Arbeiten in Großraumbüros: Gemeinschaft als Raumkonzept – auch während Covid-19

Millionen Beschäftigte in Deutschland arbeiten täglich in einem Büro.

Viele Unternehmen hatten bereits lange vor der Corona-Pandemie für ein Großraumbüro entschieden. Schließlich soll das Modell des gemeinsamen, geteilten Arbeitens die Produktivität eines Unternehmens fördern und eine bessere Kommunikation mit sich bringen. Dennoch waren auch bereits vor Covid-19 die Nachteile des Großraumbüros – erhöhte Lautstärke und weniger Privatsphäre etwa – bekannt.

Was bringt also das Konzept des Großraumbüros mit sich? Überwiegen die positiven Aspekte oder gibt es zu viele Gegenargumente? Welche Sicherheits- und Abstandsregelungen müssen in Zeiten von Covid-19 eingehalten werden? Antworten auf diese und weitere Fragen finden Sie in diesem Artikel.

Die Idee und Vorteile des Großraumbüros

Das Konzept eines Großraumbüros ist weit verbreitet. Eine klare Definition, ab wann der Arbeitsplatz ein „Großraumbüro“ ist, gibt es nicht. Konsens besteht jedoch darüber, dass wenn sich mindestens 20 bis 40 Angestellte einen großen Büroraum teilen, dieser als Großraumbüro anzusehen ist. Die reale Umsetzung der Idee kann für Firmen und Beschäftigte in einer großen Zahl von Fällen nachweislich ein Gewinn sein.

Mehr Austausch und Transparenz, weniger Kosten

Fakt ist jedoch, dass die Anzahl der Großraumbüros unter den Arbeitsräumen in Unternehmen zunimmt. Das passiert nicht ohne Grund.

Die Arbeit im Großraumbüro bringt einige Vorteile mit sich, die diese Form der Arbeitsplatzgestaltung attraktiv machen:

• einfachere Austauschmöglichkeiten
• gemeinschaftliches Arbeiten und gemeinsames Profitieren
• erhöhte Transparenz
• Kostenersparnis durch effektive Raumnutzung
• flexiblere Raumgestaltung

Kurze Wege und Blickkontakt zwischen den einzelnen Arbeitsplätzen ermöglichen eine schnellere und effektivere Kommunikation unter den Mitarbeitern. Da es sich durch die räumliche Nähe anbietet, Kollegen direkt anzusprechen und sich in unmittelbarem Kontakt auszutauschen, wird auf umständlichere Kommunikationsformen verzichtet. Fragen und Anliegen müssen so nicht über ein Telefongespräch oder E-Mail-Austausch geklärt werden. Auch lassen sich umständlich geplante Meetings vermeiden, die die Produktivität vermindern.

Statt ein offizielles Meeting in einem Besprechungsraum einzuberufen und eine schriftliche Agenda zu versenden, kann sofort und ohne Vorbereitung diskutiert und analysiert werden. Probleme und Herausforderungen bei Projekten werden durch ein mitarbeiterübergreifendes Brainstorming in vielen Fällen schneller und lösungsorientierter bearbeitet und gelöst.

Mehr produktive Gemeinschaft durch Großraumbüros?

Das Arbeiten im Großraumbüro hat das Potenzial, das Gemeinschaftsgefühl der Arbeitnehmer*innen zu steigern. Da Beschäftigte häufiger miteinander in Kontakt kommen und sich nicht nur unregelmäßig auf dem Gang zwischen Einzelbüros begegnen, lernen sie sich besser kennen. Im direkten Gespräch, aber auch beiläufig im Büroalltag sehen sich Arbeitnehmer regelmäßig und erfahren so mehr über die Eigenschaften und die Persönlichkeit ihrer Kolleg*innen.

Die Transparenz, die sich aus einem geteilten Büroraum ergibt, bringt weitere Vorteile mit sich. So können zum Beispiel Ideen klar der Person zu geordnet werden, die sie geäußert hat. Da Informationen nicht erst über lange Kommunikationswege übermittelt werden müssen, ist die Zuordnung von erbrachten Leistungen möglich. Auch Rückfragen beim Vorgesetzten können viel schneller gestellt werden, da auch der Leiter des Bereiches im oder in der Nähe des Großraumbüros sitzt.

