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Kostenübernahme beim Vorstellungsgespräch – Wann zahlt der Arbeitgeber?

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Vorstellungsgespräch

Ein Vorstellungsgespräch ist gerade für Bewerber durch eine lange Anfahrtsstecke oder eine notwendige Übernachtung am potenziell neuen Arbeitsort mit Kosten verbunden. Laut Gesetzgeber ist der Arbeitgeber zur Kostenübernahme verpflichtet. In diesem Artikel erfahren Sie, ob und wenn ja, wie viel Sie Bewerbern zahlen müssen und in welchen Fällen die Kostenübernahme ausgeschlossen ist. Wir unterstützen Sie bei der Vermeidung rechtlicher Fauxpas und erläutern Ihnen alle Faktoren rund um die Erstattung von Fahrtkosten oder Reisekosten.

    Hat jeder Bewerber grundsätzlich ein Recht auf Vorstellungskostenerstattung?

    Im § 670 des Bundesgesetzbuches (BGB) ist die Kostenübernahme beim Vorstellungsgespräch gesetzlich verankert. Die Erstattungspflicht des Arbeitgebers tritt jedoch nur ein, wenn der Bewerber einer ausdrücklichen Einladung Folge leistet und nicht unangemeldet im Büro auftaucht. Wie das Gesetz zeigt, haben Bewerber dementsprechend dann ein grundsätzliches Recht auf die Erstattung der im Zusammenhang mit dem Vorstellungsgespräch aufgelaufenen Kosten, wenn sie beauftragt werden zu einem Termin zu erscheinen. Im Nachhinein können die entsprechenden Kosten der Rechtsprechung nach eingefordert werden.

    Wichtiger Hinweis! Als Arbeitgeber können Sie mit einer entsprechenden Formulierung in der Einladung darauf hinweisen, dass weder Fahrtkosten noch Reisekosten übernommen werden. Mit diesem Vermerk sichern Sie sich gegen eventuelle Forderungen von Seiten des Bewerbers ab.

    Ausnahmen bestätigen die Regel: Hier ist keine Erstattung nötig

    Wie jede gesetzliche Regelung gibt es auch für die Kostenübernahme beim Vorstellungsgespräch Ausnahmen. Nicht gezahlt werden muss, wenn es sich um die Besetzung einfacher Positionen handelt.

    Ebenso ist eine Erstattung gezielt auszuschließen, sofern der Arbeitgeber in der Einladung zum Vorstellunggespräch bereits auf diesen Umstand aufmerksam macht.

    Tipp: Soll eine anteilige Erstattung, beispielsweise für die Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln erfolgen, die Kostenübernahme für die Unterbringung aber ausbleiben, muss dieser Vermerk ebenfalls direkt auf die Einladung geschrieben werden.

    Erstattungsfähige Kosten beim Vorstellungsgespräch und ihre Unterschiede

    Generell unterscheidet man in den Kosten beim Vorstellungsgespräch zwischen den reinen Fahrtkosten und den Reisekosten. Fälschlicherweise findet häufig eine konträre Verwendung der beiden Begriffe statt, da sie in ihrem Inhalt gleichgesetzt werden. Die Unterschiede sind deutlich vorhanden und bei näherer Beschäftigung mit den Begrifflichkeiten bereits im Wortstamm ersichtlich. Fahrtkosten bezeichnen alle Aufwendungen, die in Form der Anreise mit

    • einem eigenen PKW und der Abrechnung nach Kilometern
    • dem Bus
    • dem Zug

    gewährt werden. Reist ein Bewerber aus weiterer Entfernung an und muss am Standort des Unternehmens übernachten und sich verpflegen, handelt es sich nicht um Fahrtkosten, sondern um Reisekosten.

    Achtung! Spätestens mit Erstellung der Einladung zum Vorstellungsgespräch müssen Sie dem Bewerber mitteilen, ob und in welchem Umfang Sie eine Kostenübernahme anbieten und wie die Erstattung der Kosten erfolgt.

    Die Erstattung von Fahrtkosten

    Die Rubrik Fahrtkosten unterteilt sich ebenfalls in zwei Bereiche. Zum einen gibt es die beweisbaren Fahrtkosten, die zum Beispiel durch die Vorlage eines Bahn- oder Bustickets belegbar sind. Anders ist es bei den Kosten für die Anreise mit dem eigenen Kraftfahrzeug. Hier kann der Bewerber keinen Beweis erbringen, wodurch die Erstattung auf der Entfernung zwischen dem in der Bewerbung angegebenen Wohnort und dem Unternehmensstandort erfolgt.

    Da der Wohnort und damit die Entfernung zum Ort des Vorstellungsgesprächs zum Einladungszeitpunkt bekannt ist, kann die Höhe der Kostenübernahme bereits im Anschreiben benannt werden. Diskussionen über einzelne Kilometer oder den Gesamtbetrag entfallen auf diesem Weg.

    Die Erstattung von Reisekosten

    Das Thema Reisekosten ist heikler und umfangreicher als die Erstattung der reinen Fahrtkosten. Muss ein Bewerber eine lange Anfahrtsstrecke zurücklegen, werden Reisekosten veranschlagt. Hier sind die Aufwendungen zur Übernachtung und die Verpflegung enthalten.

