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Welche Zeugnisarten in Unternehmen unterschieden werden müssen

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Menschen schauen sich Zettel an, unterschiedliche Zeugnisse, Zeugnisarten

Unternehmen sind im betrieblichen Umfeld mit unterschiedlichen Zeugnisarten konfrontiert. Neben dem einfachen und qualifizierten Arbeitszeugnis gehören das Zwischenzeugnis, ein Praktikumszeugnis oder ein Ausbildungszeugnis zu den bekanntesten Zeugnisformen. Ebenfalls werden zu den Zeugnissen Beurteilungen, Empfehlungsschreiben und Arbeitszeugnisse während der Probezeit gezählt. Es ist für jeden Betrieb wichtig, die spezifischen Vorgaben für jede Zeugnisart zu kennen, um rechtlich einwandfreie und professionelle Zeugnisse auszustellen.

    Zwei von drei Arbeitnehmern in Deutschland haben gemäß einer Statistik von Statista bereits einmal oder mehrfach ihren Arbeitgeber gewechselt. Jeder zehnte Angestellte gibt an, in seinem Berufsleben bei mehr als 6 Betrieben angestellt gewesen zu sein. Befristete Tätigkeiten oder Arbeitsverhältnisse in Arbeitnehmerüberlassung erhöhen die Notwendigkeit, ein Tätigkeitsumfeld in kürzeren Abständen zu wechseln. Mit jedem Wechsel des Arbeitsplatzes wird die Erstellung eines Arbeitszeugnisses zwingend notwendig.

    Personalverantwortliche und Führungskräfte haben die gesetzliche Verantwortung, ein Arbeitszeugnis auszustellen. Diese Verpflichtung ergibt sich aus § 109 der Gewerbeordnung (GewO) und aus dem § 630 des Bürgerlichen Gesetzbuches. Für Arbeitgeber wesentlich ist die Unterscheidung zwischen einem qualifizierten Arbeitszeugnis und einem einfachen Arbeitszeugnis. Ein Arbeitszeugnis enthält in seiner einfachen Variante ausschließlich Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit. Das qualifizierte Arbeitszeugnis muss darüber hinaus Informationen über die Leistung und das Verhalten im Arbeitsverhältnis beinhalten. Arbeitnehmer haben bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis in Papierform.

    Neben den üblichen Arbeitszeugnissen, die bei einer arbeitgeberseitigen Kündigung oder bei einem vom Arbeitnehmer initiierten Abgang aus dem Arbeitsverhältnis konzipiert werden müssen, gibt es weitere Zeugnisarten. Die rechtlichen und formellen Unterschiede der einzelnen Zeugnisarten zu kennen, ist für Betrieb jeder Größenordnung wichtig.

    Unterschiedliche Zeugnisarten im betrieblichen Umfeld

    1. Das Zwischenzeugnis.
    2. Die Beurteilung.
    3. Das Praktikumszeugnis.
    4. Arbeitszeugnisse, die vor Ablauf der Probezeit ausgestellt werden.
    5. Das Empfehlungsschreiben.

    Zwischenzeugnis, Beurteilung, Praktikumszeugnis, Arbeitszeugnis Probezeit, Empfehlungsschreiben
    Welche unterschiedlichen Zeugnisarten gibt es? © Lukassek – Shutterstock

    Das Zwischenzeugnis – Bewertung von Leistungen im bestehenden Arbeitsverhältnis

    Reguläre Arbeitszeugnisse müssen bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses aus plausiblen Gründen ausgestellt werden. Im Gegensatz sind Zwischenzeugnisse, die von Arbeitnehmern nachgefragt werden, in den meisten Fällen eine freiwillige Arbeitgeberleistung. Auf ein Zwischenzeugnis besteht kein genereller Rechtsanspruch. Gleichwohl hat das Bundesarbeitsgericht in wegweisenden Urteilen entschieden, dass in manchen Fällen ein juristischer Anspruch auf ein Zwischenzeugnis angezeigt sein kann. Darüber hinaus befinden sich in Tarifverträgen Vereinbarungen, die Arbeitnehmern ein Anrecht auf ein Zwischenzeugnis zusichern.

