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Mit dem Dienstwagen in den Urlaub – darauf müssen Sie achten

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Dienstwagen Urlaub

Für Mitarbeiter mit Firmenwagen stellt sich immer wieder die Frage, ob der Dienstwagen auch für Urlaubsfahrten benutzt werden darf. Oft entstehen bei Urlaubsfahrten hohe Tankkosten oder Posten für Autobahnvignetten oder Fährverbindungen. Fahren Ihre Mitarbeiter immer wieder mit dem Firmenwagen in den Urlaub, so erhöht dies auch die Jahres-Kilometerleistung des Firmenfahrzeugs. Dadurch können sehr schnell die Kilometer-Freigrenzen im Leasingvertrags überschritten werden. Dies kann bei Rückgabe des Fahrzeugs zu teils erhebliche Nachzahlungen für das Unternehmen führen. Um rechtlich sicher zu sein und die wichtigen Fragen in Bezug auf die Firmenwagen-Nutzung im Ausland zu regeln, ist eine schriftliche Dienstwagenregelung unumgänglich.

    Dienstwagenregelung

    Mit der Übergabe des Fahrzeugs erhält Ihr Mitarbeiter einen Überlassungsvertrag für den Dienstwagen. In dieser Dienstwagenregelung, die freivertraglich gestaltet werden kann, sollten alle Bereiche beschrieben werden, die die Nutzung eines Dienstwagens in der Freizeit betreffen. Folgende Punkte können geregelt sein:

    • Nutzung des Dienstwagens in der Freizeit
    • Versteuerung des geldwerten Vorteils
    • Übernahme von Reisenebenkosten
    • Einsatz von Tankkarten im Ausland
    • Einschränkungen für einzelne Länder
    • Definition, wer das Fahrzeug auf Privatfahrten fahren darf
    • Häufigkeit der Nutzung für Urlaubsreisen

    Nutzung des Dienstwagens im Ausland

    Aus steuerlicher Sicht ist die Nutzung des Firmenwagens im Ausland unkritisch. In den meisten Fällen werden die Privatfahrten für Dienstwagen nach der 1% Methode versteuert. Dies bedeutet, dass Ihr Mitarbeiter monatlich 1% des Anschaffungswertes (Neupreis) des Firmenwagens über seine Lohn- und Gehaltsabrechnung versteuert. Der versteuerte Betrag deckt dann alle Kosten für die Privatfahrten des Mitarbeiters. Auch Privatfahrten mit einem dienstlich angeschafften Gebrauchtwagen fallen unter die 1% Methode, so dass der geldwerte Vorteil ebenfalls vom Neupreis des Fahrzeugs berechnet wird.

    Beispiel: Ihr Mitarbeiter erhält einen Dienstwagen mit einem Anschaffungspreis von 30.000 Euro. Nach der 1% Methode muss er monatlich 300 Euro (1% des Anschaffungswertes) als Eigenanteil versteuern. Dies geschieht, indem Sie seinem Brutto-Gehalt zunächst den errechneten Eigenanteil von 300 Euro zurechnen. Dadurch erhöht sich das Brutto-Gehalt und gleichzeitig auch die Steuerbelastung des Mitarbeiters. Vor der Auszahlung des Gehalts ziehen Sie nun die errechneten 1 Prozent vom Anschaffungspreis wieder vom Netto-Gehalt ab. Die Differenz ist der geldwerte Vorteil für die Privatfahrten Ihres Mitarbeiters.

    Versteuerung nach der Fahrtenbuchmethode

    Versteuert Ihr Mitarbeiter private Fahrten nach der Fahrtenbuchmethode, so gibt es für Urlaubsreisen eine Sonderregelung für die Nachweispflichten im Fahrtenbuch. Eine Urlaubsreise wird in diesem Fall als eine einzige Privatfahrt behandelt. Ihr Mitarbeiter muss somit nicht jede Reiseroute im Fahrtenbuch eintragen, sondern trägt am Abreisetag und am Ende der Reise den Kilometerstand ein. Die einzelnen Fahrten sind für die Berechnung der Privat-Fahrten nach der Fahrtenbuchmethode irrelevant.

