Alle Antworten auf Ihre Fragen, die im Webinar gestellt wurden!
03.12.2025: „Neues Jahr, neue Regelungen: Sozialversicherungs- und Lohnsteueränderungen 2026 im Überblick„
Günter Stein hat sich über die zahlreichen Fragen gefreut! Hier finden Sie alle Antworten:
FRAGE 1:
Ich bin selbständiger Winzer und beziehe seit dem 01. November 2025 eine Nettorente von knapp 684 € bei über 45 Jahren Arbeit und Renteneinzahlung (zur Info: Kein Landwirt oder Winzer bekommt wesentlich mehr Rente, egal wie groß sein Betrieb auch ist). Wie komme ich in den Genuss, das ich als Rentner ab dem Jahr 2026 – 2000 € steuerfrei hinzu verdienen kann?
ANTWORT:
Das ist leider nicht schön für Sie. Die Aktivrente gilt ausschließlich für:
- Arbeitnehmer, die in einem abhängigen Beschäftigungsverhältnis stehen (angestellt sind).
- Einnahmen aus nichtselbstständiger Arbeit, für die der Arbeitgeber Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung abführt.
Selbstständige (wie Sie als Winzer), Gewerbetreibende und Freiberufler und Rentner, die einen Minijob (bis ca. 603 €/Monat, Stand 2026) ausüben, sind außen vor. Minijob deshalb, da dieser bereits pauschal versteuert wird.
Für Sie als selbstständiger Winzer gilt:
Ihre Gewinne aus dem Weinbau sind Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft (oder Gewerbe) und unterliegen der Einkommensteuer. Da Sie diese Einkünfte nicht als Angestellter erzielen, können Sie den neuen Freibetrag von 2.000 € monatlich nicht in Anspruch nehmen.
FRAGE 2:
Vielleicht könnten Sie kurz was zur steuerfreien Aktivrente sagen. Wen darf ich die zahlen?
ANTWORT:
Hierbei geht es nicht um eine neue Rente, sondern darum, dass es für Rentner attraktiver wird, zu arbeiten. Der Gesetzentwurf, der voraussichtlich in der letzten Bundesratssitzung dieses Jahres am 19.12.2025 verabschiedet wird, sieht ab dem 1.1.2026 eine Steuerbefreiung für Gehälter bis 2.000 Euro pro Monat vor. Voraussetzungen:
- der Mitarbeiter hat die gesetzliche Regelaltersgrenze überschritten und
- es handelt sich um eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung.
Betroffene Beschäftigte können ihre Altersrente weiter ungekürzt beziehen. Die Steuerbefreiung berücksichtigen Sie als Arbeitgeber bereits im Lohnsteuerabzugsverfahren.
Ein Progressionsvorbehalt ist nicht vorgesehen.
Das gilt ab 1.1.2026 für die Sozialversicherung
In der Kranken- und Pflegeversicherung sind alle Rentner, die eine Tätigkeit über einen Minijob hinaus ausüben, versicherungspflichtig. Die Beiträge sind von Ihrem Unternehmen und dem Mitarbeiter je zur Hälfte zu tragen. Die Versicherungspflicht als Arbeitnehmer geht der als Rentner vor. Die Beitragspflichten aus der Rente und dem Arbeitsentgelt bestehen nebeneinander.
FRAGE 3:
Gelten die 2.000€ für alle Steuerklassen?
ANTWORT:
Ja
FRAGE 4:
Bekommt ein Mitarbeiter der in die Aktivrente bis 2000 Euro steuerfrei zur gesetzlichen Altersrente auch Arbeitslosengeld, wenn der Job neben der Altersrente auch eine Leistung aus der Arbeitslosenversicherung, weil er einen monatlichen Beitrag geleistet hat?
ANTWORT:
Die Antwort ist ein klares Nein, der Mitarbeiter erwirbt durch diese Beschäftigung keinen Anspruch auf Arbeitslosengeld (ALG I). Der entscheidende Punkt liegt im Sozialgesetzbuch (SGB III), das die Arbeitslosenversicherung regelt. Personen, die die gesetzliche Regelaltersgrenze (die Sie in Ihrem Beispiel als Voraussetzung nennen) erreicht haben, sind kraft Gesetzes versicherungsfrei in der Arbeitslosenversicherung (§ 28 Abs. 1 Nr. 1 SGB III).
Folge: Da diese Arbeitnehmer keine Beiträge zur Arbeitslosenversicherung leisten (auch wenn die Beschäftigung sozialversicherungspflichtig ist), erwerben sie aus dieser Tätigkeit keinen Anspruch auf Arbeitslosengeld (ALG I).
FRAGE 5:
Zählt ein 13. Gehalt in die Einberechnung zum Mindestlohn? Dieses wird je als Urlaubs- und Weihnachtsgeld je hälftig im Juni/November gezahlt?
ANTWORT:
Nein. So geht es leider nicht. Das BAG hat entschieden, dass eine Anrechnung von Sonderzahlungen, die nur ein- oder zweimal jährlich gezahlt werden, auf den monatlich geschuldeten Mindestlohn nicht möglich ist.
Der gesetzliche Mindestlohn (MiLoG) verlangt, dass die Vergütung spätestens am letzten Bankarbeitstag des Folgemonats zu zahlen ist. Wenn Sie das 13. Gehalt (Urlaubs-/Weihnachtsgeld) nur im Juni und November auszahlen, kann dieses Geld nicht dazu dienen, den Mindestlohnanspruch in den Monaten Januar, Februar, März, etc. zu erfüllen.
