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Werkstudenten: Studentische Hilfskräfte beschäftigen

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Werkstudenten

Die Einstellung von Werkstudenten erweist sich für viele Unternehmen als praktisch: Studentische Hilfskräfte bringen frisches Know-how ins Unternehmen, wobei die Lohnkosten verhältnismäßig überschaubar bleiben. Doch bei der Einstellung von Werkstudenten gibt es einige Dinge zu beachten.

In diesem Artikel lesen Sie, was es mit der Werkstudenten-Regel auf sich hat, welche Beiträge Arbeitgeber für die studentischen Hilfskräfte zahlen müssen und ab wann ein Student als Arbeitnehmer gilt und den Studentenstatus verliert.

Studentische Hilfskräfte beschäftigten: Diese Möglichkeiten gibt es

Wer Studenten einstellen möchte, hat grundsätzlich verschiedene Möglichkeiten, um einen Rahmen für das Arbeitsverhältnis zu schaffen:

  • Geringfügige Beschäftigung: Wenn das monatliche Arbeitsentgelt die Höchstsumme von 450 Euro nicht übersteigt, können Studenten als Minijobber beschäftigt werden. Die Anstellung auf Minijob-Basis ist weitestgehend versicherungsfrei. Einzig für die Rentenversicherung besteht eine Versicherungspflicht, von der sich Betroffene jedoch befreien lassen können.
  • Kurzfristige Beschäftigung: Hier gibt es keine Deckelung des Lohns bzw. Gehalts, jedoch eine Maximalanzahl von Tagen, in denen der Student arbeiten darf: Nämlich nicht mehr als 70 Tage. Solche Beschäftigungsverhältnisse werden oftmals für Ferienjobs genutzt. Kurzfristige Beschäftigungen sind versicherungsfrei, und zwar in allen sozialversicherungstechnischen Belangen.
  • Anstellung als Werkstudent: Auch eine Beschäftigung als Werkstudent ist eine Möglichkeit, um einen Studenten anzustellen. Hierbei müssen neben der Wochenhöchstarbeitszeit von 20 Stunden noch weitere Dinge beachtet werden. Diese Beschäftigung ist ebenfalls weitestgehend von Sozialabgaben befreit, nur der Beitrag zur Rentenversicherung fällt an.

Tipp: Wenn Ihr Team wachsen soll und Sie erwägen, einen Studenten einzustellen, sollten Sie sich in jedem Fall eine Immatrikulationsbescheinigung vorlegen lassen. Durch die Studienbescheinigung weist der Studierende nach, dass er wirklich an einer (Fach-)Hochschule eingeschrieben ist, was die Grundlage dafür ist, ihn als Werkstudent anzustellen.

Wen kann man als Werkstudent angestellen?

Wollen Sie jemanden als Werkstudent einstellen, müssen bestimmte Kriterien erfüllt sein. Das Wichtigste wurde bereits genannt: Das zukünftige Teammitglied muss in jedem Fall an einer Hochschule eingeschrieben sein – und sein Studium in Vollzeit ausführen. Das bedeutet: Das Studium steht an erster Stelle, die praktische Tätigkeit wird nur nebenberuflich ausgeführt.

Da es gerade im akademischen Bereich zahlreiche Besonderheiten gibt, herrschen oftmals Unklarheiten, wann ein Student nun auf Werkstudenten-Basis eingestellt werden darf – und wann er als normaler Arbeitnehmer gilt. Die nachfolgende Tabelle gibt einen Überblick über mögliche Sonderfälle:

Anstellung als Werkstudent möglich Anstellung als Werkstudent nicht möglich
Eingeschrieben an einer deutschen oder ausländischen (Fach-)Hochschule Eingeschrieben, aber Student nimmt derzeit ein Urlaubssemester
Aufbaustudium, Zusatzstudium (Abschluss mit einer Hochschulprüfung) Sogenanntes Promotionsstudium – hierbei handelt es sich um eine Doktorandenstelle
Vollzeitstudium an der Fernuniversität Hagen, hierfür ist ein schriftlicher Nachweis der Fernuni notwendig Studienunterbrechung zwischen Bachelor- und Master-Studiengang

 

Da es auch zahlreiche Fachschulen und andere Ausbildungsinstitute gibt, kann unter Umständen eine Einzelfallprüfung notwendig sein. Hier ist es sinnvoll, sich an einen Juristen oder Experten zu wenden, um bereits vor der Anstellung alle Weichen zu stellen, damit alles reibungslos abläuft.

Denn: Gibt es Schwierigkeiten oder Zweifel daran, dass der Arbeitnehmer wirklich hauptsächlich mit dem Studium beschäftigt war, müssen Arbeitgeber und Arbeitnehmer unter Umständen Sozialversicherungsbeiträge nachzahlen – was je nach Anstellungszeitraum massiv zu Buche schlagen kann.