    Private Nebenkosten beim Firmenwagen

    Versteuert man Privatfahrten generell über die 1% Methode, so sind auch alle Kosten für Privatfahrten im Ausland in diesem geldwerten Vorteil inkludiert. Möchten Sie als Arbeitgeber Ausnahmen definieren, so können Sie dies in der Dienstwagenregelung verankern.

    Ein typisches Beispiel für Sonderregelung sind zum Beispiel die privat entstandenen Kosten für Maut- oder Fährgebühren. Sind die Kosten ausschließlich durch eine Privatfahrt entstanden, so können Sie in der Dienstwagenregelung eine Kostenübernahme ausschließen. Ihr Mitarbeiter muss die Maut- und Fährkosten in diesem Fall privat tragen. Dies hat auch aus steuerlicher Sicht einen Vorteil für Arbeitgeber, da ausschließlich privat entstandene Nebenkosten als zusätzlicher, geldwerter Vorteil versteuert werden müssen. Oft ist es daher einfacher, die Kostenübernahme von Nebenkosten auf Auslandsfahrten in der Dienstwagenregelung auszuschließen und den bürokratischen Aufwand im Unternehmen so zu minimieren.

    Tankkosten im Ausland

    Da die Dienstwagenregelung keinen starren Vertrag darstellt, sondern generell eine Vertragsfreiheit besteht, können Sie weitere Ausnahmen definieren. Eine oft angewendete Regelung betrifft die Tankkosten im Ausland. Sie können hier, trotz 1% Regelung, die Übernahme der Tankkosten im Ausland ausschließen. Dabei ist es unerheblich, ob Ihr Mitarbeiter diese Kosten über die Spesenabrechnung einreicht oder Tankkarten benutzt. Tankkarten können Sie vorab für die Benutzung im Ausland sperren lassen. Dies sorgt nicht nur dafür, dass Ihr Mitarbeiter diese im Urlaubsland nicht benutzen kann, sondern minimiert auch das Kostenrisiko bei Verlust oder Diebstahl der Tankkarten im Ausland.

    Ein Ausschluss der Übernahme von Tankkosten im Ausland ist auch aus betriebswirtschaftlicher Sicht sinnvoll. Ausländische Tankkosten können in Fremdwährung abgerechnet sein, die Sie kompliziert umrechnen müssen. Haben Sie mit Ihrer Leasinggesellschaft oder dem Tankkarten-Unternehmen einen Rahmenvertrag mit günstigen oder rabattierten Konditionen für die Tankkosten abgeschlossen, so gelten diese Konditionen im Ausland oftmals nicht. Somit sind die Tankkosten im Ausland in der Regel höher als die im Rahmenvertrag festgelegten Kosten für Fahrten innerhalb Deutschlands.

    Länder-Einschränkungen mit dem Dienstwagen

    In der Dienstwagenregelung können Sie auch eine Länder-Einschränkung festlegen. In den meisten Fällen sollten Sie sich bei Leasing-Fahrzeugen an den Richtlinien des Leasinggebers für Auslandsreisen orientieren. Grundsätzlich können Sie sich aber auch für strengere, abweichende innerbetriebliche Regelungen entscheiden, so lange diese im Einklang mit den Richtlinien des Leasinggebers sind.

    Sinnvoll ist das Verbot zum Beispiel für Fahrten außerhalb Europas oder für Fahrten in Länder, in denen Sicherheitsbedenken oder eine erhöhte Kriminalitätsrate vorliegen. Um die teils erheblichen Risiken für das Fahrzeug, aber auch für Ihren Mitarbeiter zu minimieren, können Sie Auslandsfahrten mit dem Firmenwagen in solche Länder ausschließen.

