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Werkstudent einstellen: Was Sie beachten müssen

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Werkstudent

Young Potentials schon während des Studiums zu fördern und bestenfalls zu rekrutieren, ist zu Zeiten des Fachkräftemangels so wichtig wie noch nie – entscheiden sich doch viele Studenten nach ihrer Beschäftigung als Praktikant oder Werkstudent dafür, dem Unternehmen auch nach ihrem Studium treu zu bleiben. Bei der Anstellung von Studenten ergeben sich dabei für Firmen verschiedene Beschäftigungsmodelle. Dieser Artikel stellt Ihnen diese vor und legt dar, was Personalverantwortliche beachten sollten, wenn sie Studenten mit Werkvertrag oder auf einem anderen Weg einstellen möchten.

Werkstudent: Welche Möglichkeiten gibt es?

Ob Werkstudent, Praktikum oder geringfügige Beschäftigung: Durch verschiedene Beschäftigungsmodelle ermöglicht es der deutsche Gesetzgeber Unternehmen, Studenten auf unbürokratische und kostengünstige Art und Weise unter Vertrag zu nehmen – eine Win-win-Situation für alle Beteiligten.

Denn sowohl Werkstudenten als auch Staat und Wirtschaft sind daran interessiert, dass es für junge Menschen Möglichkeiten zur Aus- und Weiterbildung gibt – Nachwuchs-Fachkräfte fallen bekanntermaßen nicht vom Himmel.

Der Staat schafft durch eine Reduktion bzw. teilweise Aufhebung der Sozial- und Krankenversicherungsbeitragspflicht kostengünstige und attraktive Möglichkeiten für Unternehmen, Studierende unter Vertrag zu nehmen. Diese Beschäftigungsmodelle sind:

  1. Kurzfristige oder geringfügige Beschäftigung
  2. Beschäftigung als Praktikant
  3. Anstellung als Werkstudent

Dieser Artikel stellt Ihnen im Folgenden die wichtigsten Aspekte im Arbeitsrecht vor, die Sie beachten sollten, wenn Sie eines der genannten Modelle in Betracht ziehen.

1. Kurzfristige oder geringfügige Beschäftigung

Im Arbeitsrecht wird eine kurzfristige Beschäftigung als eine Anstellung bezeichnet, die nicht länger als 70 Tage bzw. drei Monate andauert, während eine geringfügige Beschäftigung auf ein monatliches Höchsteinkommen von 450 Euro beschränkt ist. Für Studenten, die auf kurzfristiger oder geringfügiger Basis beschäftigt sind, ergeben sich keine großen nennenswerten Unterschiede zu anderen, nicht-immatrikulierten Arbeitnehmern im gleichen Beschäftigungsverhältnis. Diese Beschäftigungen sind – mit Ausnahme der Kranken- und freiwilligen Rentenversicherung – nicht sozialversicherungspflichtig.

Ist der Studierende auf geringfügiger oder kurzfristiger Basis angestellt, muss der Arbeitgeber einen Beitrag von 13 Prozent für die Krankenversicherung und 15 Prozent für die Rentenversicherung zahlen. Der Student entrichtet eine Selbstbeteiligung zur Rentenversicherung über 3,7 Prozent, sofern er sich nicht davon befreien lässt.

Ein Vorteil des geringfügig oder kurzfristigen Beschäftigungsmodells liegt dabei für Arbeitgeber und Arbeitnehmer in der Tatsache, dass die beitragsfreie Krankenfamilienversicherung über die Eltern bestehen bleibt. Außerdem werden monatliche Einnahmen bis 450 Euro nicht bei der Ermessung des Förderbedarfs im Rahmen des Bundesausbildungsförderungsgesetzes (BAföG) einberechnet.

