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Effiziente Meeting-Kultur – Wie kann man den Meeting-Prozess optimieren?

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Meeting

Meetings sind heutzutage unverzichtbar, um die Kommunikation innerhalb eines Unternehmens zu gewährleisten. Sie dienen dazu, Fortschritte und Planungen einzelner Projekte effizient zu koordinieren, Entscheidungen zu treffen oder gemeinsam etwas zu erarbeiten. Doch warum hakt es häufig genau dort? Warum sind Meetings oft von gähnender Langeweile und Ineffizienz geprägt? Schuld ist, nach einer Studie von Berg, Lund & Company von 2016, die häufig viel zu große Teilnehmerzahl und eine oft sehr schlechte Vorbereitung der teilnehmenden Sitzungsmitglieder.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mit einfach umzusetzenden Methoden die Attraktivität und gleichzeitig die Produktivität Ihrer Meetings erhöhen und somit eine effiziente Meeting-Kultur etablieren können.

    Wozu braucht man Meetings?

    Meetings sind gerade in großen Unternehmen ein unerlässliches Instrument, um den Austausch firmenrelevanter Informationen zu ermöglichen und konstruktive Diskussionen zu fördern. Gerade in der heutigen Zeit haben sich Meetings bewährt. Beispielsweise werden durch zunehmend flachere Hierarchien oft mehrere Personen für relevante Entscheidungen gebraucht. Die Etablierung einer funktionierenden Meeting-Kultur hat dementsprechend großen Einfluss auf effektive Entscheidungsfindungen und schnelle Absprachen.

    Welche Arten von Meetings gibt es?

    Ein Meeting kann verschiedensten Zwecken dienen. Dabei unterscheiden sich die Meetings in Frequentierung, Teilnehmerzahl, Länge und Ausführung. Generell kann man Meetings aber drei übergeordneten Kategorien zuordnen:

    • Update Meetings,
    • Workshops,
    • und Entscheidungstermine.

    Update Meetings

    Bei Update Meetings handelt es sich im Wesentlichen um Koordinationstermine. Es geht darum, die Teilnehmer auf den neuesten Stand zu bringen und das weitere Vorgehen einzelner Abteilungen oder Mitarbeiter aufeinander abzustimmen. Schlagworte wie Daily Standup-Meeting und Sprint Review hört man in diesem Kontext häufig.

    Wie diese Namen bereits implizieren, handelt es sich um Treffen, die möglichst wenig Zeit in Anspruch nehmen sollen. Aber auch kurze Meetings kosten Zeit und füllen die Terminkalender aller Teilnehmenden. Man sollte sich deshalb die Frage stellen: wie hoch ist der Bedarf eines solchen Meetings tatsächlich? Reicht womöglich eine E-Mail aus, um alle Punkte der Agenda abzuhaken? Falls dies nicht der Fall ist, wer sollte eingeladen werden? Macht ein Meeting Sinn, sollte es getreu dem alten Sinnspruch „In der Kürze liegt die Würze“ abgehalten werden.

    Um eine möglichst hohe Effizienz zu erzielen wird in Update-Meetings oft ein Time-Boxing festgelegt. Dabei wird ein fester und unveränderlicher Zeitrahmen für den Termin definiert. Der Gedanke, nur dieses Zeitfenster zu haben, verhindert das Teilen von unnötigen Informationen. So konzentrieren sich die Teilnehmer auf das Wesentliche.

    Der Workshop

    Bei dem Workshop geht es oft darum, Ideen zu sammeln, Lösungen zu finden und Fragen zu klären. Die am häufigsten genutzte Form ist dabei das Brainstorming. Insbesondere Mitarbeiter, die nah am Produkt arbeiten, profitieren von dieser Meeting-Form. Sie können neue Ideen mit anderen teilen und erhalten Feedback, welches ein unverzichtbarer Bestandteil der Produktentwicklung ist.

