Das Delegieren gehört zu den Hauptaufgaben von Führungskräften. Denn als Führungskraft sollten Sie Aufgaben und Verantwortung übertragen können, um Unternehmensziele zu erreichen.
„Ich arbeite nach dem Prinzip, dass man niemals etwas selbst tun soll, was jemand anders für einen erledigen kann.“
J. D. Rockefeller
Das Delegieren gehört zu den Hauptaufgaben von Führungskräften. Denn als Führungskraft sollten Sie Aufgaben und Verantwortung übertragen können, um Unternehmensziele zu erreichen.
Delegieren als wichtiges Führungsinstrument
Als wichtiges Führungsinstrument einer Führungskraft bezeichnet die Delegation das Übertragen von Aufgaben und die damit verbundene Verantwortung an andere Beschäftigte im Unternehmen.
- Beispielsituation Kopierpapier: Wenn Sie jemanden die Anweisung geben, Kopierpapier zu besorgen, haben Sie diese Aufgabe nicht delegiert. Übertragen Sie allerdings den gesamten Aufgabenbereich, der das selbstständige Überwachen und Auffüllen des Kopierpapiers beinhaltet, haben Sie das Instrument korrekt angewendet.
Richtig delegieren heißt also nicht, Arbeiten anzuweisen. Es bedeutet, die Zuständigkeit in einem relevanten Aufgabenbereich zu übertragen, in dem Mitarbeitende ihre Kompetenzen fördern und unter Beweis stellen können. Jedoch dürfen dafür nicht nur niedere und unbeliebte Tätigkeiten übertragen werden.
Warum ist die Kunst des Delegierens wichtig?
Aufgaben abzugeben klingt einfach und zudem verlockend, da weniger selbst erledigt werden muss. Doch richtiges Delegieren will gelernt sein und kann zeitintensiv sein. Erklärungen, Kontrolle und Fehler korrigieren gehören in der Anfangsphase dazu. müssen Sie erklären, einweisen, viel kontrollieren und Fehler korrigieren. Wenn Sie diese Phase bewältigen, profitieren Sie langfristig von den Vorteilen des Delegierens:
- Selbstständige und produktive Mitarbeiter, die sich wertgeschätzt fühlen
- Stärkere Motivation der Beschäftigten, da sie gefordert und gefördert werden
- Zeitliche Entlastung und somit effektives und effizientes Arbeiten
- Sicherung der Arbeitsfähigkeit, auch bei Abwesenheit des Vorgesetzten
- Mehr Zeit für Wachstum, Wettbewerbsfähigkeit und Zukunftsvisionen
- Anerkennung für Führungsstil und Team
Welche Aufgaben Sie delegieren können
Um zu prüfen, welche Aufgaben kurz-, mittel- oder langfristig an Mitarbeiter delegiert werden können, sollten Sie sich zunächst einen Überblick darüber verschaffen, welche Tätigkeiten Sie derzeit allein erledigen. Nicht alles davon kann oder sollte delegiert werden. Während Routine- und Sachaufgaben gut übertragbar sind, sind für die Führung und Entscheidungsbefugnisse ausschließlich Sie verantwortlich. Auch Repräsentationsverpflichtungen und die Pflege enger Geschäftskontakte gehören zu Ihrem Verantwortungsbereich.
| Grundsätzlich delegieren: | Nicht delegieren: |
| Routineaufgaben | Führungsaufgaben |
| Aufgaben, die nach Anleitung und ohne großen Abstimmungsbedarf erledigt werden können | Repräsentationsverpflichtungen |
| Aufgaben, die von Experten oder Spezialisten erledigt werden sollten | Strategische Aufgaben |
| Aufgaben, die andere besser erledigen als man selbst | Aufgaben, die Entscheidungen verlangen |
| Vertrauliche Angelegenheiten |
Zur Kunst gehört es auch, die richtigen Aufgaben an die passenden Mitarbeiter zu delegieren. Dafür müssen Sie vorher einschätzen, welcher Wissensstand, welche Erfahrungen und welche Fähigkeiten zur Bewältigung einer Aufgabe notwendig sind. Es ist also unumgänglich, dass Sie als Führungskraft über die Stärken und Schwächen Ihrer Mitarbeiter Bescheid wissen.
