Das Homeoffice gewinnt immer mehr an Bedeutung. Vielleicht arbeiten auch einige Ihrer Mitarbeiter von Zuhause aus. Dabei sollten verschiedene Aspekte berücksichtigt werden, damit der Alltag gelingt. Wir geben einen Überblick und wertvolle Tipps, was für Sie und die Angestellten wichtig ist.
Bedeutung der Kommunikation
Grundsätzlich ist eine gute Kommunikation wichtig, um einen reibungslosen Arbeitsalltag gewährleisten zu können. Durch die Arbeit im Homeoffice entstehen hier einige besondere Herausforderungen, die vor allem in der räumlichen Distanz begründet liegen. Eine kurze Absprache mit dem Angestellten im Nachbarbüro ist nicht so einfach möglich.
Mögliche Kommunikationswege
Daher ist es wichtig, alle potenziellen Kommunikationswege so umfangreich wie möglich zu nutzen. Dazu gehören vor allem:
- Telefon
- Videotelefonie
Per E-Mail können wichtige Aufgabenstellungen und mögliche Veränderungen einfach und schnell übermittelt werden. Das Telefon eignet sich zum Klären von Alltagsfragen und Problemen, Gleiches gilt für die Videotelefonie.
Letztere hat zudem den Vorteil, dass das Gespräch sicherlich ein wenig persönlicher ist. Des Weiteren besteht in diesem Rahmen die Möglichkeit, gewisse Aspekte und Anliegen zum Beispiel durch den gemeinsamen Blick auf einen Bildschirm während der Kommunikation anschaulicher darzustellen.
Organisation und Regelmäßigkeit der Kommunikation
Zudem kann es von großer Bedeutung sein, die Kommunikation sinnvoll zu organisieren. Dazu gehören klare Ansprechpartner für verschiedene Bereiche und Fragen. So lässt sich gerade für Mitarbeiter im Homeoffice Zeit sparen.
Des Weiteren kann eine gewisse Regelmäßigkeit bei der Kommunikation hergestellt werden. Hierfür sind virtuelle Konferenzen mit dem gesamten Team eine Hilfe. Darüber hinaus kann in gleichbleibenden Abständen mit einzelnen Mitarbeitern ein kurzes Gespräch geführt werden, bei dem Sie den aktuellen Stand sowie mögliche Schwierigkeiten und Probleme erfragen und hilfreiche Tipps geben.
So sind Sie als Arbeitgeber über die konkreten und von dieser Seite kommunizierten Anliegen der Angestellten im Homeoffice hinaus stets über wichtige Umstände informiert. Gleichzeitig behalten Ihre Angestellten das Gefühl, dass Sie sich stetig um die Notwendigkeiten kümmern.
Technische Aspekte
Gleichzeitig müssen einige technische Aspekte geregelt werden, um einen reibungslosen Ablauf der Arbeit im Homeoffice sicherzustellen. Hierbei spielt die Software eine große Rolle. Zu den benötigten Programmen gehören unter anderem:
- ein Programm für Schreibarbeiten
- ein hochqualitatives E-Mail-Programm
- je nach Branche verschiedene weitere Softwareanwendungen
Ein Programm für Schreibarbeiten
Zur grundlegenden Ausstattung eines Mitarbeiters im Homeoffice sollte ein Schreibprogramm gehören. So können Ihre Angestellten verschiedene im Arbeitsalltag benötigte Dokumente erstellen und bearbeiten.
Word ist eine bekannte Variante, aber auch Open Office bietet Möglichkeiten, Texte zu erstellen. Des Weiteren gibt es einige Alternativen, die weniger bekannt sind. Sinnvoll ist in jedem Fall, dass alle Ihre Mitarbeiter ein einheitliches Programm nutzen. So können Komplikationen vermieden werden.
Ein besonders gängiges Format für verschiedene Dokumente in Unternehmen ist PDF. Dieses wird sowohl intern als auch in der Kommunikation mit Kunden genutzt. Zum Öffnen und Bearbeiten solcher Dokumente gibt es ebenfalls eine Reihe von Programmen, die jeweils individuelle Vor- und Nachteile haben.
Einige dieser Anwendungen funktionieren durch einen Online-Dienst, andere wiederum werden als Software auf den Rechner geladen. Erstere bieten vor allem den Vorteil, dass sie oft kostenlos erhältlich sind. Darüber hinaus ist die Installation überflüssig. Offline-Anwendungen punkten hingegen beim Thema Datenschutz.
E-Mail-Programm
Des Weiteren benötigen Ihre Mitarbeiter ein Programm zum Versenden und Empfangen von E-Mails. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass dieses übersichtlich und leicht zu bedienen ist. So lässt sich im Arbeitsalltag Zeit sparen.
