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Diese Vorteile hat eine Video-Interview für Personaler

© Andrey_Popov – Shutterstock
Video-Interview

Die Digitalisierung hat in der Personalabteilung und im privaten Bereich in vielen Punkten nachhaltig verändert und individualisiert. Viele digitale Innovationen der letzten Jahre betreffen dabei insbesondere die Möglichkeiten, miteinander zu kommunizieren. Mittlerweile ist es normal und gesellschaftlich etabliert, sich innerhalb von Sekunden per Bild und Ton mit Menschen rund um den Erdball verbinden zu können. Video-Konferenzsysteme wie Skype, der Facebook Messenger oder WhatsApp werden milliardenfach kostenlos benutzt und sind allein aus Effizienzgründen aus dem Alltag der meisten Menschen nicht mehr wegzudenken. Auch im beruflichen Bereich ist der Einsatz von Videokonferenzen zum Standard geworden und vernetzt Facharbeiter an verschiedenen Produktionsstandorten schnell und ohne Kosten zu produzieren. Warum nicht also auch für die Durchführung von Video-Interviews nutzen?

Wie kann man die Video-Konferenzsysteme für ein Video-Interview zu Bewerbungszwecken nutzen?

Die bestmögliche Nutzung aller verfügbaren, digitalen Applikationen ist auch für ein modernes Recruiting essenziell. Der zukunftsorientierte Einsatz von Social Media-Applikationen unterstützt Personaler unter anderem dabei, potenzielle Kandidaten gezielt anzusprechen, für das Unternehmen zu interessieren und langfristig in Talenten in Kontakt zu bleiben. Dies hat auch positive Auswirkungen auf das unternehmenseigene Employer Branding. Neben einem klassischen, persönlichen Bewerbungsgespräch und einem Telefoninterview erfreuen sich im Rahmen des Bewerbungsprozesses auch ein Video-Interview über Skype oder andere professionelle Anbieter einer immer größeren Beliebtheit.

Welche Fragen stellen sich HR und Personaler bei Video-Konferenzen?

In HR-Abteilungen und bei verantwortlichen Personalern kommt es immer wieder zu Fragen, die sich mit der kompetenten und bewerberzentrierten Nutzung von Online-Videokonferenz-Systemen beschäftigen:

  • Welche Vorteile hat ein Video-Interview für Personaler und das rekrutierende Unternehmen?
  • Gibt es Unterschiede zwischen Echtzeitgesprächen und aufgezeichneten Bewerbervideos?
  • Welche technischen und persönlichen Voraussetzungen sind notwendig, um erfolgreich ein Video-Interview zu gestalten?
  • Welche Tipps helfen Personalern bei technischen Problemen während einem Video-Interview?
  • Worauf sollten Personaler im Rahmen einer Video-Bewerbung beim Kandidaten achten?
  • Welche datenschutzrechtlichen Bestimmungen gibt es?

Welche Vorteile hat ein Video-Interview für Personaler und das rekrutierende Unternehmen?

1. Besseres Kandidaten-Feintuning

Die Vorteile und Mehrwerte von einem Video-Interview per Skype oder über andere Systeme für Personaler sind vielfältig. Erfolgreiche Betriebe setzen Video-Bewerbungsgespräche zum Beispiel im Vorauswahlverfahren ein. Nach einer ersten Sichtung aller eingegangen Bewerbungsunterlagen und nach Absage aller Bewerber, die aufgrund ihrer Qualifikation und Erfahrung nicht zum Unternehmen passen, erhalten alle weiteren Kandidaten einen Termin für ein Video-Bewerbungsgespräch. Statt eines Telefoninterviews ergibt sich im Rahmen des Interviews per Video die Möglichkeit, den Bewerber nicht nur phonetisch, sondern auch visuell und damit authentischer kennenzulernen.

Auf diese Weise konnte mancher Aspirant, der nach Durchsicht der Bewerbungsunterlagen nicht zur ersten Wahl gehörte, aufgrund seines professionellen Auftritts, seines Willens und seiner freundlichen Ausstrahlung Personaler überzeugen. Die Implementierung von Video-Bewerbungen fördert daher das Feintuning im Recruiting. Es gibt jedem Entscheider die Möglichkeit, anhand der Summe aller Informationen, Fakten und der persönlichen Eindrücke zu entscheiden, ob ein Kandidat zum Unternehmen passen könnte. Im Nachgang zur Video-Bewerbung werden klassische, persönliche Bewerbungsgespräche terminiert, die es allen Entscheidern ermöglichen, den Bewerber vollumfänglich kennenzulernen.

2. Kosteneffizienz und Kosteneinspareffekte im Bewerbungsprozess

Neben dem Feintuning im Recruiting-Prozess und der einmaligen Möglichkeit, Kandidaten bereits vor einem klassischen Bewerbungsgespräch besser und intensiver kennenzulernen, ist auch der Kostenaspekt für Unternehmen ein wichtiger Grund, Bewerbungen per Video zu priorisieren. Der betriebswirtschaftliche Vorteil dieses neuen Recruiting-Kanals wird bei einer Gegenüberstellung der Kosten schnell deutlich:

Beispiel: In einer Ausschreibung in Online-Stellenbörsen und auf Ihrer Unternehmens-Internetseite suchen Sie einen neuen Vertriebsmitarbeiter für ein Außendienstgebiet in Norddeutschland. Ihr Unternehmen hat seinen Stammsitz im Rhein-Main-Gebiet. Auf die ausgeschriebene Position erhalten Sie 15 Online-Bewerbungen von interessierten Kandidaten. Nach einer Durchsicht und Prüfung der Qualifikation legen Sie fest, dass 5 Bewerbern unmittelbar abgesagt werden muss. Bei den verbleibenden 10 Bewerbern stehen Sie vor der Frage, ob Video-Bewerbungen oder die direkte Einladung zu einem persönlichen ersten Bewerbungsgespräch zielführend sind. Eine grobe Kostenkalkulation unterstützt Ihre Entscheidung, zunächst mit einem Interview per Skype zu beginnen:

KostenfaktorPersönliches GesprächVideobewerbung
Recruiting-Kosten: Einladungen erstellen, E-Mail-Kommunikation etc. – pauschal 50€ pro Bewerber500 Euro500 Euro
Reisekosten: geschätzt 400 km einfache Reisestrecke pro Bewerber + Parken + Hotelkosten – pauschal 400 Euro pro Bewerber4.000 Euro0
Absage von 7 Kandidaten, die nach dem Gespräch in der ersten Bewerbungsphase nicht weiterkommen – pauschal 50€ pro Bewerber350 Euro350 Euro
Reisekosten für 3 Zweitgespräche – pauschal 400 Euro pro Bewerber1.200 Euro1.200 Euro
Reisekosten für ein mögliches Drittgespräch für 2 Teilnehmer der Videobewerbung zur Entscheidungsfindung – pauschal 400 Euro pro Bewerber0 Euro800 Euro
Sonstige Kosten – pauschal 500 Euro500 Euro500 Euro
Summe6.550 Euro3.350 Euro

Durch den Einsatz von Video-Interviews halbieren sich die Kosten für die Rekrutierung passender Kandidaten. Hochgerechnet auf alle vakanten Positionen im Jahr, schont Sie das Recruiting-Budget eindeutig. Freie Mittel können in diesem Fall zum Beispiel sinnvoll in die Weiterentwicklung eines innovativen Employer Branding oder Weiterqualifizierungsmaßnahmen für die bestehenden Beschäftigten investiert werden.

Die enormen Kosteneinsparungspotenziale bei einer gleichzeitigen Qualitätssteigerung überzeugen immer mehr Personaler, in der ersten Startphase des Recruitings Videobewerbungen anzusetzen. Bei internationalen Ausschreibungen potenzieren sich die Einsparkosten aufgrund von Flugkosten und Übernachtungen noch einmal, sodass auch hier Video-Bewerbungen eine sinnvolle Alternative sind. Die Lizenzgebühren oder Softwarekosten können bei der Kostenkalkulation vernachlässigt werden, da in Unternehmen in der Regel bereits spezialisierte Office-Software genutzt und ein Großteil der Unternehmenskommunikation über Video- und Chatsysteme abgewickelt wird. Zudem sind viele Softwareapplikation kostenlos oder verursachen nur geringfügige Pauschalkosten.

3. Höhere Natürlichkeit im Bewerbungsprozess

Ein Video-Interview hat zudem für Personalverantwortliche den Mehrwert, dass Sie die Kandidaten natürlicher, entspannter und authentischer kennenlernen, als bei einem offiziellen Bewerbungsgespräch am Unternehmensstammsitz. Auch wenn Sie bei einigen Kandidaten, für die diese Art des Bewerbungsgespräches noch ungewohnt ist, zu Beginn Nervosität und Anspannung verspüren werden, trägt die gewohnte private Atmosphäre schnell dazu bei, dass Sie den Bewerber so erleben können, wie er wirklich ist.

Dadurch haben Sie die Möglichkeit, gelöster und informeller über den Werdegang und die Ziele des Bewerbers zu sprechen und seine Motivation argumentativ herauszuarbeiten. Durch Gestik, Mimik und Stimmfarbe erhalten Sie auch einen Eindruck über die kommunikativen Eigenschaften. Gerade diese ersten persönlichen Eindrücke können für Personaler im weiteren Bewerbungsvorgang wegweisend sein und abseits der fachlichen Qualifikation und Eignung entscheidend für Ihre letztendliche Entscheidung sein.

Welche Unterschiede gibt es zwischen Echtzeitgesprächen und aufgezeichneten Bewerbervideos?

Im Online-Recruitment unterscheidet man insbesondere zwischen zwei Formen der Videobewerbung. Zum einen nutzen national und international tätige Unternehmen Echtzeitgespräche über Skype oder andere Plattformen, um Kandidaten online per Video kennenzulernen. Eine zweite Möglichkeit stellen aufgezeichnete Bewerbervideos dar.

Video-Echtzeitgespräche:

Echtzeitgespräche mittels Skype, FaceTime oder anderen Software-Applikationen sind im Wesentlichen mit einem persönlichen Bewerbungsgespräch zu vergleichen. Einziger Unterschied ist die räumliche Trennung der beiden Gesprächspartner. Vom Zeitaufwand des Personalers ist ein Video-Echtzeitgespräch ebenfalls mit einem persönlichen Bewerbungsgespräch gleichzusetzen. Für den Bewerber entfällt jedoch die Anreise zum Termin, sodass diese Form des Bewerbungsgespräches für Kandidaten deutliche Vorteile mit sich bringt.

Aufgezeichnete Bewerbervideos:

Aufgezeichnete Bewerbervideos werden in vielen Unternehmen in einem sehr frühen Stadium des Recruiting-Prozesses, direkt nach Eingang der Bewerbungsunterlagen, eingesetzt. Passenden Kandidaten wird dabei per E-Mail ein persönlicher Link übersandt, der auf eine individuelle Bewerbungshomepage des Betriebes verweist. Hier werden dem Bewerber standardisierte Fragen zu seinem Werdegang, zur intrinsischen Motivation oder zum Unternehmen gestellt. Der Kandidat erhält nun innerhalb einer definierten Zeitspanne die Möglichkeit, die Antwort in Form mehrerer Kurzvideos zu geben. Diese Aufzeichnungen werden digital gespeichert und von Personalern als erster Eindruck und Bewerbungsindikator ausgewertet.

