So wird Ihr Betriebsausflug garantiert zum Erfolg

Im Zuge der Corona-Pandemie haben Betriebsausflüge über einen langen Zeitraum nicht stattgefunden. Zahlreiche Unternehmen haben auf Online-Events umgestellt, um den Zusammenhalt im Team zumindest virtuell zu stärken.

Welches Ziel hat ein Betriebsausflug?

Betriebsausflüge werden häufig zwiespältig gesehen und nicht alle Mitarbeiter haben Lust auf unterhaltsames Programm mit ihren Kollegen. Die Effekte eines Betriebsausflugs sind jedoch nicht von der Hand zu weisen. Er hat zum Ziel, den Teamgeist zu stärken und den Mitarbeiter außerhalb des Arbeitsplatzes die Gelegenheit zu geben, sich besser kennenzulernen und gemeinsam Spaß zu haben. Das kann verschiedene Effekte haben, die sich auch auf die Motivation der Mitarbeiter bei der Arbeit auswirken können:

• Mehr Socializing im Büro
• Verbesserung des Betriebsklimas
• Steigerung der intrinsischen Motivation
• Fördern von Inspiration und Innovation

Betriebsausflug planen: Welche Ideen gibt es?

Der Erfolg des Firmenausflugs steht und fällt mit der Art des Ausflugs. Die Möglichkeiten sind schier unendlich und durch die Corona-Pandemie sind zusätzlich zu den Events auch noch Online-Veranstaltungen gekommen, sodass Chefs nun die Qual der Wahl haben. Zu den gängigsten Ideen gehören:

• Gemeinsame Wanderung
• Sportliche Events wie Klettern, Hochseilgarten
• Museumsbesuch
• Freizeitpark
• Zoo- oder Wildparkbesuch
• Koch- oder Backkurs
• Escape Room
• Schiffsfahrt
• Restaurantbesuch
• Städtereise
• Musical-, Kino- oder Theaterbesuch
• Casino-Abend
• Fahrradtour
• Grillabend

Im Online-Bereich ist ein moderiertes Quiz oder ebenfalls ein Escape Room-Spiel, das den Mitarbeitern ein gemeinsames Rätsel aufgibt, denkbar.

Sportliche Events, wie Klettern oder Hochseilgarten stellen das Teambuilding in den Mittelpunkt. Die Mitarbeiter sollen gemeinsam ein Ziel erreichen und Vertrauen zueinander aufbauen.

Achtung: Es gibt einige Programmpunkte, die ein „No Go“ für ein Firmenevent sind. Dazu zählt ein gemeinsamer Ausflug ins Schwimmbad oder in die Sauna. Auch Fallschirmspringen ist für ein solches Event unpassend.

Was müssen Sie bei der Planung des Betriebsausflugs berücksichtigen? 5 wichtige Aspekte

Achten Sie darauf, dass der Betriebsausflug einen belohnenden Charakter hat. Die Mitarbeiter sollten nicht das Gefühl haben, dass sich der Tag nach Arbeit anfühlt.

Machen Sie sich zum Ziel, dass der Betriebsausflug im Idealfall der schönste Arbeitstag des Jahres sein soll. Also entscheiden Sie sich für eine ausgewogene Kombination aus Aktivität, Unterhaltung, Entspannung und Geselligkeit. So ist für jeden etwas dabei.