Daraus folgt: Als Ergebnis von Gemeinschaft und Transparenz ergibt sich eine gesteigerte Kreativität und Motivation als Team. Ideen, die geäußert werden, können unmittelbar angesprochen werden. Die Zuordnung von Vorschlägen ermöglicht es den Beschäftigten, passende Hinweise und Anmerkungen an die entsprechende Person zu vermitteln. Auf diese Weise werden Innovation und Effektivität im Unternehmen gefördert.

Neben den Vorteilen, die sich aus der Arbeit in Großraumbüros ergeben, machen die Kostenersparnisse durch eine effiziente Raumnutzung und die Flexibilität der Raumaufteilung das Modell attraktiv. Das Unternehmen kann auf relativ kleinem Raum viele Arbeitsplätze schaffen und so Mietkosten einsparen. Zudem lassen sich Räumlichkeiten leichter umgestalten und an den aktuellen Bedarf anpassen: Durch Umräumen und Neuorganisieren lässt sich problemlos eine neue Ordnung finden. Eine solche Restrukturierung ist in Einzelbüros nicht möglich.

Weiterer Vorteil: Vernetzung im Großraumbüro

Aus den eben genannten Punkten folgen weitere positive Auswirkungen der Arbeit im Großraumbüro. Kurze Kommunikationswege und klare Transparenz ermöglichen es Beschäftigten, mehr Überblick zu behalten. Während man in Einzelbüros auf die eigenen Aufgaben und Tätigkeiten fokussiert ist, zeigen sich im Großraumbüro die Zusammenhänge zwischen den Einzelschritten besser. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bekommen so ein Bewusstsein für die Abläufe im Unternehmen und einen jeweils vollständigeren und aktuelleren Informationsstand bei Projekten.

Es zeigen sich den Angestellten jedoch nicht nur die Prozesse, die innerhalb eines Unternehmens ablaufen. Individuelle Aufgaben, bei denen Probleme auftreten, können auch schneller in Kooperation gelöst werden. Dabei spielt das Fachwissen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine besondere Rolle. Die Erfahrungen und Kenntnisse der Einzelnen können sich ergänzen und so zu mehr Produktivität und Effizienz führen. Das Großraumbüro bietet dafür den passenden Rahmen.

Die Nachteile im Fokus: Weniger Privatsphäre, weniger Individualität, mehr Lärm

Das Konzept des Großraumbüros weist neben einigen Vorteilen auch Nachteile auf. Diese Probleme müssen wahrgenommen werden, damit das Unternehmen an diesen Aspekten ansetzen und die Situation für die Arbeitnehmer verbessern kann.

Zu den Schattenseiten des Großraumbüros gehören diese Aspekte:

• Die Transparenz im Großraumbüro bewirkt eine eingeschränkte Privatsphäre der Beschäftigten. Mitarbeiter sehen und hören sich untereinander, was gegenseitigem Überwachen gleichkommen kann.
• Sinkende Produktivität: Die Geräuschkulisse und generelle Unruhe, die auf Mitarbeiter im Großraumbüro einwirkt, kann ihre Leistung einschränken. Die Hintergrundgeräusche und die ständige Ablenkung verhindern konzentriertes Arbeiten. Das kann massive Leistungseinbußen nach sich ziehen.
• Das Zusammenlegen mehrerer Arbeitsplätze in einen großen Raum hat zudem zur Folge, dass sich räumliche Bedingungen nicht individuell anpassen lassen. Belichtung, Klimatisierung und die Positionierung von Druckern und weiteren technischen Geräten erfolgt an die Umstände und ist nicht an die Bedürfnisse der Arbeitnehmer angepasst.
• Überfüllte Büroräume können die schnellere Verbreitung ansteckender Krankheiten wie Covid-19 fördern. Gerade im Großraumbüro kann es eine Herausforderung darstellen, den Mindestabstand einzuhalten. Viele Büroräume können nicht bis zu ihrer vollen Kapazität besetzt werden, ohne dass es zu Unterschreitungen der erforderlichen Schutzabstände kommt. Belüftungen arbeiten oft nicht mit den neuesten Filtertechnologien und müssen nachgerüstet werden.

Folgen der negativen Faktoren von Großraumbüros

Mit den Problemen, die in Großraumbüros auftreten, sinkt die Zufriedenheit der Beschäftigten. Da sich die räumlichen Gegebenheiten stark auf die Atmosphäre im Büro auswirken, können die aufgeführten Faktoren die Stimmung unter den Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zudem verschlechtern.

Ist das Arbeitsklima im Unternehmen schlecht, geraten Angestellte in eine dauerhafte Stresssituation. Auseinandersetzungen, steigende Krankheitsfälle oder im schlimmsten Fall ein Burnout sind gravierende Folgen, die sich durch vorbeugende Maßnahmen mitunter verhindern lassen.

