Digitale Meetings moderieren – 7 Tipps

Beim Moderieren digitaler Meetings müssen Sie andere Gegebenheiten berücksichtigen als bei Meetings in Präsenz. Nicht nur die Technik steht im Vordergrund, sondern auch der Ablauf will gründlich durchgeplant sein.

Seit der Corona-Pandemie gehören digitale Meetings zum Alltag vieler Menschen. Was früher im Arbeitsalltag ein Ideenaustausch in der Kaffeeküche war, ist heute ein virtueller Termin. Ein wichtiger Teil der Kommunikation in Unternehmen spielt sich über Microsoft Teams, Zoom und andere Plattformen in Form von digitalen Meetings und Videokonferenzen ab. 

Diese digitalen Meetings zu moderieren, birgt viele Herausforderungen, schließlich sind die Gegebenheiten gänzlich andere als bei einem Meeting in persona. Mit diesen Tipps geht Ihnen das Moderieren digitaler Meetings künftig leichter von der Hand, was sowohl den Output verbessert als auch die Produktivität und Zufriedenheit Ihres Teams steigert. 

7 Tipps: Wie moderieren Sie digitale Meetings souverän? 

Das Wichtigste bei einem digitalen Meeting ist eine stabile Internetverbindung. Wenn diese Grundlage bei Ihnen gegeben ist, gibt es noch viele weitere Stolpersteine beim Moderieren digitaler Meetings sowie viele kleine Details, auf die es ankommt. Schließlich können die Methoden analoger Meetings nicht einfach auf die Methoden digitaler Meetings übertragen werden. 

Damit die Inhalte von den Meeting-Teilnehmern auch aufgenommen und verarbeitet werden können, müssen Sie auf zahlreiche Aspekte achten. Schließlich wollen Sie aufmerksame Zuhörer, die Ihren Ausführungen folgen sowie auch sich selbst in einem guten Licht präsentieren. 

1. Agenda planen und einhalten

Eine Agenda ist auf inhaltlicher Basis die wichtigste Grundlage eines digitalen Meetings. Berücksichtigen Sie die kürzere Aufmerksamkeitsspanne der Teilnehmer bei digitalen Meetings im Vergleich zu Meetings in Präsenz. Während ein Vortrag in Präsenz für 45 bis 60 Minuten vom Gehirn aufgenommen und verarbeitet werden kann, ist die Spanne bei virtuellen Veranstaltungen mit 25 bis 30 Minuten deutlich kürzer. 

Dementsprechend sollten Sie schneller zum Punkt kommen, sich kurzfassen und nur relevante Themen verpacken. Virtuelle Meetings und Konferenzen sollten maximal 90 Minuten dauern und selbst dann müssen Sie schon damit rechnen, dass nicht alle Teilnehmer dauerhaft aufmerksam sind. Ab einer Dauer von 1,5 Stunden nimmt die Konzentration dann rapide ab. 

2. Soziale Zeit einplanen

Bei einem digitalen Meeting direkt in die Business-Themen einzusteigen, ist Gift für das Betriebsklima. Ein paar Minuten für den sozialen Austausch verbessern die Stimmung und stärken den Zusammenhalt im Team. Schließlich haben Mitarbeiter im Homeoffice keine Gelegenheit mehr für eine kurze Unterhaltung mit Kollegen auf dem Flur, weshalb die ersten fünf Minuten eines Meetings diese Gelegenheit sein können. In dieser Zeit müssen Sie auch nicht groß moderieren. Häufig entwickeln sich die Gespräche von selbst und wenn nicht, dann können Sie mit einem unverfänglichen Thema wie dem Wetter oder den Wochenendplänen den Small Talk in Gang bringen. Außerdem sind diese ersten Minuten für Nachzügler die perfekte Gelegenheit, noch schnell in das Meeting zu schlüpfen, ohne einen bereits laufenden Vortrag zu unterbrechen. 

3. Auf Ton, Kamerabild und Licht achten

Wenn Sie ein digitales Meeting moderieren, sollten Sie sich zunächst dafür aussprechen, dass alle Meeting-Teilnehmer ihre Kamera einschalten. Für Sie ist es schöner, in Gesichter zu schauen und Reaktionen gespiegelt zu bekommen, als in lauter dunkle Kästchen auf dem Bildschirm zu sprechen, ohne zu wissen, ob überhaupt noch alle Teilnehmer an ihrem Platz sitzen. 