1. Körperliche Einschränkungen berücksichtigen: Die größte Herausforderung bei der Planung eines Betriebsausfluges ist, dass die Aktivität jeder mitmachen kann und will. Es wird immer Mitarbeiter geben, die weniger Lust haben als andere. Auf körperliche Einschränkungen sollten Sie aber definitiv Rücksicht nehmen, soweit sie bekannt sind. Falls bei Ihnen Mitarbeiter arbeiten, die im Rollstuhl arbeiten, sollten Sie also keinen Besuch im Klettergarten buchen. Achten Sie darauf, etwas zu finden, das für alle Mitarbeiter in Sachen Kondition machbar ist. Mit einem jungen Team können Sie klettern, wandern, paddeln und vieles mehr. Stehen viele Ihrer Mitarbeiter kurz vor der Rente, sollten Sie das Programm etwas anpassen.
2. Puffer- und Ruhezeiten berücksichtigen: Achten Sie außerdem darauf, dass der Tag nicht zu vollgepackt ist und Sie von einem Programmpunkt zum nächsten hetzen. Nehmen Sie lieber einen Programmpunkt heraus und planen Sie auch mit zeitlichen Puffern, falls es unterwegs zu Verkehrsbehinderungen, Wolkenbrüchen oder sonstigen unvorhergesehenen Zwischenfällen kommt. Geben Sie den Mitarbeitern genug Zeit, sich in die Aktivität nicht nur einzufinden, sondern sich zwischendurch auch mit den Kollegen zu unterhalten. Schließlich ist genau das das Ziel des Betriebsausflugs – dass sich die Mitarbeiter untereinander besser kennenlernen.
3. Privatsphäre berücksichtigen: Falls Sie eine Aktivität mit einer oder mehreren Übernachtungen planen, so planen Sie auf jeden Fall mit Einzelzimmern für die Mitarbeiter. Das Zimmer mit einem Kollegen zu teilen, sollte niemandem zugemutet werden. Außerdem sollten Sie das Programm dann so gestalten, dass die Mitarbeiter auch zwischendurch immer etwas Zeit für sich haben. Schließlich ist nicht jeder gerne rund um die Uhr von anderen Menschen umgeben und manche benötigen auch Zeit, um sich körperlich auszuruhen.
4. Essgewohnheiten berücksichtigen: Ob Allergien, Unverträglichkeiten, vegane Ernährung oder religiös bedingte Einschränkungen – in Sachen Ernährung gibt es viel, dass Sie falsch machen können. Achten Sie daher bei der Buchung eines Restaurants darauf, dass dort vielfältige Speisen angeboten werden und so jeder Mitarbeiter etwas finden kann. Auch wenn Sie ein Hotel mit Frühstück buchen, fragen Sie vorab an, ob die Auswahl beim Frühstück groß genug ist. Lunchpakete für Ihre Mitarbeiter zu packen oder Snacks für alle zu kaufen, sollten Sie nur machen, nachdem Sie eventuelle Essgewohnheiten abgefragt haben.
5. Gruppengröße berücksichtigen: Die Anzahl der teilnehmenden Mitarbeiter hat einen enormen Einfluss auf die konkrete Planung. Wenn Sie für ein Team von 8 Leuten einen Ausflug organisieren, haben Sie häufig deutlich mehr Spielraum in den Aktivitäten, als wenn Sie einen Tag mit 30 Personen planen. Je mehr Personen dabei sind, desto niederschwelliger sollte das Programm sein.

Wie könnte ein gelungener Betriebsausflug aussehen?

Statt sich gleich in irgendeinem Restaurant bewirten zu lassen, können Sie stattdessen eine kleine Wanderung zur Burg unternehmen, auf der sich die Mitarbeiter in gemütlichem Tempo austauschen können. Eine Burgführung und vielleicht noch ein Schnupperkurs im Bogenschießen bilden ein Programm, mit dem alle etwas anfangen können. Am Abend lässt man es sich dann in der Burgwirtschaft gut gehen oder grillt gemeinsam im Burggarten.

Ist ihr Team jung, agil und hochmotiviert, können Sie sich mit der Belegschaft auch im Hochseilgarten treffen und nach einer anschließenden Waldwanderung über Stock und Stein im Biergarten einkehren.

Betriebsausflug planen und die Belegschaft einbinden

Geben Sie Ihrem Team mehrere Auswahlmöglichkeiten und lassen Sie sie abstimmen. Noch besser ist, wenn Sie auch Ihre Mitarbeiter Vorschläge einreichen lassen, wie der Firmenausflug gestaltet werden könnte.

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern das Gefühl geben, dass Sie mitentscheiden können, steigert das die Motivation und erhöht die Wahrscheinlichkeit Aktivitäten zu finden, an denen mehrere Mitarbeiter Freude haben.

Vorschläge können Sie sich per E-Mail schicken lassen und im Zuge einer Doodle-Umfrage darüber abstimmen lassen. Achten Sie jedoch direkt darauf, nur Vorschläge zur Abstimmung an das Team weiterzugeben, die auch realistisch sind und sowohl in das geplante Budget als auch zur Belegschaft passen.

Wie kann Ihnen Ihr Team bei der Planung helfen?

Binden Sie die Mitarbeiter nicht nur bei der Ideenfindung, sondern auch bei der konkreten Planung mit ein. Ein Mitarbeiter wandert gerne? Dann lassen Sie ihn die Route ausarbeiten. Ein anderer Mitarbeiter kennt sich gut in der Restaurantszene in Ihrer Region aus? Dann lassen Sie ihn die Gaststätte auswählen. Das fördert nicht nur die Freude auf den Ausflug, sondern kann das Arbeitsklima verbessern, wenn die Mitarbeiter gemeinsam in die Planung einsteigen.

