Gesetzliche Grundlage für das U2-Verfahren ist das Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG). Das AAG sieht vor, dass Arbeitgeber monatlich eine Umlage U1 abführen müssen, wenn sie maximal 30 Mitarbeiter beschäftigen. Dafür erhalten sie Aufwendungen im Rahmen der krankheitsbedingten Arbeitsunfähigkeit von Mitarbeitern erstattet. Darüber hinaus sind alle Arbeitgeber – unabhängig von der Unternehmensgröße – dazu verpflichtet, monatlich eine U2 abzuführen. Im Gegenzug erhalten sie sämtliche Aufwendungen im Rahmen der Schwanger- und Mutterschaft einer Mitarbeiterin erstattet.
Finanzielle Entlastung
Ohne die Umlage U2 würde Ihr Unternehmen bei jeder Schwangerschaft vor erheblichen finanziellen Belastungen stehen. Es muss beispielsweise einen Zuschuss zum Mutterschaftsgeld für die Dauer der Schutzfristen zahlen. Darüber hinaus ist für den Fall eines Beschäftigungsverbotes der Verdienst als Mutterschutzlohn weiter zu zahlen. Um diese Risiken abzusichern, hat der Gesetzgeber das Ausgleichsverfahren U2 geschaffen.
Ein Antrag ist nötig
Der Zuschuss zum Mutterschaftsgeld und der Mutterschutzlohn werden zu 100 % von der Arbeitgeberversicherung erstattet. Ihrem Unternehmen entstehen hierdurch also keine finanziellen Nachteile. Während Sie die Umlage U2 automatisch mit dem Gesamtsozialversicherungsbeitrag abführen, müssen Sie die Erstattung jedoch beantragen (s. u.). Tun Sie das nicht rechtzeitig, verjährt sie.
Wie Sie die Erstattung richtig beantragen
Ihre Aufwendungen im U2-Verfahren werden ausschließlich auf Ihren Antrag hin erstattet. Diesen Antrag können Sie nur maschinell stellen. Stellen Sie die Anträge immer unter Angabe der Betriebsnummer Ihres Unternehmens und der Versicherungsnummer des Arbeitnehmers. Für jeden Erstattungsantrag verwenden Sie den zutreffenden Schlüssel:
01 = Antrag bei Arbeitsunfähigkeit
02 = Antrag bei Beschäftigungsverbot
03 = Antrag bei Mutterschaft
Das gilt ab 1.6.2025 nach einer Fehlgeburt
In Zukunft haben auch Frauen Anspruch auf Mutterschutz, die ab der 13. Woche eine Fehlgeburt erleiden. Die zugrunde liegende Änderung des Mutterschutzgesetzes (MuSchG) gilt ab 1.6.2025. Konkret regelt sie Folgendes:
- Frauen, die eine Fehlgeburt ab der 13. Woche erleiden, haben bis zu 2 Wochen Anspruch auf Mutterschutz.
- Frauen, die eine Fehlgeburt ab der 17. Woche hatten, erhalten bis zu 6 Wochen Mutterschutz.
- Bei einer Fehlgeburt ab der 20. Woche bekommt die Frau bis zu 8 Wochen Mutterschutz.
In diesen Mutterschutzzeiten darf der Arbeitgeber die betreffende Mitarbeiterin nicht beschäftigen. Das Unternehmen kann sich die Aufwendungen (Zuschuss zum Mutterschaftsgeld) im Rahmen des U2-Verfahrens erstatten lassen. Der Spitzenverband der gesetzlichen Krankenkassen (GKV-Spitzenverband) hat kürzlich in einem Rundschreiben klargestellt, wie ein solcher Fall im Erstattungsantrag dokumentiert werden soll:
- Der Tag der Fehlgeburt wird in das Datenfeld „MUTMASSLICHER ENTBINDUNGSTAG“ eingetragen.
- Die Krankenkassen benötigen eine ärztliche Bescheinigung über die Fehlgeburt ab der 13. Schwangerschaftswoche. Aus der Bescheinigung muss die Woche der Fehlgeburt hervorgehen.
Wenn sich die Frau, die eine Fehlgeburt erlitten hat, ausdrücklich zur Arbeit bereit erklärt, darf Ihr Unternehmen sie auch während der genannten Mutterschutzfristen beschäftigen.
Das umlagepflichtige Entgelt
Die Höhe der Umlagen richtet sich nach dem von der Ausgleichskasse festgelegten Ausgleichssatz und dem umlagepflichtigen Arbeitsentgelt. Das umlagepflichtige Entgelt stellen Sie folgendermaßen fest:
- Grundlage ist das Arbeitsentgelt, nach dem auch die Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung bemessen werden. Bei Mitarbeitern, die von der Rentenversicherungspflicht befreit sind, berechnen Sie die Umlagen aus dem Arbeitsentgelt, nach dem Sie die Rentenversicherungsbeiträge im Falle der Rentenversicherungspflicht berechnen würden. Das Arbeitsentgelt ist nur insoweit umlagepflichtig, als es die für den Entgeltabrechnungszeitraum geltende Beitragsbemessungsgrenze (BBG) der Rentenversicherung nicht übersteigt. Die BBG in der Rentenversicherung im Jahr 2025 beträgt monatlich 8.050 € (West und Ost einheitlich).
- Für die Bemessung der Umlagen ziehen Sie nur Arbeitsentgelt im Sinn der Sozialversicherung heran. Entgeltbestandteile, die nicht zum Arbeitsentgelt zählen, lassen Sie außer Acht (beispielsweise pauschalierte Zuwendungen anlässlich einer Betriebsfeier).
- Die Umlagen berechnen Sie nur aus dem laufenden Arbeitsentgelt. Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt, beispielsweise Weihnachtsgeld, bleibt ebenfalls außen vor.
