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Urlaubssperre: Wann darf ein Unternehmen davon Gebrauch machen?

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Urlaubssperre

Der gesetzliche Urlaubsanspruch von Arbeitnehmern ist eine der wichtigsten vertraglichen Vereinbarungen zwischen Mitarbeitern und dem Arbeitgeber. Die gesetzliche Grundlage für alle Regelungen bildet das Bundesurlaubsgesetz (BurlG). Das BurlG befasst sich in 16 Paragrafen unter anderem mit dem gesetzlichen Mindest-Urlaubsanspruch, wann eine Urlaubssperre rechtend ist, Abgeltungsmöglichkeiten für nicht in Anspruch genommene Urlaubstage oder auch mit Regelungen, die bei einer Erkrankung des Mitarbeiters während des Erholungsurlaubes greifen.

Erfolgreiche Unternehmen achten darauf, im Betrieb sinnvolle interne Vereinbarungen zu implementieren, die es allen Arbeitnehmern erlauben, ihren Erholungsurlaub zu beantragen und letztlich wahrzunehmen. Gerade für Familien, die aufgrund der Schulpflicht an die gesetzlichen Ferientermine gebunden sind, ist Planbarkeit in Bezug auf den Jahresurlaub essenziell. Der § 7 des BurlG regelt zudem eindeutig, dass bei der zeitlichen Festlegung die Wünsche des Arbeitnehmers zu berücksichtigen sind. Dies bedeutet, dass jeder Ihrer Mitarbeiter zunächst ein Recht darauf hat, seine Urlaubswünsche zur Genehmigung einzureichen.

Was gilt nach dem Gesetz als Urlaubssperre für betriebliche Gründe?

Allerdings wird im § 7 des BurlG auch festgelegt, dass es dringende betriebliche Gründe geben kann, die einer Akzeptanz eingereichter Urlaubstage Ihres Mitarbeiters entgegenstehen. Personalverantwortliche und Unternehmenslenker sind sich bewusst, dass der Jahresurlaub für die meisten Mitarbeiter die schönste Zeit des Jahres ist und müssen daher immer wieder zwischen betrieblichen Erfordernissen und Mitarbeiterinteressen abwägen. Daher entsteht in Unternehmen die Frage, wann dringende, betriebliche Gründe vorliegen, die eine Urlaubssperre rechtfertigen. Zudem interessieren sich Unternehmer auch für die rechtliche Grundlage, die es möglich macht, einen bereits genehmigten Urlaubsantrag aufgrund akuter betriebsinterner Umstände zu widerrufen.

Wann darf man einem Arbeitnehmer eine Urlaubssperre auferlegen?

Das BurlG steht sehr klar für das Recht von Arbeitnehmern auf gesetzlichen Erholungsurlaub. Im § 7 des BurlG wird daher unter anderem auch festgelegt, dass Arbeitnehmer einen Anspruch auf einen zusammenhängenden Urlaub von mindestens 12 Werktagen haben.

Aus betrieblicher Sicht haben Sie als Unternehmen jedoch die Möglichkeit, bestimmte Zeiten im Jahr zu fixieren, in denen Sie eine Urlaubssperre für die Gesamtbelegschaft oder für einzelne Abteilungen aussprechen dürfen. Auch kurzfristige Urlaubssperren sind bei entsprechender Begründung möglich. Eine Urlaubssperre ist immer dann ein probates Mittel, wenn die Anwesenheit eines Mitarbeiters, einer betriebsinternen Abteilung oder auch aller Mitarbeiter im Betrieb aus dringenden betrieblichen Gründen erforderlich ist.

Beispiel: Ihr Unternehmen hat für den Beginn des nächsten Jahres einen sehr großen Auftrag erhalten. Bei Nichteinhaltung der Lieferfristen drohen hohe Konventionalstrafen. Zur sach- und fachgerechten Auftragsbearbeitung ist die Anwesenheit von wenigstens 95% der Belegschaft in allen Abteilungen notwendig. Der Auftrag wird dabei rechnerisch mindestens 4 Wochen Arbeitszeit im April und Mai in Anspruch nehmen. Dringende betriebliche Gründe sprechen in diesem Fall dafür, eine Urlaubssperre zu verhängen.

Jahresabschluss in Unternehmen: Urlaubssperre erlaubt?

