Speisen, Getränke und Geschenke für Mitarbeiter bleiben im Rahmen einer Betriebsfeier lohnsteuer- und beitragsfrei. Das gilt aber nur für Zuwendungen auf den ersten beiden Betriebsfeiern pro Jahr und soweit die Zuwendung pro Mitarbeiter nicht mehr als 110 € beträgt. Ab der dritten Betriebsveranstaltung werden die gesamten Zuwendungen lohnsteuer- und beitragspflichtig – gleichgültig, ob dabei der Freibetrag eingehalten wird oder nicht.
Ab der dritten Veranstaltung müssen Sie von Lohnsteuer- und Beitragspflicht der Zuwendungen ausgehen. Das bedeutet: Ihr Unternehmen muss mehr Beiträge bezahlen und für die Mitarbeiter fallen zusätzlich Lohnsteuer und Beiträge an. Das läuft dem Motivationszweck der Betriebsveranstaltung eigentlich zuwider.
Pauschalierung und Beitragsfreiheit
In solchen Fällen können Sie einen ganz legalen Trick anwenden: Für alle lohnsteuerpflichtigen Zuwendungen im Rahmen einer Betriebsveranstaltung besteht die Möglichkeit der Lohnsteuerpauschalierung mit 25 %. Damit erreichen Sie ebenfalls die vollständige Beitragsfreiheit der Leistungen. Dabei sind Sie nicht darauf festgelegt, bei welcher Feier Sie von vollständiger Abgabenfreiheit ausgehen und welche die dritte sein soll, bei der Sie pauschalieren. Rechnen Sie einfach aus, bei welcher Feier welche Vorgehensweise am „günstigsten“ ist. Bei der Feier, bei der die Beschäftigten die am wenigsten kostenintensive Leistung erhalten, kalkulieren Sie von vornherein mit der Pauschalierung.