Wenn der Arbeitnehmer ein Zeugnis anfordert, stellt sich oft die Frage, ob ein einfaches oder ein qualifiziertes Arbeitszeugnis ausgestellt worden soll. Doch worin liegt der Unterschied zwischen diesen Zeugnisarten? Und wann muss der Arbeitgeber ein qualifiziertes Zeugnis formulieren?
Was ist der Unterschied zwischen einem qualifizierten Arbeitszeugnis und einem einfachen Zeugnis?
Der Gesetzgeber legt Arbeitgebern im § 109 der GewO auf, im Arbeitszeugnis Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit darzulegen. Ein in diesem Umfang ausgestelltes Zeugnis wird als einfaches Arbeitszeugnis bezeichnet. Ein einfaches Arbeitszeugnis kann demnach als Bescheinigung oder Bestätigung angesehen werden.
Auf Wunsch des Betriebsangehörigen ist der Arbeitgeber darüber hinaus verpflichtet, ein qualifiziertes Arbeitszeugnis aufzubauen. Aus gesetzlicher Sicht besteht der Unterschied zwischen einem qualifizierten und einem einfachen Arbeitszeugnis in der Ausprägung und im spezifischen Inhalt des Dokumentes. Denn ein qualifiziertes Arbeitszeugnis bewertet die Qualifikation, Leistung und das Sozialverhalten eines Mitarbeiters. Aus diesem Grund ist es für Arbeitnehmer und potenzielle Arbeitgeber wertvoll und im Bewerbungsprozess wesentlich. In der Gesamtbewertung muss es mindestens mit befriedigend formuliert werden.
Was ist ein einfaches Arbeitszeugnis?
Ein einfaches Arbeitszeugnis übernimmt die Funktion einer schriftlichen Bestätigung und muss Angaben zur Tätigkeit des Mitarbeiters enthalten. Dies geschieht in der Regel, indem die Tätigkeitsbeschreibung eines Arbeitsplatzes in Stichpunkten im Zeugnis abgedruckt wird. Darüber hinaus enthält ein einfaches Arbeitszeugnis die personenbezogenen Daten des Mitarbeiters und Angaben über die Dauer der Tätigkeit. Einfache Arbeitszeugnisse können mit einem freundlichen Satz enden. Dies beinhaltet Floskeln, die dem Betriebsangehörigen Erfolg und Glück für die Zukunft wünschen. Anhand ihres Aufbaus können einfache Arbeitszeugnisse ebenfalls als Bescheinigung oder Bestätigung verstanden werden. Da sie keine Bewertung enthalten, sind sie faktenorientiert aufgebaut. Sie dienen der Information zukünftiger Arbeitgeber oder staatlicher Stellen.
Was ist ein qualifiziertes Arbeitszeugnis?
Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis enthält persönliche und wertende Formulierungen über das Sozialverhalten, das Engagement und die Leistung des Angestellten. Es macht deutlich, welche Erfolge oder Sonderaufgaben ein Betriebsangehöriger übernommen hat. Es nimmt eine Gesamtbeurteilung der Leistung vor. In einem positiven und spezifischen Schlusssatz kann dem Mitarbeiter darüber hinaus für seinen weiteren Lebensweg beruflich und privat viel Erfolg und Glück gewünscht werden.
Wie wird ein qualifiziertes Arbeitszeugnis formuliert?
Das qualifizierte Arbeitszeugnis wird vom Vorgesetzten oder Personaler individuell mit besonderen Redewendungen in Zeugnissprache verfasst. Die spezifischen Verbalisierungen haben zu jeder Zeit einen wertschätzenden und persönlichen Charakter. Personaler und Mitarbeiter von HR-Abteilungen können an den Nuancen der Zeugnissprache gleichzeitig ablesen, auf welchem Leistungsniveau ein Mitarbeiter tätig war. Zeugnissprache muss zwingend einen wohlwollenden Charakter bewahren. Gleichzeitig darf sie durch Nuancen, Superlative und starke Begrifflichkeiten eine eindeutige Wertung vornehmen. Die Begriffe „Zeugnissprache“ oder „Zeugniscode“ beschreiben Formulierungen und Begriffe, die im Allgemeinen in Arbeitszeugnissen verwandt werden.
Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis hat im Gegensatz zum einfachen Arbeitszeugnis eine höhere Wertigkeit. Das Zeugnis sollte klar und verständlich formuliert sein. Es darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die sinnverfälschend sind. Verbalisierungen dürfen den Betriebsangehörigen nicht in unzutreffender Weise darstellen. Durch die Intensität von Verbalisierungen und durch Steigerungsformen und Superlative im Text wird aufgezeigt, wie die Leistung des Betriebsangehörigen einzuordnen ist.
Wie wird ein Mitarbeiter im qualifizierten Arbeitszeugnis bewertet?
Generell sind Arbeitgeber in Deutschland darin frei, ein Arbeitszeugnis zu konzipieren. Aus Gründen der Vergleichbarkeit hat sich ein Bewertungsmaßstab in deutschen Arbeitszeugnissen entwickelt. Dieser beleuchtet Angestellte in Gänze. In Arbeitszeugnissen werden vor allem die folgenden, persönlichen Mitarbeiterfragen spezifisch beantwortet:
- Über welches Fachwissen oder Können verfügt der Beurteilte?