Die Lösung (nach BAG-Urteil)
Damit das 13. Gehalt in die Berechnung des Mindestlohns einfließen darf, muss es folgende Kriterien erfüllen (BAG, Urteil vom 25. Mai 2016, Az. 5 AZR 135/16):
- Gegenleistung für normale Arbeit: Es muss sich um eine Zahlung handeln, die die vertraglich geschuldete Arbeitsleistung im Austauschverhältnis vergütet.
- Monatliche Auszahlung: Die Sonderzahlung muss anteilig (zu 1/12) in jedem Kalendermonat zusammen mit der Grundvergütung vorbehaltlos und unwiderruflich ausgezahlt werden.
Fazit zu Ihrem Fall:
Da Ihr 13. Gehalt (Urlaubs- und Weihnachtsgeld) hälftig im Juni und November gezahlt wird, darf es nicht in die Berechnung des Mindestlohns einbezogen werden, um die gesetzliche Lohnuntergrenze in den anderen Monaten zu erreichen. Der Stundenlohn des Arbeitnehmers muss ausschließlich durch die monatliche Grundvergütung den gesetzlichen Mindestlohn erfüllen.
FRAGE 6:
Wie verhält sich der Sozialversicherungsabzug bei Regelaltersrente? Reduzierter Krankenversicherungsbetrag – keine Rentenversicherung – keine Arbeitslosenversicherung – voller Pflegeversicherungsbeitrag 3121 oder 3321.
ANTWORT:
s.o.
FRAGE 7:
Gehaltsabrechnung: Reicht es auch aus, wenn man das Gesamt-Monatsbrutto ausweist, also nicht den Stundenlohn?
ANTWORT:
Die Angabe des Gesamt-Monatsbruttos ist auf der Gehaltsabrechnung grundsätzlich ausreichend. Die explizite Angabe des Stundenlohns ist nicht zwingend vorgeschrieben, solange die Berechnung nachvollziehbar ist.
FRAGE 8:
Ab wieviel Dienstjahren sprechen wir von einem Dienstjubiläum?
ANTWORT:
In Deutschland gibt es kein Gesetz, das festlegt, ab wann ein Dienstjubiläum gefeiert oder eine Jubiläumszuwendung gezahlt wird. Entscheidend sind immer Arbeitsvertrag, Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen. Viele Unternehmen orientieren sich jedoch an üblichen Zeitpunkten, die sich auch in der steuerlichen Behandlung wiederfinden:
| Typisches Jubiläum | Bedeutung |
| 10 Jahre | oft erstes offiziell anerkanntes Jubiläum (mancherorts bereits 5 Jahre als interne Ehrung) |
| 25 Jahre | besonders wichtig und am weitesten verbreitet |
| 40 Jahre | häufig verankert in Tarif- oder Betriebsvereinbarungen |
| 50 Jahre | eher selten, aber steuerlich anerkannt |
Warum gerade diese Jahre relevant sind
| Tarif- und Betriebsvereinbarungen | Steuerrecht |
| Viele Regelwerke sehen bei 10, 25 und 40 Dienstjahren feste Ansprüche vor (z. B. Geldprämie, zusätzliche Urlaubstage). |
Das Einkommensteuerrecht erkennt bestimmte Jubiläumszuwendungen als steuerbegünstigt an – wenn sie zu den „üblichen Dienstjubiläen“ gezahlt werden. Nach Verwaltungsauffassung sind das insbesondere: 10, 25, 40 und 50 Jahre.
Achtung: Geldprämien zum Jubiläum Geld ist steuer- und beitragspflichtig – immer!
Sachgeschenke zum Jubiläum: Hier gibt es zwei unterschiedliche steuerliche Begünstigungen:
Geschenk als „Aufmerksamkeit“
persönlicher Anlass (Geburtstag, Hochzeit, Dienstjubiläum), zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn, übliches Geschenk, bis 60 € je Anlass steuer- und sozialversicherungsfrei (kein Geld, kein Gutschein mit Cash-Out-Funktion!)
Beispiele: Blumen, Restaurantgutschein, Uhr, Präsentkorb
Geschenk als „Jubiläumszuwendung“ (bei üblichen Jubiläen), z. B. bei 10 / 25 / 40 / 50 Dienstjahren
Hier kann der Arbeitgeber statt Freistellung von Lohnsteuer eine Pauschalbesteuerung mit 25 % wählen. Sozialversicherungsfrei, aber Arbeitgeber zahlt pauschale Lohnsteuer + Soli + ggf. Kirchensteuer
FRAGE 9:
Kann jährlich zum „Eintritt“ ein Gutschein in Höhe von € 60,00 – für besondere Anlässe dem Arbeitnehmer überlassen werden? In meinem Fall mit dem 4. Dienstjahr.
ANTWORT:
Wackelig. Ist kein wirkliches Jubiläum. Und: Es darf sich nicht um eine Geldzahlung handeln, sondern um einen Sachbezug (also z. B. Einkaufsgutschein, Warengutschein, Gutschein für bestimmte Leistungen), der nicht sofort in Bargeld umwandelbar ist.
Der Anlass muss ein besonderes persönliches Ereignis sein — zum Beispiel Geburtstag, Hochzeit, Geburt eines Kindes oder ein „echtes“ Jubiläum. Und: Der Gutschein darf den Bruttowert von 60 € nicht überschreiten. Wird all das eingehalten, bleibt der Gutschein steuer- und sozialversicherungsfrei. GGfs. vorab klären.
FRAGE 10:
Wenn ein neuer Minijobber einen Befreiungsantrag abgibt, woher soll der neue Arbeitgeber wissen, dass eine Befreiung ggf. nicht mehr möglich ist?