Darüber hinaus spielen Sicherheitsaspekte beim genutzten Mailprogramm eine Rolle. In den letzten Jahren steigt ganz grundsätzlich die Gefahr, dass Unternehmen Opfer von Cyberkriminellen werden. In vielen Fällen wird die sogenannte Ransomware, die Computer lahmlegt oder ausspäht und für Erpressungen genutzt wird, als E-Mail-Anhang versendet.
Neben der Sicherheit, die ein hochwertiges Mailprogramm sowie eine Virenschutzsoftware bieten, sollten Ihre Mitarbeiter im Homeoffice zusätzlich eine umfassende Aufklärung über den Umstand erhalten, dass Anhänge von Mails mit Vorsicht und Zurückhaltung behandelt werden müssen.
Weitere Softwareanwendungen
Je nach Branche, in der Ihr Unternehmen tätig ist, benötigen Ihre Mitarbeiter im Homeoffice womöglich weitere Programme, um ihrer alltäglichen Arbeit zielführend nachgehen zu können.
Falls Sie zum Beispiel ein Architektur-Büro betreiben, werden Ihre Angestellten sicherlich mit CAD-Programmen arbeiten. Rechtsanwälte oder Steuerberater benötigen ebenfalls individuelle Softwareanwendungen für ihre alltägliche Arbeit.
Einrichten des Arbeitsplatzes
Um im Homeoffice zielführend Arbeiten zu können, spielt eine passende Einrichtung des Arbeitsplatzes eine wichtige Rolle. Hierbei sollten mehrere Aspekte berücksichtigt werden, unter anderem zählen hierzu:
- Faktoren des Wohlfühlens
- Ergonomie (konkreter die physische Ergonomie)
- Ordnung und Struktur
Faktoren des Wohlfühlens
Zunächst ist es von großer Bedeutung, dass der Mitarbeiter sich an seinem Arbeitsplatz im Homeoffice wohlfühlt. Hierdurch entstehen eine höhere Motivation sowie Freude an der Arbeit, die die Ergebnisse positiv beeinflussen können.
Hier können Einrichtungsgegenstände eine Rolle spielen, die mit den persönlichen Interessen sowie dem individuellen Geschmack des Mitarbeiters im Zusammenhang stehen bzw. diesem entsprechen.
Der Kreativität sind hierbei kaum Grenzen gesetzt. Schließlich dient das Homeoffice nicht wie die Büroräumlichkeiten gleichzeitig für eine Selbstpräsentation vor Partnern und Kunden (zumindest gilt dies in den allermeisten Fällen). Allerdings sollte drauf geachtet werden, dass hierdurch keine Ablenkung entsteht.
Zudem ist es förderlich, am Heimarbeitsplatz Pflanzen aufzustellen. Zum einen sorgen diese für eine gute Luft im Raum. Darüber hinaus können Sie die Motivation, die Ergebnisse der Arbeit sowie die Zufriedenheit verbessern.
Ergonomie
Des Weiteren sollten die Büromöbel so gewählt werden, dass sie eine ideale ergonomische Gestaltung des Homeoffice ermöglichen. Ist dies nicht der Fall, besteht das Risiko, dass dauerhafte gesundheitliche Schäden auftreten.
Um solche negativen Konsequenzen zu vermeiden, spielt vor allem die richtige Sitzhaltung eine Rolle. Diese kann durch die passende Höhe des Schreibtisches sowie einen entsprechenden Bürostuhl, der auf Basis wichtiger ergonomischer Faktoren konstruiert wurde, erreicht werden. Darüber hinaus können eine angepasste Maus sowie Tastatur eine Hilfe sein.
Ordnung und Struktur
Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Ordnung am Arbeitsplatz. Hierfür sollten Mitarbeiter im Homeoffice von Anfang an eine eigene Struktur schaffen, die ihnen einen schnellen und einfachen Überblick über alle nötigen Materialien ermöglicht.
Wichtig ist zudem, diese Struktur und Ordnung durch regelmäßiges Aufräumen zu erhalten. Dies gilt am sowohl für die Unterlagen, mit denen im Homeoffice gearbeitet wird, als auch für den virtuellen Arbeitsplatz auf dem PC.
Organisation
Im Vergleich zum Arbeiten im Betrieb kommen auf den Angestellten im Homeoffice zusätzliche organisatorische Aufgaben zu, die die Basis für einen zielführenden Alltag bieten.
Homeoffice in den Alltag einbinden
Zunächst muss die Arbeit im Homeoffice in den Alltag eingebunden werden – dies gilt in besonderem Maße, wenn der Angestellte mit seiner Familie zusammenlebt. Grundsätzlich ist dabei wichtig, dass, sofern in der jeweils aktuellen Situation möglich, für eine Betreuung der Kinder gesorgt ist.