    Kosten für Diebstahl, Unfall oder auch für Fahrzeugbeschädigungen im Ausland sind in der Regel vom Unternehmen zu zahlen. Die steuerlichen Regelungen unterscheiden sich hier nicht von den Regelungen, die bei einem Schadensfall in Deutschland eintreten. Übernehmen Sie als Unternehmen Kosten in diesen Bereichen, so ist je nach Versteuerungsmethode zu überprüfen, ob für Ihren Mitarbeiter ein steuerpflichtiger, geldwerter Vorteil entstanden ist. Mit der 1% Methode sind in der Regel bereits alle geldwerten Vorteile abgegolten, so dass dies für Unternehmen und Mitarbeiter oft die einfachere und bessere Methode der Besteuerung von Privatfahrten darstellt.

    Tipp: Verankern Sie in der Dienstwagenregelung eine schriftliche Beantragung und Bestätigung von Auslandsreisen mit dem Firmenwagen. In diesem Fall muss sich Ihr Mitarbeiter seines Vorgesetzten oder vom Fuhrparkleiter die schriftliche Genehmigung für die geplante Reise einholen. So sind sowohl Arbeitgeber, als auch Arbeitnehmer im Schadensfall rechtlich abgesichert.

    Nutzungsbeschränkung für die Anzahl der Fahrer

    Damit der Dienstwagen nicht unnötig und zu oft für private Urlaubsfahrten genutzt wird, sollten Sie die Anzahl der Fahrer mit einer Nutzungsbeschränkung regeln. Ist zum Beispiel in der Dienstwagenregelung festgelegt, dass nur der Ehepartner oder Lebenspartner das Fahrzeug zusätzlich zum Arbeitnehmer fahren darf, so ist es nicht möglich, dass Kinder oder andere Personen das Fahrzeug nutzen. Geben Sie das Fahrzeug für weitere Personen frei, so ist es auch diesen Personen gestattet, den Dienstwagen im Rahmen von Urlaubsfahrten zu nutzen oder zum Beispiel für Wochenendfahrten zu verwenden. Es empfiehlt sich daher, eine Nutzungsbeschränkung in Bezug auf die Anzahl der Fahrer in die Dienstwagenregelung aufzunehmen. Zu ahnden sind arbeitsrechtliche Verstöße.

    Kilometerbegrenzung für Privatfahrten

    Es steht Ihnen als Unternehmen auch frei, die Kilometerleistung für Privatfahrten vertraglich zu begrenzen. Mögliche Kilometerbegrenzungen können Sie zum Beispiel für ein Kalenderjahr oder einen Arbeitsmonat definieren. Viele Unternehmen geben 1000 Freikilometer pro Monat oder jährlich 12.000 Freikilometer als Grenze für Privatfahrten an. Jeder weitere Kilometer ist entweder vertraglich untersagt oder ist mit einem Privatanteil pro Kilometer zu bezahlen. Mit der Kilometerbegrenzung können Sie sicherstellen, dass Urlaubsreisen zu weit entfernten Reisezielen, nicht mit dem Firmen-PKW unternommen werden.

    Weitere mögliche Nutzungsbeschränkungen für Auslandsfahrten

    Neben den bereits genannten Einschränkungen können Sie auch folgende Nutzungsbeschränkungen in der Dienstwagenregelung für Fahrten in den Urlaub einfügen:

    • Definition eines Kilometerradius oder Aktionsradius: In diesem Fall darf der Dienstwagen nur im benachbarten Ausland oder in einem Radius von zum Beispiel 1.000 Kilometern um den Unternehmensstandort genutzt werden
    • Definition der Häufigkeit von Auslandreisen mit dem Firmenwagen: Diese Einschränkung besagt, dass Fahrten ins Ausland zum Beispiel nur zweimal im Kalenderjahr durchgeführt werden dürfen. Mitarbeiter mit einem Zweitwohnsitz im Ausland oder einer Ferienimmobilie können damit das Firmenfahrzeug nicht immer wieder für ein Wochenende oder einen Kurzurlaub nutzen und so Tausende von Privatkilometern im Jahr aufhäufen.