Aufzeichnungen dienen der Einschätzungshilfe

Aufgezeichnete Bewerbervideos geben Entscheidern eine Einschätzungshilfe und vermitteln bei einem sehr geringen persönlichen Zeiteinsatz einen ersten Anhaltspunkt zum Bewerber. Aufgezeichnete Bewerbervideos ersetzen dabei nicht den zur Entscheidung notwendigen Dialog zwischen Personaler und Kandidat im Rahmen eines persönlichen Bewerbungsgespräches. Sie sind vielmehr eine vorgeschaltete, zusätzliche Maßnahme, um die Kandidaten-Vorauswahl noch weiter zu professionalisieren und die passendsten Kandidaten herauszufiltern. Gerade bei beliebten Positionen mit einer großen Anzahl an interessierten Bewerbern macht es Sinn, aufgezeichnete Bewerbervideos als zusätzliche Entscheidungshilfe einzusetzen.

Wichtig: Achten Sie beim Einsatz dieses Auswahlverfahrens darauf, von jedem Bewerber eine schriftliche Genehmigung zur Speicherung des aufgenommenen Datenmaterials und der personenbezogenen Daten zu erhalten. Nur in diesem Fall dürfen Sie die Videos rechtssicher und im Sinne der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verwenden.

Welche technischen und persönlichen Voraussetzungen sind notwendig, um ein Video-Interview erfolgreich zu gestalten?

Um ein zielführendes und professionelles Video-Interview zu führen, ist vor allem der Einsatz und die fachgerechte Benutzung der Technik entscheidend. Im Folgenden wird vor allem die Vorgehensweise bei Video-Echtzeitgesprächen per Skype oder FaceTime beschrieben, da aufgezeichnete Bewerbervideos ausschließlich vom Personalverantwortlichen bewertet werden und keine Interaktion stattfindet. Personaler können Video-Bewerbungsgespräche positiv zur Entscheidungsfindung nutzen, wenn sie sich im Vorfeld gut auf das Gespräch vorbereiten, individuelle und tiefgehende Fragen stellen und für ein störungsfreies Umfeld sorgen. Zusammengefasst sollte vor allem den folgenden Aspekten eine hohe Aufmerksamkeit geschenkt werden:

Technische Voraussetzungen für ein Video-InterviewPersönliche Vorbereitung auf ein Video-Interview
a.) Gute Internet-Bandbreitea.) Videoprofil eindeutig und professionell
b.) Webcam- und Toneinstellungenb.) Störungsfreies Umfeld und Hintergrund
c.) Lichtquellen anordnenc.) Passende, angemessene Business-Kleidung
 d.) Sitzposition, Körpersprache und Redetempo
 e.) Ablenkungsquellen minimieren
 d.) Bewerbungsunterlagen, Interviewleitfaden, Notizen und Zeitplanung
 e.) Getränke und Snacks

1. Technische Voraussetzungen für Videointerviews


a.) Gute Internet-Bandbreite und Stromanbindung sind Gold wert für ein Video-Interview

Eine stabile Internetverbindung und eine ausreichende Bandbreite sind die Grundvoraussetzung für ein effektives Video-Interview. Dies gilt für beide Seiten. Als Personaler sollten Sie jedoch im speziellen darauf achten, sich frühzeitig vor einem terminierten Video-Call um alle technischen Voraussetzungen zu kümmern und bei Bedarf zusammen mit der IT-Abteilung Ihres Unternehmens Nachsteuern.

Tipp: Für einen Videoanruf per Skype sollte die Bandbreite für eine HD-Übertragung zum Beispiel 1,2 Mbit betragen und möglichst durch eine LAN-Verbindung sichergestellt werden.

Der erste Eindruck in einem Video-Interview wird vor allem durch die reibungslose Übertragung von Bild und Ton bestimmt. Diese kann bei fehlerhaften Einstellungen oder schlechter Internet-Versorgung nachhaltig gestört sein. Solche Probleme führen zu Irritationen, Nachfragen und Verständigungsproblemen, die das Interview behindern und unprofessionell wirken. Bei einer geringen Bandbreite wird oft zunächst das Bild unscharf. Im weiteren Verlauf nimmt die Tonqualität deutlich ab und ein unangenehmer Hall führt zu regelmäßigen Nachfragen.

Tipp: Planen Sie ein Video-Bewerbungsgespräch im Rahmen einer Geschäftsreise aus einem Hotel oder über das Mobilfunknetz durchzuführen, so informieren Sie sich vorab über die WLAN-Qualität oder den Netzausbau des Mobilfunknetzes. Prüfen Sie bei mobilen Geräten zusätzlich den Akkustand und die Stromversorgung. So ersparen Sie sich das hektische Suchen des Stromkabels oder einer Steckdose und können das Gespräch auch auswärts in Ruhe und mit voller Konzentration auf den Bewerber führen.

b.) Webcam und Toneinstellungen vor einem Video-Interview vornehmen

Vor einem Video-Interview macht es außerdem Sinn, alle Einstellungen der Webcam sowie die Toneinstellungen des Mikrofons gründlich zu überprüfen. Beide Übertragungswege sollten so optimal wie möglich eingestellt sein, um einen reibungslosen Dialog sicherzustellen. Nutzen Sie die integrierte Webcam Ihres Laptops oder Notebooks, dann empfiehlt es sich, deren Bildeinstellungen zu kontrollieren. Ist die Auflösung der Kamera zu gering, wirkt das übertragene Videobild unscharf und verpixelt. Bei minimalen Internet-Bandbreiten führt dies zudem dazu, dass Ton und Bild langfristig gestört sein können. Durch den Einsatz einer modernen, externen HD-Videokamera lösen Sie dieses Problem und genießen eine sehr gute Bild- und Tonqualität im Online-Bewerbungsgespräch.