    Folgende Urteile und individualtariflichen Vereinbarungen müssen von Arbeitgebern berücksichtigt werden:

    Tarifverträge Beispielsweise Bundesangestelltentarifvertrag (BAT): Mitarbeiter sind berechtigt, aus „triftigen Gründen auch während des Arbeitsverhältnisses ein Zeugnis zu verlangen.“ (BAT § 61)
    Urteil des Bundesarbeitsgerichts Das „Ausscheiden eines Vorgesetzten, dem der Angestellte über mehrere Jahre unmittelbar fachlich unterstellt war, ist ein triftiger Anlass für die Erteilung eines Zwischenzeugnisses.“ (6 AZR 176/97 )
    Weitere triftige Gründe Innerbetriebliche Beförderung.
    Angekündigte Restrukturierungsmaßnahmen.
    Bei befristeten Arbeitsverträgen oder einer langfristigen Unterbrechung der Tätigkeit.

    In allen anderen Fällen ist die Ausstellung eines Zwischenzeugnisses formaljuristisch eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers. Aus innerbetrieblicher Sicht kann es nachvollziehbare Gründe geben, die Konzeption des Zwischenzeugnisses zu bewilligen. Gleichzeitig ist es sinnvoll, die Anforderung individuell zu prüfen. Führungskräfte sollten ihre Mitarbeiter vor der Ausstellung eines Zwischenzeugnisses konkret nach den Gründen für die Beanspruchung befragen. Dies ist wesentlich, da Zwischenzeugnisse Grundlage für externe Bewerbungsbemühungen der Angestellten sein könnten. Ein Zwischenzeugnis wird formell und inhaltlich wie ein Abschlusszeugnis erstellt.

    Die Beurteilung

    Die Konzeption von Arbeitszeugnissen oder Zwischenzeugnissen obliegt der Personalabteilung eines Unternehmens. Wird von einem Mitarbeiter eine Beurteilung angefordert, so sind vor allem Führungskräfte gefragt, ihre persönliche Wertung abzugeben. Für Beurteilungen gibt es keine rechtliche Grundlage. Sie gleichen den bekannten Empfehlungs- oder Referenzschreiben. Diese werden von Unternehmen vor allem in der letzten Bewerbungsphase angefordert. Es wird das Ziel verfolgt, die Meinung ehemaliger Vorgesetzter über einen Bewerber einzuholen.

    Reine Beurteilungen ohne eine Empfehlung gleichen in vielen Punkten einem einfachen Arbeitszeugnis. Sie enthalten Angaben zur Tätigkeit und bestätigen den Zeitraum, in dem das Arbeitsverhältnis bestand. Betriebsangehörige, die keinen rechtlichen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis haben, erhalten in vielen Fällen ein Beurteilungsschreiben. Freie Mitarbeiter (Freelancer), Studenten, Trainees oder ehrenamtlich Beschäftigte bekommen durch die Beurteilung ein Schriftstück als Nachweis ihrer Tätigkeit. Es kann neben einer faktenbasierten Aufzählung ebenfalls einfache Bewertungen der Leistung und wertschätzende Formulierungen beinhalten. Eine direkte Empfehlung des Mitarbeiters stellt eine Beurteilung nicht dar. Zusammenfassend hat eine Beurteilung den Stellenwert eines Attests oder einer Bescheinigung.

    Das Ausbildungszeugnis – ein Arbeitszeugnis für Azubis

    Neben den vom Gesetzgeber definierten Arbeitnehmern haben Auszubildende ebenfalls einen Anspruch auf ein Ausbildungszeugnis am Ende ihrer Berufsausbildung. Dieser Rechtsanspruch leitet sich aus dem § 16 des Berufsbildungsgesetzes (BBiG) ab. Der Gesetzestext ähnelt den Vorgaben der Gewerbeordnung und des Bürgerlichen Gesetzbuches zur Zeugniserstellung bei Arbeitnehmern. Dies bedeutet für die Praxis, dass Auszubildende neben einem einfachen Ausbildungszeugnis ebenfalls die Möglichkeit haben, ein qualifiziertes, bewertendes Ausbildungszeugnis anzufordern.

