Active Sourcing als Unternehmen: So geht’s richtig

Mit Active Sourcing besetzen Sie Stellen schneller nach und bauen einen Talentpool auf, sodass sie bei Bedarf auf Wunschkandidaten zurückgreifen können. Entscheidend für den Erfolg ist, dass es richtig gemacht wird.

In Zeiten von Fachkräftemangel, einem an vielen Stellen gesättigten Arbeitsmarkt und dem „War-of-talents“, also dem Kampf um Talente, kommt Active Sourcing eine wichtige Bedeutung zu. 

Schließlich genügt es heute nicht mehr, als Unternehmen eine Stellenanzeige zu schalten und sich zurückzulehnen, bis die Bewerber der Reihe nach anklopfen. Die Zeiten sind vorbei und die Suche nach Talenten muss aktiv geschehen. Active Sourcing ist dafür ein geeignetes Mittel.

Was ist Active Sourcing?

Active Sourcing ist ein Teil des Recruitings. Es meint die aktive Direktansprache von Kandidaten, die auf eine vakante Stelle passen könnten. Somit meint Active Sourcing eine Methode zur Personalbeschaffung. 

Die Technik des Active Sourcing weist einige Parallelen zum Headhunting auf. Sowohl beim Active Sourcing als auch beim Headhunting werden gezielt potenzielle Kandidaten angesprochen. Der Unterschied: Während externe Headhunter versuchen, überwiegend Spitzenpositionen zu besetzen, kann Active Sourcing von der Personalabteilung intern genutzt werden, um Fach- und Führungskräfte zu finden.

Auch geht es beim Active Sourcing darum, nicht nur potenzielle Kandidaten zu erreichen, die eh gerade auf Jobsuche sind, sondern auch diejenigen, die nicht aktiv auf der Suche nach einem neuen Job sind, sondern sich nur gelegentlich über den Markt informieren. Hier lautet das Stichwort Abwerbung.

Warum ist Active Sourcing wichtig für Unternehmen?

Um als Unternehmen am Ball zu bleiben und den Weg zu neuen Talenten offen zu halten, ist Active Sourcing wichtig. Wenn alle anderen Unternehmen aktiv sind und Kandidaten an sich binden und Sie nicht, haben Sie das Nachsehen, wenn es zu einem Personalengpass in Ihrem Unternehmen kommt. 

Auch ist es in einigen Bereichen immer schwerer geworden, Fachkräfte zu finden, weshalb Sie gar nicht früh genug damit starten können, potenzielle Talente zu rekrutieren und einen Pool aufzubauen.

Welche Vorteile bietet Active Sourcing?

Wer Kandidaten gezielt sucht und anspricht, hat mehr Potenzial Stellen zügig nachzubesetzen, als wenn das Recruiting rein passiv passiert und auf eingehende Bewerbungen gewartet wird. Zu den Vorteilen zählen:

• Verkürzung der Zeit zwischen der Ausschreibung einer Stelle und Einstellung eines neuen Mitarbeiters (Time-to-Hire)
• Aufbau eines Talentpools, auf den bei personellen Engpässen zurückgegriffen werden kann
• Kontakt zu potenziellen Kandidaten besteht frühzeitig, weshalb Besetzungen häufig schneller und in einem stärkeren Vertrauensverhältnis erfolgen können
• Mitarbeiter können gezielt vom Unternehmen selbst ausgewählt werden – eventuelle Wunschkandidaten können individualisiert angesprochen werden
• Mehrere Kanäle können parallel zur Direktansprache von Kandidaten genutzt werden
• Stärkung des Employer Brandings, indem sich Unternehmen selbst im besten Licht präsentieren können, indem sie die Candidate Experience optimieren
• Niedrige Kosten

Welche Nachteile hat Active Sourcing?

Beim Active Sourcing ist entscheidend, dass es planvoll durchgeführt wird, andernfalls kann es auch Nachteile bringen:

• Zeit- und Ressourcenfresser
• dadurch hohe Personalkosten 
• Reputationseinbuße

Gehen Unternehmen Active Sourcing falsch an, kann sich das negativ auf das eigene Firmenimage auswirken. Auch kostet das Sourcing bei falscher Herangehensweise viel Zeit und Geld, was Unternehmen im Sinne der Effizienz vermeiden sollten. 

Was sind die Voraussetzungen für Active Sourcing?

Unternehmen, die Active Sourcing betreiben wollen, müssen sich zunächst überlegen, ob sie das intern über ihre Personalabteilung oder über einen externen Dienstleister abwickeln wollen. Um Active Sourcing erfolgreich zu betreiben, müssen sowohl die Stelle als auch der Wunschkandidat klar definiert sein. 

Nur wenn ein eindeutiges Kandidatenprofil vorhanden ist, können Mitarbeiter aus der Personalabteilung oder externe Recruiter auch gezielt aktiv nach Kandidaten suchen und diese ansprechen. Falls im Rahmen der Candidate Experience bestimmte Aspekte im Vordergrund stehen sollen, wie zum Beispiel die Art der Ansprache (persönlich oder standardisiert, per Du oder per Sie etc.) oder wie viele Informationen gleich zu Beginn mit dem Kandidaten geteilt werden sollen (Gehaltsspanne, Sozialleistungen etc.), dann sollte das klar definiert werden.

