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Absage nach dem Vorstellungsgespräch formulieren – so geht es professionell

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Absage nach dem Vorstellungsgespräch

In Zeiten des Fachkräftemangels ist es für Unternehmen nicht einfach, passendes und engagiertes Personal zu finden. Der Arbeitsmarkt hat sich im Laufe der Jahre zu einem Bewerbermarkt entwickelt, bei dem qualifizierte Kandidaten oft die Wahl zwischen mehreren, lukrativen Vertragsangeboten haben. Lesen Sie im nachfolgenden Artikel, worauf Sie bei der Absage nach dem Vorstellungsgespräch achten müssen!

Nach dem Bewerberprozess: Diese Dinge sollten Sie zuerst erledigen

Die Einstellung des Wunschkandidaten auf Ihre Stellenausschreibung impliziert jedoch auch, dass Sie allen weiteren Interessenten absagen müssen. Nach einem umfangreichen Bewerbungsprozess, vielen inhaltsreichen Interviews und ausgiebigen Vertragsverhandlungen bilden die Absagen nach Vorstellungsgesprächen die letzte Phase des Bewerbungsprozesses. Hierbei kommen auf Personaler und Führungskräfte unterschiedliche Fragen zu, die im Sinne des Unternehmens und der Bewerber beantwortet werden müssen:

  • Wie kann man als Personaler eine angemessene Absage verfassen?
  • Wie wird ein Absageschreiben strukturell aufgebaut?
  • Inwieweit sollte man explizit auf die Gründe für die Absage eingehen?
  • Warum sollte man auf unpersönliche Absagen verzichten?
  • Wie geht man am besten mit Kritik nach einer Absage in sozialen Netzwerken um?

Bevor Sie aussagefähige Absagen verfassen, sollten Sie sich als Personaler und zukünftiger Arbeitgeber in Bezug auf die Entscheidung für Ihren neuen Mitarbeiter sehr sicher sein. Diese Überzeugung und eine einvernehmliche, interne Bestätigung aller Beteiligten hilft Ihnen, die Absageschreiben authentisch zu verfassen oder unterlegenen Kandidaten in einem freundlichen Telefonat abschließend abzusagen.

Da im Endeffekt oft nur Nuancen die endgültige Entscheidung für oder gegen einen Bewerber bestimmen, ist eine gute Vorbereitung auf alle Bewerbungsgespräche unerlässlich. Wissen Sie genau, was Sie vom Bewerber erwarten, können Sie in den Vorstellungsgesprächen viel besser die Unterschiede zwischen den einzelnen Job-Aspiranten erkennen. Ihre Beobachtungen und Ihre intensive Vorbereitung helfen Ihnen dann, alle Absagebriefe konkret und individuell zu verfassen. Achten Sie daher nicht nur auf Sympathie und Freundlichkeit der Kandidaten, sondern auch darauf, wie Eigenschaften und Erfahrungswerte der Bewerber Ihr Unternehmen kurz- und langfristig erfolgreicher machen werden.

Beispiel für Mitarbeiterentscheidung:

Sie suchen einen Außendienstmitarbeiter für ein wichtiges, regionales Gebiet. Aus einer Auswahl von zwanzig Bewerbern extrahieren Sie letztlich zwei Kandidaten, die Sie für ein Entscheidungsgespräch einladen. Während der erste Aspirant durch Freundlichkeit, gute Umgangsformen und verkäuferisches Talent überzeugt, bringt der zweite als Mehrwert bereits sehr gute, belastbare Kontakte zu Top-Kunden im Gebiet mit. Beide Kandidaten sind aufgrund ihrer Qualifikation und aller Soft Skills gut für die vakante Position geeignet. Letztlich entscheiden Sie sich für jedoch für den zweiten Bewerber. Den Ausschlag für Ihre Entscheidung gibt der Umstand, dass ein neuer Mitarbeiter mit umfangreichen Kundenkenntnissen und Kontakten wahrscheinlich schneller und effektiver Umsätze und Marktanteile erwirtschaften und seine Ziele erreichen kann.

