Ihre beruflichen Aufgabenbereiche sollen Ihre Arbeitsleistung optimal fördern. Dadurch sind Sie selbst und auch Ihre Auftraggeber zufrieden. Dies erreichen Sie mit dem richtigen Workload. Was der gesamte Prozess genau bedeutet, erklären wir Ihnen im Detail. Bestimmte Warnsignale lassen Sie Ihre Situation besser entschlüsseln.
Der Workload im Unternehmen geht jeden Berufstätigen etwas an
Der Workload betrifft Ihre berufliche Situation. Er bezeichnet jene Arbeitsbelastung, die Sie von außen auferlegt bekommen. Dazu zählen jegliche Anforderungen und Arbeitsbedingungen. Der Workload bezieht sich also auf die Arbeitsbelastung jedes einzelnen Mitarbeiters. Demnach kann die Arbeitsbelastung bei jedem Mitarbeiter unterschiedlich sein. Außerdem kommen auch dessen Auswirkungen auf den einzelnen Mitarbeiter an.
Mancher Mitarbeiter kann seine Fähigkeiten besonders bei einer Powerpoint-Präsentation zur Geltung bringen. Einen anderen Mitarbeiter stellt diese Aufgabe vor unüberwindbare Herausforderungen. Daher spielen auch die Arbeitsverteilung, Tagesschwankungen und Arbeitszeiten eine Rolle. Deshalb steht die optimale Arbeitsbelastung auch immer mit der jeweiligen Situation in Verbindung. Führungskräfte können zum Ausgleich der Arbeitsbelastung beitragen.
Daher ist es wichtig, dass Sie die …
- Fähigkeiten
- Vorlieben
- Interessen und
- Fitness (Ihrer Mitarbeiter)
… mit in die Bestimmung der Arbeitsbelastung einbeziehen. Legen Sie zum Beispiel keinen erhöhten Wert auf die Fitness Ihrer Mitarbeiter, kann das sogar zu einem Burn-out führen. Ein Mitarbeiter kann auch ins Gegenteil, in einen sogenannten Bore-out geraten. Stetige Langeweile bei der Arbeit führt nämlich zu Desinteresse und zur Verminderung der Leistungsbereitschaft. Beziehen Sie daher einzelnen Mitarbeiter in den Workload ein und optimieren Sie dadurch die gesamten Prozesse.
Ist der Workload stimmig, so tragen Sie zur Gesundheit Ihrer Mitarbeiter bei. Andernfalls äußert sich dieses im weiteren Verlauf negativ durch die beschriebene Über- und Unterforderung. Diese sind daher ein deutliches Warnzeichen für einen Workload. Allerdings deutet nicht jede stressige Situation gleich auf eine Über- oder Unterforderung hin. Berücksichtigen Sie auf jeden Fall die Warnsignale, auf die wir hier im Folgenden eingehen.
1. Innere Unruhe breitet sich aus
Wenn Sie eine gewisse innere Unruhe verspüren, dann kann eine zu hohe Arbeitsbelastung ein Grund dafür sein. Sie geraten schnell in Hektik und lassen sich leicht aus dem Konzept bringen. Sobald das Telefon klingelt oder Ihre Kollegen eine Frage stellen, werden Sie nervös. Außerdem können Sie eine gewisse Nervosität auch bei Ihren Kollegen feststellen. Das ist ein erstes Anzeichen dafür, dass Ihr Workload zu hoch sein könnte.
2. Eine gereizte Stimmung zieht sich durch den Tag
Bereits eine Nachfrage eines Kunden versetzt Sie oder Ihre Mitarbeiter und Kollegen in Stress. Denn eigentlich ist für Nachfragen keine Zeit vorhanden, da Sie bereits an einem Projekt arbeiten sollten. Und eigentlich zu einem Meeting müssten. Dabei wartet schon ein Kunde im Besucherzimmer. Auch diese Situation ist ein deutliches Zeichen für einen zu hohen Workload. Eine stressige, gereizte Stimmung kann ein Warnsignal für eine zu hohe Arbeitsbelastung sein.
3. Bestimmte Aufgaben lösen Stressreaktionen aus
Wenn Sie Ihren Mitarbeitern eine Aufgabe übertragen, die ihm vielleicht nicht zu liegen scheint, kommt es schnell zu Nervosität und Stress. Er fühlt sich möglicherweise der Aufgabe nicht gewachsen. Oder will sich nicht übernehmen, weil es ihm nicht liegt, Meetings zu leiten. Denn er ist eher ein Einzelgänger, der lieber konzentriert seine Projekte eigenständig vorbereitet und bearbeitet. Solche Aufgaben und Herausforderungen führen häufig zu Stressreaktionen, die als unüberwindbares Hindernis angesehen werden.
