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Was Sie über die Business-Etikette unbedingt wissen sollten!

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Business-Etikette, Regeln

Nicht nur im Alltag und im Privatleben gibt es Verhaltensregeln, die als ungeschriebene Gesetze gelten und den Umgang im gesellschaftlichen Kontext regeln. Gerade im Businessbereich haben sich bestimmte Regeln und Vorgaben durchgesetzt, die sogenannte Business-Etikette. Wer im Unternehmen und im Beruf erfolgreich arbeiten möchte, sollte auf gutes und ansprechendes Benehmen setzen. Es gibt eine ganze Reihe unterschiedlicher Verhaltensweisen, die zuhause im privaten Kontext vollkommen normal sind, aber im Büro unangebracht. Anhand dessen können Unternehmer entscheiden, ob ein Angestellter das Unternehmen ansprechend repräsentiert.

Business-Etikette – die Bedeutung in der Praxis

Wer sich mit der Business-Etikette auseinandersetzt, wird unweigerlich auf Adolf Freiherr von Knigge treffen. Ihm ging es nicht darum, wie Fisch oder Salat zu essen sind. Er wollte zur damaligen Fürstenzeit den Bürgern allgemeingültige Richtlinien an die Hand geben, um für ihre eigenen Belange am Hofe zu sprechen. Sein Hauptaugenmerk lag auf einem konfliktfreien zivilisierten Miteinander. Es ist wirklich erstaunlich zu sehen, dass sich in der heutigen Zeit in einem Unternehmen so wenig verändert hat. Denn nur, wo sich Mitarbeiter mit Höflichkeit und Respekt begegnen, ist von einem guten und wertvollen Arbeitsklima auszugehen. Jeder Angestellte sollte zu seinen Grundsätzen stehen, sich niemals verleugnen und selbstständig sowie selbstbewusst agieren. In der heutigen Gesellschaft gelangen diese Wertmaßstäbe immer wieder ins Hintertreffen. Dabei sind sie für den Alltag so wertvoll.

Die Business-Etikette ist also gar nicht verstaubt, sondern eine Richtlinie, die allgemeingültig für jedes Unternehmen zählt. Schließlich ist es ganz wichtig, den Arbeitnehmern Orientierung im Unternehmen zu geben und sich an gewissen Vorgaben zu halten. Im Folgenden soll es um die wichtigsten Grundsätze innerhalb der Business-Etikette gehen.

Distanz bei Gesprächen

Zuhause sitzen wir wohl oftmals zusammen, vertraut und reden miteinander. Nicht selten berühren sich Menschen dabei, um ihre Empathie zu signalisieren. Das gilt im unternehmerischen Kontext als absolutes Tabu. Für viele fremde Menschen ist es äußerst unangenehm, wenn ihr Gegenüber im beruflichen Umfeld zu nah heranrutscht. Je weniger sich Personen untereinander kennen, desto genauer sollte man sich an diese Distanz halten.

Kritik unter vier Augen

Geht es um

  • Ergebnisse
  • Arbeitsleistungen
  • und persönliche Belange,

sollten diese niemals mit anderen Kollegen ausdiskutiert werden. Ein Chef, der verantwortungsbewusst die Grundlagen der Business Etikette einzuhalten vermag, würde niemals einen Angestellten vor der gesammelten Mannschaft zurechtweisen. Ebenso tabu sind Verallgemeinerungen und Kritiken, die mit immer oder nie einhergehen. Am besten bewegen Sie sich unter vier Augen im Zwiegespräch und arbeiten mit konkreten Beispielen, die Sie gemeinsam ruhig besprechen.

Etikette-Regeln bei der Begrüßung

Schon bei der Begrüßung kann einiges danebengehen. Sind Teamleiter, Angestellte, Partner oder Kunden anwesend, sollten diese immer nach ihrer Rangfolge begrüßt werden. Wenn hier keine spezifische Rangfolge auszumachen ist, werden zunächst die älteren und dann die jüngeren Personen gegrüßt. Damen haben immer Vorrang vor Herren. Das ist ein alter Grundsatz aus dem Business-Knigge, der bis zum heutigen Tage zählt und seine Beachtung verdient hat.

Vorsicht: Veraltete Begrüßungsformen haben heute keine Daseinsberechtigung. Dazu gehört zum Beispiel der klassische Handkuss. Man sollte zum Ausdruck bringen, dass es „angenehm ist, Sie kennenzulernen“ oder „dass man sich freut, jemanden kennenzulernen“. Alles andere kann schneller antiquiert und vollkommen übertrieben wirken.

Kollegen, Angestellte, Kunden oder Gäste empfangen

Wer mit dem Unternehmen nicht vertraut ist, sollte nicht allein durch die Büroräume irren. Jeder Unternehmer, der die Business Etikette kennt, führt seine Gäste durch das Unternehmen und nimmt sie persönlich in Empfang. Das gilt auch, wenn Kooperationspartner für eine Sitzung oder eine Besprechung eintreffen. Sie sollten erst empfangen, dann zum entsprechenden Raum geführt werden und am Ende wieder zur Tür gemeinsam mit dem Vorgesetzten gehen. Das zeigt Persönlichkeit und wirkt positiv auf andere.

Umgang mit Visitenkarten

Wer einmal in Asien war, wird die große Bedeutung der Visitenkarten dort kennengelernt haben. Auch wenn wir uns hierzulande nicht mit der Visitenkarte begrüßen, sollten wir diese von einem Kunden

  • annehmen
  • aufmerksam lesen
  • und in den Unterlagen verstauen.

Würden Sie anstelle dessen die Visitenkarte einfach kommentarlos in die Tasche Ihres Jacketts stecken, signalisiert das Desinteresse. Dasselbe passiert, wenn sie überhaupt keine Visitenkarte zum Treffen mitbringen.

Faires und höfliches Verhalten

Der Arbeitsalltag ist nicht nur von purer Harmonie gekennzeichnet. Stress, Druck, Hektik und Konflikte gehören ebenso dazu. Dennoch sollte sich niemand dazu verleiten lassen, ausfallend oder wütend zu werden. Jeder, der schreit und seine Mimik und Gestik seiner Wut offenbart, verliert seine souveräne Haltung. Das gilt für den Unternehmer ebenso wie für die Angestellten. Es ist vielmehr das Talent, in schwierigen Situationen bewusst ruhig zu bleiben und seinen Standpunkt selbstbewusst zu vertreten.

E-Mail-Etikette und Anrufe

Bei Kundengesprächen sollten Anrufe möglichst ausgelagert werden. Gehen Sie ständig ans Telefon, macht dies keinen positiven Eindruck auf Ihr Gegenüber. Die Konversation wird immer wieder unterbrochen. Wer das Smartphone schon auf den Tisch legt, demonstriert grob unhöfliches Verhalten. Darüber hinaus ist der Klingelton mit Sorgfalt auszuwählen, denn er kann eine bestimmte Botschaft senden.

Auch wenn sich der Briefverkehr heute auf den E-Mail-Verkehr ausgelagert hat, wahren wir die allgemeingültige Höflichkeitsform. Wir schreiben die Mail wie einen Brief und steigen nicht mit einem schnellen „Hallo“ ein. Auch Abkürzungen gelten als verpönt. Mit freundlichen Grüßen können Sie ohne weiteres ausschreiben.

Tipp: Einzig und allein die interne Kommunikation via E-Mail im Unternehmen kann etwas lockerer und formloser vonstattengehen.

Wirklichkeit und Komplimente

Im Prinzip geht es im Berufsalltag darum, bei der Sie-Ansprache zu bleiben. Der Ranghöhere bietet dem Rangniedrigeren das Du an. Gleiches gilt für Komplimente, die besonders vorsichtig und eher unverfänglich gerade an weibliche Kollegen weitergegeben werden. Andernfalls kann dies schnell nach hinten losgehen. Auch ein unverfänglicher Smalltalk bleibt positiv und locker. Hier haben tiefgründigere Inhalte eigentlich nicht zu suchen. Es geht erst einmal darum, sich kennenzulernen und herauszufinden, ob es eine Basis für eine Zusammenarbeit gibt.

Allgemeingültige Regeln in der Business-Etikette verweisen vor allen Dingen auf eine authentische Persönlichkeit, die selbstbewusst und natürlich im Unternehmen auftritt.

Hinweis: Wer sich selbst kennt und die oberen Etikette Regeln beherzigt, legt eine Basis für ein produktives Klima im Unternehmen und möglichst positive Kooperationen mit neuen Kunden oder Gästen.

 

Autor: Redaktion Personalwissen

Siegel

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