Die Entscheidung liegt am Schluss immer beim Personaler

Letztendlich entscheiden Sie sich als Personaler nach einem Vorstellungsgespräch immer für den Bewerber, der aus Ihrer Sicht den höchsten individuellen Nutzen und Mehrwert für Ihr Unternehmen darstellt. Ähnlich wie bei einem Verkaufsgespräch spielen auch hier Nutzen und Mehrwert eine entscheidende Rolle. Da jedoch neben dem neuen Stelleninhaber auch weitere Kandidaten im Vorstellungsgespräch überzeugt haben, stellt sich die Frage, wie Sie diesen Bewerbern professionell und positiv absagen können.

Tipp: Neben Top-Kandidaten bewerben sich auch immer wieder Personen, bei denen bereits zu Beginn eines Vorstellungsgespräches absehbar ist, dass diese nicht zum Unternehmen und zur ausgeschriebenen Position passen. Auch wenn Ihre negative Entscheidung intern schnell getroffen wird, sollten Sie sich aus Gründen der Höflichkeit und der Fairness Zeit dabei lassen, dem Bewerber abzusagen. Geben Sie jedem Kandidaten das Gefühl, dass Sie sich als Unternehmen eingehend und persönlich mit der Bewerbung beschäftigt haben. Terminieren Sie eine Absage daher so, dass Ihr Respekt vor den Bemühungen des Bewerbers deutlich erkennbar ist.

Welche gesetzliche Pflicht gibt es in Bezug auf Bewerbungsabsagen?

Aus gesetzlicher Sicht ergibt sich zunächst keine Verpflichtung, unterlegene Kandidaten schriftlich oder mündlich von einer Absage zu unterrichten. Aus Imagegründen sollten Sie aber in jedem Fall allen Bewerbern absagen, die nicht für eine Position in Ihrem Unternehmen in Frage kommen. Tun Sie dies nicht, kann sich diese Vorgehensweise schnell herumsprechen und negative Folgen in Bezug auf Ihr Ansehen als Unternehmung haben.

Wichtig: Auch wenn sich keine gesetzliche Absagepflicht ergibt, haben alle Bewerber ein Anrecht darauf, postalisch eingesandte Bewerbungsunterlagen auf eine Stellenannonce zurückzuerhalten. Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) regelt zudem die Aufbewahrungs- und Speicherfristen für Bewerbungsunterlagen.

Außerdem vermittelt § 670 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB), das jeder Kandidat, der zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen wird, ein Anrecht auf Erstattung von angemessenen Reisekosten hat. Dies bezieht sich vor allem auf die Bezahlung von Bahntickets der 2. Beförderungsklasse und die Rückerstattung 0,30 Euro pro Kilometer bei der Anreise mit dem eigenen PKW. Auch Hotelkosten müssen in einem respektablen Rahmen übernommen werden. Um als Unternehmen auf der sicheren Seite zu sein, ist es empfehlenswert, allen Bewerbern Reiserichtlinien zu kommunizieren, die für Vorstellungsgespräche gelten.

Besonderheiten bei Absagen an schwerbehinderte und gleichgestellte Bewerber

Zudem gibt es eine Personengruppe, bei der Sie gesetzlich verpflichtet sind, eine Absage nach einem Vorstellungsgespräch zu kommunizieren. Es handelt sich dabei um schwerbehinderte und gleichgestellte Bewerber, für die Sie als potenzieller Arbeitgeber bereits in der Bewerbungsphase eine besondere Fürsorgepflicht haben.

Info: Als gleichgestellte Bewerber werden Kandidaten bezeichnet, die nicht den gesetzlichen Grad der Schwerbehinderung von mindestens 50 Prozent erzielen, aber nach einem Antrag auf Gleichstellung trotzdem wie schwerbehinderte Menschen behandelt werden.