    Fahrzeugcheck und Auslandsschutzbrief

    Gestatten Sie Ihrem Mitarbeiter Fahrten mit dem Dienstwagen ins Ausland, so sollten Sie darauf achten, dass das Fahrzeug in einem technisch einwandfreien Zustand ist. Sie können in der Dienstwagenregelung definieren, dass Auslandsfahrten nur möglich sind, wenn vor Antritt der Auslandsfahrt ein Fahrzeugcheck vorgenommen wird. Auch ein Auslandsschutzbrief kann aus Unternehmenssicht eine sinnvolle Investition zur Kostenminimierung sein. Dieser Schutzbrief sichert unter anderem den schnellen und kostengünstigen Rück-Transport des Dienstwagens nach Deutschland oder eine Übernahme der Reparaturkosten im Ausland. Ohne diese Absicherung können sich die Kosten für Reparaturen im Ausland überdimensional verteuern oder in einigen Ländern nicht dem deutschen Standard entsprechen.

    Auslandsfahrerlaubnis

    Neben den üblichen Papieren und Notfallnummern sollte Ihr Mitarbeiter von Ihnen eine schriftliche Auslandsfahrerlaubnis erhalten. Dieses Dokument bestätigt, dass sich das Fahrzeug im Unternehmensbesitz befindet und dass Ihr Mitarbeiter den Dienstwagen im Ausland benutzen darf. Um die Zuordnung zu ermöglichen, sollten die  Fahrzeugparameter (Marke, Fahrzeug-ID-Nummer) so klar wie möglich beschrieben sein. Auch der Name des Mitarbeiters und seine persönlichen Daten sollten in der Auslandfahrerlaubnis klar aufgeführt sein. Ein europäischer Unfallbericht kann vorteilhaft sein, ist aber gesetzlich in den meisten europäischen Ländern nicht mehr vorgeschrieben.

    Prüfen Sie vor der Genehmigung auch, ob es in Bezug auf die Fahrzeugausstattung im Urlaubsland Ihres Mitarbeiters besondere Vorschriften gibt. Achten Sie bei Fahrten ins europäische Ausland unter anderem darauf, ausreichend Warnwesten für das Fahrzeug anzuschaffen. Ihr Mitarbeiter ist dann dafür verpflichtet, diese mitzuführen. Auch in Deutschland gelten in diesem Bereich verschärfte gesetzliche Regelungen, die von Ihnen zu beachten sind.

    Info: Gemäß Auskunft vom ADAC gibt sehr große Unterschiede bei den Geldbußen im europäischen Ausland. Bei Warnwesten, die in Europa immer das europäische Kontrollzeichen EN 471 tragen müssen, beläuft sich die Geldbuße bei einem Verstoß gegen die Mitführungspflicht zum Beispiel in Spanien auf bis zu 100 Euro.

    Zusammenfassung

    Als Unternehmen können Sie bestimmen, inwieweit Sie die Nutzung des Firmenwagens für Urlaubsfahrten freigeben. In der Dienstwagenregelung haben Sie vertragliche Gestaltungsspielräume, um die Nutzung des Dienstwagens zu begrenzen. Definieren Sie hier, welche

    • Kosten vom Unternehmen übernommen werden,
    • Pflichten der Arbeitnehmer hat,
    • Länder Privatfahrten mit dem Firmenwagen unternommen werden dürfen.

    Aus steuerlicher Sicht sind Fahrten mit dem Dienstwagen in den Urlaub unkritisch, da diese wie Inlandsfahrten behandelt werden. Aus Unternehmenssicht sollte jedoch in jedem Fall vorher geprüft werden, inwieweit höhere Kosten für Tanken oder Nebenkosten entstehen und ob Tankkarten für die Nutzung im Ausland gesperrt werden sollten, um das Auflaufen von höheren Kosten oder den Karten-Missbrauch zu vermeiden.

    Autor: Torsten Niermann

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