Lösungsansätze zur Arbeit im Großraumbüro

Um die Arbeitsbedingungen so zu gestalten, dass sich die Angestellten wohlfühlen und produktiv arbeiten, können Arbeitgeber einige Tipps beachten.

Diese unterstützen Sie dabei, Problemen und Konflikten entgegenzuwirken:

• Reduktion der Lärmkulisse. Sie sollten alle technischen Geräte die Lärm verursachen, so gut wie möglich auslagern. Drucker im Gemeinschaftsbüro können zum Beispiel durch schallabsorbierende Elemente in Bezug auf Ihren Geräuschpegel reduziert werden. Altes PC-Equipment, welches durch laute Computer-Lüfter oder eine hohe Wärmeentwicklung auffällt, sollte ebenfalls ausgetauscht werden.
• Sinnvolle Raumaufteilung: Arbeitsplätze, die am Gang, in der Nähe von Toiletten oder an Gemeinschaftsdruckern liegen, sollten zum Beispiel eher Personen zugewiesen werden, die weniger konzentrationsintensive Arbeiten ausführen müssen. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die einen Großteil ihrer Zeit telefonische Kundengespräche führen, sollten zum Beispiel möglichst am Rand platziert werden.
• Belegungsplan nach Kompetenzen: Um die Kommunikation und Leistungsfähigkeit untereinander zu fördern, sollten Beschäftigte mit ähnlichen oder vergleichbaren Aufgaben und Projekten Arbeitsplätze in unmittelbarer Nähe zugewiesen bekommen. Dies befördert den Teamgedanken und macht Kurzbesprechungen effektiv.
• Rückzugsmöglichkeiten. Stellen Sie Ihren Angestellten Räume zu Verfügung, in denen sie ungestört arbeiten können und Ruhe finden. Auch Privatgespräche sollten in Besprechungsecken verlegt werden.
• Klare Regeln festlegen. Formulieren Sie deutlich, welches Verhalten im Büro erwünscht ist. Das betrifft beispielsweise die Lautstärke bei Besprechungen oder das allgemeine Telefonverhalten. Damit sich Angestellte nicht über fortwährende Geruchsbelästigung beklagen, sollte eindeutig geregelt sein, ob und welche Mahlzeiten die Beschäftigten im Großraumbüro einnehmen dürfen.

Die Möglichkeit, sich an die Umstände im Großraumbüro anpassen und individuellen Bedürfnissen nachkommen zu können, ist also die Basis für eine funktionierende Arbeitsatmosphäre. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können so auch mit Schwierigkeiten umgehen, die in Großraumbüros auftreten. Derzeit stellt auch das Risiko einer Covid-19-Erkrankung zusätzliche Herausforderung dar, die unsere Arbeitswelt noch einige Zeit begleiten wird. Um das Risiko einer Infektion zu minimieren, müssen einige zusätzliche Regelungen beachtet werden.

Welche Corona-Regeln gelten im Großraumbüro?

Um die Gesundheit der Mitarbeiter*innen zu schützen, hat das Bundesarbeitsministerium den SARS-CoV-2-Arbeitsschutzstandard herausgeben. Er dient, ergänzt durch branchenspezifische Details, als Richtschnur für das von jedem Unternehmen umzusetzende Hygienekonzept.

Abstand und Hygiene sind Pflicht!

Die genannten Arbeitsschutzstandards des Ministeriums geben den Rahmen vor: Unter anderem soll ein Abstand von mindestens 1,50 Meter eingehalten werden. Die Arbeit ist so zu organisieren, dass Mehrfachbelegungen von Räumen vermieden werden können beziehungsweise ausreichende Schutzabstände gegeben sind. Verringern Sie daher in Kantinen und Meetingräumen die Bestuhlung. Planen Sie, wie viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter maximal anwesend sein dürfen und lüften Sie regelmäßig.

Weisen Sie Ihre Mitarbeiter an, die Treppen anstatt die Aufzüge zu nehmen. Hier kann ein Mindestabstand eingehalten werden. Für häufig genutzte Wege innerhalb größerer Büroeinheiten sollte möglichst eine Laufrichtung festgelegt und markiert werden. An Orten wie Aufzügen, Küchen oder Besprechungsräumen, an denen häufig Personenansammlungen entstehen, empfiehlt das Arbeitsministerium sichere Schutzabstände und Warteflächen, die mit Klebeband markiert sind. Versetzte Arbeits- und Pausenzeiten sind hilfreich, um den Mindestabstand im Kontakt zu den Kollegen zu gewährleisten. Außerdem gilt: Kommen Sie niemals krank ins Büro – das erhöht die Ansteckungsgefahr der Kollegen.