Die gesetzliche Grundlage für den korrekten Umgang mit Schwerbehinderten und Gleichgestellten ist im Sozialgesetzbuch verankert.

Im § 164 SGB IV wird unter anderem darauf hingewiesen, dass bei einem negativen Bescheid auf die Bewerbung eines schwerbehinderten Kandidaten alle Beteiligten unverzüglich über die Gründe informiert werden müssen. Unterrichtet werden müssen dabei unter anderem die Schwerbehindertenvertretung, der Personal- oder Betriebsrat und der Bewerber selbst.

Diese Bekanntgabe der Absage kann mündlich vorgenommen werden, aus Transparenzgründen empfiehlt sich jedoch die Schriftform. Wird eine Absage ohne konkrete Gründe formuliert, so gilt die Annahme, dass die Rejektion in der Schwerbehinderung des Bewerbers begründet liegt. Der schwerbehinderte Kandidat kann in diesem Fall Klage gegen das Unternehmen erheben.

Wie sollte man als Personaler eine angemessene Absage verfassen?

Ein Absageschreiben nach einem Vorstellungsgespräch ist sowohl für Betriebe wie auch für Bewerber ein wichtiges Dokument. Es stellt den letzten Schritt der Stellenbewerbung im Unternehmen dar und ist ein eindeutiger Abschluss im Bewerbungsprozess. Durch die Art und Weise der Absage vermitteln Sie zudem, wie wichtig Ihnen Kandidaten sind und wie professionell Sie Bewerbungen im Unternehmen bearbeiten. Bei aller gebotenen Distanz und Sachlichkeit zu den Kandidaten und Ihrer Vita sollten Sie immer bedenken, dass sich viele Bewerber sehr viel Mühe beim Verfassen der Bewerbungsunterlagen gegeben haben. Die Zeit für die Erstellung der Unterlagen und für die Vorstellungsgespräche sollten Sie daher entsprechend wertschätzen. Dies können Sie auch im Absage-Schreiben klar zum Ausdruck bringen.

Bestimmen Sie zudem intern, in wessen Namen der Absagetext formuliert werden sollte. Bei Unternehmen mit einer eigenen Personalabteilung übernehmen vor allem die Mitarbeiter im Recruiting und die zuständigen Personaler das Absagen von Kandidaten. Dies gilt auch dann, wenn die eigentliche Entscheidung an anderer Stelle getroffen wurde.

Kleinere Betriebe setzen dagegen oft die Assistenz der Geschäftsführung als Ansprechpartner ein. Egal welche Person intern als Absender der Absage bestimmt wird: In jedem Fall sollte dieser Mitarbeiter sehr genaue Kenntnisse über den Vorgang, die Gründe der Absage und auch über die Kandidatenprofile haben. Aus dem Anschreiben sollte zudem unmissverständlich ersichtlich werden, wer Ansprechpartner ist und wie dieser telefonisch oder schriftlich zu erreichen ist. Mit dieser Transparenz im Absageschreiben zeigen Sie Wertschätzung für die unterlegenen Kandidaten und stellen sich als offenes, mitarbeiterzentriertes Unternehmen dar.

Absageschreiben nach einem Vorstellungsgespräch werden sehr oft per Email versandt. Ein unterschriebenes Absageschreiben auf dem Briefpapier des Unternehmens wirkt jedoch viel wertiger und professioneller als eine einfache Email. Überlegen Sie daher gut, wie Sie als Unternehmen wirken möchten und entscheiden Sie sich für eine Variante, die Ihr Employer Branding hervorhebt und stärkt.

Wie kann ein Absageschreiben strukturell aufgebaut werden?

Die Struktur eines Schreibens, mit dem Sie einem Bewerber für eine vakante Position absagen, ist mit dem Aufbau anderer Geschäftsbriefe vergleichbar. Egal ob Sie das Schreiben per Email oder schriftlich auf Firmenbriefpapier verfassen, der Betreffzeile kommt eine wichtige Funktion zu. Vermitteln Sie sofort im Betreff, dass es sich beim übersandten Schriftstück um eine Absage handelt. So kommunizieren Sie klar den Anlass des Schreibens. Auch sollten Sie immer die Position aufführen, auf die sich der Kandidat beworben hat. Auf einen Blick erfährt der Kandidat so von Ihrer Entscheidung und kann sich gedanklich auf die Absage einstellen.