ANTWORT:
Die Befreiung nicht bestätigt, wohl aber, wenn diese nicht erfolgt. Dann kommt ein Widerspruch von der Einzugsstelle. Also einfach Antrag weiterleiten.
FRAGE 11:
Kann die Zahlung eines nicht vertraglich vereinbarten Weihnachtsgeldes als „unvorhersehbar“ eingestuft werden?
ANTWORT:
Die Frage zielt wohl ab auf die Mehrarbeit, die Minijobber leistendürfen. Zweimal im Jahr doppelter Verdienst bei nicht vorhersehbaren Ereignissen, die echte Mehrarbeit erforderlich machen (Stundenaufzeichnung!). Nicht bei unvorhersehbaren Zahlungen.
FRAGE 12:
Wie ist es dann mit der Kündigung der Rentner, wenn diese wirklich nicht mehr arbeitsfähig sind?
ANTWORT:
Gesetzlich ändert sich leider nichts beim Vorgehen bei Kündigungen. Befristungsende abwarten. Wenn Sie fragen nach: Bleibt es beim automatischen Beschäftigungsende bei Erreichen der Regelaltersgrenze: Sofern nichts anderes vereinbart: Ja!
Nochmal zur Kündigung:
Statt Befristungsende: Die Kündigung eines Aktivrentners aufgrund dauerhafter Arbeitsunfähigkeit folgt denselben Grundsätzen wie bei jedem anderen Arbeitnehmer, jedoch mit einer entscheidenden Gewichtung:
Die Dreistufen-Prüfung (Personenbedingte Kündigung)
Die Kündigung wegen mangelnder Arbeitsfähigkeit setzt voraus:
- Negative Gesundheitsprognose: Es muss feststehen, dass der Mitarbeiter seine Arbeit auch in Zukunft nicht mehr leisten kann (z.B. aufgrund dauerhaft geminderter Leistungsfähigkeit).
- Erhebliche Beeinträchtigung der betrieblichen Interessen: Die Unfähigkeit muss zu erheblichen Störungen im Betriebsablauf führen.
- Interessenabwägung (Ultima Ratio): Es darf keine mildere Maßnahme möglich sein (z.B. Umsetzung auf einen leidensgerechten Arbeitsplatz).
Der entscheidende Faktor: Die gesetzliche Rente
Bei der finalen Interessenabwägung spielt die Renteneigenschaft des Mitarbeiters eine zentrale Rolle und begünstigt den Arbeitgeber:
Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat festgestellt, dass die Kündigung eines Rentners sozial weniger hart wiegt, da der Arbeitnehmer bereits seinen Lebensunterhalt durch die ungekürzte gesetzliche Altersrente gesichert hat.
Da der Aktivrentner im Falle der Kündigung nicht mittellos wird (anders als ein jüngerer Arbeitnehmer), fällt die Abwägung zwischen dem betrieblichen Interesse des Arbeitgebers an der Kündigung und dem sozialen Interesse des Arbeitnehmers am Erhalt des Arbeitsplatzes häufig zugunsten des Arbeitgebers aus.
Fazit: Die Kündigung wegen dauerhafter Arbeitsunfähigkeit ist bei einem Aktivrentner leichter sozial zu rechtfertigen als bei einem jüngeren Arbeitnehmer.
FRAGE 13:
Was gehört in die die digitale Personalakte? Dürfen diese Unterlagen gestückelt im Jahr aufbewahrt werden oder in einer kompletten Akte?
ANTWORT:
Eine „umfassende“ Frage. Grundsätzlich gilt: Die digitale Personalakte umfasst alle Unterlagen und Informationen, die im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen. Sie dient als zentrale Sammelstelle und muss lückenlos nachvollziehbar sein.
Typische Inhalte der digitalen Personalakte sind:
Stammdaten und Verträge
- Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse)
- Arbeitsvertrag und alle Nachträge/Zusatzvereinbarungen
- Personalfragebogen und Sozialversicherungsdaten
- Datenschutzerklärungen und Belehrungen
- Vertraulichkeitsvereinbarungen
Vergütung und Finanzen
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen
- Steuerliche Unterlagen (z.B. Lohnsteuerabzugsmerkmale)
- Meldungen zur Sozialversicherung
- Unterlagen zu vermögenswirksamen Leistungen (VL) oder betrieblicher Altersvorsorge
Arbeitszeit und Abwesenheit
- Krankmeldungen und Unterlagen zur Entgeltfortzahlung
- Urlaubsanträge und -nachweise
- Dokumentation von Überstunden oder Zeitguthaben
- Unterlagen zu Elternzeit/Pflegezeit
Entwicklung und Beurteilung
- Zielvereinbarungen und Mitarbeitergesprächsprotokolle
- Leistungsbeurteilungen und Abmahnungen
- Qualifikationsnachweise und Weiterbildungszertifikate
- Mitteilungen zu Beförderungen/Höhergruppierungen
Beendigung
- Kündigungsschreiben (des Arbeitgebers oder Arbeitnehmers)
- Aufhebungsverträge
- Arbeitszeugnis
Ihre Frage, ob die Unterlagen „gestückelt“ (also über das Jahr verteilt) oder „in einer kompletten Akte“ aufbewahrt werden dürfen, betrifft die Organisation und Integrität der digitalen Akte. Die Antwort ist klar:
Die digitale Personalakte muss immer logisch als eine komplette, zentrale Akte geführt werden. Eine „Stückelung“ der Daten über verschiedene, unverbundene Orte im Unternehmen ist nicht zulässig und verstößt gegen Datenschutz- und Ordnungspflichten.