2. Beschäftigung als Praktikant

Neben der Anstellung auf kurzfristiger oder geringfügiger Basis gibt es für Betriebe zudem die Option, einen Schüler oder Studenten als Praktikanten einzustellen. Der Unterschied ist dabei jedoch, dass Arbeitgeber den Fokus eher auf die Ausbildung des Jugendlichen oder jungen Erwachsenen legen. Denn: Das Ziel eines Praktikums ist es vor allem, dem Schüler oder Studenten einen Einblick in das Berufsfeld zu ermöglichen oder ihm erste Berufserfahrung mitzugeben.

Zu unterscheiden sind dabei zwei Formen von Praktika:

  1. Pflichtpraktika: Ein Pflichtpraktikum ist immer Bestandteil einer Studienordnung, die den Ablauf eines Studiengangs regelt. Hierdurch steht der Ausbildungszweck stark im Vordergrund. Die Dauer, die Arbeitszeit und der Aufgabenbereich, welche das Pflichtpraktikum erfüllen muss, sind fast immer in der Studienordnung festgelegt.
  2. Freiwillige Praktika: Im Unterschied zu einem Pflichtpraktikum sind Praktika, die Studenten freiwillig absolvieren, nicht in einer Studienordnung festgelegt. Der Schüler oder Student absolviert diese Zeit – wie der Name schon sagt – auf freiwilliger Basis. Wichtig ist bei dieser Beschäftigungsform, dass der Arbeitnehmer nicht unbedingt in einer Fachhochschule oder Universität eingeschrieben sein muss. Auch viele Absolventen oder Schulabgänger in einem sogenannten Gap Year zwischen Bachelor und Master bzw. zwischen Schulabschluss und Studium oder Ausbildung, bewerben sich auf ein freiwilliges Praktikum. Ist dies der Fall, muss man jedoch Sonderregelungen beachten. Diese werden nachfolgend erläutert.

Die Unterscheidung zwischen Pflicht- und freiwilligem Praktikum ist im Arbeitsrecht fest verankert und insofern wichtig, als dass Arbeitgeber und Praktikant je nach Art des Praktikums unterschiedliche Rechten und Pflichten haben.

Praktikant einstellen: Rechten und Pflichten des Arbeitgebers

Absolviert ein Arbeitnehmer ein verpflichtendes Praktikum, besteht grundsätzlich kein Anspruch auf eine Aufwandsentschädigung oder Vergütung. Bei einem freiwilligen Praktikum besteht dieser Anspruch, sobald das Praktikum die Dauer von drei Monaten überschreitet. Dies gilt auch, wenn die Praktikumszeit kurzfristig verlängert wird. Ist dies der Fall, hat der Praktikant einen rückwirkenden Anspruch auf den Mindestlohn – für die komplette Praktikumszeit und nicht nur für den verlängerten Zeitraum.

Die Regelung greift auch für Praktikanten ohne Immatrikulationsbescheinigung. Unternehmen müssen sie als vollwertige Arbeitnehmer behandeln, wodurch auch die Sonderregelungen für Studenten hinsichtlich der Sozial- und Rentenversicherung hinfällig werden. Außerdem haben Praktikanten ebenfalls Anspruch auf den Mindestlohn und den gesetzlichen Mindestanspruch an Urlaubstagen.

Freiwilliges oder Pflichtpraktikum?

Die Frage, ob Praktikanten beitragspflichtig sind, ist immer von Fall zu Fall zu unterscheiden. Dies richtet sich erstens nach der Frage, ob das Praktikum freiwillig oder verpflichtend ist, zweitens, ob der Praktikant dies während seines Studiums absolviert oder nicht und drittens, ob die Arbeit vergütet ist oder nicht.

Pflichtpraktikanten sind meistens von der Sozial- und Rentenversicherungspflicht ausgenommen. Bei freiwilligen Praktikanten gilt hier wieder die Drei-Monats-Regel: Übersteigt die Dauer des Praktikums diese Zeit, kann der Student oder Schüler als „normaler“ Arbeitnehmer angesehen werden, wodurch er beitragspflichtig wird.