    Ausbilder, die während der Lehre eine besondere Verantwortung für den Azubi übernehmen, sollten das Ausbildungszeugnis gemeinsam mit dem Personalleiter oder Geschäftsführer unterschreiben. Generell verfügen Auszubildende über äquivalente Rechte wie Arbeitnehmer. Aus diesem Grund können sie sich auf Urteile des Bundesarbeitsgerichts berufen und ein Zeugnis oder seine Überarbeitung vor dem zuständigen Arbeitsgericht einklagen.

    Das Praktikumszeugnis

    Die moderne Arbeitswelt wäre ohne Praktikanten nicht denkbar. Ein Praktikum stellt für viele Beschäftigte das Sprungbrett für eine weitergehende, berufliche Laufbahn dar. Studenten nutzen Pflichtpraktika und freiwillige Praktikumszeiten, um Betriebe und Branchen kennenzulernen. Gleiches gilt für Schülerinnen und Schüler der Abschlussklassen. Sie können durch ein Praktikum im Unternehmen feststellen, welchen Lehrberuf sie bevorzugen.

    Aus betrieblicher Sicht ist es wesentlich, dass Praktikanten einen Rechtsanspruch auf Ausstellung eines Praktikumszeugnisses haben. Der § 5 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) macht Praktikanten nicht direkt als Arbeitnehmer kenntlich. Trotzdem gelten sie aus juristischer Sicht als anspruchsberechtigt und können vom Arbeitgeber ein Praktikumszeugnis verlangen. Bei der Konzeption des Dokumentes sind alle Vorgaben des § 109 der Gewerbeordnung (GewO) bedeutend.

    Arbeitgeber sind in Bezug auf die Gestaltung eines Praktikumszeugnisses ausschließlich an die Grundsätze der Gewerbeordnung gebunden. Das Praktikumszeugnis muss aus diesem Grund wohlwollend und wahrheitsgemäß aufgebaut werden. Aus betrieblicher Sicht und um Vergleichbarkeit sicherzustellen, ist es sinnvoll, sich bei der Konzeption eines Praktikumszeugnisses am Aufbau von Arbeitszeugnissen zu orientieren.

    Frauen beraten Praktikumszeugnis, Inhalte Praktikumszeugnis
    Arbeitgeber haben eine Verantwortung – auch bei Praktikanten © fizkes – Shutterstock

    Aufgrund ihrer Unerfahrenheit kann es vorkommen, dass Praktikanten Fehler verursachen oder Fehlverhalten offensichtlich wird. Unternehmen sollten in diesem Fall nicht vorschnell reagieren und die Bewertung im Praktikumszeugnis negativ verfassen. Betriebe haben eine Verantwortung für junge Menschen und ihren weiteren beruflichen Weg. Aus diesem Grund ist eine lösungsorientierte, konstruktive Besprechung von Schwächen im Praktikum sinnvoller als ein abschlägiges Praktikumszeugnis.

    Arbeitszeugnisse, die vor Ablauf der Probezeit ausgestellt werden

    Die gesetzliche Probezeit ist im § 622 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) verankert. Sie beträgt längstens sechs Monate. In dieser Zeit kann das Arbeitsverhältnis mit einer Frist von zwei Wochen gekündigt werden. Wird die Probezeit nicht bestanden, sind Arbeitgeber ebenfalls verpflichtet ein Arbeitszeugnis auszustellen. In der Regel ist es für Angestellte ausreichend, ein einfaches Arbeitszeugnis zu erhalten. In diesem werden die Gründe für die Auflösung des Arbeitsvertrages nicht aufgeführt.