Wichtig:
Die digitale Akte wird in der Regel nicht als eine einzelne Datei geführt, sondern als strukturierte Datenbank oder Ordnerstruktur innerhalb eines HR-Management-Systems (HRM-System).
- Struktur: Die Akte besteht aus verschiedenen, logisch getrennten Unterkategorien (z.B. Ordner für Verträge, Ordner für Lohn, Ordner für Fehlzeiten), die alle unter dem Namen des Mitarbeiters zusammengefasst sind. Die Dokumente werden fortlaufend über das Jahr in die entsprechenden Kategorien einsortiert.
- Zentralität: Alle Dokumente eines Mitarbeiters müssen zentral in diesem einen System oder einer definierten, zugriffsgeschützten Stelle gespeichert werden.
Achtung:
Eine gestückelte, dezentrale Speicherung würde folgende Vorschriften verletzen:
- Zweckbindung und Transparenz (Art. 5 DSGVO): Eine gestückelte Aufbewahrung macht die Kontrolle darüber, welche Daten wo gespeichert sind, unmöglich. Es kann nicht transparent nachvollzogen werden, welche Daten zu welchem Zweck verarbeitet werden.
- Sicherheit (Art. 32 DSGVO): Wenn Personalunterlagen auf verschiedenen lokalen Laufwerken, in E-Mail-Postfächern und in physischen Ordnern verteilt sind, kann die Sicherheit (Zugriffsschutz, Löschung nach Fristablauf) nicht gewährleistet werden.
- Löschpflichten: Die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungs- und Löschfristen (z.B. für Bewerbungsunterlagen oder Lohnunterlagen) ist bei gestückelter Speicherung praktisch unmöglich.
Fazit:
Der Aufbau der digitalen Personalakte muss kohärent, zentral und strukturiert erfolgen. Die Unterlagen werden fortlaufend in die eine logische Akte einsortiert; sie dürfen jedoch nicht physisch oder systemisch über unverbundene Orte verstreut werden.
FRAGE 14:
Frage zu Gutscheinen von Jet zum Tanken: Wenn diese über eine Barauszahlungsfunktion verfügen, durch Gutscheine fremder Anbieter wie z. B. Amazon im Sortiment sind. Diese wiederum ermöglichen eine Barauszahlung bei einer etwaigen Rückgabe des Produktes. Dürfen diese noch angewandt werden?
ANTWORT:
Ihre Bedenken sind vollkommen berechtigt. Die von Ihnen beschriebenen Szenarien führen in der Regel zur vollen Steuer- und Sozialversicherungspflicht der Gutscheine, § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG (Einkommensteuergesetz) und den entsprechenden BMF-Schreiben:
Die Geldfunktion ist verboten
Seit 2022 gilt: Ein Gutschein oder eine Gutscheinkarte darf keine Geldfunktion aufweisen, um weiterhin als steuerfreier Sachbezug (im Rahmen der 50-Euro-Freigrenze) anerkannt zu werden. Die Geldfunktion liegt vor, wenn der Gutschein Barauszahlung ermöglicht (Cash-out), zum Kauf von Gutscheinen Dritter dient (wie z. B. Amazonkarten im Sortiment sind).
Der Tankgutschein muss auf ein eng begrenztes Akzeptanznetzwerk beschränkt sein. Die Akzeptanzstelle (z.B. die Jet-Tankstelle) darf den Gutschein nicht für den Verkauf von Handelswaren ohne eigene Zweckbindung annehmen.
Fazit:
Sobald Sie mit dem Jet-Gutschein einen Amazon-Gutschein erwerben können, der die Akzeptanzstelle auf Amazon (Online-Handel) erweitert, wird der Jet-Gutschein zu einem allgemeinen Zahlungsmittel.
Ihre weitere Frage: „Diese wiederum ermöglichen eine Barauszahlung bei einer etwaigen Rückgabe des Produktes.“
HÖCHST PROBLEMATISCH. Auch wenn dies ein indirekter Weg ist: Wenn der Amazon-Gutschein (den Sie mit dem Jet-Gutschein erworben haben) es ermöglicht, Produkte zu kaufen, die bei Rückgabe in Bargeld erstattet werden, wird die Kette der Zweckbindung an Bargeld immer offensichtlicher. Bereits der Schritt 2 (Kauf des Amazon-Gutscheins) genügt jedoch, um die Steuerpflicht auszulösen.
Tipp für alle Leserinnen und Leser:
Damit der Tankgutschein steuerfrei bleibt, muss der Arbeitgeber sicherstellen, dass:
- Keine Barauszahlung durch den Gutschein selbst möglich ist.
- Die Tankstelle den Gutschein nur für ihr eigenes Sortiment annimmt (Kraftstoffe, Waschanlage, typische Shop-Artikel).
- Die Tankstelle den Gutschein nicht zum Kauf von Gutscheinen Dritter (Amazon, Zalando, allgemeine Prepaid-Kreditkarten, etc.) akzeptiert.
FRAGE 15:
Wie verhält es sich mit dem Thema Equal Pay und Gleichstellung?
ANTWORT:
Das Grundsätzliche: Ihre Mitarbeiter haben nun zwei Möglichkeiten, mehr Geld wegen geschlechtsbedingter Benachteiligung zu fordern (Bundesarbeitsgericht (BAG) Urteil vom 23.10.2025 (8 AZR 300/24)
- Die Mitarbeiter können ihre Forderung wahlweise auf einen vergleichbaren Mitarbeiter des anderen Geschlechts mit höherem Gehalt oder
- das Mediangehalt der vergleichbaren Mitarbeiter des anderen Geschlechts beziehen, über das Sie als Arbeitgeber nach dem Entgelttransparenzgesetz zur Auskunft verpflichtet sind.