Urlaubsanspruch von Praktikanten

Hinsichtlich des Urlaubsanspruchs muss man auch hier wieder in Pflichtpraktikanten und freiwilligen Praktikanten unterscheiden. Während Praktikanten, die ein Pflichtpraktikum absolvieren, keinen Anspruch auf bezahlten Urlaub haben, sieht das bei Praktikanten, die ein freiwilliges Praktikum leisten, anders aus. Auch sie haben – wie Werkstudenten – Anspruch auf die gesetzliche Mindesthöhe von 20 Urlaubstagen bei einer Fünftagewoche. Ausnahmen hiervon sind, wenn:

  1. das Praktikum nur vier Wochen dauert.
  2. der Praktikant nur hospitiert und somit keinen Mehrwert für das Unternehmen bietet.
  3. der Praktikant minderjährig ist.

Beim ersten und zweiten Punkt entfällt der Urlaubsanspruch komplett. Im letzten Punkt muss man die gewährten Urlaubstage je nach Alter erhöhen.

3. Werkstudent: Beschäftigung mit einem Werkvertrag

Aus Sicht von Arbeitgebern ist die Anstellung von Studenten mit einem Werkvertrag eine kostengünstige Alternative zu einer herkömmlichen Anstellung. Um einem Studenten einen Werkvertrag jedoch überhaupt anbieten zu können, müssen einige Bedingungen erfüllt sein.

Diese sind:

  1. Während der gesamten Beschäftigungszeit muss der Student in Vollzeit immatrikuliert sein.
  2. Den Abschluss in dem eingeschriebenen Studiengang darf der Studierende noch nicht erreicht haben.
  3. Die wöchentliche Höchstarbeitszeit liegt bei 20 Stunden pro Woche.
  4. Der Student darf sich nicht in einem höheren als dem 25. Fachsemester befinden.
  5. Während der Beschäftigungszeit darf der Werkstudent nicht im Urlaubssemester sein.

Zudem dürfen Arbeitgeber keine Promovierenden und auch keine Studenten, die in einem dualen Studium eingeschrieben sind oder lediglich in Teilzeit studieren, mit einem Werksvertrag anstellen. Für die genannten Gruppen gelten die Sonderregelungen nämlich nicht.

Außerdem ist es für Studenten interessant zu wissen, dass staatliche Leistungen wie das BAföG nicht auf das Gehalt angerechnet werden, sofern das Einkommen die Grenze von 5.400 Euro im Jahr nicht überschreitet – also 450 Euro pro Monat. Liegt das jährliche Gesamteinkommen über diesem Betrag, kürzt der Staat diese Leistungen anteilsmäßig. Hinsichtlich der maximalen Wochenarbeitszeit von 20 Stunden gibt es zudem Ausnahmen. Diese und weitere Regelungen im Arbeitsrecht klärt der nächste Abschnitt.

Regelungen für einen Werkstudenten: Beiträge zur Sozial- und Rentenversicherung

Werkstudentenverträge sind für Firmen attraktiv und kostengünstig. Denn: Da der studentische Arbeitnehmer hauptberuflich seinem Studium nachgeht, muss weder die Arbeitgeber- noch die Arbeitnehmerseite Beiträge für die Kranken- und Pflegeversicherung zahlen. Auch die Beiträge zur Arbeitslosenversicherung entfallen bei einem Werkstudenten.

Lediglich zur Rentenversicherung müssen beide Seiten ihren Beitrag leisten. Dieser beläuft sich für die Arbeitgeber- als auch für die Arbeitnehmerseite auf 9,35 Prozent. Überschreitet der Werkstudent die 20-Stunden-Regel oder verdient er mehr als 9.168 Euro im Jahr, kann man den Studenten als voll sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmer einstufen.

