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Zeitmanagement-Spiele – wie Führungskräfte den Umgang mit der Zeit spielerisch näherbringen können

© Mirko Raatz/Fotolia
Zeitmanagement-Spiele

Im Zeitmanagement spielen verschiedene Faktoren eine Rolle. Ein effektives Management ist nur dann möglich, wenn vorher die Aufgaben in ihrem Umfang realistisch eingeschätzt wurden und nach deren Priorität angemessen sortiert wurden. Doch nicht jeder Mitarbeiter ist in der Lage, Zeitmanagement effektiv zu gestalten. Bringen Sie diesen Mitarbeitern das Thema näher und spielen Sie Zeitmanagement-Spiele.

Warum Zeitmanagement-Spiele?

Um den Mitarbeitern das Zeitmanagement als einen der wichtigsten Bereiche des Projektmanagements näherzubringen, bieten sich Zeitmanagement-Spiele an. Diese ermöglichen durch einen spielerischen Umgang

  • das Erlernen von Planung,
  • eine gute Teambildung
  • sowie die Fähigkeit, Aufgaben zu delegieren.

Natürlich sind bei der Durchführung und Umsetzung von Zeitmanagement-Spielen beinahe keine Grenzen gesetzt. Einige Zeitmanagement-Spiele, die wir für besonders hilfreich halten, möchten wir an dieser Stelle vorstellen.

Planungspoker

Um den Aufwand eines anstehenden Projektes oder einer bestimmten Aufgabe einzuschätzen, kann die spielerische Methode Planungspoker genutzt werden. Für dieses Spiel, das in diesem Zusammenhang nicht als Glücksspiel verstanden werden darf, wird eine Gruppe aus mehreren am Projekt beteiligten Mitarbeitern benötigt. Das Planungspoker ist eines der aktuellsten Zeitmanagement-Spiele, für das es sogar spezielle Pokerkarten gibt. Sie können dieses Spiel aber auch problemlos mit herkömmlichen Zetteln oder Karten in Ihrem Unternehmen spielen.

Der Ablauf des Zeitmanagement-Spiels „Planungspoker“ gestaltet sich recht einfach:

  1. Alle Spieler erhalten verschiedene Karten mit Ziffern in einer bestimmten Zahlenabfolge, die den geschätzten Aufwand des betreffenden Projektes beschreiben sollen.
  2. Kurz werden das entsprechende Projekt oder die zu bewertende Aufgabe vorgestellt.
  3. Alle Teilnehmer legen die Karte verdeckt vor sich, die ihrer Meinung nach den Aufwand des jeweiligen Projektes am besten beschreibt.
  4. Sobald sich alle Teilnehmer für eine Karte entschieden haben, werden die Karten aufgedeckt.
  5. Die beiden Teilnehmer mit dem niedrigsten Wert sowie die beiden mit dem höchsten Wert müssen ihre Entscheidung vor den anderen begründen, damit diese die Möglichkeit haben, ihre Einschätzung eventuell anzupassen.
  6. In der nächsten Runde werden die Einschätzungen entsprechend angepasst.
  7. Das Poker geht so lange, bis sich die Teilnehmer auf einen Wert einigen können oder die Einschätzungen in einem bestimmten, zuvor festgelegten, Raum liegen.
  8. Der herausgefundene Wert wird als Grundlage zur Planung im weiteren Projekt- und Zeitmanagement verwendet.
Hinweis: Mithilfe des Planungspokers als Zeitmanagement-Spiel können zeitliche Planungen also gut vorbereitet werden. Auf spielerische Weise haben alle Beteiligten die Möglichkeit, ihre Meinung einzubringen. Das ist besonders wichtig, da die gemeinsame Entscheidung niemanden unter Druck setzt und alle Teilnehmer auf Augenhöhe diskutieren lässt. Auch die Beendigung des Spieles erst nach Erreichen eines gemeinsamen Nenners durch gute Argumentation ist für die Teamarbeit und das gemeinsame Miteinander sehr förderlich. Das Spiel bringt außerdem willkommene Abwechslung in den Arbeitsalltag und lässt sich gut im Rahmen einer Mitarbeiterbesprechung durchführen.

Rollenspiele

Während es im Planungspoker eher darum geht, das Zeitmanagement gemeinsam zu gestalten, bieten Rollenspiele die Möglichkeit, den Umgang mit Zeitdruck zu vermitteln. Wenn das Zeitmanagement einmal nicht erfolgreich war, kommen Mitarbeiter schnell in Situationen, in denen sie in Zeitnot Aufgaben erledigen müssen.

