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Weihnachtsgeschenke an Mitarbeiter – So gewähren Sie Sachzuwendungen richtig

Weihnachtsgeschenke an Ihre Mitarbeiter verteilen | © personalwissen
Weihnachtsgeschenke

Viele Unternehmen lassen ihren Mitarbeitern oder Geschäftspartnern Weihnachtsgeschenke als eine nette Aufmerksamkeit zukommen. Handelt es sich dabei um eine Sachzuwendung, können Sie diese steuervergünstigt oder in manchen Fällen sogar steuerfrei gewähren. Wir zeigen Ihnen in diesem Beitrag, was zu beachten ist und welche unterschiedlichen Steuerbezugsfreigrenzen es gibt.

Allgemeine Sachbezugsfreigrenze bis 44€ monatlich

Sofern Sie Ihren Mitarbeitern Aufmerksamkeiten zum Beispiel in Form von Weihnachtsgeschenken schenken, die die monatliche Grenze von 44€ in dem Monat der Schenkung nicht überschreiten, sind diese in der Regel steuerbefreit. Am Beispiel Weihnachten bedeutet dies: Die Summe aus dem Wert des Geschenkes und den sonstigen Sachzuwendungen darf im Dezember nicht größer als 44€ pro Mitarbeiter sein.

Wichtiger Hinweis: Auch geringfügige Sachzuwendungen, die einen Wert von 10€ nicht überschreiten und nach § 37b EstG nicht pauschalisiert wurden, müssen in Summe zur Sachbezugsfreigrenze hinzugezogen werden.

 

Die 44€-Grenze greift auch dann noch, wenn der Gegenstand der Zuwendung ein Gutschein mit Geldbetrag ist. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass der Gutschein die Nutzung des Geldbetrags in nur einer bestimmten Weise einschränkt (beispielsweise Gutscheine für Fitnessclubs). Das gleiche gilt für direkte Zahlungen an Mitarbeiter. Guthabenkarten mit Kreditkartenfunktion oder mit der Möglichkeit auf Bargeldauszahlung dürfen nicht als Sachzuwendungen genutzt werden.

Steuerbefreiung für Aufmerksamkeiten bis 60€

Geschenke zu persönlichen Ereignissen können bis zu dem Betrag von 60€ steuerfrei gewährt werden. Unter diese Grenze Fallen seit Januar 2015 auch Speisen während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes oder einer außergewöhnlichen Besprechung oder Sitzung (§ 19 EstG, R 19.6 Abs. 2 LStÄR). Aufmerksamkeiten, die nicht zu einer ins Gewicht fallenden Bereicherung der Arbeitnehmer führen, fallen ebenfalls unter die Sachzuwendungsgrenze von 60€.

Beispiele für persönliche Ereignisse sind:
  • Geburtstage
  • Hochzeiten
  • Beförderungen
  • die Geburt eines Kindes
  • Rückkehr aus der Elternzeit

Anders als bei der monatlichen Sachbezugsfreigrenze bis 44€ ist die Steuerbefreiung für persönliche Ereignisse an das Ereignis gebunden. Somit ist es möglich, dass ein Mitarbeiter in einem Monat Aufmerksamkeiten im Wert von 120€ erhält, wenn er beispielsweise im selben Monat heiratet und Geburtstag hat.

Achtung: Bei der Sachbezugsfreigrenze bis 44€ sowie bei Aufmerksamkeiten zu persönlichen Anlässen handelt es sich um Freigrenzen. Für Arbeitgeber bedeutet das Überschreiten der jeweiligen Grenzen den Verlust der Steuerfreiheit und der Sozialversicherungsfreiheit! Somit entstehen unmittelbare Haftungsforderungen bei Lohnsteuer und Sozialversicherung.

Gewährte Weihnachtsgeschenke während einer Betriebsveranstaltung

Handelt es sich um Aufmerksamkeiten, die beispielsweise im Rahmen einer Weihnachtsfeier an Mitarbeiter übergeben werden, können Unternehmen von dem 110€ Freibetrag profitieren. Dieser Freibetrag kann für maximal zwei Veranstaltungen im Jahr genutzt werden.

Wichtiger Hinweis: Hierbei handelt es sich um einen Freibetrag. Anders wie bei einer Freigrenze müssen Sie bei Überschreitung nicht den vollen Aufwendungen versteuern, sondern können eine Pauschalbesteuerung von 25% auf den Differenzbetrag anwenden.

 

Beispiel: Sie verschenken Weihnachtsgeschenke mit Kosten in Höhe von 130€ pro Mitarbeiter. Die zur Überschreitung des Freibetrags führenden 20€ können mit 25% pauschal besteuert werden.

Damit der Freibetrag greift, muss das Geschenk während der Betriebsveranstaltung ausgegeben werden: Nach Auffassung des Hessischen FG können Geschenke beziehungsweise Weihnachtsgeschenke, die außerhalb einer Betriebsveranstaltung ausgegeben werden lediglich unter der 44 € Freigrenze steuerfrei bleiben (Urteil v. 22.02.2018, 4 K 1408/17).