Achten Sie auch für sich selbst darauf, dass Sie gut zu sehen sind. Dafür sollte das Licht nicht von hinten kommen, denn sonst erscheinen Sie auf dem Bildschirm zu dunkel. Setzen Sie sich am besten seitlich zum Fenster. Licht von oben, etwa von einer Deckenlampe, kann Schatten auf Ihr Gesicht werfen. Besonders hilfreich ist ein Ringlicht, das Sie auf Ihrem Schreibtisch leicht schräg vor Ihnen platzieren und mit dem Sie selbst bei schwierigen Lichtverhältnissen gut ausgeleuchtet sind. Achten Sie außerdem auf eine gute Webcam-Qualität sowie einen guten Ton. Besser als die Kopfhörer mit dem integrierten Mikrofon Ihres Smartphones ist ein richtiges Headset oder sogar ein externes Mikrofon. Können die Teilnehmer des Meetings Sie nicht gut hören, schweift die Aufmerksamkeit noch schneller ab. 

4. Neutralen Hintergrund wählen

Setzen Sie sich so, dass Ihr Hintergrund die Teilnehmenden nicht ablenkt. Ein volles Bücherregal, in dem auch noch zahlreiche Fotos stehen oder spielende Kinder in der Bildecke sorgen für Unruhe im digitalen Meeting und Ihre Teilnehmer verlieren schnell den Fokus. Eine weiße Wand oder ein anderer ruhiger Hintergrund sind die richtige Wahl. Alternativ können Sie Ihren Hintergrund auch weichzeichnen, dann sind nur Sie im Fokus und der Rest ist verschwommen. 

5. Auf Mimik, Gestik und Körpersprache achten

Ihre Kollegen sehen in einem digitalen Meeting nur einen Ausschnitt von Ihnen, wodurch ein Teil Ihrer Körpersprache fehlt. Machen Sie das mit ausdrucksstarker Gestik und Mimik wieder wett. Ebenfalls ratsam ist, das digitale Meeting im Stehen zu moderieren. Die Stimme verändert sich, die Haltung wird straffer und Sie wirken dynamischer, wodurch der Vortrag fesselnder wird. Ihren Laptop können Sie dafür entweder mit Büchern oder einer Kiste aufbocken oder Sie haben bereits einen höhenverstellbaren Schreibtisch.

6. Kollegen einbeziehen

Bei der Moderation digitaler Meetings ist es essenziell, die Teilnehmer mit einzubeziehen und in die Interaktion mit ihnen zu kommen. Das hält die Konzentration aufrecht und sorgt dafür, dass die Inhalte besser verinnerlicht werden. Arbeiten Sie immer wieder zwischendurch mit sogenannten „Break Out Sessions“, bei denen die Teilnehmenden des Meetings zur Diskussion in kleinen Gruppen in andere virtuelle Räume geschickt werden und sich anschließend wieder im „großen“ virtuellen Meeting-Raum treffen. 

Stellen Sie außerdem während des Meetings auch immer wieder Fragen und sprechen Sie Kollegen konkret an: „Herr Müller, fehlt Ihrer Meinung nach noch etwas?“, „Frau Schmidt, haben Sie noch etwas zu ergänzen?“. Mit jedem Wechsel der Person, die gerade spricht, wird auch die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden wieder neu geweckt. Auch offene Runden, in denen die Teilnehmer der Reihe nach zu Wort kommen, können anregend sein und konkrete Ergebnisse hervorbringen. Wenn es ein klares Problem gibt, können Sie die Teilnehmer anregen, jeweils Vorschläge für Lösungen zu machen. Am besten gehen Sie als Moderator durch die Reihen der Kollegen und erteilen diesen nacheinander das Wort, damit diese nicht durcheinander sprechen. Auch über virtuelle Handzeichen können Wortbeiträge angemeldet werden, was Sie ebenfalls im Vorfeld als Regel ankündigen können.

7. Sprechen Sie langsam

Je pointierter Sie sprechen, desto aufmerksamer sind die Zuhörer. Achten Sie darauf, dass Sie nicht zu schnell werden in Ihrem Sprechtempo, was insbesondere durch Nervosität automatisch passieren kann. Kürzeren Sätzen können die Teilnehmenden von Videokonferenzen deutlich besser folgen als langen Schachtelsätzen. Dadurch verfangen sich Ihre Themen auch gezielter in den Köpfen und kommen so bei den Menschen an, wie Sie es sich wünschen. 