Statt ein in die Webcam integriertes Mikrofon zu verwenden, das auch mögliche Hintergrundgeräusche einfängt und überträgt, nutzen fortschrittliche Unternehmen für Video-Bewerbungsgespräche kabellose oder kabelgebundene Headsets. Diese übermitteln einen einwandfreien Klang der Stimme und haben für Personaler den zusätzlichen Vorteil, durch Nebengeräusche weniger abgelenkt zu werden.

c.) Vor einem Video-Interview Lichtquellen optimal anordnen

Eine weitere technische Voraussetzung für ein optimales Übertragungsergebnis bei einem Video-Bewerbungsgespräch ist die kluge Anordnung aller Lichtquellen. Dies betrifft sowohl das einfallende Tageslicht wie auch künstliches Lampenlicht. Da Webcams in der Regel Gegenlicht nicht gut absorbieren können, ist bei einem durchdachten Raumkonzept für Video-Bewerbungsgespräche zu beachten, die Video-Konferenz nicht mit dem Rücken zum Fenster zu führen. Optimaler ist ein seitlicher Tageslichteinfall.

Künstliche Lichtquellen sollten zudem so ausgerichtet sein, dass diese das übertragene Bild nicht zu hell erscheinen lassen. Auch ist es unvorteilhaft, wenn Schatten im Gesicht entstehen oder die Spiegelung einer Brille den Kandidaten ablenkt und das Bewerbungsgespräch stört. Zusammenfassend sollten Lichtquellen so angeordnet werden, dass ein scharfes, natürliches und kontrastreiches Bild erzeugt wird. Bei einer professionellen Positionierung aller Lichter und Beachtung aller Hinweise in Bezug auf die Nutzung von technischen Geräten, hat Ihr Bewerber im besten Fall den Eindruck, Ihnen direkt gegenüber zu sitzen.

Persönliche Vorbereitung auf Video-Interviews

a.) Videoprofil eindeutig und professionell

Als erfahrener Personaler achten Sie bei Bewerbern im Rahmen von Video-Bewerbungen neben vielen anderen Details auch auf die Ausgestaltung des Skype-Profils und auf den Profilnamen Ihres Gesprächspartners. Unvorteilhafte Bilder oder unpassende Profilbezeichnungen erzeugen keinen guten Eindruck über den Bewerber. Kandidaten registrieren ebenso Ihre Profilinformationen.

Während bei Bewerbern private, unverfängliche Profilnamen üblich sind, sollte das geschäftliche Profil eines Personalers immer erkennbar mit dem Unternehmen verknüpft sein. Das Profilbild sollte gleichzeitig Business-Ansprüchen genügen. Insgesamt sollte Ihr Skype-Profil oder Ihr digitales Benutzerprofil bei einer anderen Plattform eindeutig und professionell sein. Sie punkten zudem beim Bewerber, wenn Sie einige Detailinformationen über sich und Ihre Position im Unternehmen hinterlegen. So fällt es Ihrem Gesprächspartner leichter, sich auf Sie und die gemeinsame Kommunikation einzustellen.

b.) Störungsfreies Umfeld und Hintergrund

Erfolgreiche Unternehmen haben gesonderte Video-Konferenzräume eingerichtet, um Bewerbern oder Geschäftspartnern einen positiven und kompetenten Eindruck über den Betrieb und die Unternehmenswerte zu vermitteln. Solche Räumlichkeiten zeichnen sich unter anderem dadurch aus, dass der Videohintergrund freundlich und ansprechend gestaltet ist. Gleichzeitig ist gewährleistet, dass durch Zugangsbeschränkungen bei Buchung dieses Raumes keine externen Störungen während eines Videogespräches auftreten. Das technische Equipment ist zudem getestet und auf dem neuesten Stand.

Steht in Ihrem Unternehmen ein solcher Raum nicht zur Verfügung oder ist dieser gerade anderweitig belegt, können Video-Bewerbungsgespräche auch in Ihrem Büro oder einem allgemeinen Besprechungsraum durchgeführt werden. Wichtig ist in diesem Fall, jederzeit sicherzustellen, dass das Video-Interview nicht durch unvorhergesehene Störungen durch Kollegen unterbrochen oder beeinträchtig wird. Bedenken Sie zudem, dass durch externe Störquellen für den Kandidaten auch Hintergrundgeräusche wahrnehmbar sein können. Beim Bewerber könnte somit der Eindruck aufkommen, dass das gemeinsame Gespräch öffentlich ist und die gebotene Diskretion nicht gewahrt wird. So entsteht umgehend eine negative Wahrnehmung über Ihr Unternehmen. Außerdem kann durch Störungen oder wahrnehmbare Hintergrundgeräusche die Konzentration auf Gesprächsinhalte massiv beeinträchtigt werden.

Worauf ist bei einem Video-Interview noch zu achten?

Achten Sie bei einem Video-Interview in Ihrem Büro auch darauf, dass der Hintergrund und der Einfallwinkel der Kamera frei von persönlichen Gegenständen, Bildern oder anderen Accessoires ist, die ablenken und stören könnten. Ein einfarbiger Hintergrund oder ein ansprechendes Bild wirken modern und einladend und fokussieren den Gesprächspartner nicht anderweitig. Großraumbüros oder öffentliche Räume in Hotels oder Restaurants eignen sich nicht für ein Video-Bewerbungsgespräch.