    In der Praxis fordern einige Angestellte bereits kurz nach bestandener Probezeit ein Arbeitszeugnis an. Dieses als Zwischenzeugnis zu behandelnde Arbeitszeugnis kann ausgestellt werden, wenn vereinbart wurde, dass man die ersten 6 Monate im Betrieb bewerten möchte. Die Risiken, dass sich Mitarbeiter mit einem derartigen Zwischenzeugnis anderweitig bewerben, müssen berücksichtigt werden. Gleiches gilt, wenn neue Betriebsangehörige bereits nach wenigen Wochen im Betrieb ein Zeugnis während der laufenden Probezeit anfordern.

    Aus rechtlicher Sicht muss bei einem Ersuchen um ein schriftliches Arbeitszeugnis in der Probezeit unterschieden werden, ob das Arbeitsverhältnis gekündigt wurde oder ob es nach der Probezeit fortbesteht. Nach einer arbeitgeber- oder arbeitnehmerseitigen Kündigung besteht ein Rechtsanspruch auf Ausstellung eines Zeugnisses nach § 109 GewO. Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis kann bereits nach einer 6-wöchigen Betriebszugehörigkeit verlangt werden. Dies legt ein Richterspruch aus dem des Landesarbeitsgerichts Köln aus dem Jahr 2001 nahe.

    Das Empfehlungsschreiben

    Empfehlungsschreiben oder Referenzschreiben haben im beruflichen Umfeld und vor allem während einer laufenden Bewerbungsphase eine hohe Relevanz. Unternehmen fordern Referenzen oder ein Empfehlungsschreiben an, um eine Zweitmeinung zum Bewerber zu erhalten. Als Referenz dient in den meisten Fällen ein ehemaliger Vorgesetzter oder eine andere Führungskraft in einem vorherigen Betrieb.

    Eine Person, die sich durch Ausstellen eines Empfehlungsschreiben als Referenz zur Verfügung stellt, bürgt für die Leistung des einstigen Mitarbeiters. Im Dokument wird faktenorientiert und emotional dargestellt, durch welches Leistungsvermögen der Beurteilte überzeugt hat. Es werden positive Eigenschaften und Erfolge dargestellt und eine Empfehlung ausgesprochen. Durch Angaben der privaten Kontaktdaten des Referenzgebers wird die Glaubwürdigkeit der Aussagen unterstrichen. Führungskräfte nutzen den persönlichen Draht zum ehemaligen Chef gern, um ausreichend Sicherheit vor der Einstellung eines neuen Mitarbeiters zu gewinnen.

    Da viel auf dem Spiel steht, übernehmen Referenzgeber mit der Konzeption eines Empfehlungsschreibens eine hohe Verantwortung. Die Begriffe Empfehlungsschreiben und Referenzschreiben werden im Allgemeinen äquivalent benutzt. Für beide gibt es keine rechtliche Grundlage, sodass Aussteller beim inhaltlichen Aufbau eigenständig über Formulierungen und die Textstruktur entscheiden können. Ein Empfehlungsschreiben sollte nicht länger als 1 DIN A4-Seite lang sein und Business-Ansprüchen genügen. Im beruflichen Umfeld spricht man bei allgemeingültigeren Dokumenten von Referenzschreiben. Empfehlungsschreiben werden im Gegensatz individueller auf eine Position oder Funktion abgestimmt. Sie können direkt an ein Zielunternehmen gerichtet sein, um die Bewerbung eines ehemaligen Mitarbeiters zu professionalisieren.

    Zusammengefasst ist es für jedes Unternehmen relevant, die unterschiedlichen Arten von Zeugnissen zu kennen. Da nicht für alle Zeugnisarten rechtliche Vorgaben vorliegen, sind Führungskräfte und Personalverantwortliche in Bezug auf die Inhalte und Verbalisierung in Teilen frei. Gleichzeitig sollten sich Ersteller bei der Konzeption von Zeugnissen generell von den gesetzlichen Rahmenbedingungen der Gewerbeordnung leiten lassen. Dies bedeutet in der Praxis, dass Zeugnisse zu jeder Zeit wohlwollend, positiv und wahrheitsgetreu erstellt werden. Dieses Vorgehen ist die Grundlage für Vertrauen und Glaubwürdigkeit im Geschäftsleben.

    Autor: Redaktion Personalwissen

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