Wie können Sie digitale Meetings interaktiver und abwechslungsreicher gestalten?

Die meisten Menschen können über das Auge schneller und länger Informationen aufnehmen und abspeichern als über das Ohr. Bereiten Sie daher auch eine Präsentation vor, die Sie den Teilnehmenden zeigen, indem Sie Ihren Bildschirm teilen und zu der Sie referieren. Dort sollten die wichtigsten Stichworte oder Schaubilder zu sehen sein, die Ihre Ausführungen untermauern. Mit kurzen Videoclips sichern Sie sich ebenfalls die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden.

Mit Umfrage-Tools bekommen Sie Feedback der Teilnehmer, animieren zwischendurch immer wieder dazu, aktiv zu werden und können ein interaktives Meeting gestalten, bei dem die Teilnehmenden sicher nicht abschweifen. Geeignete Tools sind:

• Typeform
• SurveyMonkey
• Mentimeter

Auch interaktive Whiteboards helfen Ihnen dabei, im Workshop-Charakter Ergebnisse auszuarbeiten, Probleme zu diskutieren und Lösungen festzuhalten. Online-Whiteboards gibt es von:

• Microsoft Teams
• Collaboard
• InVision Freehand
• Miro
• Whiteboard Fox 

Wie planen Sie Übergänge beim Moderieren digitaler Meetings?

Sind Sie der Moderator eines digitalen Workshops, stellen Sie auf einer Folie die Agenda vor und übergeben Sie dann zeitnah das Wort. Besprechen Sie sich im Vorfeld mit den Vortragenden, ab welchem Part Sie weitergeben und ob Sie eventuelle Folien weiterklicken oder ob die Vortragenden eigene Inhalte mit in die Konferenz bringen.

Sorgen Sie für klare Rollen und erläutern Sie klar die Ziele der Veranstaltung, die technischen Gegebenheiten sowie den konkreten Ablauf. Gerade wenn Sie sich im Vorfeld auch nicht in Präsenz sehen und besprechen können, wie ein Workshop oder ein digitales Meeting ablaufen, ist es umso relevanter, dass die Abfolge der Redebeiträge klar ist. Alles andere stört den Veranstaltungsfluss und könnte die Effizienz des Meetings negativ beeinflussen.

Worauf müssen Sie beim Moderieren digitaler Meetings achten?

Als Moderator digitaler Meetings müssen Sie sich auf Technik-Pannen bei Ihren Teilnehmern einstellen und sollten dafür einen Plan haben. Wenn im geplanten Meeting wichtige Entscheidungen gefällt werden müssen oder relevante Inhalte geteilt werden, die alle hören sollen, dann machen Sie von vornherein klar, dass Sie das Meeting unterbrechen, wenn eine der Personen aus technischen Gründen aus dem Online-Call fliegt, um nicht im Anschluss alles doppelt wiederholen zu müssen. 

Fazit: Digitale Meetings moderieren Sie am besten interaktiv mit Agenda und Struktur

Beim Moderieren digitaler Meetings und Videokonferenzen liegt der Teufel im Detail. Die Technik spielt eine entscheidende Rolle und neben einer stabilen Internetverbindung sollten Sie auf gute Beleuchtung, ein gutes Kamerabild, einen guten Ton sowie einen ruhigen Hintergrund im Raum achten. Auch im Hinblick auf Gestik und Mimik müssen Sie beachten, dass die Teilnehmenden nur einen Ausschnitt von Ihnen sehen. Sprechen Sie langsam und fassen Sie sich so kurz wie möglich – schließlich ist die Aufmerksamkeitsspanne bei digitalen Meetings deutlich kürzer als bei Veranstaltungen, bei denen man gemeinsam in einem Raum sitzt. 

Sorgen Sie für Interaktion zwischen den Teilnehmern, indem Sie Fragen stellen, zur Diskussion anregen, Break Out Sessions ermöglichen und mit digitalen Whiteboards arbeiten. Je interaktiver Sie an das Meeting herangehen, desto wahrscheinlicher können Sie gemeinsam gute Lösungen für Ihre Problemstellungen erarbeiten. Wenn die Agenda dann noch klar vorgegeben ist und abgesprochen ist, wie der Aufbau des Meetings aussieht, dann steht dem Erfolg Ihrer digitalen Veranstaltung nichts mehr im Wege.