Tipp 1: Soll das Active Sourcing über Karriere-Netzwerke wie LinkedIn oder Xing ablaufen, ist es unerlässlich, dass die Active Sourcer über ein gut gepflegtes Profil verfügen, mit dem sie Wunschkandidaten anschreiben. Nur so ist auf den ersten Blick ersichtlich, dass es sich um eine ernst gemeinte Anfrage und nicht um Spam handelt.

Tipp 2: Sollen Bewerberdaten gespeichert werden, ist es aus Datenschutzsicht unerlässlich, sich zuvor das Einverständnis des Kandidaten einzuholen.

Active Sourcing in 3 Schritten: Wie läuft der Prozess ab?

Der Active Sourcing Prozess kann im Rahmen der modernen Personalbeschaffung in drei Schritte unterteilt werden:

1. Vorbereitung: Der Recruiter macht sich Gedanken, welche Kompetenzen für die ausgeschrieben Position relevant sind. Nach der Erarbeitung des Anforderungsprofils geht es ans Finetuning: Welche Persönlichkeiten könnten für die Position geeignet sein?
2. Recherche: Anschließend wird überlegt, wo solche Persönlichkeiten zu finden sind. Das können bestimmte Tagungen oder Kongresse oder auch spezielle Gruppen in Business-Netzwerken sein. Ebenfalls beliebt sind die sozialen Karriere-Netzwerke LinkedIn und Xing, über die Recruiter nach passenden Kandidaten Ausschau halten können.
3. Ansprache: Nun geht es an die Kontaktaufnahme und die proaktive Ansprache bestimmter Personen, die gut auf die ausgeschriebene Stelle passen würden. Das kann on-, aber auch offline geschehen.

Welche Methoden des Active Sourcings gibt es?

Active Sourcing kann auf verschiedene Art und Weise betrieben werden:

• Direktansprache von Kandidaten über soziale Job-Netzwerke wie Xing und LinkedIn, auch Profile Mining genannt
• Über einen bereits angelegten internen Talentpool, was den Vorteil hat nicht bei null anfangen zu müssen
• Über einen externen Pool, der von Unternehmen und Personalagenturen gepflegt wird und die bei der Vermittlung helfen können
• Refferal Sourcing beziehungsweise Mitarbeiterempfehlungen, wobei bestehende Kontakte dafür genutzt werden, neue Kandidaten zu finden
• Offline Karriere-Events und -Messen, auf denen sich potenzielle Kandidaten tummeln
• Über die Karriere-Website eines Unternehmens
• Mittels Open-Web-Suche oder Boolescher Suche (ein strukturierter Suchprozess unter bestimmten Keywords, mit dem die besten Treffer erzielt werden sollen), können gezielt relevante Suchergebnisse herausgefiltert werden
• Über Lebenslauf-Datenbanken: Hier gibt es viele von Jobsuchenden hinterlegte Lebensläufe, die ein umfassendes Bewerberbild abgeben

kombinieren. Eine schrittweise und systematische Kombination der Ergebnisse trägt dazu bei, die Kandidatenauswahl bestmöglich einzugrenzen. Das wird als sogenanntes „Talent Mining“ bezeichnet und stellt keinen eigenen Kanal dar, sondern vielmehr eine praxiserprobte Methode, um noch spezifischere Ergebnisse bzw. eine noch schärfer konturierte Kandidatenauswahl zu erhalten.

Wie sind Personalmitarbeiter beim Active Sourcing erfolgreich? 5 Tipps

Personalmitarbeiter, die Active Sourcing durchführen, müssen sich mit den verschiedenen Plattformen und Methoden auskennen, um erfolgreich zu sein. Viele Talente werden mit Anfragen zu Jobs überhäuft, weshalb die Kunst darin liegt, aus der Masse herauszustechen. 

