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Ermahnung und Abmahnung: Was ist der Unterschied?

© Erwin Wodicka/Fotolia
Abmahnung oder Ermahnung

Im Sprachgebrauch werden die Begriffe „Ermahnung“ und „Abmahnung“ oftmals synonym verwendet. Was in der Alltagssprache keinen großen Unterschied macht, ist in Sachen Arbeitsrecht mehr als brisant. Denn: Zwischen einer Ermahnung und einer Abmahnung liegen große Unterschiede. Welche das sind und wann Arbeitgeber besser welche Art der Verwarnung aussprechen, lesen Sie in diesem Beitrag.

Ermahnung vs. Abmahnung: Was sind die Unterschiede?

Dass es einen Unterschied zwischen einer Ermahnung und einer Abmahnung gibt, ist nicht von der Hand zu weisen. Insbesondere im Hinblick auf die arbeitsrechtliche Situation und den Kündigungsschutz sollten Arbeitgeber und Personalverantwortliche hier genauestens Bescheid wissen. Wodurch sich eine Ermahnung und eine Abmahnung auszeichnen, lesen Sie in den nächsten beiden Absätzen.

Alles rund um die Abmahnung

Eine Abmahnung ist nicht selten der Vorbote einer verhaltensbedingten Kündigung. Werden mehrmals Abmahnungen aus denselben Gründen ausgesprochen, ist ein Unternehmen berechtigt, einen Beschäftigten verhaltensbedingt zu kündigen.

Arbeitgeber können dann Abmahnungen aussprechen, wenn ein Mitarbeiter seinen im Arbeitsvertrag festgelegten Pflichten nicht nachkommt. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn der Beschäftigte zu spät kommt, unentschuldigt fehlt oder seine Tätigkeiten nicht ordnungsgemäß erledigt.

Wichtiger Hinweis: Arbeitgeber dürfen nicht nur, sie sollten ihre Mitarbeiter sogar auf ein Fehlverhalten aufmerksam machen. Im Ernstfall kann das durch eine Abmahnung geschehen. Denn: Wer das vertragswidrige Verhalten eines Arbeitnehmers stillschweigend hinnimmt, riskiert eine „Vertragsänderung“. Wird das Fehlverhalten nicht moniert, besteht die Gefahr, dass sich das Fehlverhalten zum „Gewohnheitsrecht“ des Arbeitnehmers entwickelt. Im juristischen Fachjargon wird das „schlüssiges Verhalten“ genannt.

 

Damit eine Abmahnung als solche auch rechtswirksam wird und im Zweifel auch vor Gericht Bestand hat, sollten Unternehmen auf drei verschiedene formale und inhaltliche Dinge achten:

  1. Dokumentationsfunktion: Es ist wichtig, dass der Mitarbeiter in seiner Abmahnung eine genaue Beschreibung seines Fehlverhaltens findet. Hierbei sollten Arbeitgeber mit konkreten Beispielen arbeiten. Ist der Beschäftigte mehrmals zu spät gekommen, sollten Sie die einzelnen Tage mit Datum und Uhrzeit protokollieren, anstatt lediglich das abstrakte „Zuspätkommen“ abzumahnen.
  2. Hinweisfunktion: Der Beschäftigte muss sich durch die Abmahnung im Klaren darüber sein, dass er durch sein Verhalten einen Verstoß gegen die im Arbeitsvertrag festgelegten Pflichten begangen hat. Aus der Abmahnung muss hervorgehen, dass der Mitarbeiter einen Vertragsverstoß begangen hat, der künftig zwingend unterlassen werden muss.
  3. Warnfunktion: Von Relevanz ist außerdem der Hinweis darauf, dass der Arbeitgeber seinen Mitarbeiter im Wiederholungsfall kündigen darf.

Erfüllt die Abmahnung sowohl im Hinblick auf den Inhalt als auch hinsichtlich der Form (Unterschrift nicht vergessen!) alle wesentlichen Kriterien, kann sie die Rechtsfolge der Kündigung nach sich ziehen. Das ist bei einer Ermahnung anders.

Ermahnung: Definition und Wissenswertes

Die Ermahnung stellt eine „mildere“ Form der Abmahnung dar, sie ist eine sogenannte „einfache Vertragsrüge“. Und der wesentliche Aspekt ist die Tatsache, dass hierbei nicht das Arbeitsverhältnis des Beschäftigten gefährdet ist. Eine Ermahnung ist eine bloße Rüge, die der Arbeitnehmer ausspricht, wenn er mit dem Verhalten oder der Arbeitsleistung eines Beschäftigten nicht zufrieden ist.