    Um eine viel zu hohe Forderung auszuschließen, sollte der potenzielle Arbeitgeber eine klare Regelung treffen. So kann er zum Beispiel vorgeben, wie viel er für die Übernachtung und die Verpflegung bezahlt und welcher Gesamtbetrag für die Reisekosten allgemein übernommen wird.

    Generell gelten bei der Reisekostenabrechnung dieselben Regelungen wie bei einer Firmeninternen Abrechnung.

    Tipp: Sie müssen weder ein Luxushotel noch die Rechnung aus einem noblen Restaurant übernehmen. Am besten geben Sie dem Bewerber einen Tipp, wo er günstig nächtigen und sich verpflegen kann. Diese Kosten bieten Sie zur Erstattung an. Alle darüber anfallenden Ausgaben sind in schriftlicher Form von der Kostenübernahme auszuschließen.

    Kostenübernahme ausgeschlossen? Bewerber kann steuerliche Absetzbarkeit nutzen

    Wenn Sie über die Kostenübernahme zum Vorstellungsgespräch nachdenken, sollten Sie einen ganz wichtigen Punkt nicht vergessen. Der Bewerber hat ebenso die Möglichkeit, sich auf die steuerliche Absetzbarkeit der Fahrt und Übernachtung in Verbindung mit einem Vorstellungsgespräch zu berufen.

    Werden die Kosten aus einem der oben aufgeführten Gründe nicht vom potenziellen Arbeitgeber getragen, kann der Bewerber diese Aufwendungen in seiner jährlichen Steuererklärung aufführen. Auf diesem Weg kann er sich eine steuerliche Vergünstigung verschaffen.

    Tipp: Schließen Sie die Kostenübernahme aus, weisen Sie den Bewerber vor dem Vorstellungsgespräch auch auf die steuerliche Absetzbarkeit hin. Viele Bewerber wissen nicht, dass sie von dieser Methode Gebrauch machen können.

    Vorstellungsgespräch bei einfachen Positionen

    Bei gehobenen Positionen, beispielsweise wenn es um eine Anstellung im Management geht, sollte es nicht zu Diskussionen um die Kostenübernahme beim Vorstellungsgespräch kommen. Anders verhält es sich, wenn ein Unternehmer einen Bewerber vorübergehend, in Teilzeit oder in einem einfachen Beschäftigungsverhältnis anstellt. Eine Kostenübernahme kann sich in diesen Fällen aus unternehmerischer Sicht als ineffektiv darstellen und ist nach Möglichkeit auszuschließen.

    Da ein gesetzlicher Anspruch von Seiten des Bewerbers besteht und das Gesetz keinen Unterschied zwischen einem Arbeitsverhältnis im Management oder in geringfügiger Beschäftigung macht, sind Sie als Arbeitgeber gefragt. Das ausdrückliche Hinweisen auf eine ausgeschlossene Kostenübernahme kann Ihnen die nachträgliche Arbeit ersparen.

    Wer trägt die Kosten beim Recruiting durch einen Headhunter?

    Das Verfahren, neue Mitarbeiter zu finden wird in großen und mittelständischen Unternehmen nicht selten ausgelagert. Dies bezieht sich in manchen Fällen auch auf die anfallenden Vorstellungsgespräche. Wer muss jedoch erstatten, wenn das Vorstellungsgespräch nicht in der Firma, sondern im Büro eines Headhunters stattfindet?

    Auch beim Outsourcing ist der Unternehmer der eigentliche Auftraggeber. Durch die Auslagerung des Bewerbungsverfahrens ist er nicht von der gesetzlichen Verpflichtung zur Kostenübernahme befreit.

    Tipp: Wie beim Vorstellungsgespräch im eigenen Büro, sollten Sie auch beim Outsourcing zum Headhunter klare Regeln in der Einladung formulieren (lassen). Nur auf diesem Weg können Sie die Erstattung nach Ihrer Vorstellung vornehmen und sich vor einer möglichen und rechtmäßigen Klage des Bewerbers schützen.

    Keine Erstattungspflicht bei Vorsprache ohne ausdrückliche Einladung

    Es gibt eine Situation, in der kein Arbeitgeber Bewerbungskosten erstatten muss. Stellt sich ein Bewerber ohne explizite Einladung in der Firma vor, kann er die Kosten für das Vorstellungsgespräch nicht zurückfordern. Dies gilt auch, wenn sich ein Bewerber für eine Stelle interessiert, für die er aufgrund seiner Qualifikation nicht geeignet ist.

    Wenn Sie also einem unaufgefordert im Unternehmen erscheinenden Bewerber die Chance auf ein Vorstellungsgespräch geben, sind Sie von der Verpflichtung einer Kostenübernahme befreit. In diesem Fall sagt der Gesetzgeber, dass der Bewerber in eigener Verantwortung handelt. Dementsprechend hat er keinen gesetzlichen Anspruch auf eine Kostenerstattung.

    Autor: Redaktion Personalwissen

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