Performance Management: Ziele und Vorteile

Mit erfolgreichem Performance Management steigern Unternehmen ihren Erfolg und die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Dabei gibt es einiges zu berücksichtigen.

Performance Management: Ziele und Vorteile

Digitalisierung und Fachkräftemangel sind zwei Stichworte, die das Personalwesen beschäftigen und auch in den nächsten Jahren noch auf Trab halten werden. Beide Aspekte lassen die Mitarbeiter noch stärker in den Fokus rücken. Sie zu führen und zu fördern ist Teil des Perfomance Managements – ebenfalls einer der Kernbereiche der HR-Arbeit.

Leistungsverluste auszugleichen, Potenziale zu erkennen und diese gezielt zu stärken – das und mehr gehört zum Performance Management. Es sollte den Grundstein der Personalarbeit legen, denn schließlich sind die Mitarbeiter das wichtigste Kapital eines jeden Unternehmens. Nur dank ihres Einsatzes und ihrer Expertise können Betriebe überhaupt funktionieren.

Was ist Performance Management?

Performance Management bedeutet wörtlich übersetzt die Steuerung von Leistung. Damit ist gemeint, dass die Leistung der Mitarbeiter planvoll entwickelt werden sollte, damit die Ziele der Organisation erreicht werden können. Dabei geht es nicht nur um Mitarbeitergespräche, die einmal im Jahr stattfinden und in denen Ziele festgelegt werden. Vielmehr geht es um die kontinuierliche Messung und Weiterentwicklung von Leistung.

Personalmitarbeiter, die Performance Management ernst nehmen sowie die vorhandenen Ressourcen der Mitarbeiter gezielt steuern und kontrollieren, können dafür sorgen, dass Unternehmensziele effizienter erreicht werden können. Entscheidend für ein erfolgreiches Performance Management ist daher die Definition, welche Ziele genau erreicht werden sollen.

Dabei geht es nicht nur um die Leistung einzelner Mitarbeiter, die berücksichtigt werden muss, sondern um drei verschiedene Ebenen:

• Die Leistung Einzelner
• Die Leistung des Teams bzw. der Abteilung
• Übergeordnete Prozesse

Diese drei Ebenen bilden zusammengenommen den Erfolg des Unternehmens. In kleineren Betrieben gibt es vielleicht keine Abteilungen, sondern nur mehrere Einzelpersonen – doch gerade in solchen Betrieben ist es wichtig, sowohl einzelne als auch gemeinsame Ziele zu definieren und die Leistung zu messen. Für die Messung von Leistung sind diese Fragen relevant:

• Welche Ressourcen werden benötigt, damit die Leistung erbracht werden kann?
• Wie viele Ressourcen werden benötigt, damit die Leistung erbracht werden kann?
• Wie lange dauert es, die Leistung zu erbringen?

Anhand dieser Fragen lassen sich Prozesse optimieren und Mitarbeiter gezielt fördern.

Warum ist Performance Management wichtig?

Wenn Unternehmen zukunftsfähig und wettbewerbsfähig sein wollen, müssen sie die Leistungssteuerung ihrer Mitarbeiter zur Top-Priorität machen. Neue Wege zu gehen ist dabei entscheidend, schließlich wandelt sich die Arbeitswelt gerade stark. Performance Management ist aus vielen Gründen wichtig:

• Leistungsverbesserung der Mitarbeiter
• Steigerung des Outputs von Unternehmen
• Effizienteres Arbeiten und somit die Einsparung von Ressourcen (Zeit und Geld)
• Mehr Zufriedenheit bei den Mitarbeitern

Wer an alten Mustern festhält, wird langfristig wohl nicht bestehen können. Fachkräftemangel und Digitalisierung auf der einen Seite, neue Arbeitsmodelle, die mit der Corona-Pandemie gewachsen sind, auf der anderen Seite. Die Aufgaben der Personalabteilungen sind umfassend.

Umso wichtiger ist es daher für Betriebe, gute Strategien für effektives Performance Management zu etablieren. Das stärkt auch die Mitarbeiterbindung und kann die Fluktuation im Unternehmen niedrig halten.

Welchen Herausforderungen unterliegt Performance Management?

In vielen Betrieben ist das Performance Management noch sehr starr. Mitarbeiter bekommen einmal im Jahr ihre Zielvereinbarung, diese wird an eine Prämie geknüpft und dann heißt es arbeiten, bis die Ziele erreicht sind. Dabei funktionieren viele Jobs nicht mehr so starr und in vielen Betrieben wandeln sich die Aufgaben, Arbeitsbedingungen und Gegebenheiten so schnell, dass dieses starre Leistungsmanagement nicht mehr zeitgemäß ist.