Tipp: Führen Sie Video-Interviews in Konferenzräumen von Hotels durch, besprechen Sie vorab mit dem Personal, dass Sie für einen definierten Zeitraum keine Störungen wünschen. So stellen Sie sicher, dass Unbeteiligte Ihre Online-Konsultation nicht stören und die Diskretion gewahrt bleibt.

c.) Passende angemessene Business-Kleidung

Je nach Branche und Stellenprofil ist der Dresscode für ein Video-Bewerbungsgespräch für einen Personaler unterschiedlich. Der eigene Kleidungsstil und Vorgaben des Unternehmens spielen bei der Wahl der Kleidung eine große Rolle. Achten Sie generell darauf, dass Ihre Garderobe passend und dem Anlass angemessen wirkt und für den Bewerber ein positives Unternehmensbild vermittelt. Auch Ihre Frisur sollte adäquat gestylt und ordentlich sein. Ihr Kleidungsstil ist ein wichtiger Hinweis für Kandidaten, welcher Dresscode von Ihrem Unternehmen im Rahmen eines persönlichen Vorstellungsgespräches am Unternehmensstandort erwartet wird.

d.) Sitzposition, Körpersprache und Redetempo

Um einen ausgewogenen und qualifizierten Eindruck bei einem Video-Bewerbungsgespräch zu erzeugen, ist es wichtig ihre Sitzposition vorab festzulegen und außerdem auf Mimik und Gestik im Gespräch zu achten. Dabei ist es zielführend, Ihre Wirkung vor der Kamera explizit zu trainieren. Ziel eines Workshops oder einer Probesequenz mit Kollegen sollte es sein, zu begutachten, ob Sitzposition, Körpersprache und das Redetempo jederzeit authentisch wirken. Betrachten Sie Ihre Aufnahmen auch über das Display-Kontrollfenster und analysieren Sie mit Kollegen oder einem externen Trainer in Ruhe Verbesserungspotenziale.

Korrigieren Sie öfter Ihre Haltung

Ihre Sitzposition sollte möglichst diametral zur Kamera sein. So entsteht beim Betrachter der Eindruck, eines Gespräches auf Augenhöhe. Problematisch bei Video-Bewerbungsgesprächen kann ein Betrachtungswinkel von oben herab sein. Dieser entsteht automatisch, wenn Sie eine Videobewerbung über einen Laptop oder ein Notebook führen und von oben in die Webcam blicken. Eine solche Sitzposition vermittelt dem Gegenüber, dass Sie nicht ausreichend vorbereitet sind. Gleichzeitig könnten Sie überheblich oder arrogant wirken. Moderne externe Webcams können auf einem Stativ befestigt und auf dem Schreibtisch aufgestellt werden. So können Sie die Sitzposition ideal anpassen und sicherstellen, dass Ihre Augen immer die Kamera fokussieren.

Körperspannung und Körpersprache verraten automatisch Ihren Aufmerksamkeitsgrad. Ihre Gestik sollte in diesem Zusammenhang nicht zu ausladend sein. Durch minimale Übertragungsverzögerungen wirkt übertriebenes Gestikulieren ansonsten hektisch und störend. Selbst wenn Sie in der verbalen, persönlichen Kommunikation dazu tendieren, durch beschreibende Gesten Nachdruck auf Passagen zu legen, sollten Sie im Rahmen vom Video-Interview Ihre Körpersprache dem Medium anpassen. Gleiches gilt auch für Ihre Mimik. Eine nachdenkliche, ernste oder angespannte Mimik wirkt abweisend und introvertiert und kann dazu führen, dass der Dialog entscheidend gestört wird. Versuchen Sie daher ganz bewusst, viel zu lächeln und durch einen positiven, offenen Gesichtsausdruck Sympathie zu vermitteln.

Tipp: Kleine, nur für Sie sichtbare Notizzettel mit einem Smiley oder einem Hinweis zu abgeschwächten Gesten helfen Ihnen, sich während dem Video-Interview immer wieder an diese Punkte zu erinnern und diesen ein besonderes Augenmerk zu schenken.

e.) Ablenkungsquellen bei einem Video-Interview minimieren

Es wirkt nicht nur auf Ihren Gesprächspartner wertschätzend, wenn Sie interne und externe Ablenkungs- und Störquellen minimieren. Auch für Sie persönlich ergibt sich daraus der Vorteil, dass Sie sich komplett und ausschließlich auf den Bewerber, seine Aussagen und die Gesprächsperformance konzentrieren können. Selbst kleinste Ablenkungen führen dazu, dass man in einer angeregten Diskussion den gedanklichen Faden verliert, wichtige Informationen nicht überblickt und so das Gespräch ziellos und letztlich unprofessionell führt. Daher gelten für Video-Bewerbungsgespräche die gleichen Voraussetzungen und Verhaltensweisen wie bei einem persönlichen Bewerbungsgespräch.

Gegenmaßnahmen von typische Ablenkungsquellen

AblenkungsquelleMaßnahmen
Anrufe auf Ihrem Mobiltelefon oder FestnetzTelefon abschalten oder umleiten
SMS oder WhatsApp-NachrichtenMobiltelefon stummschalten und für die Zeit des Gespräches nicht sichtbar verstauen
Eingehende E-MailsE-Mail-Programm schließen
Ungefragte KollegenbesucheDurch ein Schild mit Aufschrift „Besprechung“ eindeutig kennzeichnen, dass Sie derzeit nicht gestört werden möchten
Automatische TerminplaninformationenIm Terminplan kennzeichnen, dass Sie in einem Video-Interview gebunden sind und Planer ausschalten

Tipp: Planen Sie im Rahmen Ihrer Vorbereitungszeit auf das Video-Bewerbungsgespräch gezielt einige Minuten ein, um alle technischen Geräte zu kontrollieren und Störquellen abzuschalten. Eine Checkliste kann dazu beitragen, keine wichtigen Parameter zu vergessen und eine optimale Vorbereitung sicherzustellen. So vermeiden Sie peinliche Momente im Gespräch, die Sie und Ihren Gesprächspartner ablenken und in denen der Kommunikationsdialog stagniert.

d.) Bewerbungsunterlagen, Interviewleitfaden, Notizen und Zeitplanung

In Bezug auf Ihre persönliche Vorbereitung für das Video-Bewerbungsgespräch sollten Sie ähnlich vorgehen, wie bei einem Offline-Interview. Platzieren Sie die Dokumente des Bewerbers, den Interviewleitfaden und Ihre privaten Notizen so, dass Sie jederzeit einen guten Überblick darüber haben, welche Fragen Sie stellen möchten oder welche Informationen zum Gesprächspartner für Sie essenziell sind. Damit der Kandidat möglichst selten bemerkt, dass Sie Fragestellungen, Sachverhalte oder Details zum Werdegang nachlesen, sollten Sie alle Unterlagen an eine für die Webcam uneinsehbare, strategisch vorteilhafte Position legen. So können Sie das Gespräch optimal und inhaltsreich führen.