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten auch über Hygieneregeln, wie häufige Händereinigung und -desinfektion informiert werden. Hängen Sie Händewaschregeln aus: Mindestens 20 Sekunden mit Wasser und Seife. Mit einer Husten- und Niesetikette weisen Sie ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter darauf hin, in die Armbeuge oder in ein Taschentuch zu niesen. Das eigene Gesicht sollte nicht berührt werden. Achten Sie auch darauf, dass Seifen- und Papierhandtuchspender immer aufgefüllt sind. Prüfen Sie, ob Reinigungsintervalle erhöht werden können, insbesondere im Hinblick auf Flächen, die viele Beschäftige nutzen, wie Kliniken, Türgriffe, Kopierer.

Wie ist unter Bedingung der Covid-19 Pandemie mit gemeinschaftlich genutzten Arbeitsflächen zu verfahren?

Non-territoriale Arbeitsweisen, welche keine feste Zuordnung von Arbeitsplätzen vorsehen, erweisen sich unter den aktuellen Umständen als problematisch. Dazu zählt beispielsweise das sogenannte Desksharing, bei der sich zwei oder mehr Mitarbeiterinnen einen Arbeitsplatz teilen (nicht zu verwechseln mit Job Sharing.) Stattdessen sollten den Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein fester Arbeitsplatz zugewiesen werden.

Wo dies nicht möglich ist, müssen die Arbeitsflächen regelmäßig mit handelsüblichen Hausmitteln gereinigt werden. Dazu gehören insbesondere Oberflächen, die in Kontakt mit den Beschäftigten und möglichen Trägerstoffen, z.B. durch Tröpfchenabgabe beim Sprechen in Berührung gekommen sind (Tischplatten, Schreibtischstühle, Schrank- und Türgriffe, IT-Geräte wie Maus und Tastatur, Telefonhörer). Es ist zu prüfen, ob durch organisatorische Maßnahmen die gemeinschaftliche Nutzung von Arbeitsmitteln reduziert werden kann, z. B durch die personenbezogene Nutzung von IT-Eingabegeräten (Maus und Tastatur). Von einer gemeinschaftlichen Nutzung von Headsets, Schreibgeräten, wie Kugelschreiber, Bleistiften u. ä. ist generell abzusehen.

Welche Entwicklungen sollten Unternehmen in Bezug auf die Arbeitswelt in Zeiten von Covid-19-Zeiten und Digitalisierung verfolgen?

In Zeiten von Covid-19 tun sich Führungskräfte und Entscheider im Unternehmen gut daran, die neuesten Entwicklungen in Bezug auf die Arbeitswelt und die Art und Weise, wie und wo Mitarbeiter arbeiten, jederzeit aktiv im Blick zu behalten. Viele Unternehmen hatten bereits vor der Pandemie die Intention, verstärkt virtuell zusammenzuarbeiten, sie haben diesen Plan aber noch nicht in die Realität umgesetzt. Durch Corona wurde aus dem “Vielleicht irgendwann mal” ein “Jetzt Sofort.”

Viele Unternehmen waren gezwungen, ihre alltägliche Arbeit aufs Homeoffice zu verlagern. Technische Zugänge, beispielsweise VPNs aber auch die entsprechende Infrastruktur der Server für dezentrales Arbeiten wurden gezwungenermaßen einem Belastungstest unterzogen und können durch wenige Maßnahmen auf den nötigen Leistungsstand gebracht werden. Die Corona-Krise kann somit als eine Art Katalysator für die Digitalisierung der Arbeitswelt betrachtet werden.

So bedrohlich Corona auch ist, die Krise zeigt, dass es möglich ist, von unserem eigenen Wohnzimmer effektiv virtuell zusammenzuarbeiten und Ideen auszutauschen. Auch wenn man sich nicht physisch im selben Raum befindet, kann mit der richtigen Einstellung und etwas Kreativität der Zusammenhalt und die Motivation im Team gefördert werden. So ist es für Arbeitgeber seit Covid-19 noch wichtiger geworden, durch hohe Flexibilität zu überzeugen. Virtuelle Arbeitsplätze, bei denen Angestellte in Bezug auf den Arbeitsort große Freiheiten genießen, haben noch einmal einen anderen Stellenwert erlangt. Lassen Sie ihre Mitarbeiter flexibel an wechselnden Tagen oder aufgeteilt vormittags und nachmittags im Homeoffice arbeiten. Dies ist nicht nur sinnvoll, um die Mindestabstände im Großraumbüro einzuhalten, sondern auch eine familienfreundliche Maßnahme zur besseren Vereinbarung von Beruf und Privatleben.