    Auch die Nachbereitung eines Workshops trägt zu dessen Erfolg bei. Werden die Ergebnisse eines Workshops nicht entsprechend dokumentiert und aufgearbeitet, geht ein Teil dessen Mehrwert verloren.

    Wichtiger Hinweis! Auch bei einem Workshop-Meeting, dessen Prinzip oft auf einer freien Ideenfindungsphase basiert, ist das setzen im Vorhinein definierter Ziele von Nöten. Nur so kann die Effizienz von Workshop-Meetings gewährleistet werden.

    Entscheidungs-Termine

    Die Effizienz eines Entscheidungstermins steht und fällt mit der Vorbereitung. Vor- und Nachteile müssen einfach und verständlich dargelegt werden. Eine Aufbereitung ist hier nicht mehr erforderlich. Eine Entscheidung soll für oder wider gefällt werden. Daher sollten auch die zur Verfügung stehenden Informationen im Vorhinein sorgfältig herausgearbeitet und auf das Wesentliche fokussiert sein. Keinesfalls fehlen darf also eine Entscheidungsvorlage.

    In dieser sollten sämtliche Optionen noch einmal kurz und übersichtlich gegenübergestellt werden. Es empfiehlt sich, den Teilnehmern bereits vor dem Termin entsprechende Informationen an die Hand zu geben. Es gilt das Prinzip der kollektiven Intelligenz. Daher sollten alle beteiligten Kollegen und Mitarbeiter auf dem gleichen Wissensstand sein. Nur so sind sie in der Lage, effizient eine sinnvolle Entscheidung zu treffen.

    Effiziente Meetings – Große Unternehmen machen es vor

    Große Unternehmen neigen häufig dazu, ihren Mitarbeitern eine Vielzahl von Meetings auf die Tagesordnung zu schreiben. Diese Vorgehensweise entwickelt sich bei gutbezahlten Mitarbeitern jedoch schnell zu einer kostspieligen Angelegenheit. Die Effizienz wird in diesem Falle nicht gefördert, sondern gemindert.

    Doch wie erreicht man es, dass Meetings gerne und zielorientiert durchgeführt werden? Die Effizienz eines Meetings steht und fällt mit der optimalen Nutzung der Ressourcen. Eine falsche oder übermäßige Durchführung von Meetings endet in ihrer Wahrnehmung als „Zeitfresser“. Das verwundert nicht, wenn man bedenkt, dass oft bis zu einem Drittel der Arbeitszeit für Meetings aufgebracht werden müssen. Die effiziente Gestaltung von Meetings wirkt somit auch einer Demotivation durch Zeitverschwendung entgegen.

    Jeff Bezos‘ zwei Pizzen Regel

    Effizienz ist für ein Unternehmen in der Größenordnung von Amazon das A&O. Jeff Bezos, Gründer und Geschäftsführer von Amazon, hat für die Durchführung der für das Unternehmen notwendigen Meetings eine einfache Regel etabliert. Ein Meeting sollte demnach nicht länger als der Verzehr von zwei Pizzen dauern. Und auch für die Anzahl der Teilnehmer gilt die „Zwei-Pizzen“ Vorgabe. Es sollten nicht mehr Personen an dem Meeting teilnehmen, als von zwei Pizzen satt werden können. Diese starke Limitierung des Zeitrahmens und der Mitglieder sorgt für ein Maximum an Effizienz. Um diese noch zu steigern, beginnt Jeff Bezos jedes Meeting mit einer halben Stunde absoluter Stille. Diese Zeit soll dafür genutzt werden, dass die Teilnehmenden alle Memos und zusammengestellte Informationen lesen können.