Tipp: Ein separater zweiter Monitor in der Nähe der Kamera kann Sie dabei unterstützen, den Lebenslauf oder einen strukturierten Interviewleitfaden immer vor Augen zu haben.

Es ist für erfolgreiche Personaler zudem immer wichtig, einprägsame Antworten oder Detailinformationen persönlich zu notieren. Bei mehreren Gesprächen pro Tag verlieren Entscheider sonst schnell den Überblick und verwechseln Eindrücke und prägnante Bewerberantworten. Statt Notizen direkt am PC oder Laptop zu schreiben, sollten Sie die handschriftliche Variante bevorzugen, damit Tippgeräusche der Tastatur das Gespräch nicht unnötig stören. Eine möglichst frühzeitige und gute Vorbereitung auf die Inhalte und das sorgfältige Postieren aller Unterlagen hilft, auch in diesem Teilaspekt der Video-Bewerbung vertrauenswürdig und sachverständig zu wirken.

Achten Sie auf ein korrekte Zeitplanung

Die Zeitplanung für ein Video-Interview ist einer der entscheidenden Aspekte dafür, ob Ihnen der Online-Dialog wirklich einen Mehrwert und tiefgründige Informationen über den Bewerber vermittelt. Haben Sie in Ihrer Agenda zu wenig Zeit für das Interview eingeplant und weitere Termine im Anschluss angesetzt, dann wird die Unterhaltung eher oberflächlich ablaufen. Dabei können Sie nicht ausschließen, dass Sie gedanklich bereits im nächsten Meeting oder bei einer anderen Aufgabenbeschreibung verweilen. Um dies zu verhindern und weiterführende Erkenntnisse aus einem Video-Bewerbungsgespräch zu gewinnen, ist es sinnvoll, ausreichend Zeit für jedes Gespräch einzuplanen und nicht zu viele Interviews in kurzen Abständen zu planen.

Reservieren Sie zusätzlich immer einige Minuten dafür, sich nach der Unterredung Einzelheiten und Detailinformationen zu notieren. Achten Sie im Interesse Ihres eigenen Wohlbefindens auch darauf, ausreichend Pausenzeiten einzuplanen, in denen Sie entspannen und abschalten können. Gehen Sie so vor, wirken Sie im Gespräch nicht gehetzt oder gestresst, sondern jederzeit fokussiert. Zudem werden Video-Bewerbungsinterviews in diesem Fall für Sie wertvolle Eindrücke und Informationen liefern, die eine Grundlage für die weiteren Bewerbungsphasen darstellen.

e.) Getränke und Snacks

Sowohl für Personaler als auch für Bewerber ist es absolut in Ordnung, während des Bewerbungsgespräches einen Schluck Wasser oder Kaffee zu trinken. Dadurch sorgen Sie einem trockenen Mund vor und stellen sicher, dass die Unterhaltung nicht immer wieder durch Husten oder Räuspern unterbrochen wird.

Auf Snacks oder ein Kaugummi sollten Sie, ebenso wie während eines normalen Job-Interviews in jedem Fall verzichten. Ein solches Verhalten würde mangelnde Wertschätzung zeigen und sollte daher als absolutes Tabu während eines Video-Bewerbungsgespräches gelten.

Tipps bei technischen Problemen während dem Video-Interview

Trotz sehr guter Vorbereitung und vorheriger Prüfung aller Eventualitäten kann es passieren, dass technische Probleme dazu führen, dass Ihre Videounterhaltung plötzlich unterbrochen wird. Die Ursache hierfür kann neben eigenen Verbindungsstörungen auch das Computer-Equipment des Kandidaten sein. Dieses ist vielleicht nicht so hochwertig ausgestattet wie die Hard- und Software Ihres Unternehmens. Um in einem solchen Fall besonnen und adäquat zu reagieren, helfen die folgenden Handlungsgrundsätze:

  1. Vereinbaren Sie bereits zu Beginn der Video-Bewerbung, wie mit technischen Störungen umgegangen wird. Welche Partei startet den Videochat neu? Über welchen Kommunikationskanal (Messenger, E-Mail) kann in diesem Fall der Kontakt gehalten werden?
  2. Tauschen Sie vorab auch die Telefonnummern aus, unter denen beide Gesprächspartner erreichbar sind. So kann das Gespräch telefonisch weitergeführt werden, wenn die Videoübertragung langfristig gestört ist.

Da Sie als Personaler bei technischen Komplikationen als Repräsentant Ihres Unternehmens unter einer besonderen Beobachtung stehen, sollten Sie bei Herausforderungen jederzeit darauf achten, souverän und analytisch vorzugehen. Dies gilt auch dann, wenn die Ursache für das Problem eindeutig beim Bewerber liegt. In Zeiten eines Technikausfalls können Sie bis zur Fortsetzung des Gespräches Ihre Notizen vervollständigen, ein Zwischenresümee ziehen und Ihren Blick für die Eignung des Bewerbers schärfen.

Tipp: Um technische Schwierigkeiten einfach und kurzfristig abzustellen, ist es sinnvoll, die wesentlichen Eigenschaften und Einstellmöglichkeiten der eingesetzten Hard- und Software zu kennen. Einfache Defekte können Sie dann selbst ohne Rückfrage bei einem IT-Spezialisten lösen. So kann ein Verbindungsabbruch oder eine Störung der Internetleitung schnell behoben werden.

Worauf sollten Personaler im Rahmen einer Video-Bewerbung beim Kandidaten achten?