Nur so kann der Angestellte konzentriert und produktiv seiner Arbeit nachgehen. Zudem verdienen die Kinder eine Aufmerksamkeit, die sie während der Arbeitszeiten von den Eltern nicht erhalten können. Darüber hinaus sollte dafür gesorgt werden, dass keine anderen Ablenkungen bestehen, die von der Arbeit abhalten könnten.
Selbstständige Strukturierung des Arbeitsalltags
Des Weiteren muss der Angestellte seine Arbeitsabläufe im Homeoffice selbstständig strukturieren. Wann wird welche Aufgabe erledigt, wie viel Arbeitszeit wird hierfür eingeplant? Zu welchen Zeiten werden Pausen gemacht?
Diese und weitere Fragen spielen in diesem Zusammenhang eine Rolle. Um den Überblick zu behalten, kann es sinnvoll sein, hierfür eine Liste bzw. einen genauen schriftlichen Plan anzufertigen und diesen dann jeden Tag Stück für Stück abzuarbeiten. So bekommt die Arbeitszeit eine klare Struktur, wie sie im Büro der Firma oftmals gegeben ist.
Pausen und Feierabend
Sowohl Pausen als auch der Feierabend sind wichtige Teile des Arbeitsalltags, die im Homeoffice zu kurz kommen könnten. Daher ist es wichtig, dass Kollegen, die im heimischen Büro arbeiten, hierauf besonders achten.
Regelmäßige Pausen
So hilft das Einlegen von regelmäßigen Pausen dabei, die Produktivität zu steigern. Durch die Unterbrechungen der Arbeit im heimischen Büro kann neue Kraft getankt werden, um danach mit frischer Energie zum Schreibtisch zurückzukehren.
Gerade im Homeoffice ist es wichtig, hierauf ein Augenmerk zu legen, da die Pausen flexibler sind und nicht gemeinsam mit den Kollegen verbracht werden, die im Zweifelsfall an die Unterbrechung der Arbeit erinnern.
Die wichtigste und längste Pause ist die Mittagspause. Für sie sollte der Arbeitnehmer eine feste Zeit finden. So entsteht auch im heimischen Büro eine gewisse Routine. Des Weiteren ist es von Bedeutung, in der Mittagspause in Ruhe etwas zu essen, um Energie zu tanken.
Zudem kann die Produktivität durch kurze Pausen von mehreren Minuten gesteigert werden. Das gilt besonders dann, wenn der Arbeitnehmer an einem bestimmten Punkt nicht weiterkommt. Kurzes Aufstehen, ein paar Schritte in der Wohnung laufen sowie ein wenig frische Luft sorgen oftmals dafür, dass die Blockade überwunden wird.
Privates und Berufliches trennen: Der Feierabend
Nicht weniger wichtig als die Pausen ist ein klar gesetzter Feierabend. Bei der Arbeit im Büro der Firma entsteht diese Trennung zwischen Beruflichem und Privatem allein durch eine räumliche Distanz zwischen dem Unternehmen und dem eigenen Zuhause.
Im Homeoffice ist dies nicht der Fall, weshalb ein Bewusstsein für das Ende der Arbeitszeit unabdingbar ist. Der Feierabend kann dann mit entspannenden Aktivitäten oder mit den Kindern verbracht werden.
Hierfür ist es bei der Arbeit von zu Hause aus wichtig, ab der Feierabendzeit den Laptop auszuschalten, die Aktivitäten am Schreibtisch ruhen zu lassen und nicht mehr erreichbar zu sein. Nicht nur für den Kollegen, sondern auch für seine Familie und Kinder entsteht auf diese Weise eine verlässliche Routine, die eine entspannende und ausgleichende gemeinsame Freizeit ermöglicht.
Aktueller Tipp: Die Homeoffice-Pauschale
Seit dem Jahr 2020 haben Ihre Mitarbeiter aufgrund der Corona-Pandemie die Möglichkeit, in der Steuererklärung Kosten für das Homeoffice besonders einfach geltend zu machen. Dies wurde im Rahmen des sogenannten Jahressteuergesetztes 2020 festgelegt.
So können Angestellte durch die Homeoffice-Pauschale 5 Euro pro Tag, der vollständig im heimischen Büro verbracht wurde, geltend machen – bis zu einem Maximalbetrag von 600 Euro. Im Rahmen des Koalitionsvertrages zwischen SPD, FDP und Grünen wurde vor Kurzem festgehalten, dass diese Option bis zum Ende des Jahres 2022 verlängert werden soll.
Fazit
Für ein funktionierendes Arbeiten im Homeoffice spielen mehrere Faktoren eine Rolle. Dazu gehören eine ausreichende Kommunikation zwischen Vorgesetzten und Kollegen, die passende technische Ausstattung sowie die richtige Einrichtung des Büros im eigenen Zuhause. Eine sinnvolle Selbstorganisation Ihrer Angestellten ist gleichermaßen bedeutsam.