Ein Absageschreiben nach einem Vorstellungsgespräch sollte generell sachlich und kurz verfasst werden. Als Faustformel gilt, dass eine Absage auf einem DIN-A4-Briefbogen zusammengefasst werden sollte. Trotz der gebotenen Geschäftsmäßigkeit dürfen Sie das Schreiben individuell und mit natürlicher Sprache verfassen. Statt allgemeingültiger Floskeln zeigen Sie so dem Bewerber, dass Sie trotz der Absage ein hohes persönliches Interesse an ihm haben.

Tipp: Statt mit Entschuldigungen wie: „Es tut uns leid“ oder „leider“ zu argumentieren, sollten Sie immer positiv und aus Sicht Ihres Unternehmens schreiben. Auch wenn es Ihnen für den Bewerber leidtut, haben Sie als Unternehmen einen passenden neuen Mitarbeiter gefunden. Argumentieren Sie in Ihrem Schreiben daher immer sachlich und verzichten Sie auf entschuldigende Worte.

Ohne auf die eigentlichen Absagegründe einzugehen, sollten Sie sich zudem in den Einleitungssätzen beim Bewerber freundlich für sein Interesse am Unternehmen bedanken. Stellen Sie dabei klar, dass Ihre Entscheidung sachlich getroffen wurde und nichts mit seiner Person zu tun hat. Je nach Sympathie und persönlichem Empfinden dürfen Ihr Dank und Ihre freundlichen Worte ausladender und empathischer ausfallen.

Mittel- und Schlussteil einer Absage formulieren

Im Mittelteil Ihres Schreibens ist es vorteilhaft, vor allem Formulierungen zu verwenden, die auf die schriftlichen Bewerbungsunterlagen oder auf Aussagen des Bewerbers im Vorstellungsgespräch explizit eingehen. Loben Sie mit Ihren Feststellungen und bringen Sie Respekt für den bisherigen Werdegang des Kandidaten zum Ausdruck. Beschreiben Sie gleichzeitig die oberflächlichen Gründe, warum Sie sich für einen anderen Bewerber entschieden haben. Mit etwas Empathie, Freundlichkeit und zukunftsorientierter Rhetorik stellen Sie ihr Unternehmen durch eine ansprechende Wortwahl in ein positives Licht und lindern die Enttäuschung des Kandidaten.

Im Schlussteil Ihres Absageschreibens ist es angebracht, dem Bewerber durch freundliche Wünsche Mut zu machen. Ein aufmunternder Satz und ein aufrichtiger Dank motivieren und helfen dem abgesagten Kandidaten bei seiner weiteren Suche nach einer geeigneten Position. Es ist dabei nicht Ihre Aufgabe, die Enttäuschung des Bewerbers durch besonders einfühlsame Worte abzumildern. Vielmehr geht es am Schluss Ihres Absageschreibens darum, professionell und individuell zu Ausdruck zu bringen, dass Sie dem Kandidaten persönlich und bei der weiteren Jobsuche alles Gute wünschen.

Checkliste Absageschreiben:

Wichtige Punkte Nutzen für Ihr Employer Branding
Betreffzeile: Grund des Schreibens Offenheit und Ehrlichkeit
Absender: klar erkenntlich Ausdruck von Transparenz
Papierformat: 1 DIN A4-Seite, sachliche Schreibweise Professioneller Eindruck
Einleitung: Dank für die Bewerbung Ausdruck von Wertschätzung und Empathie
Einleitung: Entscheidung rein sachlich Ausdruck von Wertschätzung für die Person
Mittelteil: Auf Bewerber eingehen Absage wurde nach klaren Kriterien getroffen
Mittelteil: Grund für Entscheidung Information, warum Bewerber abgesagt wird
Schlusssatz: Aufmunternder Satz Aufrichtiger Dank, sowie Darstellung Ihres positiven Unternehmensbildes

 

Inwieweit sollte man auf die Gründe für die Absage eingehen?