Achtung:
Dem können Sie nicht entgegenwirken, indem Sie Ihre Mitarbeiter verpflichten, über das eigene Gehalt Stillschweigen zu bewahren. Denn diese Verpflichtung wäre unwirksam.
Daa heißt: Schaffen Sie eine diskriminierungsfreie Vergütungsstruktur …
Dazu können Sie sich an einen Tarifvertrag anlehnen oder eigene objektive und geschlechtsunabhängige Vergütungskriterien festlegen. Überlegen Sie auch, wie Sie abweichende Gehälter zeitnah anpassen können.
3. … und sorgen Sie dafür, dass diese strikt beachtet wird
Schulen Sie also Ihre Führungskräfte, damit diese Ihre Gehaltskriterien beachten und jede Gehaltserhöhung nachvollziehbar dokumentieren. Mit einem besseren Verhandlungsgeschick, pauschal behaupteten besseren Leistungen oder der historischen Gehaltsentwicklung können Sie Abweichungen nicht rechtfertigen.
Kurzum:
Beginnen Sie jetzt mit der Anpassung Ihres Gehaltssystems an das neue EU-Recht
Die EU- Entgelttransparenzrichtlinie (EntgTranspRL) gilt spätestens ab dem 7.6.2026 unmittelbar und zwingend für Sie und Ihre Mitarbeiter. Eine frühere 1:1-Umsetzung in deutsches Recht ist geplant.
Sie brauchen ein Vergütungssystem (Art. 4 Abs. 1 EntgTranspRL):
Dieses muss gleiches Entgelt bei gleicher oder gleichwertiger Arbeit gewährleisten. Gehaltsunterschiede müssen auf geschlechtsneutralen Kriterien wie Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen beruhen. Mitarbeiter, die beim Gehalt benachteiligt werden, können unter anderem eine vollständige Nachzahlung entgangener Entgelte von Ihnen verlangen (Art. 16 EntgTranspRL).
Sie müssen das System offenlegen (Art. 5, 6 EntgTranspRL): Dazu gehört, dass Sie Ihren Mitarbeitern in leicht zugänglicher Weise Informationen darüber zur Verfügung stellen, nach welchen Kriterien Sie Gehälter festlegen und erhöhen. Der deutsche Gesetzgeber kann nur Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern von dieser Pflicht ausnehmen. Ihre Bewerber müssen Sie künftig vorab über das Einstiegsgehalt oder die Gehaltsspanne informieren, um ihnen eine fundierte Gehaltsverhandlung zu ermöglichen.
Mehr Auskunftsrechte für Ihre Mitarbeiter (Art. 7 EntgTranspRL):
Ihre Mitarbeiter können künftig jederzeit unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens Auskunft über das nach Geschlechtern aufgeschlüsselte Durchschnittsentgelt vergleichbarer Mitarbeiter verlangen. Sie als Arbeitgeber müssen Ihre Mitarbeiter jährlich über dieses Auskunftsrecht informieren.
Empfehlung:
Entwickeln Sie jetzt ein diskriminierungsfreies Vergütungssystem, soweit Sie nicht tarifgebunden sind Warten Sie damit nicht, bis das deutsche Gesetzgebungsverfahren abgeschlossen ist. Denn ohne ein solches System wird es schon bald nicht mehr gehen. So reduzieren Sie zudem das Risiko von Gehaltsnachzahlungen, wenn es im kommenden Jahr mit den Offenlegungs- und Auskunftspflichten ernst wird.
Zur Frage:
Wie ist Equal Pay in Konzernen, d.h. ein Mitarbeiter ist bei der Muttergesellschaft angestellt, arbeitet aber auch für die Tochtergesellschaften – wie kann man hier vergleichen?
Das ist eine hochkomplexe und juristisch umstrittene Frage, da die europäischen und nationalen Regelungen zum Equal Pay (Entgeltgleichheit) primär auf das Verhältnis zwischen Arbeitnehmer und dessen unmittelbarem Arbeitgeber abstellen.
Das entscheidende Kriterium: Der Rechtliche Arbeitgeber
Die primäre Bezugsgröße für alle Equal-Pay-Forderungen – sei es nach dem aktuellen deutschen Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG) oder der kommenden EU-Entgelttransparenzrichtlinie – ist der Vertragspartner des Mitarbeiters.
- Ihr Fall: Der rechtliche Arbeitgeber ist die Muttergesellschaft.
- Folge: Die Vergleichsmitarbeiter müssen grundsätzlich bei der Muttergesellschaft angestellt sein.
Der Mitarbeiter kann seine Equal-Pay-Forderung und den Auskunftsanspruch nur gegen die Muttergesellschaft richten. Die Muttergesellschaft muss die Auskunft über die Gehälter vergleichbarer Mitarbeiter innerhalb ihrer eigenen Belegschaft erteilen.
Die Herausforderung:
Das Problem entsteht, wenn die gleiche oder gleichwertige Arbeit (Art. 4 EntgTranspRL) nur oder überwiegend in der Tochtergesellschaft verrichtet wird. Der Anspruchsteller muss nun nachweisen, dass seine Tätigkeit, die er für die Tochtergesellschaft ausübt, der Tätigkeit eines besser bezahlten Mitarbeiters des anderen Geschlechts bei der Muttergesellschaft gleich oder gleichwertig ist.
Achtung:
Es zählt nicht nur der Aufgabenbereich, sondern auch die im Vergütungssystem der Muttergesellschaft festgelegten Kriterien (Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung, Arbeitsbedingungen).
