeber verpflichtet, die die Bescheinigung in Papierform zu erstellen und diese dem Mitarbeiter persönlich zu übergeben. Eine Arbeitsbescheinigung verfassen Sie adäquat über Ihre Buchhaltungssoftware oder das offizielle, digitale Formular der Bundesagentur. Lassen Sie sich die Übergabe vom Arbeitnehmer gegenzeichnen oder archivieren Sie den Versandbeleg. In diesem Fall können Sie der Agentur zu jeder Zeit nachweisen, dass Sie als Arbeitgeber der Verpflichtung zur Erstellung der Arbeitsbescheinigung vollumfänglich nachgekommen sind.

    Als Arbeitgeber tragen Sie bei der Erstellung der Arbeitsbescheinigung eine hohe Verantwortung. Sie kommen nicht nur Ihrer gesetzlichen Verpflichtung nach, sondern ermöglichen Ihrem ehemaligen Mitarbeiter durch die wahrheitsgetreue Darstellung der Tatsachen den Anspruch auf Arbeitslosengeld II. Inkorrekte Angaben in der Arbeitsbescheinigung können in Absprache mit der Bundesagentur und dem Arbeitnehmer korrigiert werden. Grob fahrlässige Auskünfte und die Nicht-Übermittlung der Arbeitsbescheinigung sind unzulässig und werden mit rechtlich festgelegten Bußgeldern geahndet.

    Arbeitgeber, die bei der Erstellung von Arbeitsbescheinigungen die gesetzlichen Vorgaben beachten und vertrauensvoll mit der Bundesagentur für Arbeit zusammenarbeiten, haben die Sicherheit, die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses zu jeder Zeit gesetzeskonform durchzuführen. Dies führt zu einer fairen und adäquaten Trennung von Mitarbeiter und zu mehr Effizienz in der Personalabteilung.

    Autor: Torsten Niermann

    Sie haben Fragen? Rufen Sie uns an.
    0228 / 95 50 160

    * Selbstverständlich können Sie den Gratis-Ratgeber auch unabhängig von einer Newsletter-Anmeldung anfordern. Schreiben Sie uns dazu bitte eine kurze E-Mail mit Link zu dieser Seite.