Aus dem Aspekt des Bewerbers wäre es zielführend und positiv, wenn Sie als Personaler die Gründe für eine Absage nach einem Vorstellungsgespräch offen und klar kommunizieren. Nachdem bereits eine Vertrauensbasis geschaffen wurde und Sie sich umfassend kennengelernt haben, mag gerade aus Sicht des Bewerbers die Enttäuschung über Ihre negative Entscheidung sehr groß sein. Die Gründe für die Absage interessieren dabei jeden Kandidaten.

Während einige Bewerber aus Ihrem Feedback für ein nächstes Gespräch vor allem lernen möchten, neigen andere Kandidaten dazu, sich zu rechtfertigen und Ihre Entscheidung in Zweifel zu ziehen. Daher raten die meisten Juristen, die genauen Absagegründe nicht zu erläutern und Ihre mündlichen und schriftlichen Aussagen so allgemein wie möglich zu halten. Hierfür gibt es mindestens zwei Gründe:

  1. Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG)
  2. Mögliche, langwierige Diskussionen mit dem Bewerber

Das allgemeine Gleichbehandlungsgesetz und Ihr Absageschreiben

Das allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) ist ein Gesetz des Bundes, welches im allgemeinen Sprachgebrauch auch als Antidiskriminierungsgesetz bekannt ist. Es hat das Ziel, Einzelpersonen vor Benachteiligungen zu schützen. Mögliche Gründe für eine Diskriminierung bei einer Bewerbung oder für eine Absage des Bewerbers könnten sein:

  • Ethnische Herkunft oder Hautfarbe
  • Geschlecht
  • Religionszugehörigkeit
  • Eine Behinderung
  • Das Alter des Bewerbers
  • Sexuelle Identität

Was sagt das Gesetz bei Absagen nach dem Gleichbehandlungsgesetz?

Die Paragrafen 6 bis 18 des AGG umfassen den arbeitsrechtlichen Gesetzesteil und haben damit direkten Einfluss auf die Behandlung von Bewerbern. Für Unternehmen bedeutet dies, von der Formulierung der Ausschreibung über den Eingang von Bewerbungsunterlagen bis zum Absageschreiben, jederzeit die Erfordernisse des AGG zu erfüllen.

Der § 7 des AGG führt zum Beispiel aus, dass Beschäftigte oder Bewerber nicht benachteiligt oder aufgrund der angeführten Gründe diskriminiert werden dürfen. Eine Nichtbeachtung des AGG kommt dabei einer Verletzung vertraglicher Pflichten gleich. Dass dies auch für die Ausschreibung gilt, macht der § 11 des AGG klar, in dem bestimmt wird: „Ein Arbeitsplatz darf nicht unter Verstoß gegen § 7 Abs. 1 ausgeschrieben werden.“

Jeder Mitarbeiter oder Bewerber hat zudem gemäß § 13 ein Beschwerderecht. Dieses schließt ein, bei einem Verdacht auf Benachteiligung nach Maßgabe des AGG Klage zu erheben oder sich zu beschweren. Im AGG im § 15 wird zusätzlich geregelt, dass eine monetäre Entschädigung bei bewiesener Zurücksetzung 3 Monatsgehälter nicht überschreiten darf.

Viele Unternehmen verzichten daher bereits vorab darauf, persönliche Daten der Bewerber zu erfragen. So verhindern Sie wirksam, dass Kandidaten nach einer Absage nach dem Vorstellungsgespräch rechtliche Maßnahmen einleiten. Daten wie Religionszugehörigkeit, Geburtsdatum oder Familienstand sind daher im Bewerbungsprozess irrelevant. Ähnlich wie auf dem anglo-amerikanischen Markt üblich, ist zudem auch in Deutschland ein Bewerbungsfoto nur noch auf Anfrage den Bewerbungsunterlagen beizufügen.

