1. Schritt: Klären Sie den Sachverhalt und entscheiden Sie erst dann über eine Abmahnung
Handeln Sie nie aus dem Bauch heraus, wenn es um Pflichtverstöße Ihrer Mitarbeiter geht. Die wichtigste Regel vor jeder Abmahnung lautet nämlich: Klären Sie den Sachverhalt, und zwar vollständig. Nichts ist fataler, als wenn Sie später feststellen müssen, dass Sie wichtige und entscheidende Details nicht beachtet haben – insbesondere dann, wenn sie zur Entlastung Ihres Mitarbeiters beitragen. Dokumentieren Sie deshalb den Abmahnungssachverhalt präzise und vollständig. Sichern Sie die Beweise in der Personalakte. Sie können hierfür
- den Vorfall genauestens mit Ort, Datum und Uhrzeit erfassen;
- Zeugen (auch Arbeitskollegen) befragen – lassen Sie sich eine schriftliche Stellungnahme erstellen;
- Bildmaterial und Screenshots anfertigen;
- Dokumente sichern;
- Beschwerden von Kunden oder Kollegen sammeln (fertigen Sie sich ggf. Gesprächsnotizen an);
- den Vorfall recherchieren, notfalls auch durch Einschaltung eines Detektivs.
Wenn Sie Zeugen haben, sollten Sie diese Personen unbedingt namentlich in Ihrer Abmahnung benennen. Selbst wenn Sie die Zeugen – vielleicht sind es sogar Arbeitskollegen – schützen wollen, ist dies bei einer Abmahnung der falsche Ort dafür. Führen Sie die Namen in der Abmahnung auf, damit der betroffene Mitarbeiter sich ein vollständiges Bild vom Sachverhalt machen kann. Andernfalls, so ein aktuelles Urteil, ist Ihre Abmahnung unwirksam (Arbeitsgericht (ArbG) Düsseldorf, 12.1.2024, Az. 7 Ca 1347/23).
Eine Anhörung des Mitarbeiters ist zu empfehlen
Noch ein Wort zur Anhörung des betroffenen Mitarbeiters: Zwar müssen Sie den Mitarbeiter vor einer Abmahnung nicht anhören. Sie sollten das aber tun.
Meine Empfehlung!
Verzichten Sie auf dieses wichtige Gespräch nicht. Geben Sie Ihrem Mitarbeiter vor jeder Abmahnung die Gelegenheit, sich zu den Vorwürfen zu äußern. Nur so bekommen Sie ein abgerundetes Bild vom Sachverhalt und haben auch die Sicht Ihres Mitarbeiters gehört. Damit erhalten Sie unter Umständen wichtige Informationen, die für die Beurteilung der Pflichtverletzung bedeutsam sind.
Ihr Mitarbeiter hat das Recht auf Gegendarstellung
Ihr Mitarbeiter hat das Recht, eine Gegendarstellung zu einer erteilten Abmahnung abzugeben. In diesem Fall sind Sie als Arbeitgeber nach § 83 Abs. 2 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) verpflichtet, diese Gegendarstellung gemeinsam mit der Abmahnung zur Personalakte zu nehmen. Dies gilt auch, wenn Sie die Gegendarstellung sachlich für völlig unzutreffend und falsch erachten sollten. Übrigens: Eine gesetzliche Frist für die Gegendarstellung gibt es nicht!
2. Schritt: Lassen Sie sich nicht zu viel Zeit mit Ihrer Abmahnung
Es gibt zwar keine Ausschlussfrist, innerhalb derer eine Abmahnung ausgesprochen werden muss. Trotzdem gilt: Wollen Sie das Fehlverhalten einer Ihrer Mitarbeiter abmahnen, so dürfen Sie nicht monatelang damit warten. Damit bringen Sie Ihrem Mitarbeiter gegenüber nämlich zum Ausdruck, dass sein Verhalten doch nicht so schlimm war, dass umgehend Maßnahmen ergriffen werden müssten. Wenn Sie eine Abmahnung erst nach fast 6 Monaten aussprechen, nachdem Sie von der Pflichtverletzung Kenntnis erlangt haben, haben Sie Ihr Recht auf Ausspruch einer Abmahnung meist verwirkt.
Keiner Ihrer Mitarbeiter muss nach Verstreichen eines solch langen Zeitraums noch mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen für sein zurückliegendes Verhalten rechnen. Anderes gilt aber dann, wenn Ihr Mitarbeiter zwischenzeitlich neue, gleichartige Vertragsverletzungen begangen hat, die Sie als Arbeitgeber wiederum zu einer Abmahnung berechtigen.