4. Der Arbeitstag zieht sich wie Kaugummi
In manchen Branchen gibt es Stoßzeiten und Flauten. Bei schlecht laufenden oder schlecht organisierten Betrieben sind Flauten manchmal an der Tagesordnung. Wenn sich Ihre Mitarbeiter für Ihre Arbeit viel Zeit lassen können, weil es einfach nichts zu tun gibt, kommt Langeweile auf. Kein Kunde ruft an, kein Auftrag kommt herein. Wie soll man den Arbeitstag hinter sich bringen? Ihre Mitarbeiter fühlen sich unproduktiv und ertappen sich dabei, dass sie ständig auf die Uhr schauen. Der ganze Tag zieht sich wie Kaugummi. Ein deutliches Zeichen für eine schlechte Arbeitsaufteilung.
5. Der Berg wird höher
Das Gegenteil der obigen Situation ist ebenfalls ein Anzeichen für einen Workload: Ihre Mitarbeiter arbeiten den ganzen Tag praktisch ohne Pause und stehen laufend unter Zugzwang. Dennoch nimmt der Berg auf dem Schreibtisch nicht ab. Sie und Ihre Mitarbeiter rotieren wie in einem Hamsterrad. Stress führt zu Hektik und zu Fehlern. Häufig gibt es diese Situationen in den Produktionsabteilungen. Alle Maschinen müssen rund um die Uhr laufen. Sie müssen bedient, befüllt, kontrolliert und instand gehalten werden. Die seltenen Pausen führen zu weiterem Stress, da sich in der Zeit die Arbeit noch höher auftürmt. Aber auch ein veraltetes Softwareprogramm kann Ihren Workload drastisch ansteigen lassen.
6. Ohne Multitasking sind Sie im Rückstand
Die Arbeit gibt es vor: Multitasking ist die Bedingung. Sobald Sie oder Ihre Mitarbeiter Aufgaben nicht parallel erledigen, scheint die Arbeit liegen zu bleiben. Dadurch kann es unbewusst geschehen, dass Sie oder Ihre Mitarbeiter vermehrt multitask arbeiten. Wo Ihre Konzentration zu Beginn nur dem Telefon und Schreiben am PC galt, erledigen Sie mittlerweile mehrere Aufgaben zur selben Zeit. Ihnen ist vielleicht oft erst im Nachhinein bewusst, wie viel Sie auf einmal erledigen (sollten). Doch es ist auf Dauer nicht möglich, sich parallel um alle anfallenden Arbeiten gleichzeitig zu kümmern.
Warnsignale erkannt – was nun?
Diese genannten 6 Warnsignale können auf ein zu hohes oder niedriges Workload hindeuten. Daher ist es wichtig, dass Sie auf die einzelnen Faktoren achten. Wie zufrieden sind Sie selbst mit Ihrer Arbeitsleistung? Wie Zufrieden sind Ihre Mitarbeiter mit ihrer Arbeitsleistung? Der Workload kommt, wie bereits erwähnt, aufgrund äußerer Faktoren auf Sie oder Ihre Mitarbeiter zu. Allerdings machen Sie bzw. Ihre Mitarbeiter sich vielleicht auch selbst den Druck. Achten Sie einmal genauer auf die kleinen Details. Vielleicht ist es gar nicht von Ihnen verlangt, dass Sie zwei Aufgabenbereiche gleichzeitig erledigen? Wissen Ihre Mitarbeiter, dass sie ihre Aufgaben nicht gleichzeitig erledigen müssen?
Anderenfalls arbeiten Sie vielleicht besonders schnell, sodass Ihr Team direkt für Nachschub sorgt? Der Workload zeigt prinzipiell jene Schwachstellen auf, die Sie selbst herausfinden können. Sowohl als Außenstehender als auch als Betroffener.
Vielleicht hilft es bei einer festgefahrenen Routine schon weiter, wenn Sie Ihre Kenntnisse an Auszubildende weitergeben. Sind Ihre Mitarbeiter von ihrer Arbeit gelangweilt, dann kann ein Azubi durchaus frischen Wind in die Abteilung bringen.
Nicht immer lassen sich die einzelnen Faktoren von jetzt auf gleich abstellen. Jedoch lassen sich diese zumindest etwas erleichtern. Es kommt auf Sie selbst und natürlich auch auf die Anforderungen des Unternehmens an. Ganz bestimmt können Sie Ihren Teil zur Balance beitragen. Schließlich geht der Workload im Unternehmen jeden einzelnen Mitarbeiter etwas an. Sicherlich kommen Sie gemeinsam im Team auf effektive Lösungswege. Haben Sie Ihre Situation erst einmal erkannt, dann lässt sich auch der Workload optimieren.