Beispiele für Situationen im Rollenspiel: Ein Mitarbeiter …

  • … steht unter Zeitdruck und ist verzweifelt, ein anderer versucht, ihn zu motivieren.
  • … steht unter Zeitdruck und hat deshalb große Angst zu versagen, ein anderer gibt ihm Mut.
  • … bittet einen anderen, ihm bei einer anstehenden Aufgabe Unterstützung zu leisten.
  • … bietet einem anderen seine Hilfe bei der Erledigung einer dringenden Aufgabe an.
  • … unter Zeitdruck muss der Führungskraft erklären, weshalb er mit einer bestimmten Aufgabe nicht fertig wird oder wurde.
  • … unter Zeitdruck muss einen anderen abweisen, der ihn um Hilfe bittet, da er selbst nur noch wenig Zeit zur Verfügung hat.
Tipp: Durch Rollenspiele als Zeitmanagement-Spiele können die Teilnehmer lernen, wie sie selbst auf stressige Situationen reagieren oder mit unter Stress stehenden Kollegen umgehen können.

Zeitspiele

Um den Umgang mit Zeitdruck zu verbessern, bieten sich Spiele an, die zeitlich begrenzt sind. Benutzen Sie hierbei zum Beispiel einen einfacher Buzzer, den Sie bei einem zu langen oder irrelevanten Monolog nach einer gewissen Zeit drücken. Setzen Sie im Rahmen einer Mitarbeiterbesprechung feste Redezeiten ein, welche die Teilnehmer weder unter- noch überschreiten.

Hinweis: Diese Methode hilft Mitarbeitern dabei, zeitliche Einheiten besser einschätzen zu können, und bringt ihnen außerdem den Umgang mit Zeitdruck näher.

Das Brückenspiel

Da im erfolgreichen Zeitmanagement auch die Delegation von Aufgaben eine wichtige Rolle spielt, helfen Spiele mit sinnvoll zu verteilenden Aufgaben. In teambildenden Maßnahmen lernen die Teilnehmer, dass es nicht schlimm ist, wenn man Kollegen um die Mithilfe bei einem Projekt bittet und ihnen Aufgaben zuteilt.

Als Zeitmanagement-Spiel zur Aufgabenverteilung eignet sich zum Beispiel das Spiel Brückenbau. Dieses Spiel hat nicht nur einen symbolischen, sondern auch einen funktionalen Charakter. Die Aufgabe besteht darin, ohne

  • Schrauben
  • Kleber
  • Seile
  • oder Nägel

eine Konstruktion aus Holzstäben zu erstellen, die möglichst viel Gewicht trägt. Bei der Konstruktion kann es sich um ein kleines Modell aus Eisstielen oder Streichhölzern handeln. Lassen Sie eine riesige Brücke aus echten Holzpfosten bauen. Nach der Fertigstellung bietet sie im Idealfall einen tatsächlichen Nutzen. Diese Konstruktion nach dem Prinzip von Leonardo da Vinci zu erstellen ist das eine. Das andere allerdings ist die Vorstellung unterschiedlicher Ideen in einer ersten Planungsphase.

Planung übernehmen und Rollen zuweisen

Interessant für die Teilnehmer sowie für die Führungskräfte ist das Herausbilden einer leitenden Person. Hierbei geht es darum, wer die Planung an sich nimmt und den anderen Teilnehmern eine Rolle zuweist. Für den Arbeitgeber ist es zum einen nur interessant zu sehen, wer diese Aufgabe übernimmt. Zum anderen zeigt sich, wie er mit dieser Verantwortung umgehen kann.

Tipp: Teilen Sie nach der Planung zum Bauen der Brücke die Aufgaben unter den Teilnehmern auf. Hier zeigt sich erneut, wer gut mit dem Delegieren von Aufgaben umgehen kann und wer lieber alles allein erledigen möchte. Außerdem auch, wer alle Aufgaben förmlich an sich reißen möchte und nicht damit umgehen kann, dass andere ihm helfen wollen. Darüber hinaus wird in diesem Zusammenhang deutlich, welche Teilnehmer hilfsbereit sind. Zudem enttarnt sich, wer es nicht vertragen kann, dass ihn ein Kollege auf Augenhöhe delegiert.

 

Autor: Redaktion Personalwissen

Siegel

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