Werkstudent: Sozialversicherung, Krankenversicherung und Arbeitslosenversicherung

Sind die oben genannten Bedingungen erfüllt, so greift die sogenannte Werkstudenten-Regel. Das bedeutet: Wenn der studentische Mitarbeiter weniger als 20 Stunden pro Woche arbeitet und Vollzeit studiert, profitieren Arbeitgeber und Arbeitnehmer von einer Befreiung von der Sozialversicherungspflicht. Weder der Student noch das Unternehmen müssen Beiträge zu folgenden Versicherungen abführen:

  • Krankenversicherung
  • Pflegeversicherung
  • Arbeitslosenversicherung

Die einzigen Beiträge, die anfallen, sind die zur Rentenversicherung.

Wichtig: Die oben genannte Regel ist unabhängig vom Entgelt, welches der Werkstudent erhält. Das einzige wesentliche Kriterium ist tatsächlich die Wochenarbeitszeit. Gerade Masterstudenten, die bereits höher qualifiziert sind, können also ohne Weiteres mehr als 450 Euro (Minijob) und sogar mehr als 850 Euro (Gleitzone) verdienen. Theoretisch wäre es möglich, dass der Werkstudent 19 Stunden pro Woche arbeitet und dabei 1.500 Euro verdient – in jedem Fall darf das Gehalt nicht den gesetzlichen Mindestlohn unterschreiten.

Sinnvoll ist es, den studentischen Mitarbeiter auf die Besonderheit bei der Krankenversicherung hinzuweisen – auch wenn es den Arbeitgeber nur indirekt betrifft. War es früher noch möglich, dass sich Werkstudenten über die Familienversicherung mitversichern konnten, müssen sich Studierende, deren Einkommen aus Werkstudententätigkeit die 450-Euro-Grenze überschreitet, selbst krankenversichern.

In aller Regel bieten die gesetzlichen Krankenversicherungen jedoch einen reduzierten Tarif an, der sich je nach kassenindividuellem Zusatzbeitrag bei rund 90 Euro bewegt.

Dürfen Werkstudenten mehr als 20 Stunden arbeiten?

Wie immer bestätigen Ausnahmen die Regeln – so ist es auch bei der 20-Stunden-Grenze. Generell gilt also, dass Werkstudenten regelmäßig nicht mehr als 20 Wochenstunden arbeiten dürfen, damit das Vollzeitstudium nicht darunter leidet. Eine Ausnahme davon ist die vorlesungsfreie Zeit, also die Semesterferien. Wenn ein Student seine nebenberufliche Tätigkeit unter folgenden Bedingungen ausübt, darf er ebenfalls als Werkstudent eingestuft werden. Das gilt auch, wenn er mehr als 20 Stunden pro Woche arbeitet.

  • Tätigkeit ausschließlich in den Semesterferien
  • Tätigkeit vornehmlich am Wochenende oder nachts
  • Beschäftigung in einem Jahr nicht mehr als 26 Wochen

Ein Student gilt dann nicht mehr als Werkstudent, sondern als Arbeitnehmer, der Sozialversicherungsbeiträge abführen muss, wenn er mehr als 182 Kalendertage (also die oben genannten 26 Wochen) mehr als 20 Stunden pro Woche arbeitet. Hier gilt es, besonders aufmerksam zu sein, um sich böse Überraschungen zu vermeiden.

Werkstudenten beschäftigen: Darauf sollten Sie noch achten

Wie bereits erwähnt, sind die wichtigsten Aspekte, wenn Sie eine studentische Kraft auf Werkstudenten-Basis einstellen möchten, dass die Wochenarbeitszeit im Rahmen bleibt und dass der Student auch wirklich eingeschrieben ist. Sinnvoll ist es deshalb, den Lohn- und Gehaltsunterlagen mehrere Nachweise beizufügen. So kann man die Versicherungsfreiheit der studentischen Hilfskraft für eine mögliche Betriebsprüfung nachweisen:

  • Immatrikulationsbescheinigung: Die Studienbescheinigung sollten Sie sich jedes halbe Jahr – also zum Beginn jeden neuen Semesters – geben lassen und ablegen. Auch ein Blick auf die Bescheinigung lohnt sich. Denn darauf steht auch, ob der Werkstudent ein Vollzeitstudium absolviert und ob ein Urlaubssemester anberaumt ist.
  • Hinweise auf weitere Beschäftigungen: Durch eine schriftliche Erklärung des Studierenden sichern Sie sich ab, dass der Student nebenbei keiner weiteren Beschäftigung nachgeht, wodurch die Wochenarbeitszeit die 20-Stunden-Grenze überschreiten könnte.

Wichtig: In Sachen Urlaubsanspruch von Werkstudenten gelten übrigens die rechtlichen Normen, die im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) bzw. im Tarifvertrag festgeschrieben sind.

Neben allen Formalia sollten Sie auch die Performance Ihres studentischen Teammitglieds im Auge behalten. Bieten Sie, wenn möglich, flexible Arbeitszeitlösungen an. Denn gerade zur Prüfungszeit oder während der Fertigstellung der Abschlussarbeit profitieren Studenten von Gleitzeit. Das hat auch positive Effekte auf den Betrieb. Denn: Zufriedene Mitarbeiter, denen Zugeständnisse gemacht werden, kommen gerne zur Arbeit.

Autor: Redaktion Personalwissen

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