- Welche Leistungsbereitschaft konnte beim Arbeitnehmer festgestellt werden?
- In welcher Intensität ist der Mitarbeiter belastbar?
- Von welcher Güte waren seine Arbeitsweise und seine Arbeitsergebnisse?
- Wie können sein Sozialverhalten und seine Teamfähigkeit beschrieben werden?
- Wie wird die Gesamtleistung des Betriebsangehörigen bewertet?
- Für Führungskräfte: In wieweit konnte ein Mitarbeiter mit Führungsverantwortung seine Angestellten persönlich und fachlich individuell fördern? Wie war er generell im Unternehmen anerkannt?
Die genannten Fragen und ihre Antworten sind für potenzielle Arbeitgeber essenziell. Im qualifizierten Arbeitszeugnis erfährt ein Unternehmen mit der Bewerbung auf 1 – 2 DIN A4-Seiten viel über einen Kandidaten. Es wird ersichtlich, wie der Bewerber während seiner bisherigen Tätigkeit eingeschätzt wurde. Neben der fachlichen Qualifikation werden ebenfalls die für eine Zusammenarbeit wesentlichen Soft Skills wie Offenheit, Teamfähigkeit oder Flexibilität beurteilt.
Unternehmen sind bei der Konzeption von Arbeitszeugnissen zusätzlich frei, individuelle Sätze einzuarbeiten. Diese können bei einer sehr guten Leistung zum Beispiel Informationen über Ergebnisse oder Erfolge enthalten. Spezifische Formulierungen können darstellen, wie der Mitarbeiter als Mensch wahrgenommen wurde und welche langfristigen Verdienste er sich am Arbeitsplatz erwirtschaftet hat. Wegweisende innerbetriebliche Projekte können beispielsweise besonders gehighlightet werden. Qualifizierte Arbeitszeugnisse gelten als Kür unter den Arbeitszeugnissen. Ein Großteil anspruchsberechtigter Angestellter wählt ein qualifiziertes Arbeitszeugnis, um die eigene Leistung am Arbeitsplatz professionell nachweisen zu können.
Wann muss ein qualifiziertes Arbeitszeugnis erstellt werden?
Der Arbeitnehmer kann auf der Grundlage von § 109 GewO vom Arbeitgeber verlangen, ein qualifiziertes Arbeitszeugnis auszustellen. Der Rechtsanspruch ist unberührt von der Tatsache, ob ein Mitarbeiter:
- befristet angestellt ist,
- in Teilzeit oder Vollzeit arbeitet oder
- im Rahmen einer kurzfristigen Beschäftigung im Betrieb tätig ist.
Jeder Mitarbeiter, der gemäß § 5 des BetrVG als Angestellter gilt, hat Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis. Damit der Arbeitgeber eine derartige Beurteilung schreiben kann, muss der Angestellte mindestens 6 – 8 Wochen im Betrieb gearbeitet haben. Bei einer kürzeren Beschäftigungsdauer liegen zu wenig Erfahrungswerte vor. Die Alternative stellt in diesem Fall die Ausstellung eines einfachen Arbeitszeugnisses dar.
Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis kann nur in einem engen Zeitfenster nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters erstellt werden. Spätestens nach 3 Jahren verlieren Mitarbeiter aufgrund der regelmäßigen Verjährungsfrist ihren Anspruch auf Ausstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses. Ein einfaches Arbeitszeugnis als Bestätigung kann hingegen so lange im Nachhinein angefertigt werden, wie Aufzeichnungen über den Mitarbeiter und seine Betriebszugehörigkeit zur Verfügung stehen.
Was ist bei der Konzeption von qualifizierten Arbeitszeugnissen zu beachten?
Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis wird in Zeugnissprache geschrieben. Es muss wahrheitsgemäß erstellt werden und sollte die Leistung des Angestellten explizit darstellen. Eine objektive Beurteilung gehört aus Unternehmenssicht zur Fairness, um die zukünftige berufliche Tätigkeit des Betriebsangehörigen nicht zu gefährden. Darüber hinaus verfügt der Gesetzgeber, dass Arbeitszeugnisse zwingend in Papierform erstellt werden sollten.
Mitarbeiter haben nach einer Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts zudem einen Rechtsanspruch auf ein Arbeitszeugnis, das mindestens der Gesamtnote befriedigend entspricht.
Muss ein Angestellter aufgrund seiner Leistung oder seines Verhaltens negativer bewertet werden, sind Arbeitgeber in der Beweispflicht. Gleiches gilt für Arbeitnehmer, wenn diese auf einer besseren Bewertung als „befriedigend“ bestehen. Sind Arbeitnehmer unsicher, ob ein Arbeitszeugnis wohlwollend und positiv konzipiert wurde, steht ihnen der Rechtsweg offen. Mithilfe eines Fachanwalts für Arbeitsrecht können sie beim zuständigen Arbeitsgericht eine Verbesserung des Zeugnisses einfordern, falls unrichtige oder fehlerhafte Formulierungen auffallen.