Hier braucht es agilere und flexiblere Methoden, mit denen besser auf Veränderungen reagiert werden kann und von denen sowohl die Mitarbeiter als auch die Unternehmen stärker profitieren. Die Verknüpfung von Abläufen, finanziellem Controlling sowie der operativen Planung mit der Gesamtstrategie des Unternehmens zusammenzuführen, sollte das Ziel sein – ist aber auch herausfordernd.

Ein nachhaltiges Performance Management aufzubauen und langfristig im Unternehmen zu etablieren, ist nicht einfach. Die Implementierung und Weiterentwicklung von stimmigen Konzepten erfordern Mut, Weitsicht und vor allem moderne Führungskräfte.

Welche Ziele verfolgt Performance Management?

Ziel eines Performance Management Systems ist es, die Entwicklung und die Leistungsfähigkeit der Beschäftigten zu fördern und damit die Effizienz und Fähigkeit zur Zielerreichung im Unternehmen zu kultivieren.

Gleichzeitig zielt ein modernes Performance Management darauf ab, Mitarbeitern individuelle Anreize zu geben. Lebenslanges Lernen und eine hohe Flexibilität stellen umfangreiche Erwartungshaltungen der Wirtschaft dar. Dies bedeutet für jeden Angestellten ein hohes persönliches und berufliches Engagement und Interesse.

Neben den Anforderungen steigt desgleichen die Vergleichbarkeit zwischen zwei Unternehmen oder den Betriebsangehörigen kontinuierlich. Performance Management kann, wenn es richtig und mitarbeiterzentriert im Unternehmensalltag umgesetzt wird, als eine Hilfestellung zur gezielten Mitarbeiterentwicklung verstanden werden. Ein proaktives und empathisches Performance Management zahlt auf das Employer Branding ein, stärkt die Zufriedenheit der Mitarbeiter, reduziert Fluktuation und sorgt außerdem für mehr Produktivität und somit letztlich auch mehr wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens.

Welche Vorteile bietet Performance Management?

Langfristig gesehen bietet ein Performance Management System hohe Mehrwerte und Vorteile für Betriebe aller Größenordnungen. Da durch ein Performance-Management System klare Kriterien für die Mitarbeiterproduktivität festgelegt werden, ist das eigene Unternehmen und dessen Mitarbeiter vergleichbarer. Ein Unternehmertum ohne ein funktionierendes Performance Management System gleich einem Blindflug, da die wichtigsten Parameter in Bezug auf die Effizienz und Leistungsfähigkeit der Angestellten unerkannt bleiben.

Dies führt zu Produktivitätsverlusten und dazu, dass zielstrebige und engagierte Beschäftigte sich persönlich und in ihrer Tätigkeit nicht wertgeschätzt fühlen. Im Umkehrschluss verleitete es behäbige und unmotivierte Angestellte zu einem Dienst nach Vorschrift. Konkret an diesem Punkt greift ein Performance Management System positiv ein.

Wie kann Performance Management auf Mitarbeiterebene aussehen?

Wenn es um die Steuerung einzelner Mitarbeiterleistungen geht, sollte ein regelmäßiger und transparenter Austausch zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten stattfinden. Dieser legt die Grundlage – zusammen mit verschiedenen anderen Maßnahmen:

• Interessen des Mitarbeiters berücksichtigen
• Weiterbildungen anbieten
• Aufgabenbereiche definieren und bei Bedarf neu verteilen
• Alle benötigten Arbeitsmittel bereitstellen
• Flexibilität ermöglichen
• Offen kommunizieren
• Wertschätzung zeigen

Dabei ist offene Kommunikation keine direkte Maßnahme – sie ist aber ein entscheidender Grundstein, dass Mitarbeiter ihr Potenzial entfalten können. Nur wenn sie ihre Ziele kennen, Probleme offen ansprechen können und das Gefühl haben sich gut aufgehoben zu fühlen, können sie aus dem Vollen schöpfen.

Grundsätzlich gilt: Alles was die Motivation und Zufriedenheit verbessert, zahlt positiv auf die Mitarbeiterleistung ein.

Wie gestalten Sie Performance Management auf der Mitarbeiterebene flexibel?

Statt in einem Mitarbeitergespräch eine Zielvereinbarung zu treffen, die nach einem Jahr evaluiert wird, können Führungskräfte viele kleine Zwischenziele setzen. Nach jedem Projektabschluss kann eine Leistungsbeurteilung erfolgen und festgehalten werden.

So lassen sich auch Veränderungen im Arbeitsablauf immer wieder berücksichtigen und die Mitarbeiterleistung wird nicht nur anhand von Zahlen, sondern auch hinsichtlich der persönlichen Weiterentwicklung beurteilt.  

Wie wichtig sind Anreizsysteme für ein erfolgreiches Performance Management?