    Strenge Meeting Vorgaben auch bei Google

    Als Google-Mitgründer Larry Page 2011 erneut den Platz auf dem Chefsessel des Unternehmens einnahm, galt eine seiner ersten Entscheidungen der Effizienz der zahlreichen Besprechungen. Um zu verhindern, dass Mitarbeiter durch Meetings von der Arbeit abgehalten werden, erließ er strenge Rahmenbedingungen. Laut diesen dürfen höchstens zehn Mitglieder an einem Meeting teilnehmen. Ist dem Mitarbeiter, der eine abschließende Entscheidung fällen muss die Teilnahme nicht möglich, entfällt das Meeting. Darüber hinaus sollten diejenigen auf ihre Teilnahme verzichten, die nichts aktiv beisteuern können.

    Die spielerische Komponente

    Ganz neue Wege zur Steigerung der Meeting Effizienz geht zum Beispiel der Babynahrungshersteller Plum Organics. Die Innovationsdirektorin des Unternehmens, Jen Brush, sieht es als erwiesen an, dass das Ausmalen von Bilderbüchern während eines Meetings, die Fähigkeit aktiv zuzuhören, steigert. In den wöchentlich stattfindenden Kreativmeetings werden daher Ausmalbücher an die Teilnehmer ausgegeben, die diese kolorieren sollen.

    Diese Beispiele zeigen auf sehr drastische Weise, wie wichtig Regeln zur Effizienzsteigerung sind. Der Erfolg von Amazon, Google und Co. gibt ihnen Recht. Es lohnt sich, klare Rahmenbedingungen zu schaffen, die genau auf das Unternehmen abgestimmt sind.

    Was Sie unbedingt in einem Meeting vermeiden sollten

    Im Folgenden haben wir Ihnen einige Punkte zusammengestellt, die Sie unbedingt im Sinne einer effizienten Meeting-Kultur in jedem Fall vermeiden sollten:

    • fehlende Agenda
    • mangelhafte Vorbereitung
    • unpünktliche Teilnehmer
    • keine klar definierte Leitung
    • Verzicht auf zeitliche Limitierungen
    • übermäßige Dominanz einzelner Teilnehmer
    • schlecht verteilte Redeanteile
    • zu viele spontan einfließende Themen
    • ausufernde Diskussionen
    • mangelnde Ergebnissicherung

    Moderation und Ergebnissicherung

    Die Verteilung von Rollen auf Teilnehmer kann dabei helfen, den Ablauf von Meetings so effektiv wie möglich zu gestalten. Durch gezielte Leitung im Meeting und das Festhalten von Ergebnissen kann man sowohl die anfallende Zeit verkürzen, als auch nachfolgende Aufgaben zielgerichtet festlegen.

    Die Moderation machts

    Eine prozessgesteuerte und neutrale Leitung sorgt dafür, dass Rederechte gleichmäßig verteilt und Zwischenergebnisse und Vereinbarungen ausreichend erfasst werden. Dabei muss die Leitung nicht immer in den Händen des Projektleiters oder der Führungskraft liegen. Eine Reihumverteilung steigert die Effizienz und fördert die Mitarbeitereinbindung.

    Tipp: Setzen Sie zusätzlich eine Flipchart oder einen Beamer ein. Eine Visualisierung macht Vorgänge transparenter und anschaulicher.

    Mehr Effizienz durch Ergebnissicherung

    Erstellen Sie unbedingt ein Protokoll und halten Sie Ergebnisse fest. Um diese Ergebnisse zu sichern, ist es sinnvoll, einen Mitarbeiter für diese Aufgabe zu bestimmen. Aus dem Meeting-Protokoll kann dieser Mitarbeiter beispielsweise auch eine Aufgabenliste ableiten, die das weitere Vorgehen festlegt.

    Fazit

    Nach wie vor besteht mit der Durchführung von effizienten Meetings eine Methode, die sich bewährt hat. Für viele Unternehmen ist es der beste Weg, um einen schnellen Informationsaustausch zu gewährleisten. Dabei muss die Meeting-Kultur stetig weiterentwickelt und an das jeweilige Unternehmen angepasst werden. Eine gute Vorbereitung und das geregelte Durchführen von Meetings sind ausschlaggebend für die Nachhaltige Effizienz von Meetings.

    Autor: Redaktion Personalwissen

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