Allerdings kann es passieren, dass die Geschenke nicht ausschließlich während der Betriebsveranstaltung ausgegeben werden können, da beispielsweise Mitarbeiter im Schichtdienst arbeiten. Ist dies der Fall, bleibt noch die Möglichkeit, die Aufwendungen nach § 37b Abs. 2 EStG pauschal zu versteuern. Hierbei greift der Pauschalsteuersatz von 30%. Bemessungsgrundlage bilden dabei die Kosten der Aufwendungen inklusive Umsatzsteuer. Ebenfalls kann die Pauschalbesteuerung bei Weihnachtsgeschenken an Geschäftspartner sowie deren Mitarbeiter angewendet werden.

Achtung! Bei pauschal versteuerten Aufwendungen sind die Sozialversicherungspflicht sowie der Solidaritätszuschlag und die Kirchensteuer zu beachten!

Welche Zuwendungen fallen in den 110€ Freibetrag?

Folgende Zuwendungen fallen in den 110€ Freibetrag, wenn sie anlässlich einer Betriebsveranstaltung gewährt werden:

  • Musik, künstlerische Darbietung sowie Eintrittskarten, wenn die zu besuchende Veranstaltung Teil der Betriebsveranstaltung ist
  • Sachgeschenke
  • Speisen, Getränke sowie Tabakwaren und Süßigkeiten
  • Übernachtung und Fahrtkosten, wenn die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung eine Anreise und Übernachtung bedingt. Hierbei ist eine steuerfreie Erstattung der Reisekosten durch den Arbeitgeber möglich.

Ab wann gilt eine Veranstaltung als Betriebsveranstaltung?

Damit die überlassenen Zuwendungen in den 110€ Freibetrag fallen, muss die Veranstaltung eindeutig als Betriebsveranstaltung identifizierbar sein. Laut Verwaltungserlass muss eine Veranstaltung dafür folgende Kriterien erfüllen:

  • Der Teilnehmerkreis muss überwiegend aus Betriebsangehörigen, deren Begleitpersonen und gegebenenfalls Leiharbeitnehmern oder Arbeitnehmern anderer Unternehmen im Konzernverbund bestehen.
  • Die Veranstaltung muss allen Betriebsangehörigen zugänglich sein.

Ausnahmen können allerdings auch abteilungsinterne Feiern darstellen. Wenn sich der Teilnehmerkreis auf Personen einer Abteilung beschränkt und keine Bevorzugung bestimmter Arbeitnehmergruppen vorliegt, gilt dies auch als Betriebsveranstaltung. Gleiches gilt für ehemalige Mitarbeiter und Jubilarfeiern.

Sichere Anwendung nur bei genauer Aufzeichnung

Gegenüber Betriebsprüfern haben Arbeitgeber die Aufzeichnungspflicht. Somit muss genau nachgewiesen werden können, welche Aufwendungen in die jeweiligen Freigrenzen und -beträge fallen. Bei Betriebsveranstaltungen helfen Aufstellungen über die genauen Kosten, die pro anwesenden Mitarbeiter angefallen sind. Bei Schenkungen zum Beispiel in Form von Weihnachtsgeschenke kann man der Aufzeichnungspflicht mit schriftlichen Bestätigungen über den Erhalt des Geschenkes nachkommen.

Kann man als Arbeitgeber die einzelnen Aufwendungen nicht nachweisbar in die jeweiligen Freigrenzen und -beträge einordnen, kann bei der Betriebsprüfung die Nachzahlung möglicher Steuern fällig werden.

Streuwerbeartikel unter 10€ bilden eine Ausnahme

Viele Unternehmen nutzen die Weihnachtszeit, um Geschäftspartnern auch kleine Aufmerksamkeiten zuzuschicken. Diese Geschenke dienen in erster Linie der Imageverbesserung oder der Stärkung der Geschäftsbeziehung. Dazu nutzen viele häufig Streuwerbeartikel.

Bei Streuwerbeartikeln handelt es sich um Sachzuwendungen, die einzeln nicht die Anschaffungs- und Herstellkosten von 10€ nicht überschreiten. Dies kann beispielweise ein Kugelschreiber mit Firmenlogo sein, den man Geschäftspartnern als Werbegeschenk überlässt. Auch bei Überlassung mehrerer Artikel berücksichtigt man immer nur den Wert der einzelnen Artikel.

Der Anwendungsbereich der Pauschalbesteuerung greift bei solchen Streuwerbeartikeln normalerweise nicht. In einem Schreiben des Bundesfinanzministerium vom 19.05.2015 wird allerdings deutlich, dass Streuwerbeartikel nicht in den Anwendungsbereich der Pauschalbesteuerung einbezogen werden brauchen. Dementsprechend besteht für Unternehmen ein Wahlrecht auf die pauschale Besteuerung.

Fazit: Durch die unterschiedlichen Freigrenzen und Freibeträge kommt Ihnen als Arbeitgeber ein in Summe nicht unbeträchtlicher steuerlicher Vorteil zugute. Es lohnt sich, einen Überblick über alle Aufwendungen an Mitarbeiter und Geschäftspartner zu behalten und gegebenenfalls in einer Übersicht festzuhalten. Gerade in dieser Zeit werden mitarbeiterbezogene Zusatzleistungen immer wichtiger. Diese Freigrenzen und -beträge stellen richtig genutzt einen vergünstigten Weg dar, Ihr Image als Arbeitgeber und Geschäftspartner zu verbessern.

Autor: Redaktion Personalwissen

Siegel

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