Anreizsysteme sind wichtig, um die Motivation der Mitarbeiter hochzuhalten und ihnen das Gefühl von Wertschätzung zu geben. Damit ist nicht nur eine Erfolgsbeteiligung gemeint, die gezahlt wird, wenn Ziele erreicht wurden, sondern auch Incentives und Wertschätzung:

• Zusätzliche Leistungen wie die Mitgliedschaft in einem Fitnessstudio, Firmenfeiern, Urlaubs- und Weihnachtsgeld oder ein Dienstwagen zählen zu den materiellen Incentives
• Doch auch immaterielle Incentives wie Lob, Vertrauensarbeitszeiten, ein gutes Betriebsklima sowie eine wertschätzende und empathische Führungskultur schafft Anreize

Während materielle Incentives von der Unternehmensführung festgelegt werden können, kommt es bei immateriellen Incentives stärker auf die Führungskräfte an. Hier kommt wieder zum Tragen, wie wichtig Personalarbeit ist und wie entscheidend sie die Mitarbeiterzufriedenheit mitgestalten kann.

Wie kann Performance Management auf Team-Ebene aussehen?

Auf der Team- bzw. Abteilungsebene geht es beim Performance Management um eine bessere Verteilung von Ressourcen. Zu schauen, wie jeder Mitarbeiter sein volles Potenzial in der Gruppe einbringen kann, ist der Schlüssel zu mehr Leistung.

Für das Performance Management auf der Team- bzw. Abteilungsebene ist die Mitarbeiterebene eine wichtige Grundlage – schließlich kann nur durch die Beschäftigung mit den einzelnen Mitarbeitern festgestellt werden, wo es gegebenenfalls Engpässe gibt, Weiterbildungen nötig sind bzw. wie welche Aufgaben noch besser und zufriedenstellender verteilt werden können.

Wie sieht Performance Management hinsichtlich übergeordneter Prozesse aus?

Eine Unternehmensstrategie bildet das Dach des Performance Managements. Die Leistungssteuerung der Abteilungen und Mitarbeiter sollte an die Unternehmensziele angepasst werden beziehungsweise eng mit denen verzahnt sein. Ziel ist, die operative Planung, die finanzielle Planung sowie die Personalplanung miteinander zu verzahnen und zu optimieren.

Performance Management Prozess in 3 Schritten

Um einen Performance Management Prozess zu etablieren, sollten Sie wie folgt vorgehen:

1. Planen Sie zunächst die Ziele auf Basis der Unternehmensziele, aber auch auf Basis der Skills der Mitarbeiter. Bestimmen Sie die Messkriterien zur Bewertung der Zielerfüllung, legen Sie Zeiträume fest und benennen Sie die genauen Ziele. Wählen Sie dabei lieber viele kleine Ziele für mehrere Zeiträume als nur drei große Jahresziele festzulegen. Entscheiden Sie außerdem, welche Ziele auf Mitarbeiter- und welche auf Teamebene erfüllt werden sollen.
2. Monitoren und messen Sie die Leistung, indem Sie immer wieder Rücksprache mit den Mitarbeitern halten und schauen, in welcher Zeit und mit wie viel Ressourcen die Leistungserbringung stattgefunden hat. Bewerten Sie die Leistung und schauen Sie außerdem, was sich noch optimieren lässt – sowohl hinsichtlich des Prozesses als auch hinsichtlich der Leistung. Eine Leistungsbeurteilung ist für Mitarbeiter wichtig, um sich auch selber einschätzen zu können und eine Grundlage zu haben, von der aus sie künftig eine Leistungsverbesserung erzielen können.
3. Setzen Sie Anreize, damit Ihre Mitarbeiter zusätzlich motiviert werden. Überlegen Sie sich, welche Incentives das Beste aus Ihren Mitarbeitern herausholen und sie besonders anspornen.

Entscheidend ist, dass all diese Prozesse immer wieder auf dem Prüfstand stehen und optimiert werden, wenn sich Probleme auftun. Hierfür ist ein engmaschiger Austausch zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern nötig.

Fazit: Mit Performance Management zu mehr Unternehmenserfolg

Performance Management, also die Steuerung von Leistung, ist auf verschiedenen Ebenen zu betrachten. Sowohl die Leistung einzelner als auch die Leistung einer gesamten Abteilung zahlt darauf ein, wie erfolgreich ein Unternehmen ist. Um sich den aktuellen Herausforderungen im Personalwesen anzupassen, sollten Performance Management Prozesse flexibel und agil gestaltet sein.

Mit einer erfolgreichen Performance Management Strategie können Unternehmen wettbewerbsfähiger sein, erzielen größere Erfolge, haben zufriedene Mitarbeiter und sind insgesamt zukunftsfähig aufgestellt. Den Mitarbeiter in den Fokus zu rücken ist ein zentraler Aspekt der Personalarbeit und mit gut aufgestellten Führungskräften und HR-Mitarbeitern lässt sich Performance Management gezielt angehen.