Entscheidend, wenn Sie Teile der Planung abgeben ist, dass es nicht so wirkt, dass Sie keine Lust darauf haben. Wichtig bei der Delegation von Aufgaben ist, dass es eine klare Struktur gibt. Jeder sollte nach seinen Stärken bei der Planung mithelfen.

Rechtzeitig planen: Weshalb ist es so wichtig?

Den Betriebsausflug sollten Sie rechtzeitig planen, um den Mitarbeitern die Chance zu geben, sich zu organisieren. So arbeiten einige beispielsweise in Teilzeit und müssen sich um eine anderweitige Kinderbetreuung kümmern.

Wird die Anfahrt nicht vom Arbeitgeber organisiert, so brauchen die Mitarbeiter genügend Zeit, um diese im Vorfeld zu organisieren. Arbeitgeber sollten Ihren Mitarbeitern dafür die nötigen Adressen oder Zugverbindungen an die Hand geben, damit diese auf eigene Faust zum Teamevent anreisen können.

Was gehört in die Einladung zum Betriebsausflug?

Punkten Sie bei Ihren Mitarbeitern und geben Sie ihnen in einer Einladung alle Informationen an die Hand, die sie benötigen:

• Startzeit und Endzeit
• Veranstaltungsort
• Programmpunkte
• Hinweise zur Verpflegung
• Bestimmte Kleidung nötig wie z.B. Wanderschuhe oder Regenzeug?
• Was müssen die Mitarbeiter mitnehmen?
• Bei Übernachtung: Hinweise zum Übernachtungsort
• Teilnahme bestätigen bis zu einem bestimmten Datum

Was gilt aus steuerrechtlicher Sicht für Betriebsausflüge?

Arbeitgeber sollten im Vorfeld ein Budget für den Betriebsausflug festlegen. Bis zu zwei Betriebsausflüge pro Jahr sind steuerfrei, wenn der Freibetrag von 110 Euro pro Person nicht überschritten wird. Nur der Anteil, der die Freigrenze übersteigt, muss versteuert werden. Damit Ihr Personal die Differenz nicht als geldwerten Vorteil versteuern muss, können Sie die Lohnsteuer pauschal mit 25 Prozent übernehmen.

Falls Sie den Betrag von 110 Euro überschreiten und Sie Ihr Personal an den Kosten beteiligen, teilen Sie dies im Vorfeld mit. Die meisten Arbeitgeber bemühen sich aber, im Rahmen zu bleiben und die 110 Euro Budget nicht zu überschreiten, damit die Mitarbeiter nichts bezahlen müssen.

Was müssen Arbeitgeber noch wissen?

Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, Betriebsausflüge anzubieten. Veranstalten Sie jedoch dreimal in Folge zur gleichen Zeit ein entsprechendes Event, dann entsteht eine betriebliche Übung und Ihre Mitarbeiter haben tatsächlich Anspruch darauf. Der Betriebsrat hat kein Mitbestimmungsrecht bei Betriebsausflügen, so ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts.

Wenn Mitarbeiter am Tag des Teamevents krank sind, müssen sie sich krankmelden. Das gilt jedoch nur für Ausflüge an eigentlichen Arbeitstagen. Bei Ausflügen am Wochenende gebietet es die Höflichkeit, bei Krankheit abzusagen.

Wann ist die beste Zeit für einen Betriebsausflug?

Findet der Ausflug während der Arbeitszeit statt, handelt es sich um eine Betriebsveranstaltung, für die Teilnahmepflicht herrscht. Allerdings können Sie die Mitarbeiter nicht zu bestimmten Aktivitäten zwingen. Falls Mitarbeiter an einem Betriebsausflug während der Arbeitszeit nicht teilnehmen wollen, so müssen sie stattdessen arbeiten gehen. Wollen Sie auch das nicht, müssen sie einen Tag Urlaub nehmen.

Wenn Sie den Ausflug auf das Wochenende legen, das für die Mitarbeiter normalerweise arbeitsfrei ist, ist die Teilnahme freiwillig. Rechnen Sie in einem solchen Fall damit, dass ein Teil der Belegschaft absagt. Dafür haben Sie weniger Probleme, Ihren Betrieb am Laufen zu halten, während alle Mitarbeiter auf einem Ausflug sind. Außerdem müssen Sie am Wochenende keinen Lohn zahlen und verlieren keine Arbeitszeit.

