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Fahrtkosten richtig berechnen – so geht´s

© Erwin Wodicka/Fotolia
Fahrtkosten

Unsere moderne Arbeitswelt verändert die Strategien und Arbeitsweisen von allen Unternehmen in Deutschland. Flexibilität, Globalisierung und Digitalisierung haben die Art, wie wir leben und arbeiten, nachhaltig reformiert. Dies wirkt sich auch auf jeden einzelnen Mitarbeiter und seine Bereitschaft zur Mobilität aus. Für lukrative Jobs nehmen Arbeitnehmer oft lange Wegstrecken pro Tag in Kauf, die sie entweder mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder mit dem eigenen PKW zurücklegen. Schätzungsweise pendeln täglich mehr als die Hälfte aller sozialversicherungspflichtigen Beschäftigten in Deutschland für den Job. Untersuchungen zeigen, dass knapp 70 Prozent das eigene Auto nutzen. 15 Prozent greifen täglich auf öffentliche Verkehrsmittel zurück. Um Mitarbeiter in Bezug auf die Fahrtkosten für den Hin- und Rückweg zu entlasten, hat der Staat unterschiedliche Steuervorteile vorgesehen.

Fahrtkosten für Pendler und Fernpendler

Gemäß einer Studie des Bundesinstituts für Bau- Stadt und Raumforschung gilt ein Mitarbeiter per Definition als Pendler, der an jedem Arbeitstag mindestens in eine andere Gemeinde fährt, um einer sozialversicherungspflichtigen Arbeit nachzugehen. Das statistische Bundesamt definiert zudem Arbeitnehmer mit einer einfachen Wegstrecke von 50 Kilometern pro Tag als Fernpendler.

Interessant: Eine vom Elektronik-Konzern Samsung in Auftrag gegebene Studie zeigt, dass  europäische Arbeitnehmer pro Tag durchschnittlich ca. 45 Minuten von der Wohnung zum Arbeitsplatz pendeln. Deutsche Mitarbeiter liegen mit knapp 40 Minuten etwas unter dem europäischen Durchschnitt. Pro Jahr verbringt ein Mitarbeiter in Europa damit knapp 7 Arbeitstage mit der An- und Abreise zum Arbeitsplatz.

 

Als Arbeitgeber können Sie Ihre Mitarbeiter effektiv in Bezug auf das Berechnen der Entfernungspauschalen unterstützen oder Zuschüsse für den Hin- und Rückweg Ihrer Mitarbeiter bezahlen. Durch die Angabe der täglichen Fahrtkosten in der jährlichen Einkommensteuererklärung spart Ihr Mitarbeiter Steuern.

Die Entfernungspauschale

Die Entfernungspauschale, die umgangssprachlich auch Pendlerpauschale genannt wird, beschreibt den steuerlichen Vorteil im deutschen Einkommensteuerrecht, den Arbeitnehmer für tägliche Fahrten zwischen Wohnort und erster Tätigkeitsstätte erhalten. Die gesetzliche Grundlage zur Anwendung der Entfernungspauschale ist im Einkommensteuergesetz (EstG) im Paragraph 9 unter dem Unterpunkt „Werbungskosten“ zu finden.

Wichtig: Als erste Tätigkeitsstätte wird gemäß EstG der Arbeitsort des Mitarbeiters beschrieben, der als regelmäßige Arbeitsstätte definiert wurde. Die erste Tätigkeitsstätte Ihres Mitarbeiters wird dienst- oder arbeitsrechtlich festgelegt und im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung schriftlich fixiert. Gibt es keinen dauerhaft festgelegten Arbeitsort, so kann man als erste Tätigkeitsstätte den Ort verwenden, an dem man mindestens 1/3 der regelmäßigen Arbeitszeit verbringt.

Kürzeste Wegstrecke

Um die Entfernungspauschale korrekt zu berechnen, muss die einfache Wegstrecke zwischen Wohnort und erster Tätigkeitsstätte Ihres Arbeitnehmers berechnet werden. Dabei sollte grundsätzlich der kürzeste Weg gewählt werden. Hin- und Rückweg haben bei der Berechnung, egal welches Verkehrsmittel benutzt wird, keine Relevanz. Abgerechnet werden kann immer nur die einfache Wegstrecke.