Die gute Nachricht:
Ein direkter Quervergleich der Gehälter zwischen der Muttergesellschaft und der Tochtergesellschaft (die selbst Arbeitgeber ist) ist nach der aktuellen Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts grundsätzlich nicht zulässig, da die Tochtergesellschaft ein eigenständiges juristisches Subjekt mit eigenen Lohnstrukturen ist.
Der kleine Haken
Ein Quervergleich kann dann (ausnahmsweise!) möglich werden, wenn die Konzernstruktur dazu dient, gezielt Diskriminierungen zu verschleiern oder zu ermöglichen (z.B. wenn Frauen bewusst in die niedrig zahlende Tochtergesellschaft ausgelagert werden, Männer in die hoch zahlende Muttergesellschaft, obwohl sie exakt die gleiche Arbeit leisten). Dies müsste im Einzelfall auf Basis des Missbrauchsvorwurfs belegt werden.
Tipp – wenn Sie ganz auf Nummer sicher gehen wollen:
Sie eine konzernweite Bewertung aller Stellen durch, um festzustellen, welche Positionen in den Tochtergesellschaften der gleichwertigen Arbeit in der Muttergesellschaft entsprechen. Soweit möglich, gleichen Sie die Gehaltsbänder für gleichwertige Tätigkeiten innerhalb des Konzerns an. Und, wie oben schon erwähnt:
Dokumentieren Sie strikt geschlechtsneutrale Gründe für Gehaltsunterschiede (z.B. Seniorität, spezifische Qualifikationen, Marktzulagen), um im Auskunftsverfahren (gegenüber dem Mitarbeiter der Muttergesellschaft) gewappnet zu sein.
Zur Frage:
Wie verhält es sich, wenn einzelne Mitarbeitende Sonderleistungen durch das Unternehmen finanziert erhalten, die anderen, gleichgestellten Mitarbeitenden nicht zur Verfügung gestellt werden (z.B.: ein Werkstudent wird das weiterführende Studium durch das Unternehmen finanziert, als auch ein Poolfahrzeug hierfür zur Verfügung gestellt). Ist dies rechtmäßig, insbesondere wenn höherqualifizierte Mitarbeitende in der Gesamtschau weniger erhalten?
Es ist rechtmäßig, solange die Sonderleistung auf einem objektivierbaren, geschlechtsneutralen Grund beruht, der die Gesamtdifferenz im Entgelt rechtfertigt. Das größte Risiko entsteht, wenn hochqualifizierte Mitarbeiter des benachteiligten Geschlechts in der Gesamtschau weniger erhalten.
Wichtig:
Nach dem Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG) und der EU- Entgelttransparenzrichtlinie (EntgTranspRL) umfasst das Entgelt nicht nur das Grundgehalt, sondern alle Geld- und Sachleistungen, die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer für die von ihm geleistete Arbeit gewährt. Sonderleistungen wie Studienfinanzierung, Poolfahrzeug und sonstige Sachbezüge gehören daher zwingend in die Gesamtschau des Entgelts.
- Die Equal-Pay-Prüfung erfolgt immer anhand des Gesamtpakets.
Der kritische Punkt entsteht, wenn (wie von Ihnen beschrieben) höherqualifizierte Mitarbeiter in der Gesamtschau weniger erhalten. Wenn der höherqualifizierte Mitarbeiter dem benachteiligten Geschlecht angehört und der Werkstudent das bevorzugte Geschlecht repräsentiert, liegt eine Indizwirkung für Diskriminierung vor.
Als Arbeitgeber müssen Sie dann zwingend den Beweis erbringen, dass der gesamte Entgeltunterschied (Grundgehalt + Studium + Fahrzeug) objektiv gerechtfertigt ist.
Unzulässige Rechtfertigungsversuche
Nach dem aktuellen BAG-Urteil vom 23.10.2025 (8 AZR 300/24) sind folgende Argumente keine zulässige Rechtfertigung für eine Ungleichbehandlung:
- Besseres Verhandlungsgeschick des Werkstudenten.
- Historische Entgeltentwicklung.
- Pauschal behauptete bessere Leistung.
Das Unternehmen muss also darlegen:
- Dass die Tätigkeit des Werkstudenten (trotz der Sonderleistungen) nicht mit der gleichwertigen oder höheren Arbeit des höherqualifizierten Mitarbeiters vergleichbar ist.
- Oder dass die Differenz im Gesamteinkommen ausschließlich durch den objektivierbaren Förder- und Qualifizierungszweck der Studienfinanzierung und der Notwendigkeit des Poolfahrzeugs gedeckt ist.
Fazit: Die Gewährung von Sonderleistungen an einzelne Mitarbeiter ist erlaubt, da sie als Investition oder Belohnung für spezifische, geschlechtsneutrale Gründe dienen kann. Übersteigt das Gesamtpaket dadurch aber das Gehalt von gleich- oder höherwertig beschäftigten Mitarbeitern des anderen Geschlechts, ist das Diskriminierungsrisiko extrem hoch. In diesem Fall müssen Sie als Arbeitgeber die Gründe für die Differenz lückenlos und objektiv belegen können.
FRAGE 16:
Rückkehr in gesetzliche Krankenversicherung: Wie sieht es aus, wenn ein Mitarbeiter bereits mehr als 5 Jahre privat versichert ist und das 63. Lebensjahr überschritten hat, aber in diesem Jahr unter der Jahresentgeltgrenze von 77.400 € liegt? Muss er trotzdem in die GKV zurück, oder kann er in der privaten KV bleiben?