Unternehmen sollten daher darauf achten, dass sie einerseits die Stundenregelung und andererseits die Höchsteinkommenssumme pro Jahr beachten. Dies ist auch im Interesse der Studenten, da diese sonst einkommenssteuerpflichtig sind.

Jedoch gibt es von der 20-Stunden-Regel für Werkstudenten auch Ausnahmen. Diese greifen, wenn:

  • es sich um eine Arbeit während der Nacht oder am Wochenende handelt.
  • sich die Beschäftigung auf die Semesterferien beschränkt.
  • die Anstellung während der vorlesungsfreien Zeit höchstens zwei Monate andauert.

In diesen Fällen darf die Arbeitszeit auch mehr als 20 Stunden pro Woche betragen. Jedoch sollten Personalverantwortliche beachten, dass Werkstudenten auf Dauer nicht länger als 20 Stunden arbeiten. Sonst könnte die studentische Unterstützung, wie schon erwähnt, als voll versicherungspflichtig eingestuft werden – verbunden mit Mehrkosten sowohl für das Unternehmen als auch für den Studenten.

Weitere arbeitsrechtliche Regelungen bei Werkstudenten

In puncto Urlaub stehen dem Studenten mit Werkvertrag genau die gleichen Rechte zu wie jedem anderen Mitarbeiter auch. Das heißt, dass der Werkstudent nach dem Bundesurlaubsgesetz den gesetzlichen Mindestanspruch von 20 Urlaubstagen bei einer Fünftagewoche genießt.

Je nachdem, wie viele Arbeitsstunden der Student letztlich leistet, fällt auch sein Urlaubsanspruch aus. Arbeitet er beispielsweise 20 Stunden in der Woche an drei Tagen, hat er – anteilig gerechnet – einen Anspruch von zwölf Urlaubstagen im Jahr. Das gilt, sofern der Urlaubsanspruch im Arbeitsvertrag nicht auf andere Weise geregelt ist. Ferner hat der Werkstudent als Arbeitnehmer in Deutschland einen Anspruch auf Mindestlohn.

Aufgaben von Werkstudenten und Praktikanten: Was ist zu beachten?

Werkstudenten und Praktikanten sind keine vollwertigen Arbeitskräfte: Das ergibt sich aus ihrer fehlenden Arbeitserfahrung und ihrem Alter. Aus diesem Grund gewährt der Staat den Unternehmen auch finanzielle Anreize, damit sie jungen Erwachsenen trotzdem die Chance geben, einen Einblick in das Berufsleben zu erhalten.

Da Schüler und Studenten keine Vollzeitkräfte sind, sollten Führungskräfte auch bedenken, dass die jungen Erwachsenen nur mit entsprechenden Arbeitsaufträgen betraut werden. Es hat nämlich weder für den Betrieb noch für den Werkstudenten oder Praktikanten einen Mehrwert, wenn die Aufgaben nicht zu bewältigen sind und überfordern. Das frustriert und ist ein regelrechter Motivationskiller. Andererseits ist es auch wichtig, die Werkstudenten nicht zu unterfordern. Eine Abwägung sollte daher je nach Leistungsstand von Person zu Person individuell erfolgen.

Neben dem Niveau der Aufgaben gibt es noch weitere Dinge, die in der Zusammenarbeit mit Werkstudenten von Relevanz sind. Vergessen Sie nicht, dass es sich bei Ihren jungen Kollegen um Berufsanfänger handelt, die mitunter noch nicht wissen, wie der Arbeitsalltag im Betrieb abläuft und wie man „richtig“ arbeitet.

Umgang mit Werkstudenten: Do’s

Studenten, die ein Praktikum absolvieren oder mit einem Werkvertrag arbeiten, sollten Aufgaben erledigen, die ihrem Wissens- und Leistungsniveau nahekommen. Zu beachten ist dabei, dass man den Mitarbeiter weder überfordert noch unterfordert. Das primäre Ziel eines Praktikums oder einer Werkstudentenstelle ist es, den Arbeitsalltag kennenzulernen. Das sollte Sie stets bedenken, wenn Sie Ihrem Teammitglied einen neuen Arbeitsauftrag geben.

