• 0228 / 95 50 160
Marken der Personalwissen Familie

Vorstellungsgespräch führen: Darauf kommt es an

© contrastwerkstatt / Fotolia
Vorstellungsgespräch

Im Recruiting gehört es zu den täglichen Routineaufgaben: Vorstellungsgespräche führen. Ziel ist es, geeignete Bewerber ausfindig zu machen, die möglichst gut auf eine Stelle passen. Dabei kommt es natürlich nicht nur auf das Vorstellungsgespräch selbst, sondern auch auf die richtige Vor- und Nachbereitung an. In diesem Artikel erfahren Sie, was Sie im Bewerbungsgespräch selbst sowie davor und danach beachten sollten – und welche No-Gos Sie lieber vermeiden.

Ein Vorstellungsgespräch führen: Vorbereitung ist essenziell

Wie bei allen anderen Tätigkeiten, gilt auch in puncto Bewerbungsgespräch: Auf die richtige Vorbereitung kommt es an. Haben Sie bereits eine Vorauswahl an geeigneten Bewerbern getroffen, sollten Sie sich mit dem Profil der einzelnen Gesprächspartner noch einmal auseinandersetzen. Eine aufmerksame Lektüre der Bewerbungsunterlagen ist essenziell. Ratsam ist es außerdem, sich die wichtigsten Dokumente auszudrucken und nochmals durchzugehen – und diese eventuell mit Notizen zu versehen.

Anhand der Bewerbungsunterlagen lässt sich auch gleich der Interview-Leitfaden ausarbeiten. Überlegen Sie sich, was Sie von dem jeweiligen Bewerber wissen möchten. Stecken Sie außerdem auch den formalen Rahmen des Gespräches ab. Folgende Punkte sollten Sie vorbereiten bzw. klären:

  • Inhalte: Worum soll es im Gespräch gehen? Steht der Bewerber mit seiner Person im Vordergrund, möchten Sie den Fokus verstärkt auf Fachliches legen oder soll sich alles in einem ausgeglichenen Verhältnis bewegen?
  • Teilnehmer: Wer wird am Vorstellungsgespräch noch teilnehmen? Sind neben Ihnen auch noch weitere Personalverantwortliche oder Mitarbeiter der Fachabteilungen anwesend und wer leitet das Gespräch bzw. übernimmt welchen Part?
  • Dauer: Wie lange darf das Vorstellungsgespräch maximal dauern? Sind für den Tag vielleicht weitere Gespräche angesetzt – wenn ja, sollten Sie darauf achten, dass auch noch genügend Zeit ist, um den Raum „aufzufrischen“.

Das führt auch gleich zum nächsten Punkt: Gehen Sie sicher, dass die Räumlichkeiten entsprechend vorbereitet sind. Wenn Wasser und Co. parat stehen und der Raum ordentlich ist, wirkt das nicht nur professioneller, sondern ermöglicht auch Ihnen, entspannt in das Gespräch zu gehen.

Strukturiertes Interview führen: Das gibt es zu beachten

Ein strukturiertes Interview ist eine gute Option, um einen möglichst umfassenden Eindruck von einem Bewerber zu erhalten. Auch wenn die Struktur des Vorstellungsgespräches bereits vorab klar ist, sollten Sie trotzdem einige Zeit in die Vorbereitung investieren.

Anhand von fünf Säulen lassen sich gezielte Fragen vorbereiten:

  • Einstieg ins Gespräch: Um das Bewerbungsgespräch zu beginnen, bietet es sich an, die beteiligten Personen vorzustellen. Auch ein kurzer Abriss über das Unternehmen und die Stelle selbst sind sinnvolle Inhalte für den Beginn des Gesprächs. Das hat den Vorteil, dass der Bewerber sich in den ersten Minuten entspannen und zuhören kann – wodurch ein großer Teil der Aufregung vermindert wird.
  • Bewerber im Fokus: Nun darf sich der Kandidat beweisen. Aufforderungen wie „stellen Sie sich doch einmal vor“ oder „erzählen Sie von Ihrem beruflichen Werdegang“ ermöglichen es dem Bewerber, seine Motivationen und Qualifikationen dazulegen. Hier sollten Sie nach Bedarf gezielter nachfragen und zum fachlichen Bereich überleiten.
  • Fachliches: Selbstredend müssen auch fachliche Kompetenzen in Erfahrung gebracht werden. Es bietet sich an, die Fragen in einen direkten Bezug zur Stelle zu bringen und vielleicht Alltagssituationen bzw. bestimmte Problemstellungen zu thematisieren.
  • Persönliches: Im vierten Schritt geht es noch einmal darum, etwas über die Persönlichkeit Ihres Gegenübers zu erfahren. Wechselt der Kandidat von einem anderen Unternehmen, sind die Gründe für den Wechsel interessant. Jetzt ist auch ein guter Zeitpunkt, um Fragen zu beruflichen Vorstellungen und Zielen sowie zu Stärken und Schwächen zu stellen.
  • Abschluss: Im letzten Teil des Gesprächs sollten Sie dem Bewerber die Gelegenheit geben, selbst Fragen zu formulieren. Gibt es keine tariflichen Vorgaben, ist es jetzt auch an der Zeit, über das Gehalt zu sprechen. Um die Transparenz zu wahren, und auch im Sinne einer guten Candidate Experience sollten Sie dem Bewerber ebenfalls mitteilen, wie es jetzt weitergeht: Wann kann er mit einer Rückmeldung rechnen oder gibt es vielleicht ein zweites Gespräch?