ANTWORT:
Der Mitarbeiter kann in der Privaten Krankenversicherung (PKV) bleiben. Die Regelung, die hier greift, ist in § 6 Abs. 3a SGB V verankert (Versicherungsfreiheit). Diese Vorschrift besagt: Die Versicherungspflicht in der GKV tritt nicht ein, wenn der Arbeitnehmer über 55 Jahre alt ist und in den letzten fünf Jahren nicht in der GKV versichert war (d.h. er war privat oder vergleichbar versichert). Ein Antrag auf Befreiung ist in diesem Fall nicht nötig.
FRAGE 17:
Zuschuss des AG für Arbeitsplatzbrille für Mitarbeiter steuerfrei? Bis zu welcher Höhe die Arbeitsplatzbrille?
ANTWORT:
Sie sind verpflichtet, allen Mitarbeitern, die regelmäßig an Bildschirmgeräten arbeiten, eine Angebotsvorsorge (früher: G37-Untersuchung) anzubieten (z.B. EuGH vom 22. Dezember 2022 (Az. C-392/21). Die Pflicht zur Bereitstellung oder Finanzierung einer speziellen Sehhilfe tritt ein, sobald folgende Voraussetzungen kumulativ erfüllt sind:
- Erfordernis: Eine Augenuntersuchung durch einen Facharzt (Augenarzt) oder einen Arbeitsmediziner ergibt, dass der Mitarbeiter für seine Bildschirmarbeit eine spezielle Sehhilfe benötigt.
- Die vorhandene oder eine herkömmliche Sehhilfe (Lesebrille, Alltagsbrille) reicht für die spezifische Bildschirmarbeit nicht aus.
Wichtig:
Der EuGH hat entschieden, dass Sie als Arbeitgeber die Pflicht nicht nur durch die Zurverfügungstellung der Brille (Beschaffung durch das Unternehmen) erfüllen können, sondern der Mitarbeiter alternativ auch die Erstattung der notwendigen Kosten verlangen kann.
Höhe der Erstattung:
Sie müssen die Kosten für ein gesundheitsförderndes, zweckmäßiges Modell übernehmen – nicht zwingend für das teuerste oder modischste Gestell.
Tipp:
Legen Sie eine objektive Obergrenze für die Erstattung fest und fordern Sie Mitarbeiter auf, Kostenvoranschläge einzuholen. Die Brille muss jedoch zwingend fachärztlich verordnet sein.
FRAGE 18:
Wir sind ein Sportstudio und mein Chef möchte im Dezember einzelnen Mitarbeitern (nicht allen) einen Bonus für dieses Jahr auszahlen. Wie würden Sie vorgehen?
ANTWORT:
Damit Mitarbeiter, die keinen Bonus erhalten, keine Diskriminierungsklage einreichen können, muss die Auswahl der Begünstigten auf objektiven Kriterien basieren.
Zulässige Kriterien (Beispiele):
- Leistung: Erreichen von nachweisbaren Zielen (z.B. höchster Mitgliederzuwachs, besondere Projekte geleistet).
- Verantwortung: Mitarbeiter, die zusätzliche Aufgaben übernommen haben (z.B. Krankheitsvertretung, neues Kursprogramm entwickelt).
- Betriebstreue: Mitarbeiter, die das ganze Jahr besonders engagiert und zuverlässig waren.
- Unzulässige Kriterien: Willkür, persönliche Vorlieben, Alter, Geschlecht etc.
Meine Erfahrung:
Die Art und Weise, wie die Bonuszahlung kommuniziert wird, entscheidet maßgeblich über die Motivation und die Stimmung im Team.
Kommunikation an die Begünstigten
Der Bonus sollte persönlich (z.B. in einem kurzen Einzelgespräch) überreicht werden, idealerweise mit einem schriftlichen Dankesschreiben, in dem die konkrete Leistung des Mitarbeiters gewürdigt wird.
Kommunikation an das restliche Team
Da nicht alle Mitarbeiter einen Bonus erhalten, ist hier Sensibilität gefragt.
- Empfehlung: Der Chef sollte im Dezember (z.B. bei der Weihnachtsfeier oder einem Meeting) allen Mitarbeitern danken und erwähnen, dass besondere Leistungen in diesem Jahr individuell gewürdigt wurden.
- Fokus auf das Kommende: Es sollte klargestellt werden, dass für das kommende Jahr neue, transparente Kriterien für Bonuszahlungen oder Prämien eingeführt werden, damit alle die Chance haben, diese zu erreichen.
FRAGE 19:
Bei einem Langzeit-Kranken endet Krankengeld-Anspruch zum 14.05.2024 und er wird ausgesteuert und bekommt ab dem 15.05.2024 Arbeitslosengeld. In dem Jahr sind keine SV-Tage vorhanden. Sein restlicher Urlaubsanspruch wird ihm demzufolge sv-frei ausgezahlt. Im darauffolgenden Jahr bekommt er die volle Erwerbsminderungsrente rückwirkend zum 01.01.2024 bewilligt. Seine Arbeitslosenzeit ab dem 15.05.2024 wird komplett aufgehoben und mit Rentenanspruch verrechnet, genauso mit der Krankengeldzeit davor. Dadurch ist die im Jahr 2024 erfolgte Auszahlung von Resturlaub, was sv-frei erfolgte, jetzt sv-pflichtig geworden. Der Arbeitgeber ist jetzt verpflichtet, die Korrekturabrechnung vorzunehmen und SV-Beiträge abzuführen. Nach mehr als einem Jahr darf der Arbeitgeber aber die jetzt abzuführenden SV-Beiträge vom Arbeitnehmer weder einfordern noch mit zukünftigen Ansprüchen verrechnen (§ 28g SGB IV).