Wichtiger Hinweis: Eine Ermahnung beinhaltet eine Rüge, aber nicht die Androhung einer Kündigung. Somit wohnt der Ermahnung nicht die Warnfunktion inne, die eine Abmahnung hat.

 

In arbeitsrechtlicher Hinsicht beinhaltet die Ermahnung also auch nicht alle drei oben genannten Kriterien, die eine Abmahnung erfüllen muss, um rechtswirksam zu sein. Es entfällt die Warnfunktion, also der Hinweis, dass der Arbeitgeber bei Wiederholung eine Kündigung aussprechen darf. Die Dokumentationsfunktion und die Aufforderungsfunktion können in einer Ermahnung aber dennoch enthalten sein.

Fazit: Abmahnung als gelbe Karte

Der Unterschied zwischen Ermahnung und Abmahnung ist also einfach zu fassen. Durch eine Ermahnung machen Arbeitgeber ihre Mitarbeiter darauf aufmerksam, dass diese sich in einem bestimmten Fall aus Arbeitgebersicht nicht korrekt verhalten haben. Der Arbeitgeber formuliert zudem den Wunsch, der Mitarbeiter möge sein Verhalten ändern. Die Ermahnung droht hierbei jedoch keine Kündigung an und ist somit als Hinweis und sanfte Alternative zur Abmahnung zu verstehen.

Die Abmahnung jedoch kann mit dem Prinzip der gelben Karte gleichgesetzt werden. Eine erste Verwarnung ist bereits ausgesprochen. Bei einem wiederholten Fehlverhalten hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, seinem Beschäftigten zu kündigen.

Wichtiger Hinweis: Es ist im Übrigen egal, wie Sie die Abmahnung betiteln. So lange sie alle drei oben genannten Kriterien erfüllt, kann auch eine „Verwarnung“, ein „Verweis“ oder eine „Ermahnung“ die Funktion einer Abmahnung erfüllen. Um Missverständnisse zu vermeiden, sollten Sie dennoch mit schlüssigen Begriffen arbeiten.

Ermahnung und Abmahnung: Wann aussprechen?

Generell gilt: Wer eine Abmahnung formuliert, hält sich die Möglichkeit offen, bei wiederholtem Vergehen, auch eine Kündigung aussprechen zu können. Eine Abmahnung kann deshalb auch als Wegbereiter für eine Kündigung verstanden werden. Da die Ermahnung nur eine einfache Vertragsrüge darstellt, bereitet sie keine Beendigung des Arbeitsverhältnisses vor und hat somit auch keine kündigungsrechtlichen Konsequenzen.

Wann spricht man nun am besten eine Ermahnung aus und wann ist eine Abmahnung sinnvoll? Das kommt auf verschiedene Faktoren an:

  • Vergehen bzw. Vertragsverstoß
  • Mitarbeiter
  • Eigenes Empfinden

Zunächst ist es wichtig, abzuschätzen, wie schwer der Vertragsverstoß wiegt. Handelt es sich um eine einmalige Verspätung des Arbeitnehmers, weil er verschlafen hat, ist das zwar ärgerlich, aber kein Ermahnungs- und schon gar kein Abmahnungsgrund.

Kommt ein Mitarbeiter hingegen regelmäßig freitags zu spät, wendet sich bereits das Blatt. Aber auch hier ist es empfehlenswert, zunächst das Gespräch zu suchen. Weisen Sie Ihren Mitarbeiter auf das Fehlverhalten hin und fragen Sie nach. Gibt es vielleicht einen plausiblen Grund, weshalb er immer am selben Tag zu spät kommt? Liegt es daran, dass er in der Nacht davor tanzen war oder gibt es vielleicht Schwierigkeiten, die Öffnungszeiten der Kindertagesstätte mit den Arbeitszeiten zu vereinbaren?

Das schriftliche Festhalten von Fehlverhalten ist ein Schritt, den Sie erst dann gehen sollten, wenn das Gespräch gescheitert ist. Zeigt sich ein Beschäftigter nicht kooperativ oder uneinsichtig, ist es an der Zeit, drüber nachzudenken, ob Unternehmen und Mitarbeiter wirklich zusammenpassen. In einem solchen Fall ist eine Abmahnung ein erster Schritt, um die Kündigung vorzubereiten. Wer bei der Formulierung des Abmahnschreibens unsicher ist, zieht am besten einen Arbeitsrechtler zurate, damit die Abmahnung wirklich alle notwendigen Kriterien erfüllt und im Zweifel juristisch wasserdicht ist.

Autor: Redaktion Personalwissen

Siegel

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