Ein Bewerbungsgespräch per Video ist als genauso wichtig und bindend anzusehen, wie ein persönliches Gespräch unter vier Augen. Einzig der digitale Kommunikationskanal unterscheidet sich bei einer Video-Bewerbung.

Daher kommt es für Personaler im Video-Bewerbungsinterview darauf an, aufmerksam und detailorientiert zu beobachten, wie der Bewerber fachlich und persönlich wirkt:

Fachliche Beobachtungsmöglichkeiten:

  • Was weiß der Kandidat über das Unternehmen, seine Historie oder bekannte Hintergründe?
  • Kennt er bereits die veröffentlichten Unternehmenswerte sowie wichtige Produkte und Dienstleistungen?
  • Wie empathisch stellt er sich, seinen Werdegang und seine Motivation dar?
  • Kann er seine wichtigsten Eigenschaften und seinen persönlichen Mehrwert für das Unternehmen beschreiben?
  • Was fasziniert ihn an der ausgeschriebenen Position?
  • Hat der Bewerber sich gut vorbereitet und hat klare Ziele und Ideen, wie er erfolgreich wird?
  • Wie gut passt der Kandidat nach der persönlichen Beschreibung zur vakanten Position und den spezifischen Anforderungsparametern?

Erkenntnisse zur charakterlichen und persönlichen Wirkung:

Wie gut

  • passt der Kandidat in Bezug auf seinen Charakter und seine Persönlichkeitsmerkmale ins Team oder zum Unternehmen?
  • war er technisch auf das Gespräch vorbereitet: Equipment, professionelle Ausrichtung von Ton, Bild und Hintergrund, minimieren von Ablenkungsquellen?
  • war der Bewerber persönlich vorbereitet: Erscheinungsbild, aktives Zuhören, Fragetechnik, Verbindlichkeit, Freundlichkeit und Interesse am Unternehmen?

Weitere Dinge die Sie berücksichtigen sollten!

  • Passen die aus der Sicht des Kandidaten wichtigsten Eigenschaften zur Position und zur Aufgabenbeschreibung?
  • Wie ist der Gesamteindruck in Bezug auf die Eigenschaften und die Vorbereitung des Bewerbers?

Diese und weitere spezifische Fragen können von Ihnen als verantwortlichem Personaler nur beantwortet werden, wenn Sie im Gespräch auf alle Feinheiten, sprachlichen Nuancen und die Argumentation des Bewerbers achten. Die Wirkung und der erste Eindruck beim Kennenlernen vor der Kamera sind des Weiteren ein deutlicher Hinweis darauf, wie gut der potenzielle neue Mitarbeiter wirklich zu Ihrem Unternehmen passt. Neben Fakten und eindeutigen Informationen hilft erfolgreichen Personalern immer auch das eigene Bauchgefühl. Entscheiden Sie daher aus Ihrer Erfahrung heraus, welche Bewerber offenkundig die größten Schnittmengen zur Position und zum Unternehmen haben. Mit diesen Kandidaten planen Sie dann die weiteren Bewerbungsphasen.

Welche datenschutzrechtlichen Bestimmungen gibt es?

Mit Einführung der europäischen Datenschutzgrundverordung (DSGVO) sind Unternehmen und Personaler noch stärker sensibilisiert worden, alle personenbezogenen Daten von Bewerbern sorgfältig zu speichern und nur dann intern weiterzuleiten, wenn dies im Rahmen des Bewerbungsverfahrens notwendig ist. Auch Video-Bewerbungsgespräche und erstellte handschriftliche Aufzeichnung sowie alle Bewerbungsdokumente fallen unter die Maßgaben der DSGVO.

Daher gilt, dass personenbezogene Daten und digitalisierte Videodateien von Kandidaten nach einer erfolgreichen Stellenbesetzung immer dann gelöscht werden müssen, wenn eine Speicherung aus unternehmensrechtlicher Sicht nicht mehr notwendig ist. Ein möglicher Grund für eine längerfristige Speicherung der Daten ist die Anwendung des Allgemeinen Gleichstellungsgesetzes (AGG). Dieses regelt unter anderem im § 15, dass Bewerber, die sich aufgrund einer Absage diskriminiert fühlen, innerhalb von zwei Monaten Anzeige erstatten und Schadenersatz einfordern können. Ist diese Frist ausgelaufen, spricht nichts gegen die innerbetriebliche Löschung der Bewerberdaten und entspricht den Regelungen der DSGVO. Per Post erhaltene Dokumente sollten in diesem Fall an die Bewerber zurückgesandt werden. Digitale Bewerbungsunterlagen und alle persönlichen Aufzeichnungen können nach dieser Zeitspanne restlos vernichtet werden.

Tipp: Kandidaten, die in Zukunft auch für andere Positionen im Betrieb interessant sein könnten, sollten Sie um eine Einwilligung zur Speicherung im betriebsinternen Karrierepool bitten. Nach schriftlicher Bestätigung dürfen Sie die Daten so lange speichern, bis der Aspirant von seinem Widerrufsrecht Gebrauch macht.

Dürfen Bewerbungsgespräche aus rechtlicher Sicht per Skype oder mittels anderer Applikationen durchgeführt werden?

Ob der Einsatz einer Videosoftware im Rahmen von Bewerbungsgesprächen aus rechtlicher Sicht statthaft ist, ist derzeit umstritten. Datenschutzbeauftragte verschiedener Bundesländer diskutieren über Gesetzesgrundlagen und darüber, ob der persönliche Datenschutz bei Video-Bewerbungsgesprächen verletzt wird.

Im Jahre 2016 haben die Datenschutzbeauftragten von Nordrhein-Westfalen und Berlin unter anderem ausgeführt, dass sie beim Einsatz von Skype oder anderen Video-Kommunikationsprogrammen datenschutzrechtliche Hürden und Verstöße sehen. Eine einheitliche Betrachtungsweise oder ein Gesetzgebungsverfahren ist bis dato noch nicht gefunden worden.