Nicht vergessen: Arbeits- und Gesundheitsschutz betrifft nicht nur Corona

Es gelten auch im Großraumbüro und auch während der Corona-Krise die üblichen rechtlichen Regelungen für die Gesunderhaltung der Mitarbeiter im Büro. Dies schließt etwa ein, bei der Büroraumplanung die Bürolandschaften so zu planen, dass sie dem aktuellen Stand der Technik, Arbeitsmedizin und den normalen hygienischen Anforderungen entsprechen. Hierbei geht es unter anderem um die Sitzposition für einen gesunden Rücken und um die Qualität der Sitzmöbel sowie um den Abstand von einem Computermonitor. Ein weiterer wesentlicher Bestandteil des Gesetzes ist der Schutz von Nichtrauchern.

Werden Schwerbehinderte im Unternehmen beschäftigt, muss jedes Unternehmen explizit darauf achten, dass der Arbeitsplatz, die Besprechungsräume oder öffentliche Bereiche so gestaltet sind, dass die Sicherheit jederzeit gewährleistet ist. Die technischen Regeln der Arbeitsstätten führen in diesem Zusammenhang zum Beispiel an, dass Fluchtwege für sehbehinderte Angestellte neben optischen Signalen des Weiteren durch ein Tonsignal verstärkt werden müssen. Höher oder tiefer werdende Tonfolgen sorgen im Falle eines Brandes dafür, dass blinde Mitarbeiter die Fluchttreppen ohne Hilfe finden können.

Zusammenfassung und Fazit: Eignen sich das Großraumbüros nun wirklich – auch angesichts der Corona-Krise?

Großraumbüros haben den grundsätzlichen Vorteil, dass schnell und lösungsorientiert Probleme oder Herausforderungen im Kollektiv besprochen werden können. Ein effektives Team arbeitet durch die Nähe zueinander kreativer und involviert durch eine nutzenorientierte Kommunikation jedes Teammitglied. Ist das Team richtig aufeinander abgestimmt und das Raumkonzept durchdacht, führt dies zu einer besseren und erfolgreicheren Arbeitsweise.

Ein Großraumbüro ist jedoch nur zielführend, wenn es an die individuellen innerbetrieblichen Gegebenheiten angepasst ist. Mögliche negative Aspekte, die sich vor allem auf eine erhöhte Lärm- oder Geruchsbelästigung beziehen, kann man durch den Aufbau von allgemeingültigen Regelungen minimieren. Die Gefahr der Ansteckung durch Covid-19 im Großraumbüro kann ebenfalls durch konkrete Maßnahmen reduziert werden. Diese betreffen vor allen Dingen die Einhaltung des Mindestabstands, Hygienemaßnahmen und der versetzte Arbeitseinsatz im Büro und Homeoffice. Durch den Corona-Virus hat das virtuelle Arbeiten noch mal einen anderen Stellenwert gewonnen: Es ist heute für Arbeitgeber wichtiger als je zuvor, um flexibles Arbeiten zu ermöglichen.

Es gilt, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Regeln zur Eindämmung von Covid-19 transparent zu kommunizieren. Auch über die Maßnahmen zur Minimierung der Infektionsgefahr hinaus ist es vorteilhaft, die Belegschaft bei der Gestaltung des Großraumbüros bestmöglich zu involvieren und Vorschläge aus Unternehmensumfragen ernst zu nehmen. Diese sollten, soweit sinnvoll und umsetzbar mit in die Gestaltung der Arbeitsumgebung eingearbeitet werden.

Eine solche Vorgehensweise fördert die Motivation der Belegschaft nachhaltig und aktiviert Freiräume für produktive Prozesse. Betriebe profitieren in diesem Fall von zahlreichen Vorteilen moderner Großraumbüros und werden vor allem bei bereichsübergreifenden Projekten und umfangreichen Aufgabenstellungen eine nachhaltige Verbesserung der Effizienz in Bezug auf Zielerreichung und Teamarbeit erzielen.

FAQ – Häufig gestellte Fragen zum Thema Großraumbüro

Autor: Redaktion Personalwissen