In der Ausschreibung wird außerdem darauf geachtet, alle Anforderungen an potenzielle Positionsinhaber möglichst neutral zu verfassen. So ist sichergestellt, dass keine Angriffspunkte vorhanden sind, die enttäuschte Bewerber animieren, sich aufgrund der der Bestimmungen des AGG benachteiligt zu fühlen. Neben der Geschlechtsneutralität (männlich/weiblich/divers) geht es vor allem darum, Benachteiligungen in Bezug auf Religion oder Alter von Beginn an auszuschließen.

Beispiel für das Absageschreiben:

So wie Sie in einer Ausschreibung auf Umschreibungen wie: „Wir suchen für unser junges Team tatkräftige, junge Führungspersönlichkeiten“ verzichten würden, sollten Sie auch im Absageschreiben darauf achten, neutrale Formulierung zu verwenden. Statt offen zu schreiben: „Wir haben uns daher für einen Kandidaten entschieden, der aus Altersgründen gut in unser Team passte“ konzentrieren Sie sich in der Begründung auf eine Umschreibung wie: „Daher haben wir uns für einen anderen Kandidaten entschieden, der noch besser zu dem gesuchten Anforderungsprofil passt!“

Beim AGG handelt es sich zweifellos um ein gesellschaftlich wichtiges und wirksames Mittel, um Chancengleichheit zu gewährleisten und Diskriminierung vorzubeugen. Unternehmen müssen aufgrund der Gesetzgebung verstärkt darauf achten, alle Formulierungen zu vermeiden, die einen Bewerber benachteiligen könnten. Das gilt auch im Absageschreiben. Formulieren Sie daher allgemein und achten Sie bei persönlichen oder schriftlichen Nachfragen darauf, die wirklichen Absagegründe als Interna zu behandeln. So laufen Sie keine Gefahr, von Kandidaten verklagt zu werden, obwohl der Grund der Absage in der Qualifikation begründet ist. Neben hohen Entschädigungszahlung hat dies oft eine negative Berichterstattung und viel administrativen und juristischen Aufwand zur Folge und wirkt intern und extern unprofessionell.

Mögliche, langwierige Diskussionen mit dem Bewerber umgehen

Um unnötige Diskussionen über Absagegründe nach einem Vorstellungsgespräch zu vermeiden, ist es für Personaler zielführend, klar und fokussiert mit dem abgesagten Kandidaten zu argumentieren. Teilen Sie bei einer telefonischen Nachfrage zu Beginn des Gespräches mit, dass man den Beschluss sachlich getroffen hat und nichts mit der Person des Bewerbers zu tun hat. Stellen Sie in Ihrer Argumentation klar, dass die Entscheidung bereits intern kommuniziert und daher nicht mehr veränderbar ist. Beschränken Sie sich dann auf ein oder zwei positive Punkte, die Ihnen am Bewerber aufgefallen sind und bedanken Sie sich freundlich für die persönliche Nachfrage. Achten Sie vor allem darauf, keine Details und interne Absagegründe preiszugeben. Jedes Detail bietet weiteren Gesprächsstoff und Möglichkeiten zur Rückfrage.

Merken Sie, dass es zu permanenten Nachfragen kommt und ein Bewerber seine Absage nicht akzeptieren kann, so teilen Sie freundlich aber sehr bestimmt mit, dass Sie aus internen Gründen keine Absagegründe kommunizieren können und beenden Sie das Gespräch einvernehmlich.

