Für Sie als Entgeltabrechner ist die Arbeitsunfähigkeit eines Mitarbeiters vor allem deshalb ein wichtiges Thema, weil Ihr Unternehmen während der Fehlzeit das Entgelt weiterzahlt. Dabei gelten Sonderregeln unter anderem für den Beginn und das Ende der Entgeltfortzahlung sowie bestimmte Bescheinigungspflichten.

Am 10.7.2026 wurde das GKV-Beitragsstabilisierungsgesetz verabschiedet. Es sieht die Möglichkeit einer Teilarbeitsunfähigkeit vor, die zum 1.1.2028 eingeführt wird. Die Neuregelung sieht eine Evaluation vor. Es werden die Auswirkungen der Neuregelung auf Arbeitnehmerinnen, Arbeitnehmer und Arbeitgeber, die Inanspruchnahme und die Auswirkungen auf die Dauer der Arbeitsunfähigkeit untersucht. Die Evaluation erfolgt in zwei Abschnitten: Zunächst nach einem Jahr und abschließend nochmals nach 5 Jahren. Lesen Sie hier, worauf Sie sich einstellen sollten.

Bei Arbeitsunfähigkeit und in Zukunft auch bei Teilarbeitsunfähigkeit zahlt Ihr Unternehmen dem betreffenden Mitarbeiter für maximal 6 Wochen das Arbeitsentgelt weiter, das ihm bei seiner für ihn maßgeblichen regelmäßigen Arbeitszeit zusteht. Bei der Berechnung der richtigen Höhe gilt es, auf zahlreiche Stolperfallen zu achten.

Ist der Mitarbeiter nach Ablauf der 6-wöchigen Frist für die Entgeltfortzahlung immer noch krank, erhält er von seiner Krankenkasse Krankengeld. Einen Anspruch auf Entgeltfortzahlung gegen Ihr Unternehmen hat er nicht mehr.

Mitarbeiter, die mit Ihrem Unternehmen vereinbaren, trotz Arbeitsunfähigkeit teilweise zu arbeiten, erhalten zusätzlich zur üblichen Entgeltfortzahlung ein Teil-Arbeitsentgelt von Ihrem Unternehmen. Das bedeutet für Sie als Entgeltabrechner zusätzlichen Aufwand.

Ob ein Mitarbeiter voll arbeitsunfähig ist oder in Zukunft teilarbeitsunfähig: Er hat immer einen Anspruch auf vollständige Entgeltfortzahlung. Diese machen Sie allerdings von bestimmten Meldungen und Nachweisen des Arbeitnehmers abhängig. Auch Mitarbeiter, die erkranken, obwohl sie am nächsten Tag eigentlich frei gehabt hätten (weil sie nur bestimmte Tage pro Woche arbeiten), müssen sich unverzüglich krankmelden.

Urlaub und krankheitsbedingte Arbeitsunfähigkeit schließen sich gegenseitig aus. Erkrankt ein Mitarbeiter während seines Urlaubs, gilt deshalb: Dem Beschäftigten werden Urlaubstage, an denen er krank ist, gutgeschrieben (§ 9 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG)). Für die entsprechenden „Krank-Tage“ erhält er Entgeltfortzahlung und kein Urlaubsentgelt.

Erkrankt ein Mitarbeiter immer wieder an derselben Krankheit oder gleichzeitig an mehreren Krankheiten, entsteht der Anspruch auf Entgeltfortzahlung unter Umständen nur einmal. Er endet auch in diesem Fall nach 6 Wochen. Allerdings erfahren Sie als Entgeltabrechner nicht, ob ein Beschäftigter immer wieder an neuen Erkrankungen leidet, ob damit der Anspruch auf Entgeltfortzahlung immer wieder neu auflebt oder ob dieselbe Erkrankung dazu führt, dass er mehrfach in kurzen Abständen arbeitsunfähig ist und Ihr Unternehmen nach 6 Wochen nicht mehr verpflichtet ist, weiter zu zahlen. Hierfür können Sie die Vorerkrankungsanfrage starten.