- Fiktive Arbeitsentgelte, etwa Kurzarbeitergeld, bleibt ebenfalls unberücksichtigt. Auch bei Mitarbeitern in Altersteilzeit zählt nur das tatsächliche und nicht das fiktive Arbeitsentgelt.
So gehen Sie vor, wenn Sie verrechnen wollen
Entscheiden Sie beim Ausfüllen des Formulars, ob Sie mit Beitragsschulden verrechnen oder ob Sie sich den Betrag erstatten lassen möchten, und kreuzen Sie das entsprechende Feld an. Auch eine Verrechnung dürfen Sie erst vornehmen, wenn Sie einen Antrag gestellt haben. Wenn Sie verrechnen möchten, tragen Sie nach Antragstellung die Verrechnungssumme in den nächsten Beitragsnachweis ein (Zeile Verrechnung U1, U2) und ziehen den entsprechenden Betrag von der Beitragsschuld ab. Wenn Sie eine Erstattung wünschen, vergessen Sie nicht, die Bankverbindung anzugeben.
Wie die Umlage ermittelt wird
Die Bemessungsgrundlagen für die Berechnung der Umlagen ist das rentenversicherungspflichtige monatliche Arbeitsentgelt eines Mitarbeiters. Ist ein Mitarbeiter, beispielsweise ein Minijobber, nicht rentenversicherungspflichtig, legen Sie das Entgelt zugrunde, das bei Rentenversicherungspflicht entscheidend wäre. Die Spitzenverbände der Sozialversicherungsträger haben sich darauf geeinigt, dass die Mindestbeitragsbemessungsgrundlage von 175 € nach § 163 Abs. 8 Sozialgesetzbuch (SGB) VI für rentenversicherungspflichtige geringfügig entlohnte Minijobber bei der Bemessung der Umlagen keine Anwendung findet. Die Umlagen sind für diese Mitarbeiter dementsprechend aus dem tatsächlich erzielten Arbeitsentgelt zu berechnen. Das gilt sowohl für das Ausgleichsverfahren bei Arbeitsunfähigkeit (U1-Verfahren) als auch für das bei Mutterschaft (U2-Verfahren).
Diese Kosten werden erstattet
Die Aufwendungen, die einem Unternehmen durch die Schwangerschaft und Mutterschaft einer Mitarbeiterin nach der Entbindung entstehen, erhält es im Rahmen des U2-Verfahrens fast vollständig erstattet. Es gelten die folgenden Rahmenbedingungen.
1. Entgeltfortzahlung bei Beschäftigungsverboten
Schwangere dürfen viele Tätigkeiten nicht mehr ausüben und unterliegen bestimmten Beschäftigungsverboten. Dennoch muss der Arbeitgeber das Entgelt in der bisherigen Höhe weiterzahlen. Der Mutterschutzlohn ist das durchschnittliche Arbeitsentgelt der letzten 3 abgerechneten Kalendermonate vor dem Eintritt der Schwangerschaft. Für diese Zeit sind außerdem weiterhin Steuern und Sozialversicherungsbeiträge zu entrichten. Im U2-Verfahren erhält der Arbeitgeber das weitergezahlte Arbeitsentgelt und die darauf entfallenden Arbeitgeberbeitragsanteile grundsätzlich in voller Höhe erstattet. Nicht erstattungsfähig sind die vom Arbeitgeber allein aufzubringenden Umlagen und die Insolvenzgeldumlage.
2. Beitragsanteile gegebenenfalls pauschal
Im U2-Verfahren kann die Satzung einer Krankenkasse vorsehen, dass die bei Beschäftigungsverboten anfallenden Beitragsanteile pauschal abgegolten werden. § 9 Abs. 2 Nr. 2 AAG schreibt keine Mindesthöhe beim Satz zur Abgeltung der Arbeitgeberanteile vor. Nach oben ist die Höhe begrenzt auf tatsächlich zu entrichtende Beitragsanteile. Prüfen Sie die Satzung der jeweiligen Krankenkasse auf entsprechende Regelungen.
3. Entgeltanteile, die das Unternehmen an Dritte zahlt
Die Krankenkasse der Mitarbeiterin ersetzt im U2-Verfahren auch Entgeltbestandteile, die das Unternehmen für die Arbeitnehmerin an Dritte zahlt. Das sind beispielsweise vermögenswirksame Leistungen oder Beiträge für betriebliche Versorgungseinrichtungen im Rahmen der betrieblichen Altersvorsorge. Sonderzuwendungen, die während eines Beschäftigungsverbots zur Auszahlung kommen, sind nicht erstattungsfähig.
4. Teilzeitentgelt
Wenn Mitarbeiterinnen schwangerschaftsbedingt weniger arbeiten, auf Nachtschichten verzichten müssen o. Ä. und deshalb eigentlich weniger verdienen würden, muss der Arbeitgeber dennoch das bisherige Entgelt weiterzahlen. Die Differenz erhält er im U2-Verfahren zu 100 % erstattet.
5. Zuschuss zum Mutterschaftsgeld
Während der Mutterschutzfristen muss der Arbeitgeber einen Zuschuss zum Mutterschaftsgeld zahlen. Diesen Zuschuss erstattet die Krankenkasse in voller Höhe. Einen Entgeltfortzahlungsanspruch gegen Ihr Unternehmen hat eine Mitarbeiterin während der Mutterschutzfrist nicht und damit auch nicht während der oben genannten Fristen nach einer Fehlgeburt. Auch während der Mutterschutzfrist besteht zwar ein Beschäftigungsverbot. In dieser Zeit erhält die Mitarbeiterin aber Mutterschaftsgeld von der Krankenkasse, zuzüglich eines Arbeitgeberzuschusses.
