„Dürfen wir unsere Mitarbeiter informieren, dass und wie lange Kollegen voraussichtlich arbeitsunfähig sind?“

FRAGE:

In unserem Unternehmen ist der Krankenstand leider hoch. Das führt zu erheblichen Reibungsverlusten, insbesondere wenn Kollegen vergeblich versuchen, die arbeitsunfähigen Mitarbeiter telefonisch oder per E-Mail zu erreichen und dann keine Antwort bekommen. Wir überlegen daher, jeden Morgen aus der Personalabteilung eine Rundmail mit den Namen der aktuell arbeitsunfähigen Mitarbeiter und der voraussichtlichen Dauer der Arbeitsunfähigkeit an alle zu schicken. Die Kollegen könnten sich dann darauf einstellen. Vielleicht hätte eine solche Rundmail sogar als Nebeneffekt eine gewisse disziplinierende Wirkung und würde zur Senkung des Krankenstands beitragen. Was halten Sie von diesen Gedanken? Ist mit juristischen Problemen zu rechnen?

ANTWORT:

Datenschutzrechtlich ist eine Arbeitsunfähigkeits-Info an alle nicht zulässig

Denn Sie dürfen personenbezogene Daten Ihrer Mitarbeiter nur verarbeiten und damit auch verbreiten, soweit dies betrieblich erforderlich ist. Für einen reibungslosen Betriebsablauf reicht es aber, wenn die Kollegen über die Abwesenheit eines Mitarbeiters informiert sind – egal, ob dieser wegen Arbeitsunfähigkeit, Urlaub oder einer Dienstreise nicht erreichbar ist. Außerdem muss sicher nicht die gesamte Belegschaft von der Abwesenheit eines Kollegen wissen. Vor diesem Hintergrund müssten Sie mit erfolgreichen Klagen von betroffenen Mitarbeitern wegen solcher Rundmails rechnen. Im Ergebnis dürften Sie die Mails nicht mehr verschicken und müssten womöglich Entschädigungen zahlen.

Tipp 1:

Fordern Sie Ihre Mitarbeiter auf, selbst eine Info über die voraussichtliche Dauer ihrer Abwesenheit an diejenigen Kollegen zu schicken, mit denen sie eng zusammenarbeiten. Bei Arbeitsunfähigkeit kann die Personalabteilung eine entsprechende E-Mail verschicken, sofern der relevante Personenkreis dort hinterlegt ist. Die Arbeitsunfähigkeit erwähnen Sie aber auch hier nicht.

Tipp 2:

Um den Krankenstand zu senken, können Krankenrückkehrgespräche nützlich sein. Wie Sie solche Gespräche rechtssicher und effektiv führen, erfahren Sie hier: tipp.personalwissen.de/pnl2629