Während des gesamten Vorstellungsgespräches sollten Sie auch das Employer Branding im Hinterkopf behalten: Bei jedem Bewerbungsgespräch repräsentieren die Personalabteilung und die im Gespräch anwesenden Mitarbeiter der Fachabteilungen das Unternehmen. Ein respektvoller und wertschätzender Umgang ist selbstredend ein Muss.

Tipp: Achten Sie außerdem darauf, realistische Zeiteinschätzungen abzugeben. Nichts ist für einen Bewerber zermürbender, als auf eine Zu- bzw. Absage zu warten.

Die richtigen Fragen: Arbeitgeber müssen sie nur stellen

Auch die beste Vorbereitung ersetzt Spontaneität nicht. Jeder Recruiter weiß, dass sich Gespräche unterschiedlich entwickeln können – schließlich sitzen beim Vorstellungsgespräch keine Maschinen, sondern Menschen mit Gefühlen, Befindlichkeiten und Reaktionen auf der anderen Seite des Tisches. Fragetechniken und Improvisationskunst lassen sich beispielsweise durch Rollenspiele und in Workshops üben. Schlussendlich kommt es aber auf den Interviewer selbst an, zur richtigen Zeit die passenden Fragen zu stellen.

Generell lohnt es sich, die Stellenbeschreibung bzw. das Anforderungsprofil in den Fokus zu rücken und zu erwägen, ob ein Kandidat gut zur ausgeschriebenen Position passt. Beim Gespräch selbst sollte der Gesamteindruck des Bewerbers im Auge behalten werden:

  • Passen Körpersprache und Gesprächsinhalte zusammen?
  • Wo kennt sich ein Bewerber warum besonders gut aus?
  • Welche Themen meidet ein Kandidat – hier lohnt es sich vielleicht, noch einmal nachzufragen?

Wer seinem Gegenüber aufmerksam zuhört und bereits etwas erprobt ist, wird hierbei keine Probleme haben. Im besten Fall entwickelt sich das Vorstellungsgespräch weg vom Interview hin zum Gespräch, wo es eine lockere Atmosphäre für alle Beteiligten leichter macht.

Beim Vorstellungsgespräch: Nachbereitung im Blick behalten

Schon während des Bewerbungsgesprächs sollten Sie auch die Nachbereitung nicht vergessen. Das bedeutet in erster Linie: Notizen machen ist enorm wichtig. Wenn gleich mehrere Job-Interviews an einem Tag stattfinden, könnte es schwierig werden, sich noch an alle Details zu erinnern. Die Gesprächsnotizen sind ebenfalls essenziell, um die Auswertungen der Vorstellungsgespräche anzugehen.

Zur richtigen Nachbereitung gehört es nicht nur, den passenden Kandidaten ausfindig zu machen, sondern auch ungeeignete Bewerber über ihr Ausscheiden aus dem Bewerbungsprozess zu informieren. Absagen, die erst ein halbes Jahr nach dem Bewerbungsgespräch abgeschickt oder gar vergessen werden, sind ein absolutes No-Go. Wie bereits erwähnt, sollten zeitliche Festlegungen definitiv eingehalten werden.

Auch Zugeständnisse, die vielleicht während des Bewerbungsgespräches gemacht wurden, dürfen nicht vergessen werden. Seien es Arbeitszeitenregelungen oder monetäre Anreize – auch solche Dinge sollten im Rahmen der Nachbearbeitung Eingang in Ihre Unterlagen finden und präsent bleiben, wenn es zu einer Einstellung kommt.

Autor: Redaktion Personalwissen

Siegel

Sie haben Fragen? Rufen Sie uns an.
0228 / 95 50 160