Kommunikation mit Azubis: Das A und O der Ausbildung

Kommunikation mit Azubis: Das A und O der Ausbildung

Alle Jahre wieder – beginnen Zehntausende Azubis ihre Arbeit in einem Betrieb.

Nach mehreren Jahren Schule müssen sie sich erst auf die neue Lebenssituation einstellen und sich an die geltenden Regeln im Ausbildungsbetrieb gewöhnen. Nicht selten führt dieser Umstand zu Missverständnissen und Problemen, denen Sie als Ausbilder jedoch bereits im Voraus gezielt entgegenwirken können. Um Ihrem Azubi eine gute Ausbildung zu ermöglichen und ihn zu motivieren, ist Kommunikation das A und O. In diesem Artikel lesen Sie, was Sie bei der Kommunikation mit Azubis beachten sollten.

    Grundlagen der Kommunikation: Mit Azubis kommunizieren

    In jeder Lebenssituation ist die offene Kommunikation das wohl wichtigste Mittel, um Missverständnissen und Konflikten vorzubeugen – so auch in einer guten Ausbildung. Halten Sie sich also immer vor Augen, dass auch gegenüber Ihrem Azubi nicht nur das zählt, was gesagt wird, sondern auch wie es gesagt wird. Versuchen Sie also, Ihr Anliegen klar aber auch respektvoll zu übermitteln. Denn schließlich ist der Azubi eine wichtige Arbeitskraft und ein Teil vom Unternehmen.

    Nach dem berühmten Psychologen und Kommunikationswissenschaftler Schulz von Thun muss eine Aussage immer auf vier Aspekte hin untersucht werden. Diese sind:

    1. Sache („Was?“)
    2. Apell („Wozu?“)
    3. Beziehung („Wie?“)
    4. Selbstoffenbarung („Das gebe ich von mir kund!“)

    Eine Aussage hat also zunächst immer einen Sachinhalt. Das heißt, mit einer bestimmten Nachricht möchten Sie als Ausbilder eine bestimmte Botschaft übermitteln und Ihren Azubi informieren. Diese Nachricht sollten Sie daher möglichst klar und deutlich formulieren.

    Außerdem hat jede Aussage auch einen Grund bzw. verfolgt ein Ziel, mit dem der Ausbilder seinen Azubi zu einer bestimmten Handlung veranlassen möchte. Obwohl dieser Teil der Kommunikation den vielleicht wichtigsten Punkt darstellt, wird ein Apell oft nur indirekt ausgedrückt und kommt somit oftmals nicht richtig beim Empfänger, sprich Ihrem Auszubildenden, an. Dies fördert Missverständnisse und Konflikte. Auch hier ist eine offene, direkte und gleichzeitig respektvolle Übermittlung Ihrer Botschaft äußerst wichtig.

    Das Kommunikationsquadrat nach Schulz von Thun: Vier-Ohren-Modell

    Auch die Frage nach der Art der Kommunikation schwingt lediglich zwischen den Zeilen mit. Die Art und Weise, wie Sie mit Ihren Azubis kommunizieren, übermittelt Ihre Erwartungen, Einstellungen und Gefühle. Seien Sie hier besonders vorsichtig und achten Sie auf Ihren Tonfall sowie auf Mimik und Gestik. Übrigens: Auch Ihre Körperhaltung kann Signale übermitteln!

    Im Bereich der Selbstoffenbarung werden schließlich durch die Art und den Inhalt des Gesagten viele Dinge über Sie als Ausbilder selbst offenbart. Sind Sie gelassen und nachsichtig, werden Ihre Worte und Tonfälle dies widerspiegeln – genauso, wenn Sie aufgebracht und wütend sind.

    Übrigens: Die gleichen vier Aspekte wirken umgekehrt im gleichen Maße beim Empfänger! Das heißt, auch Ihr Azubi wird Ihre gemachte Aussage nach diesem Schema untergliedern und kann sie so nach dem sogenannten „Vier-Ohren-Modell“ jeweils unterschiedlich auffassen („Sachohr“, „Apellohr“, „Beziehungsohr“, „Selbstoffenbarungsohr“). Die zwischenmenschliche Kommunikation ist also grundsätzlich äußerst komplex und durchaus anfällig für Missverständnisse.

    Wie fördert man den engen Kontakt mit Kommunikation bei Azubis?

