Vorstellungsgespräch führen: Darauf kommt es an

Im Recruiting gehört es zu den täglichen Routineaufgaben von Führungskräften und Personalern: Vorstellungsgespräche führen. Ziel ist es, geeignete Bewerber ausfindig zu machen, die zur Arbeitsstelle passen. Dabei kommt es nicht nur auf das Vorstellungsgespräch, sondern auch auf die richtige Vor- und Nachbereitung an.

So bereiten Sie ein Vorstellungsgespräch vor

Wie bei allen anderen Tätigkeiten gilt auch in puncto Bewerbungsgespräch: Auf die richtige Vorbereitung kommt es an. Haben Sie eine Vorauswahl an geeigneten Bewerbern getroffen, sollten Sie sich mit dem Profil der einzelnen Gesprächspartner noch einmal auseinandersetzen. Eine aufmerksame Prüfung der Bewerbungsunterlagen ist essenziell. Ratsam ist es außerdem, sich die wichtigsten Dokumente auszudrucken und nochmals durchzugehen – und diese eventuell mit Notizen zu versehen.

Anhand der Bewerbungsunterlagen lässt sich auch der Interview-Leitfaden ausarbeiten. Überlegen Sie sich, was Sie von dem jeweiligen Bewerber wissen möchten. Stecken Sie außerdem auch den formalen Rahmen des Gespräches ab. Folgende Punkte sollten Sie vorbereiten:

• Inhalte: Worum soll es im Gespräch gehen? Steht der Bewerber mit seiner Person im Vordergrund? Möchten Sie den Fokus verstärkt auf Fachliches legen oder soll sich alles in einem ausgeglichenen Verhältnis bewegen?
• Teilnehmer: Wer wird am Vorstellungsgespräch noch teilnehmen? Sind neben Ihnen auch noch weitere Personalverantwortliche oder Mitarbeiter der Fachabteilungen anwesend und wer leitet das Gespräch bzw. übernimmt welchen Part?
• Dauer: Wie lange darf das Vorstellungsgespräch maximal dauern? Sind für den Tag weitere Gespräche angesetzt? Wenn ja, sollten Sie darauf achten, dass auch noch genügend Zeit ist, um den Raum „aufzufrischen“.

Das führt auch gleich zum nächsten Punkt: Gehen Sie sicher, dass die Räumlichkeiten entsprechend vorbereitet sind. Wenn Wasser und Co. parat stehen und der Raum ordentlich ist, wirkt das nicht nur professioneller, sondern ermöglicht auch Ihnen, entspannt in das Gespräch zu gehen.

Strukturiertes Interview führen: Das gibt es zu beachten

Ein strukturiertes Interview ist eine gute Option, um einen umfassenden Eindruck von einem Interessenten zu erhalten. Auch wenn die Struktur des Vorstellungsgespräches vorab klar ist, sollten Sie trotzdem Zeit in die Vorbereitung investieren.

Anhand von drei Säulen lassen sich gezielte Fragen vorbereiten:

1. Einstieg: beteiligte Personen vorstellen sowie ein kurzer Abriss über das Unternehmen und den Job sind sinnvolle Inhalte für den Beginn des Gesprächs. Das hat den Vorteil, dass der Interessent sich in den ersten Minuten entspannen und zuhören kann. Dadurch wird ein Teil der Aufregung gemindert.
2. Bewerber im Fokus: Nun darf sich der Kandidat beweisen. Gezielte Fragen zu fachlicher Kompetenz, persönlichen Stärken und Schwächen sind für einen ersten Eindruck relevant.
3. Abschluss: Im letzten Teil des Gesprächs sollten Sie dem Bewerber die Gelegenheit geben, selbst Fragen zu formulieren. Zudem sollten Sie im Sinne einer guten Candidate Experience dem Bewerber mitteilen, wie es jetzt weitergeht.