1. Persönliche und individuelle Ansprache: Statt Standardnachrichten zu verschicken, müssen Recruiter auf Individualität setzen. Die persönliche Ansprache gewinnt gegenüber Copy und Paste-Nachrichten. In der Nachricht an einen Kandidaten sollte deutlich werden, dass die Eckdaten und der bisherige Karriereverlauf – soweit angegeben – gründlich studiert wurden und dass die angebotene Stelle auch wirklich zu der Person passt. Auch bei Offline-Ansprachen zählen ebenfalls die persönliche Ebene und das geschickte Vorfühlen. Mit dem Active Sourcing sollten vor allem Personen betraut werden, denen es gelingt, empathisch, kompetent und überzeugend aufzutreten – und zwar auf jedem Kanal.
2. Direkt viele Informationen mitgeben: Die Ansprache sollte unaufdringlich wirken und dem Kandidaten bereits die Vorteile eines möglichen Stellenwechsels aufzeigen. Schließlich sind die über das Active Sourcing angesprochenen Kandidaten häufig nicht konkret auf Jobsuche und müssen daher gezielt überzeugt werden. Auch umfassende Informationen für die Kontaktaufname sollten im Anschreiben enthalten sein, damit Kandidaten bei Fragen direkt einen Ansprechpartner haben, den sie anrufen oder per E-Mail kontaktieren können.
3. Employer Branding im Blick halten: Nur wenn das Unternehmen ansprechend wirkt und Wert auf seinen Außenauftritt legt, kann es bei potenziellen Kandidaten punkten. Bevor also mit dem Active Sourcing begonnen wird, ist es wichtig, die eigene Arbeitgebermarke in den Fokus zu nehmen und sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren: Was bieten Sie Arbeitnehmern? Was unterscheidet Sie von anderen Arbeitgebern? Wieso sollten Menschen in Ihrem Unternehmen arbeiten wollen?
4. Gezielte, semantische Suche: Ob bei Google oder direkt bei Xing oder LinkedIn – die Suchergebnisse, die eine Suchmaske ausspuckt, sind nur so gut wie die Suchbegriffe, die eingegeben wurden. Wie man richtig sucht, lässt sich lernen und mit der Zeit optimieren und öffnet die Tür dafür, Kandidaten zu finden, die andere Recruiter bislang nicht angesprochen haben. Weder einzelne Stichworte noch lange, komplizierte Sätze sind zielführend für die Suche, sondern passende Suchketten, die die wichtigsten Keywords unterbringen, führen zum Ziel. 
5. Bleiben Sie auf dem Laufenden: Active Sourcing ist im steten Wandel. Neue Plattformen und neue Trends entstehen laufend und um erfolgreich zu sein, ist es wichtig, am Ball zu bleiben. Personaler sollten daher sicherstellen, dass alle Mitarbeiter, die Active Sourcing betreiben, über die neuesten Tools und Kanäle informiert sind. Eine Erweiterung der Perspektive in die Offline-Welt sollte dabei ebenfalls nie vergessen werden, um vielversprechende Karrieremessen oder -events nicht zu verpassen. 

Tipp: Trauen Sie sich, soweit es die Firmenstrukturen zulassen, auszuprobieren, zu testen und zu recherchieren, um die optimale Stellenbesetzung zu finden! Neue Erkenntnisse können dann mit dem ohnehin vorhandenen Know-how rund um die Personalbeschaffung verbunden werden.

Was kostet Active Sourcing?

Active Sourcing kostet Zeit und Geld. Plattformen wie Xing bieten einen sogenannten „Talentmanager“ an, eine Erweiterung, über die sich gezielt Talente finden und ansprechen lassen. Der Preis pro Monat hängt von der Unternehmensgröße ab und startet bei 329 Euro pro Monat. 

Bei LinkedIn gibt es ein vergleichbares Programm – den Recruiter Light ab 160 Euro pro Monat sowie den Recruiter Corporate ab 835 Euro pro Monat.

Darüber hinaus kostet Active Sourcing Zeit. Eine Studie des Karriereportals Monster hat ergeben, dass im Schnitt für die Besetzung einer Stelle 24 Kandidaten kontaktiert werden müssen. Erhebungen über die letzten Jahre haben ergeben, dass der größte Teil der Personalmitarbeiter im Recruiting zehn bis 20 Stunden pro Woche mit Active Sourcing verbringt. Auch fünf bis zehn Stunden wurden in den Umfragen häufig angegeben. Unternehmen müssen sich überlegen, ob sie ihr Active Sourcing intern abdecken können oder ob sie es besser an eine Personalagentur, die darauf spezialisiert ist abgeben. Dafür fallen Kosten an, die aber gut investiert sein können, wenn das interne Abdecken nicht möglich ist. 

Fazit: Active Sourcing

Jedes Unternehmen sollte Active Sourcing betreiben, wenn es um das Recruiting neuer Mitarbeiter geht. Das Ausschreiben einer Stellenanzeige genügt meist nicht, um passende Kandidaten zu finden.

Active Sourcing sorgt für eine schnellere Nachbesetzung von Stellen, was für Betriebe essenziell ist, um Engpässe zu vermeiden und wirtschaftliche Einbuße zu haben. Active Sourcing sollte planvoll und auf verschiedenen Kanälen durchgeführt werden, um erfolgreich zu sein.

Entscheidend für erfolgreiches Active Sourcing ist ein Kandidatenprofil, auf dessen Basis potenzielle Talente angesprochen werden können. Die Ansprache sollte dabei individuell erfolgen, sodass sich auch Personen, die gar nicht aktiv auf Jobsuche sind, von dem Angebot abgeholt fühlen.

Eine wichtige Voraussetzung für Active Sourcing sollte Employer Branding sein, sodass potenzielle Kandidaten sich auch vom Unternehmen angesprochen fühlen und Interesse haben dort zu arbeiten. Der Aufbau einer attraktiven Arbeitgebermarke sollte daher Hand in Hand mit Active Sourcing gehen.