Ihre Mitarbeiter können jedoch nach Begründung auch eine andere, längere Strecke, für die Berechnung der Entfernungspauschale ausweisen. Dies ist zum Beispiel dann möglich, wenn ein großer zeitlicher Vorteil durch das Umfahren einer Langzeitbaustelle entsteht. Auch bekannte Stauschwerpunkte, könnten ein Grund für die Angabe einer anderen Strecke sein.

Auch bei der Benutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln wird grundsätzlich die kürzeste Straßenverbindung zu Grunde gelegt, selbst wenn die tatsächliche Wegstrecke bei der Benutzung der öffentlichen Verkehrsmittel länger ist.

Die Entfernungspauschale kann nur einmalig pro Tag berechnet werden. Fährt Ihr Mitarbeiter mittags nach Hause oder muss er aufgrund von Schichtdiensten pro Tag mehrfach zum Arbeitsplatz pendeln, so kann trotzdem keine doppelte Berechnung erfolgen.

Tipp: Um konforme und genaue Informationen zu den tatsächlichen Kilometern für eine Wegstrecke zu erhalten, eignen sich Online-Routenplaner. Hier erhalten Sie verlässliche Angaben über die kürzeste Strecke oder auch über Ausweichrouten.

Hauptwohnsitz und Zweitwohnung

Hat Ihr Mitarbeiter mehrere Wohnungen oder Wohnsitze, so gilt gemäß den Regelungen des Einkommensteuergesetzes diejenige Wohnung als Hauptwohnsitz, die den Mittelpunkt des Lebensinteresses bildet. In der Regel handelt es sich hierbei um den Wohnsitz der Meldeanschrift Ihres Arbeitnehmers. Bei verheirateten Mitarbeitern geht man davon aus, dass der Hauptwohnsitz, der Wohnsitz der Familie ist. Nur der Hauptwohnsitz kann steuerlich für die Berechnung der Entfernungspauschale herangezogen werden.

Wie berechnet man die Entfernungspauschale?

Im Einkommensteuergesetz ist festgelegt, dass man jeden Kilometer (einfache Strecke) im Rahmen der Entfernungspauschale mit einer Pauschale von 0,30 Euro ansetzen kann. Für folgende Verkehrsmittel kann man die Entfernungspauschale berechnen:

  • Privat-PKW des Mitarbeiters
  • Fahrrad
  • Öffentliche Verkehrsmittel des Personennahverkehrs
  • Arbeitsweg zu Fuß

Nur Verkehrsmittel, die der Sammelbeförderung dienen, sind nicht unter der Entfernungspauschale abgebildet. Zu diesen Verkehrsmitteln gehören Flugzeuge oder auch Taxis.

Die Entfernungspauschale kann bis zu 4.500 Euro pro Jahr in der Einkommensteuererklärung angesetzt werden. Liegen die tatsächlichen Kosten über dieser Grenze, muss Ihr Mitarbeiter nachweisen, dass die erhöhten Kosten tatsächlich angefallen sind. Dies ist vor allem durch

  • Belege,
  • Abrechnungen
  • oder Kontoauszüge möglich.

Nachweisbar höhere Kosten können unter Umständen vom Finanzamt ebenfalls anerkannt werden.

Die Summe der jährlichen Entfernungspauschale gilt als Werbungskosten. Diese senken das zu versteuernde Einkommen und letztendlich die effektiv zu zahlenden Steuern. Zusammen mit anderen Werbungskosten trägt die korrekte Abrechnung der Fahrtkosten dazu bei, dass Ihr Mitarbeiter zumindest einen Teil seiner Aufwendungen, für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zurückerhält.

Arbeitstage für die Entfernungspauschale berechnen

Mitarbeiter können die Entfernungspauschale nur für die Tage berechnen, an denen sie auch tatsächlich den Arbeitsweg zurückgelegt haben. Üblicherweise rechnet man von den 365 Tagen eines Jahres die 104 Samstage und Sonntage ab. Zusätzlich müssen je nach Bundesland die gesetzlichen Feiertage abgezogen werden. Auch die Urlaubstage, die je nach Arbeits- oder Tarifvertrag mindestens 20 und bis zu 35 Tage im Jahr ausmachen, müssen abgezogen werden.