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Einladung zum Vorstellungsgespräch – jeder verdient die gleiche Chance

Nach der Sichtung der Bewerbungsunterlagen laden Personaler für den Job geeignete Kandidaten ein. Sollten Sie schnell einen qualifizierten Bewerber finden, ist es trotzdem fair, die weiteren geplanten Vorstellungsgespräche stattfinden zu lassen. Denn eine kurzfristige Absage kann die anderen Kandidaten verunsichern und entmutigen. Daher ist es wichtig, jeder Person die gleiche Chance auf die zu vergebende Stelle zu bieten.

Weiterhin müssen Sie in Betracht ziehen, woher Ihre Bewerber kommen, die sie einzuladen planen. Abhängig von der zu besetzenden Position oder dem ausdrücklichen Verweis auf Nichterstattung, hat jeder eingeladene Kandidat ein Recht auf eine Kostenerstattung.

Vorstellungsgespräche führen – Wie geht das?

Generell lohnt es sich, die Stellenbeschreibung bzw. das Anforderungsprofil in den Fokus zu rücken und zu erwägen, ob ein Kandidat gut zur ausgeschriebenen Position passt. Beim Gespräch selbst sollte der Gesamteindruck des Gesprächspartners im Auge behalten werden:

• Passen Körpersprache und Gesprächsinhalte zusammen?
• Wo kennt sich ein Bewerber warum besonders gut aus?
• Welche Themen meidet ein Kandidat? Hier lohnt es sich, nachzufragen.

Wer seinem Gegenüber aufmerksam zuhört und bereits erprobt ist, wird hierbei keine Probleme haben. Im besten Fall entwickelt sich das Vorstellungsgespräch zu einem Gespräch, das eine lockere Atmosphäre für alle Beteiligten bietet. Diese Aspekte gelten ebenfalls für Gespräche, die nicht persönlich stattfinden wie beispielsweise Bewerbungsgespräche per Skype.

Doch jeder Recruiter weiß, dass sich Gespräche unterschiedlich entwickeln können – schließlich sitzen beim Vorstellungsgespräch keine Maschinen, sondern Menschen. Fragetechniken und Improvisationskunst lassen sich beispielsweise durch Rollenspiele und in Workshops üben. Zum Schluss kommt es auf den Interviewer selbst an, zur richtigen Zeit die passenden Fragen zu stellen. Zeigen Sie aufrichtiges Interesse und hören Sie aktiv zu.

Die richtigen Fragen für das Vorstellungsgespräch

In der Regel bleiben für ein Vorstellungsgespräch nur wenige Minuten Zeit, in denen man den Gesprächspartner kennenlernen kann. Um viel über den Kandidaten zu erfahren, bieten sich daher Fragen im Vorstellungsgespräch an, deren Beantwortung Rückschlüsse auf den Kandidaten zulassen.

Bei den Fragen sollte es sich um eine bunte Mischung aus unterschiedlichen Sparten handeln, die die Führungskraft über relevante Kenntnisse informiert:

• die Qualifikation für die ausgeschriebene Stelle
• der Charakter
• die Einstellung
• die Ziele und Visionen des Bewerbers

Tipp: Der Bewerber soll sich wohlfühlen und nicht in die Enge getrieben werden. Daher lösen Sie Stressfragen nach kurzer Zeit auf.

Um ein gutes Vorstellungsgespräch zu führen, können sich Führungskräfte an einen erstellten Fragenkatalog halten. Diesen Liste könnte folgende Fragen beinhalten:

• Fragen zur Vorbereitung

Personaler erfahren nicht nur, ob der Kandidat einen spontanen oder planerischen Charakter besitzt. Es zeigt sich auch, wie wichtig ihm das Vorstellungsgespräch und dessen gelingen ist.

• Fragen zum Einstieg in das Unternehmen

Mithilfe dieser Fragen können Führungskräfte persönliche Ziele und den Ehrgeiz eines Interessenten einschätzen.

• Fragen nach persönlichem Stärken und Schwächen

Ob ein Bewerber in der Lage ist, sich selbst und sein Verhalten realistisch zu reflektieren, ist anhand dieser Fragen möglich. Selbstreflexion ist wichtig, um mit Kritiken umgehen zu können und Verantwortung für das eigene Handeln zu übernehmen.

• Fragen nach „verrückten“ Erlebnissen

Bittet ein Personaler den Kandidaten, das verrückteste Erlebnis zu erzählen, erkennt er sofort, ob der Bewerber offen ist. Außerdem lässt sich an der Antwort gut erkennen, was sich der Betreffende selbst zutraut und wie mutig er ist.

• Fragen nach den Erwartungen

Da bei einem Vorstellungsgespräch Fragen gestellt werden müssen, die auf verschiedene Bereiche abzielen, eignen sich Fragen nach den Erwartungen des Kandidaten. Diese sollten allgemein formuliert werden. Stimmen Erwartungen mit dem, was das Unternehmen bieten kann, überein, ist der Kandidat für die Stelle geeignet.

• Frage nach dem Verständnis von Erfolg

Um zu erfahren, was der Kandidat für einen Charakter hat, kann man im Vorstellungsgespräch Fragen nach dem persönlichen Verständnis von Erfolg stellen. An der Antwort zeigt sich deutlich, ob die Einstellung eher materiell oder bescheiden ist. Erzählt ein Kandidat von einem persönlichen Erfolgserlebnis, wirkt er außerdem besonders glaubwürdig.

• Fragen zum Perspektivwechsel

Sie erlauben herauszufinden, wie leicht es dem Kandidaten fällt, sich in andere Rollen hineinzuversetzen. Außerdem lassen sich Schlüsse über die empathischen Fähigkeiten ziehen.

• Fragen zur Teamfähigkeit

Wenn Personaler im Vorstellungsgespräch nach den persönlichen Vorlieben beim Job fragen, zeigt sich, ob es eine teamfähige Person oder ein Einzelgänger ist. Beides kann abhängig vom Unternehmen seine Vor- und Nachteile haben.

• Fragen zur Selbsteinschätzung

Wenn die Kandidaten gefragt werden, was ihnen an sich selbst am besten gefällt, zeugt die Antwort von ihrer Fähigkeit zur kritischen Selbstreflexion. Ihre persönliche Einstellung ist für die Teamfähigkeit von entscheidender Bedeutung. Außerdem ist an der Antwort erkennbar, ob er oder sie in der Lage ist, Verantwortung zu übernehmen.

Es steht Führungskräften und Personalern frei, welche Fragen sie stellen wollen. Am besten bieten sich jedoch Fragen an, die nicht direkt ihren Kern erkennen, sondern den Kandidaten zum Nachdenken anregen.

Tipp: Während des gesamten Vorstellungsgespräches sollten Sie auch das Employer Branding im Hinterkopf behalten. Bei jedem Bewerbungsgespräch repräsentieren die Personalabteilung und die im Gespräch anwesenden Mitarbeiter der Fachabteilungen das Unternehmen. Ein respektvoller und wertschätzender Umgang ist ein Muss.

Wie Sie Lügen im Vorstellungsgespräch erkennen

Da sich Lebensläufe individuell stark unterscheiden, variiert auch die Art der Lügen im Vorstellungsgespräch enorm. Abhängig von der Anwärtergruppe beziehungsweise von der ausgeschriebenen Position passen die Personen unterschiedliche Details an. Für Lügen in einem Vorstellungsgespräch sind folgende Techniken exemplarisch:

• Verschweigen von Lücken
• Verdecken schlechter Noten
• Erfinden und Ergänzen neuer Fertigkeiten
• Falsche Darstellung des aktuellen, bisherigen Gehalts
• Verschönern bisheriger beruflicher Erfolge

Neben diesen Beispielen existieren weitere Methoden, die Bewerber anwenden, um sich zu einer besseren Selbstpräsentation zu verhelfen. Ziel der Kandidaten ist es, die „Verschönerungen“ so glaubhaft und echt wie möglich zu vermitteln. Aus diesem Grund ist es schwierig für Personaler, Lügen zu erkennen. Mit der nötigen Erfahrung und dem Wissen, dass Kandidaten bestimmte Tricks anwenden, lassen sich Schwindeleien jedoch zuverlässig enttarnen.

Haben Sie den Eindruck, dass der Interessent nicht wahrheitsgemäße Angaben gemacht hat, lassen sich diese durch gezielte Nachfragen aufdecken.

Zwischen Lügen differenzieren: Welche Nachfragen sind Pflicht?

Nachfragen zu Angaben im Lebenslauf bezüglich beruflicher Qualifikation sowie weiteren Fähigkeiten des Bewerbers sollten genauer hinterfragt werden. Außerdem sollten Personaler Zeugnisse und Leistungsnachweise sowie Bestätigungen über Fort- und Weiterbildungen prüfen. Unter Umständen fälschen Bewerber Arbeitszeugnisse, Ausbildungsnachweise und Abschlüsse, um schlechte Noten zu verdecken oder die nötige Berufsqualifikation vorzutäuschen. Falsche Aussagen können negative Folgen für das Unternehmen haben wie die Schädigung des Images.

Jedoch sollten Sie beachten, dass „kleine“ Lügen im Vorstellungsgespräch unter Umständen erlaubt sind. Nämlich dann, wenn die Fragen des HR-Managers zu intim werden. Folglich sollten sich Personalverantwortliche gut überlegen, wie die Vertrauensbasis zu dem Bewerber aussieht. Stehen zwischen den Parteien offene Fragen oder Schwindeleien, sind das Arbeitsklima und die Effektivität gefährdet.

Gegen Lügen im Vorstellungsgespräch vorgehen

Je nachdem, wann die Lügen und Vertuschungen eines Kandidaten auffallen, fällt das Vorgehen des Vorgesetzten unterschiedlich aus. Hierbei ist zu beachten, dass Techniken wie das Fälschen von Dokumenten rechtlich zu ahnden und zu bestrafen sind. Täuscht Sie ein Bewerber durch gefälschte Urkunden können Sie dies offiziell melden.

Entweder Sie decken die Schwindeleien eines Bewerbers schon im Gespräch auf, bevor Verträge oder Verpflichtungen ausgehandelt sind. Oder Sie entdecken die Vertuschungen erst, nachdem Sie einen Bewerber angestellt haben.

Die Möglichkeiten haben verschiedene Konsequenzen für den Bewerber bzw. Angestellten zur Folge.

1. Erkennung einer Fälschung während des Bewerbungsprozesses: Ausschluss des Kandidaten
2. Erkennung einer Fälschung eines Angestellten: je nach Schweregrad der Täuschung und Relevanz für die Tätigkeit ist es Arbeitgebern möglich, den Mitarbeiter fristlos zu kündigen
3. Geld- oder Haftstrafe – die rechtliche Konsequenz für Urkundenfälschung nach dem Strafgesetzbuch

Info: Mit Bezug auf das Bürgerliche Gesetzbuch ist es Vorgesetzten erlaubt, den Arbeitsvertrag des betroffenen Arbeitnehmers anzufechten. Das Vortäuschen von Berufserfahrung ist in diesem Fall als „arglistige Täuschung“ zu bezeichnen.

Drei Tipps, wie Sie im Vorstellungsgespräch Lügen erkennen

• Lügen zur Qualifikation aufdecken

Mit der Prüfung der Fachkompetenz gehen Sie sicher, dass der Bewerber umfassend ausgebildet ist. Zudem ist es sinnvoll, Zeugnisse gründlich zu untersuchen. Unterschriften, Schriftarten oder das Layout weisen eventuell Fehler oder Unstimmigkeiten auf. Auch die Tätigkeitsbeschreibung des Kandidaten liefert wichtige Erkenntnisse zu seiner fachlichen Kompetenz.

• Lügen über die Vergangenheit entlarven

Sie sollten als Arbeitgeber darauf achten, ob der Bewerber sich noch in einem Arbeitsverhältnis befindet oder bereits arbeitslos ist. Um nähere Informationen zu bekommen, kann ein Anruf bei ehemaligen Arbeitgebern hilfreich sein. Beachten Sie, dass diese weitverbreitete Praxis aus datenschutzrechtlichen Gründen jedoch nur erlaubt ist, wenn der Kandidat dem Vorgehen zustimmt. Geben ehemalige Arbeitgeber widersprüchliche oder zweifelhafte Hinweise, sollten Sie Ihre Kandidatenwahl überdenken.

Das gilt auch für Angaben zum aktuellen Gehalt des Bewerbers. Durch Erfragen des Monats- und Jahreseinkommens sowie Nachfragen bezüglich Bonuszahlungen und Versicherungen erlangen Sie ein Bild des bisherigen Gehalts des Kandidaten. Auf diese Art erkennen Sie außerdem falsche Angaben. Der Bewerber müsste mehrere Angaben verändern, die gemeinsam noch sinnvoll sind, ohne dabei einen Fehler zu machen.

• Schwindel zu Daten und Kenntnissen entdecken

Macht ein Bewerber beispielsweise keine Monatsangaben zu seinen beruflichen Aktivitäten, sondern erwähnt nur Jahreszahlen, helfen weitere Informationsquellen.

Wenn Sie bei der Begutachtung Lücken oder Überschneidungen finden, fragen Sie direkt beim Kandidaten nach. Im Zweifelsfall kann er die Ungereimtheiten problemlos aufklären. Kommt der Bewerber jedoch ins Stocken oder beginnt sich zu rechtfertigen, kann dies auf eine Lüge oder Täuschung hinweisen.

Auch Angaben zu Sprachkenntnissen beschönigen Kandidaten gegebenenfalls in ihrem Lebenslauf. Sie können beispielsweise auch im Vorstellungsgespräch in der erwünschten Sprache kommunizieren. Auf diese Art und Weise erhalten Sie ein Bild von den tatsächlichen Fertigkeiten des Kandidaten.

Nach dem Vorstellungsgespräch

Schon während des Bewerbungsgesprächs sollten Sie auch die Nachbereitung nicht vergessen. Das bedeutet in erster Linie: Notizen machen. Wenn gleich mehrere Job-Interviews an einem Tag stattfinden, könnte es schwierig werden, sich noch an alle Details zu erinnern. Die Gesprächsnotizen sind ebenfalls essenziell, um die Auswertungen der Vorstellungsgespräche anzugehen.

Zur richtigen Nachbereitung gehört nicht nur, dem ausgewählten Kandidaten eine Zusage nach dem Vorstellungsgespräch mitzuteilen. Zugeständnisse, die während des Bewerbungsgespräches gemacht wurden, dürfen nicht vergessen werden. Seien es Arbeitszeitenregelungen oder monetäre Anreize – im Rahmen der Nachbearbeitung sollten diese Eingang in Ihre Unterlagen finden und präsent bleiben.

Die Zusage des Wunschkandidaten impliziert jedoch auch, dass Sie allen weiteren Interessenten nach dem Vorstellungsgespräch absagen müssen. Tun sie dies erst ein halbes Jahr nach dem Bewerbungsgespräch oder vergessen die Mitteilung einer Absage, ist das ein absolutes No-Go. Daher sollten zeitliche Festlegungen definitiv eingehalten werden.

Bei der Absage von Kandidaten sollten Personaler nicht nur auf den angemessenen Zeitraum achten. Besonderheiten bei Absagen an schwerbehinderte und gleichgestellte Bewerber sollten ebenfalls beachtet werden. Zuletzt sollten sich Personaler oder Führungskräfte mit der Formulierung und Struktur eines Absageschreibens auseinandersetzen.

Acht Tipps, wie Sie ein erfolgreiches Vorstellungsgespräch führen

• Gute Vorbereitung ist alles

Sie sollten sich vor jedem Vorstellungsgespräch noch einmal die Bewerbung des Kandidaten ansehen, um einen präzisen Eindruck zu bekommen. Außerdem können durch Prüfung von Bewerbungsunterlagen gezielt Fragen gestellt werden.

• Tabu-Fragen vermeiden

Irrelevante Fragen sollten Sie im Rahmen eines Vorstellungsgesprächs vermeiden. Diese können den Kandidaten in eine peinliche Situation bringen. Einige diskrete Fragen sind sogar per Gesetz verboten und müssen vom potenziellen Arbeitnehmer nicht wahrheitsgemäß beantwortet werden. Sollten Sie dennoch eine unangenehme Frage stellen, ist es wichtig, den Bewerber schnell aus der Stresssituation zu erlösen und diese lockern.

