Schritt 1: Prüfen Sie, ob eine Abmahnung berechtigt und erforderlich ist
Eine Abmahnung ist nur berechtigt, wenn Ihr Mitarbeiter seine vertraglichen Pflichten verletzt hat. Dass dies nicht immer eindeutig ist, zeigt der folgende Fall.
Die Kritik stützte sich auf Tatsachen. Denn die Uni hatte sich tatsächlich tarifwidrig verhalten, indem sie tarifliche Zuschläge und Zulagen nicht oder verspätet zahlte. Auch die Ausgliederung unterer Lohngruppen, insbesondere von Reinigungskräften, entsprach der Wahrheit. Die Schlussfolgerung, dass hierdurch demokratische Prozesse untergraben und der Rechtsruck befördert werde, stufte das Gericht als zulässiges und vom Grundrecht auf freie Meinungsäußerung geschütztes Werturteil ein. Die Grenze zur unzulässigen Schmähkritik werde erst überschritten, wenn persönliche Kränkungen und kein sachliches Anliegen im Vordergrund stünden. Das sei hier nicht der Fall. Die Abmahnung war daher nicht berechtigt und der Arbeitgeber muss sie aus der Personalakte entfernen (Landesarbeitsgericht (LAG) Berlin-Brandenburg, 2.7.2025, 23 SLa 94/25).
Übersicht: Ist ein Vergehen abmahnfähig?
Hier können Sie ohne Abmahnung sofort kündigen:
- Der Mitarbeiter genießt keinen Kündigungsschutz, z. B. im Kleinbetrieb mit höchstens zehn Mitarbeitern oder während der ersten sechs Beschäftigungsmonate.
- Es geht um eine besonders schwere Pflichtverletzung wie sexuelle Belästigung (Arbeitsgericht (ArbG) Berlin, 27.3.2025, 58 Ca 6242/23), tätliche Angriffe bei der Arbeit oder Diebstahl, der über ein Bagatelldelikt hinausgeht.
- Ihr Mitarbeiter hat ernsthaft erklärt, dass er kein Unrechtsbewusstsein habe und sein Verhalten nicht ändern wolle (LAG Schleswig-Holstein, 31.8.2021, 1 Sa 70 öD/21).
Schritt 2: Klären Sie die Beweislage
Dazu gehört, dass Sie den Mitarbeiter vor der Abmahnung anhören. Prüfen Sie, ob er schuldhaft gehandelt hat und ob Sie das Fehlverhalten beweisen können. Nur wenn Sie beides bejahen, hat die Abmahnung Sinn. Mahnen Sie aus Beweisgründen immer schriftlich ab. Nehmen Sie eine Kopie der Abmahnung zur Personalakte und heben Sie Beweisdokumente auf.
Schritt 3: Formulieren Sie eine hieb- und stichfeste Abmahnung
Achten Sie darauf, dass Ihre Abmahnung die folgenden Pflichtelemente enthält:
- die Bezeichnung als Abmahnung
- eine konkrete Schilderung, mit welchen Handlungen oder Aussagen Ihr Mitarbeiter seine Pflicht verletzt hat – nennen Sie dabei den Tag, die Uhrzeit und eventuelle Zeugen
- die Wertung des Sachverhalts als Pflichtverletzung, wenn möglich mit Verweis auf die Regelung – z. B. aus dem Arbeitsvertrag oder einer Betriebsvereinbarung –, gegen die der Mitarbeiter verstoßen hat
- die Aufforderung, sich künftig pflichtgemäß zu verhalten
- die Androhung einer Kündigung bei einem erneuten gleichartigen Pflichtverstoß
Nur wenn Ihre Abmahnung alle diese Elemente enthält, können Sie bei einer erneuten Pflichtverletzung des Mitarbeiters Ihre Kündigung darauf stützen.
Meine Empfehlung:
Mahnen Sie jede Pflichtverletzung einzeln ab
Andernfalls riskieren Sie, dass Ihre Abmahnung unwirksam ist, weil eine der genannten Pflichtverletzungen nicht nachweisbar oder nicht abmahnungswürdig ist. Mehrere Einzelabmahnungen erhöhen also die Chance, dass eine davon wirksam ist.
Schritt 4: Kontrollieren Sie Ihre Abmahnung
Es hat schon Fälle gegeben, in denen Gerichte eine Abmahnung wegen kleiner Fehler wie eines falschen Datums oder eines Tippfehlers im Namen des Mitarbeiters für unwirksam erklärten – und zwar erst im späteren Kündigungsschutzprozess nach erneuten Pflichtverletzungen des Mitarbeiters. Daran sind dann an sich berechtigte Kündigungen gescheitert. Übergeben Sie die Abmahnung dem Mitarbeiter daher erst, wenn Sie sicher sind, dass sie keine Fehler enthält. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass Ihr Mitarbeiter eventuelle Fehler zügig moniert, sodass Sie sie korrigieren können.
Schritt 5: Prüfen Sie vor der Kündigung, ob Ihre Abmahnung (noch) wirkt
Wenn Sie Ihren Mitarbeiter abgemahnt haben, können Sie ihn wegen desselben Vorfalls nicht mehr kündigen. Das gilt sogar dann, wenn der Mitarbeiter sich noch in der Probezeit befindet (Bundesarbeitsgericht (BAG), 13.12.2007, 6 AZR 145/07). Eine frühere Abmahnung ist für die Kündigung nach einer erneuten Pflichtverletzung allerdings nur dann relevant, wenn es dabei um eine gleichartige Pflichtverletzung ging und diese noch nicht zu lange zurückliegt. Faustregel: Nach zwei Jahren beanstandungsfreier Arbeit ist vor der Kündigung eine erneute Abmahnung erforderlich.
Sie dürfen einen Mitarbeiter auch nicht zu oft wegen gleichartiger Pflichtverletzungen abgemahnt haben. Denn dann verlieren die Abmahnungen ihre Wirkung, weil der Mitarbeiter nicht mehr mit einer Kündigung rechnen muss.
Meine Empfehlung:
Wenn Sie einen Mitarbeiter bereits dreimal einschlägig abgemahnt haben, sollten Sie ihm wegen der nächsten Pflichtverletzung kündigen und ihn nicht abmahnen.
Hat Ihr Mitarbeiter schon mehr als drei Abmahnungen wegen gleichartiger Pflichtverletzungen erhalten, müssen Sie ihn vor der Kündigung erneut abmahnen, und zwar besonders eindringlich mit der Kennzeichnung als „letzte Abmahnung“.
Übersicht: Woran Abmahnungen scheitern und was Sie dagegen tun können
Gerade in der Ausbildung gelten besondere Regeln: Hier geht es weniger um arbeitsrechtliche Sanktionen als um Erziehung, Anleitung und Lernentwicklung. Wenn Auszubildende gegen Pflichten verstoßen oder unzuverlässig sind, ist eine Abmahnung oft zu hart – und ein klärendes Gespräch zu wenig. Lesen Sie hier, wie Sie als Ausbilderin oder Ausbilder mit einer Ermahnung richtig reagieren und Grenzen fair, aber deutlich setzen:
