Am 30.6.2025 endet in der Pflegeversicherung der Übergangszeitraum für das vereinfachte Nachweisverfahren zur Elterneigenschaft und zur Anzahl der Kinder. Ab 1.7.2025 gilt das automatisierte Nachweisverfahren. Die grundsätzlichen Hinweise des GKV-Spitzenverbandes sind eine Orientierungshilfe, die ständig angepasst wird. In einer aktuellen Fassung vom 31.3.2025 gibt es neue Klarstellungen zur Verzinsung von Beitragserstattungen und Empfehlungen zum Nachweis der Elterneigenschaft ab dem 1.7.2025.
Digitales Verfahren: ab Juli für alle Pflicht
Ab 1.7.2025 müssen Arbeitgeber und Pflegekassen das automatisierte Nachweisverfahren für die Elterneigenschaft und die Anzahl der Kinder nutzen (geregelt in § 55a Sozialgesetzbuch (SGB) XI). Wenn Ihr Unternehmen einen neuen Mitarbeiter einstellt und Sie feststellen müssen, ob für diesen ein Zusatzbeitrag zur Pflegeversicherung anfällt, läuft das Verfahren ab diesem Zeitpunkt folgendermaßen ab:
- Sie rufen die Angaben zur Elterneigenschaft und zur Anzahl der Kinder in einem digitalen Verfahren beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) ab.
- Gibt es danach Änderungen an der Kinderzahl, meldet das BZSt dies automatisiert und aktiv an Ihr Unternehmen.
- Sie können auch Anfragen für abgeschlossene vergangene Zeiträume stellen, sogenannte Historienanfragen. Das BZSt meldet dann die Angaben für genau diese Zeiträume zurück.
Hier kann Aufklärungsarbeit nötig werden
Ausnahmen vom automatisierten Verfahren gelten immer dann, wenn Kinder steuerlich nicht erfasst, aber wichtig für die Berechnung der Pflegeversicherungsbeiträge sind. Das ist zum Beispiel bei Stief- und Pflegekindern möglich.
Grundsätzlich gilt: Erhalten Sie Nachweise über Elterneigenschaft und anrechenbare Kinder von den Beschäftigten Ihres Unternehmens, müssen Sie diese anerkennen – auch wenn das BZSt möglicherweise etwas anderes gemeldet hat.
Was sind Eltern?
Vom Zuschlag in der Pflegeversicherung befreit sind alle Eltern und das sind: leibliche Eltern, Adoptiveltern, Stief- oder Pflegeeltern und ehemalige Eltern (deren Kind/er verstorben ist/sind). Sowohl der Vater als auch die Mutter sind von dem Zuschlag befreit.
Alle Mitarbeiter, auf die die genannten Elterneigenschaften nicht zutreffen bzw. die keine Nachweise über ihre Elterneigenschaft erbringen, gelten als „kinderlos“.
Auch junge Mitarbeiter sind befreit
Beschäftigte, die das 23. Lebensjahr noch nicht vollendet haben, sind ebenfalls vom Beitragszuschlag für Kinderlose befreit. Ein Lebensjahr wird einen Tag vor dem Geburtstag vollendet. Daher müssen Arbeitgeber für Mitarbeiter, die am Ersten eines Monats ihren 23. Geburtstag feiern, den Beitragszuschlag sofort entrichten.
Das gilt für die Verzinsung von Erstattungen
Zu Erstattungen von Beitragsteilen kann es kommen, wenn beispielsweise ein Arbeitnehmer bisher als kinderlos geführt wurde und den erhöhten Beitrag gezahlt hat. Über das digitale Verfahren wird ab Juli aber bestätigt, dass er ein Kind hat. Damit fällt der Beitragszuschlag für diesen Mitarbeiter weg und er erhält eine Beitragserstattung.
Im Hinblick auf die Verzinsung lautete die Aussage des GKV-Spitzenverbandes zu solch einem Fall bisher: Wenn der Beitragszuschlag für Kinderlose durch das digitale Übermittlungsverfahren wegfällt, ist die Erstattung nicht zu verzinsen. In der Veröffentlichung vom 31.3.2025 wurde das aber geändert und es gilt nun Folgendes:
- Hat der Arbeitnehmer nur ein Kind, muss die Beitragserstattung nicht verzinst werden.
- Hat der Arbeitnehmer jedoch 2 oder mehr Kinder, kann eine Verzinsung nötig werden. Es wird aber nicht die gesamte Beitragserstattung verzinst. Wenn der Arbeitnehmer eigentlich Anspruch auf Beitragsreduzierungen (Beitragsabschläge) hätte, muss nur dieser Anteil der Beitragserstattung verzinst werden. Der zu Unrecht gezahlte Beitragszuschlag für Kinderlose ist dagegen nicht zu verzinsen.
Bei diesen Personen gibt es keinen Abschlag
Muss ein Mitarbeiter seinen Zusatzbeitrag zur Pflegeversicherung nicht selbst tragen, wird der Zusatzbeitrag bei mehreren Kindern nicht reduziert. Das betrifft insbesondere Azubis mit einem Entgelt von nicht mehr als 325 €, Freiwilligendienstleistende und Bezieher von Kurzarbeitergeld.
Das ist der Zuschlag für Kinderlose aktuell
Der Beitragszuschlag in der gesetzlichen Pflegeversicherung beträgt aktuell 0,6 %. Seit dem 1.1.2025 führen Sie also für kinderlose Mitarbeiter, die das 23. Lebensjahr überschritten haben, einen Gesamtbeitrag zur Pflegeversicherung von 4,2 % ab. Davon zahlt Ihr Unternehmen 1,8 %, der Mitarbeiter zahlt davon 2,4 % (1,8 % + 0,6 %). Für Arbeitnehmer mit mehreren Kindern gilt ein Abschlag von 0,25 % pro anrechnungsfähigem Kind. Es werden maximal 5 Kinder unter 25 Jahren angerechnet. Kinder, die das 25. Lebensjahr bereits überschritten haben, können nicht berücksichtigt werden. Sind alle Kinder älter als 25 Jahre, gilt dauerhaft der Ein-Kind-Beitrag.
Diese neuen Beitragssätze gelten in der Pflegeversicherung (außer in Sachsen)