• Fragen im Bewerbungsgespräch, die Seitens des Arbeitgebers verboten sind

Familienplanung: Familienstand, sexuelle Vorlieben, Schwangerschaft, Kinderwunsch, Arbeitsplatz des Partners, Familienumfeld

Gesundheit: Gesundheitszustand (aktuell, Vergangenheit, Behinderung Erkrankungen im Familienumfeld Ausnahme: Bei Krankheiten, die ein Ansteckungsrisiko aufweisen, besteht Mitteilungspflicht.

Private Ansichtsweisen: Religion, politische Einstellung, Zugehörigkeit einer Gewerkschaft

Privatleben: Umgang mit Finanzen, Schulden, Vermögensverhältnisse im Familienumfeld, Vorstrafen, Straftaten, Gefängnisaufenthalt

• Stärken und Schwächen erfragen

Um dem Kandidaten die Möglichkeit zu geben, sich ganzheitlich zu präsentieren, sollten Sie zunächst nach den Stärken, dann nach den Schwächen fragen.

• Checklisten erstellen

Bereiten Sie die Vorstellungsgespräche und die entsprechenden Fragen mit einer Checkliste optimal vor. So passen Sie diese individuell auf den Kandidaten an. Auf diese Weise können Sie sich  in kurzer Zeit gut auf das Gespräch vorbereiten. Es empfiehlt sich eine Checkliste, wenn mehrere Gespräche an einem Tag anstehen. Damit bringen Sie die Kandidaten nicht durcheinander.

• Entspannte Atmosphäre schaffen

Allen geht es besser, wenn das Gespräch in einer lockeren Umgebung stattfindet. Es sollte keine Verhörsituation entstehen, in der sich der Bewerber ausgefragt und in die Ecke gedrängt fühlt. Stattdessen sollten Sie eine Small-Talk-Situation entstehen lassen. Zuletzt sorgen Kekse und Getränke für Entspannung.

• Fair bleiben

Auch wenn Sie eine hohe Position im Unternehmen haben, ist ein Gespräch auf Augenhöhe angebracht. Behandeln Sie den Bewerber daher respektvoll und höflich, da er sich im besten Fall auch vorbereitet und an Etikette-Regeln wie zum Beispiel angemessene Kleidung gehalten hat.

• Clevere Fragen stellen

Stellen Sie Fragen, mit denen Sie mehrere Eigenschaften oder Verhaltensweisen des Kandidaten auf einen Schlag erkennen können. Fragen Sie beispielsweise nach einem speziellen Erlebnis mit schlechten Erfahrungen. Dann können Sie Rückschlüsse ziehen, wie er auf bestimmte Situationen reagiert und wie er mit Konflikten umgehen kann.

• Überlegen Sie sich gut, welche Fragen etwas über Sie verraten

Fragen bedeuten Selbstoffenbarung. Das heißt also, dass Sie sich bezüglich ihres Charakters und Ihrer Einstellung teilweise selbst „entblößen“. Achten Sie daher darauf, wie und welche Fragen Sie stellen möchten.

Fazit: Vorbereitung und Fragen steuern das Vorstellungsgespräch

Bei der Planung eines Bewerbungsgesprächs sollte besonderes Augenmerk auf die Vorbereitung und den Fragenkatalog gelegt werden. Denn nicht nur die Interessenten bereiten sich auf die Beantwortung verschiedener Fragen vor. Auch Sie als Personaler oder Führungskraft müssen sich überlegen, welche Fragen für das Unternehmen relevante Antworten liefert. Denn es geht darum, in kurzer Zeit den bestgeeigneten Kandidaten für die entsprechende Arbeitsstelle zu finden. Dabei sollten Sie ebenfalls auf wahrheitsgemäße Aussagen achten und Schwindeleien erkennen können. Wenn Sie den Ablauf und die Tipps befolgen, steht dem erfolgreichen Vorstellungsgespräch nichts mehr im Weg.

FAQ: Häufig gestellte Fragen zum Vorstellungsgespräch

Autor: Redaktion Personalwissen