Bei einer Berechnung der Arbeitstage nach diesem Modell, erhält man eine verbleibende Summe von ca. 220 – 230 Arbeitstagen pro Jahr. Individuelle Krankentage oder andere Fehltage aus innerbetrieblichen Gründen, sind im letzten Schritt ebenfalls abzurechnen.

Das Finanzamt erkennt ohne weitere Nachfrage bei Arbeitnehmern mit einer 5-Tage-Woche, 230 Arbeitstage pro Jahr an.

Beispiel für die Berechnung der korrekten Entfernungspauschale

Sie möchten Ihren Mitarbeiter bei der Berechnung der individuellen Entfernungspauschale unterstützen. Er fährt an 220 Tagen von seiner gemeldeten Wohnanschrift zur ersten Tätigkeitsstätte, die gleichzeitig Ihr Unternehmensstandort ist. Die einfache Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte beträgt 16 Kilometer. Allerdings bedingt eine Großbaustelle eine andere Wegstrecke, die deutlich länger ist. Die Entfernung beträgt hier statt 16 Kilometer insgesamt 25 Kilometer. Zur Berechnung multiplizieren Sie

Fahrtstecke * Arbeitstage * 0,30 Euro

25 Kilometer * 220 * 0,30 Euro = 1.650 Euro

 

Ihr Mitarbeiter kann für die Fahrtstrecke zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte pro Jahr 1.650 Euro steuerlich geltend machen. Ein Nachweis der Großbaustelle, mit schriftlicher Begründung der Mehrkilometer, ist beizulegen. Die Eintragungen muss Ihr Arbeitnehmer in seiner Einkommensteuererklärung in der Anlage N in den Zeilen 31 bis 35 vornehmen. Folgende Eintragungen sind hier notwendig:

  • Ort der Tätigkeitsstätte = Adresse der ersten Tätigkeitsstätte
  • Tätigkeitszeitraum
  • Urlaubs- und Krankheitstage
  • Arbeitstage pro Woche
  • Arbeitstage im Jahr
  • Einfache Entfernung
  • Zuschüsse des Arbeitsgebers – diese sind in Abzug zu bringen

Arbeitgeberzuschüsse zu Fahrtkosten und Jobtickets

Als Arbeitgeber haben Sie die Möglichkeit, Zuschüsse zu den Fahrtkosten Ihrer Arbeitnehmer zu übernehmen. Möchten Sie zum Beispiel ein Jobticket bezuschussen, so gibt es hierfür ab 01.01.2019 neue Regelungen, die steuerlich für Mitarbeiter und Arbeitgeber interessant sind.

Info: Als Jobticket wird eine Monats- oder Jahreskarte für öffentliche Verkehrsmittel bezeichnet. Diese Fahrkarte kann nur über den Arbeitgeber erworben und an den Mitarbeiter weitergegeben werden. Als Arbeitgeber erhalten Sie Jobtickets dann zu einem vergünstigten Preis, wenn Sie als Unternehmen eine Mindestanzahl an Tickets abnehmen.

 

Die neue Gesetzgebung, die auf dem EstG Paragraph 3 Nr. 15 basiert, legt zum 01.01.2019 fest, dass Arbeitgeber Jobtickets oder Fahrausweise für die Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln komplett steuerfrei bezahlen dürfen. Dies gilt sowohl für Monats- wie auch für Jahreskarten. Die bisherige monatliche Freigrenze von 44 Euro entfällt und kann gemäß Paragraph 8 Absatz 2 EstG für andere steuerfreie Arbeitgeberleistungen, wie Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge oder Zuschüsse zur Kinderbetreuung verwendet werden.