Was sagt der Paragraf 32 aus?

Die Datenschutzbeauftragten beziehen sich insbesondere auf den BDSG § 32 Abs. 1 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), in dem beschrieben wird, dass eine Datenerhebung im Bewerbungsverfahren ausschließlich dann zulässig ist, wenn diese auch nachweislich erforderlich ist. Gleichzeitig dürfen persönliche Bewerberinformationen nur gespeichert werden, wenn keine schutzwürdigen Interessen des Bewerbers entgegenstehen. Auch die Speicherung von Daten beim Microsoft-Dienst Skype in den USA stellt gemäß der Einschätzung der beiden Landesdatenschutzbeauftragten eine unzulässige Datenerhebung dar. Gleiches gilt für digital aufgezeichnete Bewerbervideos. Diese entsprechen nach der Ansicht der Datenschutzbeauftragten nicht der derzeitigen Rechtslage und werden als gravierender Eingriff in das Recht auf die informationelle Selbstbestimmung angesehen.

Um trotz dieser rechtlichen Unsicherheiten die Vorteile und Mehrwerte von Video-Bewerbungsinterviews als Personaler nutzen zu können, empfiehlt sich folgende Vorgehensweise:

  1. Lassen Sie sich die Einwilligung zur Speicherung von Daten im Rahmen der Videobewerbung schriftlich vom Kandidaten bestätigen.
  2. Informieren Sie den Bewerber über die genaue Vorgehensweise und den Ablauf des Interviews sowie die Speicherung seiner personenbezogenen Daten. Verwenden Sie derzeit ein Videosystem wie Skype, welches Daten im Ausland speichert, setzen Sie den Bewerber schriftlich darüber in Kenntnis.
  3. Bieten Sie Kandidaten neben einem Video-Bewerbungsgespräch Alternativmöglichkeiten, wie zum Beispiel ein persönliches Gespräch oder ein Telefoninterview an.
  4. Nutzen Sie im besten Fall eine Applikation, die alle Daten datenschutzrechtlich einwandfrei verschlüsselt und diese ausschließlich auf Servern in Deutschland speichert.

Vor dem Hintergrund des Bundesdatenschutzgesetzes und der Datenschutzgrundverordnung sollten Sie alle rechtlichen Fragestellungen sehr ernst nehmen und im Zweifel einen Fachanwalt und Ihren betrieblichen Datenschutzbeauftragten zurate ziehen. Trotz juristischer Bedenken in Bezug auf den Datenschutz von Bewerbern sprechen derzeit viele Gründe dafür, Video-Bewerbungsgespräche im Rahmen einer modernen Personalbeschaffung im Unternehmen zu implementieren und diese proaktiv zu nutzen, um potenzielle Kandidaten noch besser und intensiver kennenzulernen.

Um als Unternehmen rechtliche Unsicherheiten auszuräumen, sollte der gesamte Bewerbungsprozess offen, transparent und fair ablaufen und jederzeit Rückfragen von Kandidaten erlauben.

Zusammenfassung und Fazit:

Bewerbungsgespräche über Skype, FaceTime oder andere Video-Software-Applikationen sind ein bewährtes und zielführendes Mittel im Recruiting. Planvoll und professionell eingesetzt erhalten Personaler zu Beginn des Recruiting-Prozesses durch Video-Bewerbungsgespräche die Möglichkeit, eine Vielzahl von Kandidaten persönlich zu interviewen. Die gewonnenen Erkenntnisse machen es Personalern leichter, die besten Bewerber herauszufiltern und diese im nächsten Schritt in einem strukturierten Bewerbungsgespräch vor Ort noch genauer kennenzulernen.

Durch ein Video-Interview wird der Recruiting-Prozess nachhaltig professionalisiert und gewinnt an Qualität. Schnelligkeit, Kostentransparenz und Einfachheit sind weitere Eigenschaften, die für den Einsatz von Video-Bewerbungen sprechen. Neben den Video-Echtzeitgesprächen können auch aufgezeichnete Bewerbervideos genutzt werden, um einen besseren persönlichen Eindruck über Kandidaten zu gewinnen. Aufgezeichnete Bewerbervideos werden vermehrt eingesetzt, um direkt nach Eingang der Bewerbungsunterlagen mehr über die Kandidaten zu erfahren und bei einer Vielzahl von Bewerbern eine gezielte Vorsortierung vornehmen zu können. Sie ersetzen nicht den Dialog eines klassischen Bewerbungsgespräches, da keine Interaktion mit den Kandidaten stattfindet.

Wer trägt die Verantwortung bei einem Video-Interview?

Personalern fällt in einem Video-Bewerbungsgespräch die Verantwortung zu, sowohl die technischen als auch die persönlichen Voraussetzungen zu schaffen, um die Online-Unterhaltung zu einem Erfolg zu machen. Im technischen Bereich sollte vor allem auf die Internetverbindung und die Bild- und Tonqualität geachtet werden. Zudem macht es einen guten Eindruck, wenn es während des Gespräches nicht zu externen Störungen kommt und der sichtbare Hintergrund, das Profil und das Auftreten des Personalers zu jederzeit professionell wirken. Ausreichend persönliche Vorbereitungszeit und ein klarer Fokus auf den Bewerber helfen Personalverantwortlichen, einen echten Mehrwert und eine Entscheidungsgrundlage aus jedem Interview herauszuarbeiten.

Zusammengefasst sind Video-Bewerbungsgespräche eine moderne und sinnvolle Recruiting-Maßnahme, die sowohl für Kandidaten als auch für Personaler angenehm und erfolgsversprechend ist. So gestalten Sie den Bewerbungsprozess noch effizienter, verbessern das unternehmenseigene Employer Branding und erhöhen die Chancen, die besten Talente und Fachkräfte für Ihr Unternehmen rekrutieren zu können.

Autor: Torsten Niermann

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