Es handelt es sich nicht um die fehlerhafte Abrechnung, die auf vom Arbeitnehmer zu vertretende Umstände zurückzuführen wäre. Die rückwirkende Rentenbewilligung ist ein behördlicher Vorgang, der außerhalb der Einflussnahme des Arbeitnehmers liegt. Was macht der Arbeitgeber mit dem SV-Anteil des Arbeitnehmers aus der Korrekturabrechnung?
ANTWORT:
Das ist eine sehr komplexe Frage. Der Kern des Problems liegt in der rückwirkenden Fiktion des Rentenbezugs:
Ursprüngliche Annahme (Fehlannahme):
Als der Resturlaub im Jahr 2024 ausgezahlt wurde, gab es keine Sozialversicherungstage (SV-Tage), da der Arbeitnehmer ausgesteuert war und anschließend Arbeitslosengeld (ALG) bezog. Es lag somit ein Ruhen des Arbeitsverhältnisses vor. Gemäß $§ 7 Abs. 3 SGB IV$ sind einmalige Einnahmen (wie die Urlaubsabgeltung) dem letzten abgerechneten Entgeltabrechnungszeitraum zuzuordnen. Ohne SV-Tage in diesem Zeitraum erfolgte die Auszahlung SV-frei.
Rentenbewilligung (Neue Realität):
Die rückwirkende Bewilligung der vollen Erwerbsminderungsrente (EM-Rente) zum 01.01.2024 führt dazu, dass das Beschäftigungsverhältnis ab dem Rentenbeginn als beendet gilt ($§ 19 Abs. 1 Nr. 1 SGB V$ und $§ 8 Abs. 2 SGB IV$ in Verbindung mit den Geringfügigkeits-Richtlinien). Die gesamte Zeit ab dem 01.01.2024 (Krankengeld- und ALG-Zeit) wird durch den Rentenanspruch fiktiv ersetzt.
Folge für die Urlaubsabgeltung:
Die Urlaubsabgeltung wird damit nicht mehr einem Zeitraum ohne SV-Tage zugeordnet, sondern sie wird rückwirkend zu einem einmaligen Arbeitsentgelt zum Zeitpunkt der Beendigung des Arbeitsverhältnisses (dem Rentenbeginn, spätestens zum Zeitpunkt der tatsächlichen Beendigung). Da der Arbeitnehmer vor dem 01.01.2024 aktiv beschäftigt und SV-pflichtig war, wird die Einmalzahlung nun dem letzten SV-pflichtigen Abrechnungszeitraum davor zugeordnet und ist damit nachträglich SV-pflichtig.
Pflicht zur Korrekturabrechnung
Sie sind zur Korrektur verpflichtet. Da die rückwirkende Änderung des SV-Status eine Korrektur der Lohnabrechnung nötig macht, müssen Sie die gesamten Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil) an die Einzugsstelle abführen.
Nach § 28g SGB IV (Zusatz): „Wird die Unrichtigkeit der Beitragszahlung nach Ablauf eines Jahres seit dem Zeitpunkt der Fälligkeit des Gesamtsozialversicherungsbeitrags festgestellt, darf der Arbeitgeber den zu wenig gezahlten Betrag vom Arbeitsentgelt des Arbeitnehmers nicht mehr abziehen.“
Da die Fälligkeit in 2024 lag und die Korrektur erst im Folgejahr (vermutlich 2025/2026) erfolgt, ist die Frist von einem Jahr definitiv überschritten.
Fazit:
Auch wenn es traurig ist: Sie als Arbeitgeber müssen die gesamten Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil) sowie die Lohnsteuer abführen. Aufgrund der Überschreitung der Jahresfrist gemäß $§ 28g SGB IV$ können Sie den Arbeitnehmeranteil (SV und Lohnsteuer) nicht mehr vom Arbeitnehmer zurückfordern oder mit zukünftigen Ansprüchen verrechnen.
FRAGE 20:
Wer freiwillig in der gesetzlichen Krankenversicherung war und nun 2026 wieder regulär versicherungspflichtig wird – was muss ich da tun?
ANTWORT:
Für freiwillig in der GKV versicherte Arbeitnehmer gilt der § 8 SGB V$ zur Beendigung der Versicherungspflicht. Hier greifen die allgemeinen Regeln zur Rückkehr in die Versicherungspflicht, allerdings mit einer wichtigen Besonderheit für die freiwillige Mitgliedschaft.
Für in der OKV-Versicherte gilt ja: Wenn das Gehalt unter die JAEG fällt, endet die Versicherungsfreiheit. Dies führt in der Regel dazu, dass der Arbeitnehmer mit dem Unterschreiten der Grenze versicherungspflichtig wird. Die Versicherungspflicht tritt am 1. Januar 2026 wieder ein, da die jährliche Überprüfung maßgeblich ist.
Die Sonderregelung bei freiwilliger GKV-Mitgliedschaft:
Der Arbeitnehmer war bereits in der GKV versichert, nur eben freiwillig. Der Wechsel von „freiwillig“ zu „pflichtversichert“ geschieht automatisch und unbürokratisch. Der Mitarbeiter bleibt bei seiner bisherigen Krankenkasse (z.B. AOK, TK, Barmer), aber sein Versichertenstatus ändert sich, was sich auf die Beitragsberechnung auswirkt.
- Krankenkasse: Bleibt dieselbe.
- Arbeitgeberbeitrag: Der Arbeitgeber führt nun wieder den vollen Arbeitgeberanteil (zur GKV und Pflegekasse) direkt an die Krankenkasse ab. Der Arbeitnehmeranteil wird vom Gehalt abgezogen. Es wird kein Arbeitgeberzuschuss mehr gezahlt.