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Schweigepflicht des Arbeitgebers – worüber Sie schweigen müssen

© Dada Lin/Fotolia
Schweigepflicht

Die Schweigepflicht haben doch nur Ärzte und Geistliche – so die Meinung vieler. Doch auch Arbeitgeber müssen über bestimmte persönliche Angelegenheiten des Arbeitnehmers Stillschweigen bewahren. Tun sie das nicht, kann das Schadensersatzansprüche zur Folge haben – ein Umstand, der sich leicht vermeiden lässt. Was Sie daher über das Thema Schweigepflicht des Arbeitgebers wissen sollten und welche Details Personalverantwortliche für sich behalten müssen, lesen Sie in diesem Artikel.

Was bedeutet die Schweigepflicht für Unternehmen?

Eine Verschwiegenheitspflicht ergibt sich für Angehörige bestimmter Berufe oder Amtsträger, wie beispielsweise Mediziner oder Rechtsanwälte. Sie haben über das ihnen Anvertraute Stillschweigen zu bewahren, da sie sich sonst strafbar machen. Auch viele Arbeitnehmer verpflichten sich mit ihrer Unterschrift auf dem Arbeitsvertrag, betriebliche Geheimnisse nicht an Dritte weiterzugeben – auch nach der Vertragsauflösung.

Der Grund hierfür ist einleuchtend: Gelangen interne Betriebsinformationen in die falschen Hände, kann für das Unternehmen einen erheblichen Schaden bedeuten. Das ist vielen Menschen bekannt. Doch, was viel nicht wissen: Auch der Arbeitgeber muss über bestimmte persönliche Informationen seiner Mitarbeiter schweigen – auch nach einer Kündigung.

Das ergibt sich nicht zuletzt aus der seit 2018 geltenden  Datenschutzgrundverordnung: Auch im Arbeitsrecht ist die Verschwiegenheitspflicht des Arbeitgebers als Treuepflicht fest verankert. Dies betrifft alle Informationen, an deren Geheimhaltung der Arbeitnehmer ein berechtigtes Interesse hat. Die Schweigepflicht ist damit vor allem für die Personalabteilung eines Betriebes eine hochrelevante Thematik, da gerade diese Abteilung mit sensiblen Informationen der Belegschaft in Berührung kommt.

Welche Informationen unterliegen der Schweigepflicht?

Allgemein gilt die Verschwiegenheitspflicht bei Informationen, die eine Firma im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses über den Mitarbeiter in Erfahrung gebracht hat. Beispiele für persönliche Daten eines Mitarbeiters, die HR-Mitarbeiter nicht an dritte Personen weitergeben dürfen, sind:

  • Schwangerschaft
  • Krankheit
  • Persönliche Kontaktdaten wie Adresse oder Telefon- und Handynummern

Diese Regel gilt nicht nur für außerbetriebliche Personen: Auch betriebsinterne Menschen, wie Kollegen oder Vorgesetzte, dürfen keine personenbezogenen Informationen von der Personalabteilung erhalten.

Interessant: Ist ein Arbeitnehmer in 12 Monaten länger 6 Wochen am Stück oder insgesamt mehr als 6 Wochen Arbeitsunfähig, muss der Arbeitgeber ein betriebliches Eingliederungsmanagement durchführen, in dessen Rahmen der weitere Einsatz des Mitarbeiters zu klären ist.

 

Dies begründet sich aus der Tatsache, dass Unternehmen ein berechtigtes Interesse daran haben, über den Gesundheitszustand ihres Mitarbeiters und die voraussichtliche Dauer der Abwesenheit in Kenntnis gesetzt zu werden – vor allem aus Gründen der Lohnfortzahlung.

Bereiche mit Schweigepflicht: Gesetzliche Grundlagen

Dieser Artikel stellte Ihnen bisher schon Themen vor, bei denen Firmen Stillschweigen bewahren müssen – so zum Beispiel bei einer Krankheit oder einer Schwangerschaft. Diese und noch weitere Bereiche – sowie ihre gesetzlichen Grundlagen – werden nun noch im Detail vorgestellt.

1. Mutterschutz

Das Persönlichkeitsrecht gibt vor, dass Arbeitgeber dazu verpflichtet sind, Stillschweigen über die Schwangerschaft einer Mitarbeiterin zu bewahren (Ausnahme § 27 MuSchG). Nur die Schwangere selbst darf ihren Kollegen von ihrer Schwangerschaft berichten.

Wichtiger Hinweis: Personaler erfahren automatisch von der Schwangerschaft, z.B. bei der Berechnung des Mutterschutzlohnes.

2. Persönliche Daten

Aus dem Bundesdatenschutzgesetz und der Datenschutzgrundverordnung, welche seit Mitte 2018 auch in deutsches Recht umgesetzt ist, ergibt sich für Arbeitgeber ein Weitergabe- und Verarbeitungsverbot der persönlichen Daten eines Arbeitnehmers. Doch diese Regel gilt nicht nur für unter Vertrag stehende Mitarbeiter: Auch die Daten von Personen, die sich für eine Stelle im Unternehmen bewerben, dürfen Unternehmen nicht weitergeben.