3. Schritt: Achten Sie bei Ihren Abmahnungen auf präzise Formulierungen
Bei Abmahnungen sind präzise Formulierungen gefordert. Werfen Sie Ihrem Mitarbeiter ein abmahnungswürdiges Fehlverhalten vor, sollten Sie dies auch möglichst genau beschreiben. Ihr Mitarbeiter hat nämlich einen Anspruch, zu erfahren, welches Verhalten er in Zukunft konkret ändern oder unterlassen soll.
Achten Sie beim Verfassen einer Abmahnung deshalb stets darauf, dass Sie
- die Zeit,
- den Ort und
- die Art und Weise des Fehlverhaltens
so exakt wie möglich im Abmahnungsschreiben wiedergeben.
Unpräzise Formulierungen gehen zu Ihren Lasten. Eine allgemein gehaltene Rüge reicht in keinem Fall aus, also beispielsweise
- der Hinweis auf den mangelnden Leistungswillen,
- die Störung des Betriebsfriedens,
- ein nicht akzeptables Arbeitsverhalten oder
- eine nicht akzeptable Arbeitsleistung.
Vermeiden Sie daher folgende unpräzise Formulierungen
Machen Sie Ihrem Mitarbeiter außerdem klar, dass er gegen seine arbeitsvertraglichen Pflichten verstößt und Sie ein solches Verhalten nicht dulden. Zeigen Sie ihm, dass er sich etwas zuschulden kommen ließ.
Sie können beispielsweise folgende Muster-Formulierung verwenden:
Noch etwas Entscheidendes: Für den Fall der Wiederholung seines beanstandeten Verhaltens müssen Sie Ihren Mitarbeiter darauf hinweisen, dass er mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen zu rechnen hat. Insoweit reicht der Hinweis, dass der Inhalt oder der Bestand des Arbeitsverhältnisses gefährdet ist.
Es ist nicht erforderlich, dass Sie als Arbeitgeber Ihrem Arbeitnehmer ausdrücklich die Kündigung androhen.
4. Schritt: Abmahnungen immer schriftlich verfassen
Es kann gar nicht oft genug darauf hingewiesen werden, dass Sie Ihre Abmahnungen schriftlich verfassen. Abmahnungen unterliegen zwar keinen Formvorschriften. Dennoch sollten Sie eine Abmahnung nie mündlich aussprechen. Denn die Rechtsprechung zeigt es immer wieder: Es kommt auf den genauen Inhalt Ihrer Abmahnungen an. Denken Sie also an die Beweisbarkeit. Eine schriftliche Abmahnung hat für Sie als Arbeitgeber nämlich den klaren Vorteil, dass sie beweiskräftig ist.
5. Schritt: Legen Sie fest, wer abmahnen darf und wer nicht
Noch ein Formalismus, den Sie beachten sollten. Abmahnungsberechtigt sind nicht nur Kündigungsberechtigte. Vielmehr darf jeder Mitarbeiter, der dem Arbeitnehmer gegenüber weisungsberechtigt ist, auch eine Abmahnung erteilen. Abmahnungsberechtigt sind daher alle Mitarbeiter, die durch Sie ermächtigt wurden, verbindliche Anweisungen hinsichtlich Ort, Zeit und Art und Weise der arbeitsvertraglich geschuldeten Arbeitsleistung gegenüber Ihren Mitarbeitern zu erteilen.
Eine klassische Fehlerquelle besteht, wenn eine nicht dazu berechtigte Person die Abmahnung ausspricht. Sie sollten daher für Ihren Betrieb festlegen, wer die jeweilige Abmahnung schreiben und unterzeichnen darf. So vermeiden Sie, dass nicht geschulten Personen Fehler beim Ausspruch der Abmahnung unterlaufen. Und so verhindern Sie außerdem, dass Ihr Kündigungsrecht durch den voreiligen Ausspruch einer Abmahnung von sonstigen Dienstvorgesetzten verbraucht wird.
Und noch etwas sollten Sie bedenken: Bleiben Sie verhältnismäßig mit Ihrer Reaktion auf ein Fehlverhalten. Sie sollten nicht schon bei geringfügigen Pflichtverstößen vorschnell eine Abmahnung aussprechen. Denken Sie daran, dass Sie eine Abmahnung erst dann aussprechen sollten, wenn Sie vorher alle anderen Möglichkeiten, etwa klärende Gespräche oder schriftliche Ermahnungen, ausgeschöpft haben. Diesen wichtigen Schritt sollten Sie daher vor jedem Ausspruch einer Abmahnung prüfen. Jede Abmahnung sollte deshalb sorgfältig abgewogen werden! Machen Sie dies auch Ihren Führungskräften klar.