    Wie kann man eine solche für Missverständnisse anfällige Kommunikation in der Ausbildung nun möglichst erfolgreich gestalten? Auf keinen Fall sollten Sie als Ausbilder denken, Sie könnten Konflikte vermeiden, wenn Sie den vermeintlich sicheren Weg gehen und die Kommunikation mit Ihrem Azubi auf das Allerwichtigste beschränken. Denn mangelnde Kommunikation führt letzten Endes erst recht zu Ärger und Problemen.

    Stattdessen sollten Sie versuchen, einen möglichst engen Kontakt mit Ihrem Auszubildenden herzustellen. Zum einen müssen Sie natürlich als fachlicher Betreuer in betrieblichen Belangen für Ihren Schützling da sein, denn nur so wird er sich möglichst rasch in den Betrieb integrieren und im Betriebsablauf Fuß fassen. Ein fester Betreuer während der gesamten Ausbildung kann diese Kommunikation fördern.

    Enger Kontakt zu den Azubis fördert die Kommunikation © fizkes – Adobe Stock

    Daneben sollten Sie den Auszubildenden aber auch bei persönlichen Belangen unterstützen. Beobachten Sie ihn und seine Arbeit und versuchen Sie, seine individuellen Begabungen und Interessen zu erkennen und zu fördern. Nur so können Sie sicherstellen, dass Ihr Azubi Ihnen vertraut und sich auch bei Problemen an Sie wendet. Er wird es Ihnen mit gesteigerter Motivation und Leistung danken.

    Wie verhindert man Konflikte mit: Augen auf von Unternehmern

    Durch einen engen Kontakt geht dieser Punkt unmittelbar einher? Nicht ganz. Denn eine feine Beobachtungsgabe des Ausbilders heißt viel mehr als nur engen Kontakt zu pflegen. Viele Konflikte entstehen durch Unzuverlässigkeit seitens des Azubis, schlechte Leistungen in der Berufsschule oder Nachlässigkeit beim Führen des Berichtsheftes. Hier kann der Ausbilder eine Menge bewirken:

    • Regelmäßigkeit: Kontrollieren Sie das Berichtsheft, welches als Ausbildungsnachweis dient und andere schriftliche Leistungen regelmäßig – zu Beginn wöchentlich, später im 2-Wochen-Rhythmus. Das fördert die Sorgfalt und schafft Ihnen einen Einblick in die Arbeit des Azubis.
    • Konsequenz: Wenn der Azubi unpünktlich oder unzuverlässig ist, machen Sie ihm das deutlich und fordern Sie im Ernstfall auch Konsequenzen. Nur so lernt der Azubi Verantwortung. Bleiben Sie dabei respektvoll.
    • Vertrauen: Zeigt ihr Azubi mangelhafte Leistungen in der Berufsschule oder im Betrieb, sprechen Sie offen, aber bestimmt mit ihm und versuchen Sie, die Gründe herauszufinden. Das motiviert und schafft Vertrauen!
    • Partnerschaftlichkeit: Sehen Sie Ihren Azubi als das, was er ist: Ein Arbeitnehmer, der für Ihren Betrieb arbeitet und noch viel lernen wird. Behandeln Sie ihn als Ihren Partner, dem Sie helfend zur Seite stehen, wenn es Probleme gibt.
    • Individualität: Beobachten Sie den Auszubildenden und erkennen Sie frühzeitig seine Begabungen und Neigungen. Daran können Sie gezielt arbeiten und diese fördern. So werden Sie einen Arbeitnehmer heranwachsen sehen, der motiviert seiner Tätigkeit nachkommt und Ihrem Betrieb mit seinem ganz individuellen Können von großem Nutzen sein wird.
    Übrigens: Kommunikation mit Azubis professionell lernen können Sie bei verschiedenen Seminaren, die sich auf die Kommunikation zwischen Ausbilder und Auszubildenden spezialisieren.

    Kommunikation mit schwierigen Azubis – so gelingt es Ihnen

    Eine normale und freundliche Kommunikation im Umgang mit einem schwierigen Azubi ist für jeden Ausbilder eine schwierige Situation. Besonders dann, wenn man mit reiner Freundlichkeit und Sachlichkeit nicht mehr weiter kommt. In solch einem Fall müssen klare Worte her. Machen Sie dem Auszubildenden in einem Konfliktgespräch auf eine emotionale und konfrontative Art und Weise klar, dass sich seinVerhalten ändern muss. Besonders bei sehr selbstbewussten Auszubildenden, die eine starke Meinung vertreten oder sich in bestimmten Situationen in der Hierarchie nicht einordnen können, ist es ein wichtiger Schritt für Ausbilder zu zeigen, dass sie das Regiment führen.