Wichtiger Hinweis: Der Personalbogen, auf dem persönlichen Informationen eines Bewerbers stehen, müssen dem Bewerber entweder zurückgegeben oder vernichtet werden – dies gilt sowohl dann, wenn das Arbeitsverhältnis nicht zustande gekommen ist, als auch für den Fall, dass der Betrieb keine Verwendung mehr für die Daten hat.

3. Nach einer Kündigung

Hat ein Unternehmen einem Mitarbeiter gekündigt, ist es nicht erlaubt, einer dritten Person die Gründe für die Kündigung mitzuteilen. Hierbei ist es unerheblich, ob der Kündigungsgrund betrieblicher, persönlicher oder verhaltensbezogener Natur ist. Alles andere könnte den (ehemaligen) Mitarbeiter in seinem Fortkommen schädigen. Stellen Sie sich nur mal vor, Sie geben raus, dass der Mitarbeiter dauernd zu spät gekommen ist oder im Verdacht stand eine Mitarbeiterin belästigt zu haben. Im Arbeitszeugnis dürfen Sie ja auch nicht alles schreiben, warum also sollten Sie es am Telefon oder beim Mittagessen mündlich kundtun?

4. Arbeitnehmererfindung

Nach § 24 des Arbeitnehmererfindungsgesetzes darf der Arbeitgeber keine Informationen über die Erfindung eines Arbeitnehmers, die er während seiner Arbeitszeit gemacht hat, weitergeben. Dies gilt natürlich auch umgekehrt: Auch der Arbeitnehmer muss seine Diensterfindung so lange geheim halten, bis sie der Vorgesetzte freigegeben hat.

Die Verletzung der Schweigepflicht hat mitunter weitreichende Folgen. Denn: Ein strafbares Verhalten kann unter Umständen Schadensersatzklagen nach sich ziehen. Daher lohnt es sich unter allen Umständen, sich an die Schweigepflicht zu halten.

Verschärfte Schweigepflicht: Welche Neuerungen gibt es durch die DSGVO?

Die von der Europäischen Union erlassene Datenschutzgrundverordnung hat zum Ziel, den Datenschutz der europäischen Bürger zu verbessern. Davon betroffen sind alle Entitäten, die personenbezogene Informationen speichern – darunter Vereine, Webshops oder Unternehmen. Daher gilt es für allem für HR-Mitarbeiter, einen Blick in das neue Gesetz zu werfen.

Das müssen Personaler seit dem Inkrafttreten der DSGVO beachten:

  • Rechenschaftspflicht: Eine wichtige Neuerung, die sich aus der neuen Verordnung ergeben hat, ist die Pflicht zur Rechenschaft. Das bedeutet für Personalabteilungen, dass sie immer fähig sein müssen, nachweisen zu können, dass sie die Vorschriften der DSGVO beachten. Personalverantwortliche sind also angehalten, ihre Arbeitsvorgänge verstärkt zu dokumentieren.
  • Höhere Bußgelder: Eine deutliche Veränderung zum bis dato geltenden Bundesdatenschutzgesetz sind die verschärften Bußgelder, die Gerichte bei einem Verstoß verhängen können.
  • Auskunftsrechte: Betroffene Personen haben nun mehr Rechte, über die Verarbeitung und Verwendung ihrer Daten in Kenntnis gesetzt zu werden. Außerdem ist zu erwarten, dass die Behörden die Einhaltung des Datenschutzes mehr überprüfen.

Fazit: Schweigepflicht des Arbeitgebers ernstnehmen

Die Ausführungen haben gezeigt: Die Schweigepflicht gilt nicht nur für Mediziner und Geistliche. Sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber müssen über bestimmte Aspekte, die das Arbeitsverhältnis betreffen, schweigen. Während Mitarbeiter vor allem über betriebsbezogene Informationen Stillschweigen bewahren müssen, gilt für Unternehmen eine Verschwiegenheitspflicht hinsichtlich personenbezogener Daten. Beispiele dafür sind Krankheit oder Schwangerschaft.

Interessant ist hierbei, dass es kein einzelnes Gesetz gibt, das die Schweigepflicht der Arbeitgeberseite regelt. Vielmehr sind Unternehmen durch unterschiedliche gesetzliche Vorgaben dazu angehalten, Stillschweigen zu bewahren. Kommt es zu einem Verstoß gegen die Schweigepflicht des Arbeitgebers, kann das rechtliche Konsequenzen – wie Schmerzensgeld oder Schadensersatzzahlungen – nach sich ziehen. Gerade deshalb gilt für Führungspersönlichkeiten im HR-Bereich: Machen Sie neue Mitarbeiter und Nachwuchskräfte auf das sensible Thema Datenschutz und Schweigepflicht aufmerksam. Meistens dringen Informationen aufgrund von Unachtsamkeit nach außen – ein No-Go, das Sie unter allen Umständen vermeiden müssen.

Autor: Redaktion Personalwissen

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