Diskussionen mit Bewerbern führen zu keinem abweichenden Ergebnis, wenn Sie Ihre Unternehmensentscheidung bereits getroffen und kommuniziert haben. Auch wenn Enttäuschung und eine latente Niedergeschlagenheit beim Bewerber nachvollziehbar sind, ist dies kein Grund für langwierige Erörterungen ohne bleibenden Wert. Als Unternehmen bestimmen Sie letztlich, welcher Kandidat aus Ihrer Sicht die beste Wahl für die vakante Position ist. Daher sollten Sie bei Nachfragen jederzeit freundlich und positiv argumentieren. Signalisieren Sie gleichzeitig eindeutig, dass für den Bewerber keine Chance im Unternehmen besteht.

Warum man auf unpersönliche Absageschreiben verzichten sollte

Nutzen Sie ein Absageschreiben nach einem Vorstellungsgespräch außerdem immer dazu, sich als weltoffenes, faires und kommunikatives Unternehmen darzustellen. Dies gelingt Ihnen am besten, wenn Sie jeden Bewerber auch bei einer Absage individuell behandeln. Drücken Sie in einem persönlichen und selbst verfassten Text Ihren Dank für die Bewerbung und die interessanten Vorstellungsgespräche aus, so macht dies bei jedem Kandidaten Eindruck. War der Bewerber so überzeugend, dass er generell für Ihr Unternehmen in Frage kommt, dann signalisieren Sie ihm, dass Sie ihn in ihren Talentpool aufnehmen möchten. Lassen Sie die Genehmigung zur Speicherung seiner personenbezogenen Daten nach DSGVO-Kriterien schriftlich bestätigen.

In unserer vernetzten Welt sollten Sie zudem nicht unterschätzen, welchen Einfluss Erfahrungsberichte in Social-Media-Kanälen wie Facebook und Instagram und Bewertungsportale wie Kununu auf Kandidaten und Talente haben. Mit einer objektiven, freundlichen und individuellen Absage erhöhen Sie die Chance, dass sich der Bewerber im Freundeskreis oder in einem Posting positiv über Ihr Unternehmen äußert. Letztlich kommt es im gesamten Bewerbungsprozess auf eine faire, persönliche und bedarfsorientierte Behandlung des Kandidaten an. So gestalten Sie nicht nur einen optimalen und professionellen Prozess, sondern gewinnen auch als Unternehmen die Sicherheit, die besten Bewerber für Ihre offenen Positionen zu rekrutieren.

Wie Sie mit Kritik nach einer Absage in sozialen Netzwerken umgehen sollten

Auch wenn Sie sich bemüht haben, alle Kandidaten im Bewerbungsprozess fair und positiv zu behandeln, werden Sie den ein oder anderen Bewerber identifizieren, der nach einer Absage unzufrieden und ungehalten auftritt. Ob dies ein Ausdruck gekränkter Eitelkeit oder echte Bestürzung ist, ist dabei oft schwer nachzuvollziehen. Wird die Kritik nur in einem Schreiben an Ihren Vorgesetzten oder in einem persönlichen Telefonat geäußert, so können Sie gut damit umgehen und Verständnis zeigen.

Anders sieht es aus, wenn Sie nach einer Absage unzutreffende Kommentare über sich oder Ihr Unternehmen in einem Erfahrungsbericht in einem Bewertungsportal lesen. Manch abgelehnter Kandidat macht seinem Ärger hier Luft und beachtet dabei in Bezug auf Schreibstil und Inhalt in keinem Fall die Netikette.

Erfahren Sie von falschen Anschuldigungen oder einer fehlerhaften Darstellung Ihrer Absage, so suchen Sie als Personaler das offene Gespräch mit dem Bewerber. Schreiben Sie gleichzeitig auch eine freundliche, positive Gegendarstellung im Portalbereich, um die Anschuldigungen zu entkräften. Denken Sie dabei daran, dass alle Online-Kommentare große Auswirkungen auf die Außendarstellung Ihres Unternehmens haben und daher mit viel Sorgfalt zu formulieren sind. Verweisen Sie in Ihrem Kommentar auf die Transparenz Ihres Bewerbungsprozesses und führen Sie als Beweis Informationen Ihrer Internetseite an, die den Auswahlprozess für jeden Bewerber anschaulich darstellen.