„Wer seiner Führungsrolle gerecht werden will, muss genug Vernunft besitzen, um die Aufgaben den richtigen Leuten zu übertragen – und genügend Selbstdisziplin, um ihnen nicht ins Handwerk zu pfuschen.“
Theodor Roosevelt
Es ist nicht ungewöhnlich, dass Aufgaben, die über Jahre von Ihnen selbst erledigt wurden, nach dem Delegieren zunächst einmal schlechter ausgeführt werden als zuvor. Mitarbeiter müssen sich erst einarbeiten und lernen, mit der neuen Verantwortung umzugehen. Dabei ist es erlaubt, aus Fehlern zu lernen.
Tipp: Ungeliebte Tätigkeiten sollten nicht immer derselben Person zugemutet, sondern auf alle Angestellten verteilt werden. Sonst kann das zu Frustration und Demotivation führen. Um das Verständnis für ungeliebte Aufgaben zu erhöhen, sollten Sie immer erklären, warum sie notwendig sind.
Herausforderungen richtiger Delegation
Delegieren erfordert Mut, Charakterstärke und Vertrauen in die eigenen Mitarbeiter. Dazu gehört, anspruchsvolle Tätigkeiten zu übertragen. Das ist ein deutliches Signal der Wertschätzung und steigert neben der Motivation die Produktivität sowie die Loyalität.
- Mitarbeitenden Vertrauen signalisieren
Vertrauen bedeutet, dass man den Mitarbeitern den Spielraum gibt, die ihnen zugewiesenen Aufgaben auf ihre Art und Weise zu lösen. Solange die Mitarbeiter im Rahmen der Unternehmenskultur handeln, zählt das Ergebnis und nicht der Weg. Hierbei ist eine wesentliche Voraussetzung, dass Ziele durch die Führungsperson definiert werden.
- Klare Kommunikation zwischen Führung und Mitarbeitern
Ihre Mitarbeiter sind auf eine klare Kommunikation und relevante Informationen angewiesen. Ein exaktes Briefing für die Aufgabe kostet zwar Zeit, stellt aber sicher, dass am Ende ein unternehmenrelevantes Ergebnis erzielt wird. Mit der Zeit werden Ihre Mitarbeiter selbstständiger, sodass Sie weniger Zeit in das Briefing investieren müssen.
Bei Fragen oder Problemen bleiben Sie als Führungskraft jedoch die Ansprechperson. Dazu eignen sich Etappenziele und Zwischengespräche. Legen Sie von Anfang an einen Zeitrahmen fest, damit der Mitarbeiter weiß, wann eine Aufgabe zu erledigen ist. Eine Priorisierung hilft dem Team bei der Einordnung der Dringlichkeit. Die Gespräche können ebenfalls zur Bestärkung und zum Feedback genutzt werden.
Delegieren lernen: so geht’s
Wie das Delegieren erfolgreich umgesetzt werden kann, hängt von der Situation im Betrieb ab. Daher ergeben sich drei verschiedene Methoden, um dieses Führungsinstrument zu erlernen bzw. den Lernprozess zu unterstützen:
- Eisenhower-Matrix
- 5-Punkte-Plan
- S.M.A.R.T.-Regel
Eisenhower-Matrix
Es gibt Dinge, die müssen Sie selber machen. Jedoch ist für manche Facharbeiten ein bestimmter Mitarbeiter besonders gut qualifiziert. Setzen Sie Prioritäten. Dabei kann Ihnen die sogenannte Eisenhower-Matrix helfen.
| wichtig | unwichtig | |
| eilig | selbst und sofort erledigen | delegieren zur sofortigen Erledigung |
| nicht eilig | Termin festlegen | streichen |
Tipp: Genauso wie Sie erfolgreich delegieren lernen müssen, braucht Ihr Personal Zeit, um sich an den neuen Führungsstil zu gewöhnen. Gehen Sie stufenweise vor.
5-Punkte-Plan
Um einen Berufsanfänger oder neuen Kollegen fördern zu können, eignet sich der 5-Punkte-Plan zur Orientierung.
- Exakte Aufgabenstellung – Vorgaben müssen nur umgesetzt werden.
- Mitarbeiter vertieft sich in das Thema und entwickelt eigene Ideen.
- Jetzt können Sie detaillierte Ausarbeitungen und Vorschläge zur Vorgehensweise erwarten.