    Durch eine klare Konfrontation wird dieses Gespräch auf eine emotionale Ebene versetzt, was dem Auszubildenden zeigen soll, wo seine Grenzen sind und wie er sich zukünftig zu verhalten hat.

    5 Regeln, wenn Sie Aufgaben an Azubis delegieren

    Wenn Sie in der Lage sind, Verantwortung erfolgreich an Auszubildende zu delegieren, dann hat dies sehr positive Auswirkungen für Sie: Zum einen entlasten Sie sich selbst und andere. Zum anderen bereichern Sie die Ausbildung in erheblichem Maße.

    Trotzdem  ist  das  mit  dem  Delegieren  so  eine  Sache:  Eigentlich   sind Azubis ja keine vollwertigen Arbeitskräfte. Sie müssen noch  lernen und nicht in erster Linie produktiv arbeiten. Darüber hinaus ist mit der erhöhten Verantwortung der Azubis ein Risiko verbunden. Was ist, wenn etwas schiefläuft? Wer trägt die Verantwortung? Um Schäden durch zu schnelles oder zu weitgehendes Delegieren zu vermeiden, beachten Sie die folgenden fünf Regeln:

    Delegieren Sie klar und eindeutig

    Wer delegiert, muss sich deutlich ausdrücken, um Missverständnisse  von  vornherein  auszuschließen.  Daher  muss  sich  der  Ausbilder oder  Vorgesetzte  zunächst  einmal  selbst  klar  werden,  was  er  mit dem Delegieren erreichen will und wie weit die Verantwortung des Auszubildenden gehen soll.  Erst  wenn der Ausbilder sich darüber bewusst ist, wird der Azubi informiert. Dieser muss genau wissen, was er machen soll – und warum er es machen soll. Es muss klar sein, in  welchem Fall der Azubi sich rückversichern sollte. Zudem  muss eindeutig ersichtlich sein, welcher Schaden entstehen kann, wenn bestimmte Fehler gemacht werden.

    Der Vorteil bei dieser bewussten Aufklärung: Der Azubi  kann eine Zusatzaufgabe, die über den Ausbildungsrahmenplan hinausgeht, durchaus auch ablehnen. Dann sollten Sie als Ausbilder nicht beleidigt sein, sondern vielmehr zu schätzen wissen, dass sich Ihr Azubi offensichtlich nicht überschätzt. Das ist eine Eigenschaft, die im Berufsleben durchaus wichtig ist.

    Wählen Sie nur geeignete Aufgaben aus

    Wenn Sie Aufgaben delegieren, ist stets darauf zu achten, ob die entsprechende Arbeit dazu geeignet ist. Niemals sollte die Entlastung einer bestimmten Person beim Delegieren im Mittelpunkt stehen. Das würde dazu führen, dass vor allem unbeliebte Tätigkeiten delegiert werden. Nach dem Motto „Ab heute prüfst du alle Eingangsrechnungen“, ist eine unbeliebte Aufgabe, die allerdings sehr verantwortungsvoll sein kann, schnell abgegeben. Das ist allerdings nicht sinnvoll. Die Eignung und die Machbarkeit im Hinblick auf die jeweilige Ausbildungsordnung sollten im Vordergrund stehen.

    Bieten Sie generell Hilfe an

    Wenn ein Azubi eine ihm zugedachte, verantwortungsvolle Aufgabe perfekt ausführt, ist das für alle Beteiligten sehr positiv. Trotzdem sollten Sie niemals vergessen, dass die Verantwortung des Unternehmens immer bestehen bleibt. Tritt ein Fehler ein, der zu einem Schaden führt, dann kann keineswegs damit argumentiert werden, dass Schadensersatz nicht möglich sei, weil ein Azubi den Fehler gemacht hat. Bieten Sie daher stets an, dass im Rahmen von delegierten Aufgaben Fragen gestellt werden dürfen und Hilfe in Anspruch genommen werden kann. Fordern Sie den Azubi auf, das grundsätzlich auch zu tun, wenn er unsicher ist.