Auf unberechtigte Kritik und Anschuldigungen nicht zu reagieren, werten Außenstehende und potenzielle Bewerber häufig als Schuldeingeständnis. Dies könnte dazu führen, dass der ein oder andere Kandidat seine Bewerbung nicht mehr an Ihr Unternehmen richtet. Dies ist in Zeiten des Fachkräftemangels durchaus ein Umstand, der interne Probleme im Arbeitsprozess auslösen kann. Daher sind Transparenz, Offenheit und Klarheit in der Argumentation auch in diesem Fall wirksame Maßnahmen, um sich und Ihr Unternehmen öffentlich positiv darzustellen.

Zusammenfassung und Fazit:

Absagen nach Vorstellungsgesprächen gehören zum Bewerbungsprozess. Im Recruiting oder in der Personalabteilung haben Sie als Personaler die Verantwortung, den gesamten Prozess offen und fair zu gestalten. Dazu gehört es unter anderem, die Maßgaben des allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) in jeder Phase der Rekrutierung zu beachten. Dies gilt auch für die Formulierungen Ihres Absageschreibens. Dieses sollten Sie nach Möglichkeit individuell und persönlich verfassen. Vor allem dann, wenn Sie einem Bewerber absagen müssen, der im Vorstellungsgespräch eine sehr gute Leistung gezeigt hat, zählen Fingerspitzengefühl und Empathie bei der Formulierung Ihrer Worte.

Verzichten Sie möglichst auf unpersönliche, langweilige Absageschreiben. Diese vermitteln keine Wertschätzung für die Bemühungen des Bewerbers und stellen gleichzeitig auch Ihr Unternehmen als unpersönlich und unprofessionell dar.

Transparenz im Absageschreiben

Im Schreiben sollten Sie bereits in der Betreffzeile klar und eindeutig kommunizieren, dass es sich um eine Absage handelt. Das sorgt für Transparenz. Im weiteren Verlauf Ihrer Ausführungen sollten Sie sich aufrichtig für die Bewerbung bedanken, Punkte darlegen, die Ihnen am Bewerber positiv aufgefallen sind und mitteilen, warum Sie sich trotzdem für einen der Mitbewerber entschieden haben. Statt klare Gründe zu benennen, sollten Sie in diesem Teil Ihrer Absage an der Oberfläche bleiben. Mit den besten, ernstgemeinten Wünschen für die weitere Stellensuche und den weiteren Lebensweg des Kandidaten können Sie das Absageschreiben beenden.

Möchte ein Bewerber nach Ihrer Absage persönlich über die Gründe sprechen und mit Ihnen über die Entscheidung diskutieren, so lassen Sie sich keinesfalls auf die Erörterung von Detailfragen ein. Der Bewerber hat nicht das Recht, interne Informationen zu erfahren. Eine Ausnahme bilden hierbei Schwerbehinderte, die ein gesetzliches Anrecht auf eine Informationsweitergabe haben. Bleiben Sie im persönlichen oder schriftlichen Kontakt jederzeit freundlich und höflich, aber in Bezug auf die Gründe der Absage diskret und verschwiegen. Gleiches gilt für Social-Media-Kommentare oder Abhandlungen in Bewertungsportalen, die unzutreffend sind.

Ihr Absageschreiben ist, ebenso wie Ihre Handlungen während aller anderen Phasen im Rekrutierungsprozess, ein Indiz dafür, für welche Werte Ihr Unternehmen steht. Zeigen Sie daher durch Ihre verbale und nonverbale Kommunikation, dass Ihr Unternehmen für Offenheit, Transparenz und Klarheit steht. Dann werden abgelehnte Bewerber Ihre Entscheidung eher akzeptieren. Gleichzeitig werden Sie den Ruf genießen, ein bewerberfreundliches Unternehmen zu sein und dadurch weitere Bewerber und Talente anziehen.

Autor: Torsten Niermann

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