- Lassen Sie den Mitarbeit selbstständig arbeiten und eigenständig entscheiden. Allerdings soll er das Vorgehen mit Ihnen abstimmen.
- Inzwischen hat sich der Mitarbeiter Ihr volles Vertrauen erarbeitet und kann Entscheidungen ohne Rücksprache treffen.
S.M.A.R.T.-Regel
In der Regel wird eine bestimmte Aufgabe oder ein Aufgabengebiet delegiert. Experten empfehlen jedoch, statt von der Aufgabe zu sprechen, Ziele vorzugeben. Der Sachverhalt muss klar und deutlich kommuniziert und an die richtige Person delegiert werden.
Die S.M.A.R.T.-Regel bietet einen Leitfaden für die Delegation:
- S für spezifisch – Aufgabenstellung präzise und unmissverständlich formulieren
- M für messbar – konkrete, abrechenbare Vorgaben
- A für attraktiv – unliebsame und angenehme Vorgänge verbinden, damit nicht ein Mitarbeiter nur unbeliebte Arbeiten abbekommt.
- R für realistisch – Der Mitarbeiter muss fachlich und zeitlich in der Lage sein, die Aufgabe durchzuführen, und über die erforderlichen Ressourcen verfügen
- T für Terminieren – den zeitlichen Rahmen festsetzen, eventuelle Zwischentermine und den Endtermin
Tipp: Letztlich liegt es in Ihrem Ermessen, welche Aufgaben Sie folglich delegieren. Wollen Sie ein hochbrisantes Projekt besser selber bearbeiten oder einen wichtigen Kunden persönlich betreuen? Dann tun Sie das! Schaufeln Sie sich die Zeit dafür frei, indem Sie andere Dinge abgeben.
Erfolgreich delegieren: 5 Tipps zusammengefasst
1. Aufgaben auswählen und sortieren
Verschaffen Sie sich einen Überblick, welche Aufgaben Sie derzeit erledigen und welche davon unter welchen Bedingungen abgegeben werden können.
2. Anforderungen überprüfen
Um die Aufgaben den richtigen Mitarbeitern zuzuordnen, müssen Sie einerseits über die Anforderungen, die die Tätigkeit mitbringt, und andererseits über die Fähigkeiten und Kenntnisse Ihres Personals im Bilde sein.
3. Vertrauen haben
Wer sein Team kennt, der weiß was er ihm zutrauen kann. Vertrauen ist eine Grundvoraussetzung fürs Delegieren. Misstrauen führt zu Kontrollzwang, der Mitarbeiter frustriert und demotiviert. Stecken Sie einen Kompetenz- und Entscheidungsrahmen ab, innerhalb dessen sich der jeweilige Mitarbeiter frei bewegen kann.
4. Transparenz leben
Definieren Sie Aufgaben und Ziele klar, damit Ihr Team eindeutig weiß, was Sie von ihm erwarten. Stellen Sie alle notwendigen Arbeitsmittel und Informationen bereit, die zur Bewältigung der Aufgaben notwendig sind. Signalisieren Sie Kommunikationsbereitschaft, wenn Fragen aufkommen oder Probleme entstehen. Rückfragen helfen zu überprüfen, ob ein Mitarbeiter seine Aufgaben verstanden hat.
5. Feedback geben
Geben Sie jedem Mitarbeiter nach Beendigung seiner Aufgabe ein Feedback um ihm die Gelegenheit zu geben sich zu verbessern. Sparen Sie nicht mit Lob, wenn Aufgaben zur Ihrer Zufriedenheit erledigt wurden und ermutigen Sie erfolgreiche Mitarbeiter mehr Verantwortung zu übernehmen.
Fazit: Delegieren ist ein wichtiges Handwerk, das gelernt sein muss
Die hohe Kunst des Delegierens ist einerseits ein relevantes, andererseits ein herausforderndes Führungsinstrument. Um dieses erfolgreich einsetzen zu können, sollten Führungspersonen Vertrauen in die Kompetenz ihrer Arbeitnehmer haben, übertragene Aufgaben fristgerecht zu erfüllen. Dabei unterstützen eine klare Kommunikation und ein regelmäßiger Austausch den Prozess. Wenn Sie die Tipps umsetzen, können Sie im Unternehmen motivierte Mitarbeitende sowie effizienteres Arbeiten verzeichnen.