Wichtige Aspekte sind:

  1. Zeigen Sie dem Studenten in den ersten Tagen erst einmal den Arbeitsalltag. Hierzu gehört es, ihn mit wichtigen Tools oder Computerprogrammen vertraut zu machen, die für den Arbeitsablauf essenziell sind.
  2. Beginnen Sie mit einfachen Arbeiten: Auch klischeebehaftete Botengänge oder Kopieraufträge können für den Studenten in den ersten Tagen hilfreich sein, um sich in den Berufsalltag einarbeiten zu können. Auch diese Arbeiten gehören zur alltäglichen Arbeit und können daher auch ohne Zweifel von Studenten übernommen werden.
  3. Weisen Sie dem Werkstudenten einen klaren Ansprechpartner zu. Fühlt sich ein Student überhaupt nicht betreut, kann er seine volle Leistungsfähigkeit nicht ausschöpfen, da ohne einen Ansprechpartner aufkommende Probleme und Schwierigkeiten nicht lösbar sind. Dies ist insbesondere kurz nach der Einstellung wichtig.
  4. Setzen Sie zu Beginn der Beschäftigungszeit klare Ziele. Welche Lernziele möchte der Student erreichen und wie kann das Unternehmen ihm dabei helfen? Dabei sollte am Anfang auch geklärt werden, an welchen Projekten der Student mitarbeiten kann und welche Aufgaben er im Laufe seiner Anstellungszeit übernehmen darf.

Dies sind alles wichtige Punkte, die ein Personaler bedenken sollte, wenn er sich mit dem Studenten zur Besprechung der Aufgabenplanung zusammensetzt. Eine offene und ehrliche Kommunikationsweise ist dabei selbstverständlich sehr wichtig, damit sowohl die Firma als auch der Werkstudent profitieren kann.

Don’ts im Umgang mit Werkstudenten

Abwechslung, eine leistungsgerechte Aufgabenverteilung und ein festgelegter Ansprechpartner sind also sinnvoll, wenn ein Werkstudent Ihr Unternehmen bereichern soll. Doch wie steht es um die Seite der Don’ts? Was sollte man unter keinen Umständen bei Werkstudenten oder Praktikanten tun?

  1. Zögern Sie nicht, dem Studenten im Laufe der Zeit auch schwierigere Arbeitsaufträge zu erteilen. Das heißt, dass Sie den Studenten mit einfachen Einweisungsaufgaben, wie Botengängen und Kopieraufträgen, nur am Anfang betrauen sollten. Denn viel zu oft fühlen sich Studenten unterfordert, da sie sehr viel mehr leisten könnten, als ihnen ihr Vorgesetzter zutraut. Das ist nicht nur für den Betrieb schade, sondern untergräbt auch die Lernziele, die sich der Werkstudent sicherlich zu Beginn seiner Beschäftigung gesetzt hat.
  2. Speisen Sie den Werkstudenten nicht mit unliebsamen Aufgaben ab. Das ist ein absolutes No-Go. Denn: Auch der Student merkt, wenn er nur Aufgaben erhält, die sein Vorgesetzter nicht übernehmen will – ein klares Zeichen von mangelndem Respekt und Wertschätzung gegenüber dem Studenten oder Schüler.

Alles in allem sollten Sie Ihrem jungen Teammitglied eine Lernkurve zutrauen: Niemand macht von Beginn an wirklich immer alles richtig. Aber: Jeder hat die Chance, sich zu beweisen, indem das Niveau der Aufgaben leistungsgerecht angehoben wird. Eine Win-win-Situation, da Ihre studentische Unterstützung nicht nur die eigenen Fähigkeiten stärkt, sondern dann auch einen echten Mehrwert für den Betrieb bietet.

Autor: Redaktion Personalwissen

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