    Bieten SIe Ihren Auszubildnenden Hilfe an, wenn Sie Fragen oder Probleme haben © ikonoklast_hh – Adobe Stock

    Lassen Sie dem Azubi seinen Freiraum

    Von sich aus können Sie hingegen Zurückhaltung üben: Wer eine Arbeit delegiert, der sollte seinem Azubi nicht ständig über die Schulter schauen. Das fällt manchmal zwar etwas schwer, ist aber etwas, das ein Ausbilder lernen kann und sollte. Legen Sie gegebenenfalls fixe Kontrollen und Besprechungen fest, lassen Sie den Azubi aber ansonsten seinen Freiraum.

    Belohnen Sie eine gute Einschätzung der Situation

    Auszubildenden, die in der Lage sind, den schmalen Grat zwischen Selbstständigkeit und Rückversicherung in kritischen Momenten hinzubekommen, zollen  Sie  ein  Extra­-Lob. Wer diese Eigenschaften besitzt, kann Wichtiges von Unwichtigem unterscheiden – eine Schlüsselqualifikation für alle Berufe. Sorgen Sie also dafür, dass Auszubildende, die das schaffen, durch Lob und gute Beurteilungen belohnt werden.

    Azubis helfen Azubis: Wie ältere Auszubildende helfen können

    Eine andere Möglichkeit, neue Azubis in Ihrem Betrieb zu integrieren und Ihnen möglichst rasch ein Gefühl der Zugehörigkeit zu geben, sind ältere Auszubildende. Diese haben das gleiche Stadium der Neulinge bereits durchlaufen und können mit Ihrem Wissen und ihren Erfahrungen ein wertvoller Unterstützer der jungen Azubis sein. Oftmals haben sie deshalb einen ganz anderen Zugang zu den Neuen, als es ein Ausbilder jemals haben könnte. Nutzen Sie dieses Potenzial!

    Doch auch wenn Sie ältere Azubis für eine solche Unternehmung gewinnen können, ändert das nichts an der Relevanz der Kommunikation zwischen Auszubildenden und Ausbilder. Halten Sie engen Kontakt und kommunizieren Sie offen und respektvoll mit Ihrem Schützling. Seien Sie ihm ein vertrauensvoller Ansprechpartner in allen Belangen der betrieblichen und persönlichen Zusammenarbeit. Nicht nur der Azubi, sondern auch Sie und der gesamte Betrieb werden davon profitieren.

    FAQ: Häufig gestellte Fragen zum Thema Kommunikation mit Auszubildenden

    Was muss man bei der Kommunikation mit Auszubildenden allgemein beachten?

    Nach Schulz von Thun wird eine Aussage immer auf vier Aspekte hin untersucht: Sache („Was?“), Apell („Wozu?“), Beziehung („Wie?“),
    Selbstoffenbarung („Das gebe ich von mir kund!“)

    Wie funktioniert Kommunikation mit schwierigen Auszubildenden?

    Wenn Sie im Umgang mit schwierigen Azubis sachlich und freundlich nicht mehr weiterkommen, helfen in einem Konfliktgesprächnur noch klare Ansagen. Gehen Sie dabei gerne auf die emotionale Ebene, um dem Azubi seine Grenzen aufzuzeigen.

    Wie kann man den engen Kontakt zu Azubis durch Kommuniaktion fördern?

    Unterstützen Sie den Azubi auch persönlich – Fördern Sie seine Interessen und Talente während der Ausbildung und gehen Sie auf Wünsche und Anregungen ein. Helfen Sie dem Azubi bei fachlichen Fragen und bieten Sie Unterstützung bei Problemen an.

    Was sollte man beim Deligieren von Aufgaben an Azubis beachten?

    Diese fünf Regeln gilt es zu beachten: 1. Klar und eindeutig deligieren
    2. Nur geeignete Aufgaben auswählen 3. Bieten Sie generell Hilfe an
    4. Lassen Sie den Azubi seinen Freiraum 5. Belohnen Sie eine gute Einschätzung der Situation

    Wie können Azubis anderen Azubis helfen?

    Ältere Azubis können die neuen Auszubildenen durch ihre Erfahrung unterstützen und ihnen so ein Gefühl der Zugehörigkeit vermitteln. Außerdem haben ältere Auszubildende meist einen besseren Zugang zu den Neulingen, da sie sich in deren Situation selbst gut hineinversetzen können.

    Autor: Redaktion Personalwissen