Ihre Frage ist sehr berechtigt. Sie haben zwei Möglichkeiten, dem Problem des Datenschutzes zu begegnen:
1. Der Bote ist einer Ihrer Mitarbeiter
Am einfachsten ist es, wenn Sie beispielsweise einen Mitarbeiter Ihrer Personalabteilung als Boten einsetzen. Denn er ist kein „Dritter“ im Sinne von Art. 4 Nr. 10 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Wenn er die Kündigung mit den Kontaktdaten des Mitarbeiters liest, liegt daher keine Datenübermittlung vor, sondern nur eine interne Datenverarbeitung. Diese ist gemäß § 26 Abs. 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zulässig, weil sie zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist.
2. Der Bote ist ein „Externer“
Auch wenn Sie auf einen externen Boten zurückgreifen müssen, ist das Datenschutzproblem lösbar. Der Bote ist kein „Auftragsverarbeiter“ gemäß Art. 4 Nr. 8 DSGVO, weil er nicht mit der Verarbeitung personenbezogener Daten betraut wird, sondern mit der Zustellung der Kündigung. Weil er kein „Auftragsverarbeiter“ ist, müssen Sie mit ihm auch keine Vereinbarung über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO schließen.
Der externe Bote ist vielmehr selbst „Verantwortlicher“ gemäß Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Die Übermittlung und Offenlegung des Kündigungsschreibens an ihn wird gerechtfertigt sein, weil sie erforderlich ist, um das Kündigungsschreiben zuzustellen und dies nachzuweisen. Allerdings müssen Sie den externen Boten schriftlich zur Vertraulichkeit verpflichten und Ihren Noch-Mitarbeiter über die Datenweitergabe spätestens mit der Kündigung informieren.
Fügen Sie dem Kündigungsschreiben ein weiteres Schreiben mit den entsprechenden Hinweisen bei. Darin informieren Sie Ihren Mitarbeiter,
- wer der Bote ist,