Jobtickets: Neue Möglichkeiten für kleinere Unternehmen

Bisher waren kleine Unternehmen, mit nur wenigen Mitarbeitern, von den Vorteilen von Jobtickets ausgenommen. Dies lag vor allem daran, dass Sie nicht die erforderliche Anzahl von Tickets bei den Verkehrsbetrieben oder der Deutschen Bahn abnehmen konnten, um Rabatte zu erhalten. Da ab 01.01.2019 auch steuerfreie Barzuschüsse vom Gesetzgeber erlaubt sind, können Sie einen Zuschuss zu einer Monats- oder Jahreskarte für öffentliche Verkehrsmittel nun direkt an Ihren Mitarbeiter überweisen. Der Umweg der Zahlung an den Verkehrsbetrieb, ist nicht mehr notwendig. Voraussetzung für einen steuerfreien Barzuschuss ist allerdings, dass Sie als Unternehmen die Leistung zusätzlich zum Arbeitslohn gewähren und keine Gehaltsumwandlung vornehmen.

Arbeitgeberzuschuss und Gehaltsabrechnung

Mit der neuen, gesetzlichen Regelung zum 01.01.2019 können Sie als Unternehmen Zuschüsse zu Fahrtkosten übernehmen oder die Kosten für Jobtickets anteilig oder komplett übernehmen. Auf der Gehaltsabrechnung Ihres Mitarbeiters erscheint hierzu eine Buchung des bezuschussten Betrages. Barzuschüsse oder auch unbare Zahlungen für Fahrtkarten und Jobtickets sind für den Arbeitnehmer steuerfrei.

Erhält Ihr Mitarbeiter von Ihnen einen Arbeitgeberzuschuss zu den Fahrtkosten, so muss dieser von der Entfernungspauschale abgezogen werden.

Beispielrechnung Arbeitgeberzuschuss:

Ihr Mitarbeiter pendelt an 220 Arbeitstagen im Jahr mit öffentlichen Verkehrsmitteln zwischen Wohnung und erster Arbeitsstätte. Er legt hierbei 30 km (einfache Fahrt) pro Tag zurück. Ihr steuerfreier Arbeitgeberzuschuss zu den Fahrtkosten beträgt pauschal pro Monat 60 Euro.

Die Berechnung für die jährlich anzurechnende Entfernungspauschale lautet:

220 Arbeitstage * 30 Kilometer (einfache Fahrt) * 0,30 Euro = 1.980 Euro

Ihr Mitarbeiter kann pro Jahr 1.980 Euro, im Rahmen der Entfernungspauschale, in der Anlage N seiner Einkommensteuererklärung absetzen. Abzuziehen hiervon ist der steuerfreie Arbeitgeberzuschuss von 600 Euro. Somit kann er noch 1.380 Euro an Fahrtkosten geltend machen.

Zusammenfassung und Fazit zur Entfernungspauschale

Die Berechnung der Entfernungspauschale obliegt Ihrem Mitarbeiter. Möchten Sie als Arbeitgeber Ihren Mitarbeiter bei der Berechnung unterstützen und ihm dabei helfen, Steuern zu sparen, so müssen Sie die wichtigsten, individuellen Mobilitätsparameter Ihres Angestellten kennen. Dazu gehört die kürzeste Wegstrecke zwischen dem ersten Wohnsitz des Arbeitnehmers und der ersten Tätigkeitsstätte. Bei der jährlichen Entfernungspauschale sind auch die Arbeitstage pro Jahr und Ihre Zuschüsse zu Fahrtkosten oder Jobtickets zu bestimmen. Zur Berechnung kommt immer nur die einfache Wegstrecke ohne Hin- und Rückweg.

Mit der neuen Gesetzeslage zum 01.01.2019 haben Arbeitgeber nun die Möglichkeit, Fahrtkosten unbegrenzt steuerfrei für Mitarbeiter zu übernehmen. Voraussetzung ist, dass es sich hierbei um ein Gehaltsextra handelt und der Fahrtkostenzuschuss nicht durch eine Gehaltsumwandlung erbracht wird.

Ihr Mitarbeiter muss letztlich alle individuellen Angaben in die Anlage N der Einkommensteuererklärung übertragen. So kann er Steuern sparen und seine Steuerlast senken. Die letztendliche Höhe der Rückzahlung hängt dabei immer vom individuellen Steuersatz Ihres Mitarbeiters ab.

Autor: Torsten Niermann

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