Sie erhalten über die Mitarbeiter Ihres Unternehmens beispielsweise Informationen über den Lebenslauf, die Anzahl der Kinder, den Krankenstand, über das Entgelt sowie darüber, ob das Entgelt gepfändet wird. Damit haben Sie Zugang zu sensiblen personenbezogenen Daten, die sonst kaum jemand erfährt. Deshalb hat Datenschutz bei der Entgeltabrechnung die höchste Priorität. Sie müssen „Ihre“ Daten so schützen, dass unbefugte Personen diese Informationen weder lesen und kopieren noch bearbeiten und löschen können. Die einschlägigen Vorschriften finden sich im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und in der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Klare Vorgaben können Ihnen weiterhelfen
Mit einer sogenannten Clean-Desk-Policy sinkt die Wahrscheinlichkeit enorm, dass „Ihre Daten“ irgendwo hingeraten, wo sie nichts zu suchen haben. Clean-Desk-Policy ist eine Sammlung von Vorgaben, die regeln, wie der Schreibtisch von Mitarbeitern auszusehen hat, wenn diese das Büro verlassen. Die Richtlinie kann unternehmensweit gelten oder nur für bestimmte Arbeitsbereiche, wie beispielsweise die Entgeltabrechnung und die Personalabteilung. Hier kann die Vorgabe auch vorsehen, dass bestimmte Vorkehrungen bereits dann getroffen werden müssen, wenn der jeweilige Mitarbeiter nur kurz das Büro verlässt.
Sensible Daten bei der Abrechnung
Denken Sie stets daran, dass viele der persönlichen Daten, mit denen Sie arbeiten, besonders schützenswert sind. Sensible Informationen, die Sie z. B. für Ihre Abrechnung benötigen, müssen Sie so sichern, dass weder unbefugte Kollegen noch Außenstehende darauf zugreifen können. Dabei bedeutet „sichern“ im Sinne des Datenschutzes normalerweise „wegschließen“ oder „passwortgeschützt speichern“. Damit Sie, Ihre Kollegen oder Mitarbeiter bei der Entgeltabrechnung nichts übersehen und alle Sicherungsmaßnahmen zur selbstverständlichen Routine werden, ist die Clean-Desk-Policy sinnvoll. Bedenken Sie: Schon das Herumliegen eines Zettels, auf dem Sie sich während eines Gesprächs mit einem Sozialversicherungsträger Notizen gemacht haben, kann ein grundlegender Verstoß gegen den Datenschutz sein.
Weisen Sie Mitarbeiter darauf hin, elektronische Dokumente und E-Mails nach Möglichkeit nicht auszudrucken. Manche Unterlagen verlieren allerdings ihren Beweiswert, wenn sie nur in elektronischer Form vorhanden sind. Vor Gericht gilt eine Urkunde grundsätzlich dann als vollständig und richtig, wenn sie im Original unterzeichnet ist (§ 420 Zivilprozessordnung (ZPO)). Wichtige Dokumente, deren Beweiswert in einem Rechtsstreit entscheidend sein könnte, sollten Sie deshalb besser weiter in Papierform aufbewahren.
Wie Sie Mitarbeiter und Kollegen überzeugen
Hat sich die Idee einer generellen Clean-Desk-Policy noch nicht durchgesetzt, können Sie diese für sich selbst einführen. Wollen Sie auch Ihre Mitarbeiter oder Kollegen in der Entgeltabrechnung überzeugen, sollten Sie Folgendes bedenken:
- Eventuell müssen Sie zunächst regelmäßig kontrollieren, ob sich alle an die Vorgaben halten. Das ist zeitaufwendig und die Kollegen könnten sich überwacht fühlen. Lösen können Sie dieses Problem, indem Sie eine Checkliste (s. u) erstellen und jeder einmal die Aufgabe des „Kontrolleurs“ übernimmt.
- Gibt es Kollegen, die die Maßnahmen für übertrieben halten? Diesen sollten Sie die strengen Vorgaben des Datenschutzes und die Konsequenzen, die Verstöße nach sich ziehen können, nochmals vor Augen führen.
- Richtlinien werden häufig als „Freiheitsberaubung“ betrachtet. Viele Beschäftigte fühlen sich nur wohl am Arbeitsplatz, wenn sie diesen ein bisschen „einrichten“ können. Überlegen Sie, ob dies nicht trotz der Clean-Desk-Policy bis zu einem gewissen Grad möglich ist und erlaubt werden kann.
Darauf sollten Sie besonders achten
Akribisch auf den Datenschutz zu achten, ist nicht immer leicht. Schnell ist am Telefon an den vermeintlichen Mitarbeiter der Einzugsstelle eine persönliche Information über einen Mitarbeiter ausgeplaudert. Oder eine Personalakte bleibt am Bildschirm zu lange offen. Nutzen Sie die folgende Liste, um sich und Ihren Kollegen immer wieder aufs Neue bewusst zu machen, welche Maßnahmen zum Schutz der sensiblen Daten wichtig sind.