In den meisten Betrieben finden eintägige Betriebsausflüge unter der Woche statt. Ausflüge mit Übernachtung starten häufig am Freitag und enden am Samstag. Auf diese Weise bringen sowohl die Mitarbeiter als auch der Betrieb ein kleines Opfer für das Vergnügen. Weitere Hinweise zur Arbeitszeit sind:

• Für einen Betriebsausflug gilt keine Überstundenregelung. Bei einer normalen Arbeitszeit von 9-18 Uhr können Sie keine Überstunden geltend machen, wenn der Ausflug bis 21 Uhr dauert.
• Mitarbeiter müssen keinen Urlaub nehmen, um den Betriebsausflug zu begleiten. Als Arbeitgeber dürfen Sie dies nicht anordnen.

Wie finden Sie einen Termin, der aus betrieblicher Sicht gut passt?

Bei der Terminfindung sollten Sie den Arbeitsaufwand und sonstige Gegebenheiten berücksichtigen. So sind in den Sommerferien häufig viele Kollegen verreist, weshalb ein Firmenevent in dieser Zeit wahrscheinlich nur mit reduzierter Belegschaft durchgeführt werden kann. Dafür ist es im Sommer in vielen Betrieben etwas ruhiger. Die Vorweihnachtszeit hingegen ist häufig hektisch, weshalb diese Zeit möglicherweise nicht die beste für einen Betriebsausflug ist.

Wählen Sie also am besten einen Zeitraum, der bei Ihnen tendenziell etwas umsatzschwächer ist und indem dennoch keine Haupturlaubszeit herrscht.

Hinweis: Bedenken Sie bei der Planung, dass möglicherweise nicht alle Mitarbeiter mit zum Betriebsausflug können, weil zumindest eine kleine Notbesetzung die Stellung halten muss. Häufig finden sich dafür Freiwillige, die froh sind nicht mit zu müssen. Manchmal muss aber auch jemand im Betrieb bleiben, der gerne mitgekommen wäre. Achten Sie darauf, dass nicht ein Kollege zwei Jahre in Folge Notdienst schieben muss.

Wer haftet, wenn auf einem Betriebsausflug etwas passiert?

Bei einer betrieblichen Veranstaltung sind die Mitarbeiter während der Hin- und Rückreise sowohl während des offiziellen Teils über die Firma versichert. Dabei ist es egal, ob der Betriebsausflug innerhalb oder außerhalb der eigentlichen Arbeitszeit stattfindet.

Während der Start in der Regel noch leicht zu definieren ist, wird es bei der Endzeit schon schwieriger. Schließlich klingt ein Betriebsausflug häufig so aus, dass die ersten Mitarbeiter schon fahren und ein Teil noch bleibt. Am besten geben Sie in der Einladung eine feste Uhrzeit an, zu der der offizielle Teil endet. So sind Sie auf der sicheren Seite.

In der Praxis endet der Tag aber „nach dem Abendessen“ oder „beim gemütlichen Beisammensein an der Bar“. Meist gilt dann: Solange Sie als Chef noch anwesend sind, handelt es sich um einen offiziellen Programmpunkt. Sobald Sie sich verabschieden und Ihre Mitarbeiter ihre Getränke selbst zahlen müssen, ist der offizielle Teil vorbei. Dasselbe gilt auch für After-Work-Veranstaltungen.

Fazit: So wird der Betriebsausflug zum Erfolg

Lassen Sie die Belegschaft an der Planung teilhaben und organisieren Sie ein Programm, das für alle Mitarbeiter geeignet ist. Sorgen Sie außerdem dafür, dass Ihre Mitarbeiter nichts bezahlen müssen, indem Sie im Freibetrag von 110 Euro pro Kopf bleiben. Kümmern Sie sich um eine Notbesetzung für den Betrieb und teilen Sie Ihren Mitarbeitern rechtzeitig alle Informationen zum Betriebsausflug mit.

Aus versicherungsrechtlicher Sicht sind während des Ausflugs alle über die Firma versichert. Wer krank ist, muss sich krankmelden. Mit guter Planung und einem bunten, nicht zu vollgepackten Programm, wird Ihr Betriebsausflug ein voller Erfolg und verbessert nachhaltig das Betriebsklima.

Häufig gestellte Fragen zum Thema Betriebsausflug