Sie erhalten über die Mitarbeiter Ihres Unternehmens beispielsweise Informationen zur Dauer oder zu Wiederholungen von Arbeitsunfähigkeitszeiten, dem Bezug von Krankengeld etc. Damit haben Sie Zugang zu sensiblen personenbezogenen Daten, die sonst kaum jemand zu Gesicht bekommt. Deshalb hat Datenschutz bei der Entgeltabrechnung die höchste Priorität. Sie müssen „Ihre“ Daten so schützen, dass unbefugte Personen diese Informationen weder lesen und kopieren noch bearbeiten und löschen können. Die einschlägigen Vorschriften finden sich im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und in der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Die Erforderlichkeit ist wichtig
Die LDSB NRW weist insbesondere auf Folgendes hin: Grundsätzlich dürfen Arbeitgeber Gesundheitsdaten nur dann verarbeiten, wenn sie zur Erfüllung arbeitsrechtlicher Pflichten erforderlich sind. Bei der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall ergibt sich diese Erforderlichkeit aus der gesetzlichen Verpflichtung der Arbeitgeber zur Lohnfortzahlung im Krankheitsfall.
Einwilligung der Mitarbeiter?
Eine ausdrückliche Einwilligung von Beschäftigten in die Offenlegung von Diagnosedaten gegenüber dem Arbeitgeber – etwa, um einem möglichen Streit über eine Fortsetzungserkrankung zuvorzukommen – rechtfertigt eine Datenverarbeitung normalerweise nicht. Eine Einwilligung ist nur wirksam, wenn sie freiwillig erfolgt. Davon könne, so die LDSB NRW in der Pressmitteilung, in einem Beschäftigungsverhältnis selten die Rede sein. Gerade im Fall einer Erkrankung stünden Beschäftigte häufig unter Druck, weil sie befürchten, ohne Offenlegung ihrer Daten keine weiteren Lohnzahlungen zu erhalten.
Wichtige Regeln bezüglich der Aufbewahrung
Der Umgang mit Gesundheitsdaten bei Entgeltfortzahlungsansprüchen verlangt nach dem Schreiben der LDSB NRW besonders hohe Anforderungen an Sicherheit und Vertraulichkeit. Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, um die Daten zu schützen. Das bedeutet zum Beispiel, dass
- die Informationen getrennt von der eigentlichen Personalakte aufbewahrt werden.
- eine gemeinsame Ablage mit den üblichen ärztlichen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen datenschutzrechtlich unzulässig sein dürfte.
- die Daten nur so lange aufbewahrt werden dürfen, wie sie für die Prüfung des Entgeltfortzahlungsanspruchs erforderlich sind. Die Dauer der Speicherung richtet sich nach den Fristen, die das Entgeltfortzahlungsgesetz vorsieht. Darüber hinaus kann sich die Speicherfrist etwa aus tarifvertraglichen oder gesetzlichen Verjährungs- und Ausschlussfristen ergeben. Auf einen Verdacht, dass Beschäftigte rechtliche Schritte einleiten, kommt es nach dem Schreiben der LDSB nicht an. Selbst wenn Sie vermuten, bestimmte Auffälligkeiten zu erkennen, berechtigt Sie das nicht zur längeren Speicherung.
- eine Weitergabe von Gesundheitsdaten an Dritte ausgeschlossen ist. Auch im Betrieb dürfen Sie die Daten nur an Vorgesetzte etc. weitergeben, wenn das erforderlich ist.