Neben zeitkritischen Aufträgen kann auch der Jahresabschluss im Unternehmen ein sehr wichtiger Grund für eine Urlaubssperre sein. Gerade Mitarbeiter im Bankensektor, Angestellte in Finanz- und Controlling-Abteilungen sowie in der Personalabteilung sind jedes Jahr von einer derartigen Urlaubssperre betroffen. Im Einzelhandel wird die verkaufsstarke Vorweihnachtszeit oft mit einer Urlaubssperre belegt, um sicherzustellen, dass das Unternehmen den Ansturm der Kundschaft professionell bewältigen und die gesteckten Umsatzziele erreichen kann. Für die Außendienstmitarbeiter eines Pharmaunternehmens kann die Ausbietung eines Medikamentes der Grund für eine Urlaubssperre sein. Dies ist unter anderem deshalb der Fall, da in der Zeit des Launches eines neuen Produktes alle Kräfte zu bündeln sind, um jeden Kunden über das neue Produkt und seine Wirkweise zeitnah zu informieren.

Da es zu den hier aufgezeigten Gründen für eine Urlaubssperre noch weitere branchenspezifische oder betriebsinterne Anlässe gibt, die eine Urlaubssperre rechtfertigen, hat der Gesetzgeber keine allgemeingültige, gesetzliche Auflistung oder Verordnung erarbeitet, die Urlaubssperren einvernehmlich regelt. Das BurlG oder andere rechtliche Bestimmungen machen ebenfalls keine Angaben über die Mindest- oder Höchstdauer für eine Urlaubssperre. Daher kann eine Urlaubssperre in einem Betrieb durchaus auch mehrere Monate andauern, solange die wichtigen betrieblichen Gründe eindeutig und nachvollziehbar sind. Ihre Mitarbeiter haben in jedem Fall ein Recht darauf, die Hintergründe der Entscheidung für eine Urlaubssperre klar dargelegt zu bekommen.

Vergessen Sie nicht den Betriebsrat zu informieren

Zudem müssen Sie als Personalverantwortlicher oder Arbeitgeber darauf achten, den Betriebsrat vor dem Ausrufen einer Urlaubssperre zu informieren und anzuhören, wenn in Ihrem Unternehmen Arbeitnehmervertreter installiert sind. Der allgemeine Urlaubsplan und auch Urlaubssperren sind dann ebenfalls vom Betriebs- oder Personalrat zu genehmigen. Sie erhalten als Arbeitgeber in der Regel die Zustimmung zur Urlaubssperre, wenn auch für den Betriebsrat klar ersichtlich ist, dass es aus betrieblichen Gründen keine Alternative zu dieser Maßnahme gibt.

Info: Eine Urlaubssperre im umgekehrten Fall stellen Betriebsferien dar. Schließt ein Betrieb, so  müssen alle Mitarbeiter zum vereinbarten Zeitpunkt einen Teil des Jahresurlaubs einreichen. Dies ist zum Beispiel dann der Fall, wenn ein Rechtsanwalt sein Anwaltsbüro schließt und daher auch für die Angestellten keine sinnvolle Tätigkeit möglich ist. Auch große automatisierte Fahrzeug-Fabriken schließen die Produktion für eine bestimmte Zeit und rufen Betriebsferien aus, in denen das gesamte Werk stillsteht.

Kann man einen bereits genehmigten Erholungsurlaub generell oder im Falle einer Urlaubssperre widerrufen?

Unsere flexible Arbeitswelt verlangt von Unternehmenslenkern oft schnelle Entscheidungen und eine hohe Flexibilität. So kommt es in Betrieben aller Größenordnungen immer wieder vor, dass man kurzfristig sehr große Aufträge gewinnt, für deren Abarbeitung man die Arbeitskraft der gesamten Belegschaft benötigt. In diesem Fall können Sie in Abstimmung mit den Interessenvertretern der Arbeitnehmer auch sehr kurzfristig eine Urlaubssperre aus wichtigen betrieblichen Gründen verhängen.

Haben Sie für die Zeit der Urlaubssperre allerdings schon einigen Mitarbeitern Urlaubsanträge schriftlich genehmigt, so ist es in der Regel nicht möglich, diese Anträge zu stornieren. Bereits genehmigten Urlaub könne Sie nur dann zurückziehen, wenn ein betrieblicher Notfall vorliegt, bei dem die Anwesenheit eines bestimmten Mitarbeiters oder einer ganzen Abteilung ohne jeden Zweifel notwendig ist. Dies gilt auch für einen schon angetretenen Erholungsurlaub, bei dem Sie ihren Mitarbeiter direkt aus dem Urlaubsort zurückholen.

Beispiel: Ihr IT-Sicherheitsexperte für innerbetriebliche Netzwerke ist im genehmigten Erholungsurlaub. Er ist als einziger im Besitz sehr wichtiger Administrator-Codes. Nach einem Netzwerkausfall ist Ihr gesamtes innerbetriebliches IT-Netz gestört und kann nur durch Eingabe der entsprechenden Verschlüsselungscodes wieder vollständig in Gang gebracht werden. Da es sich um einen Notfall handelt, haben Sie das Recht, den verantwortlichen Mitarbeiter aus dem Urlaub abzuordern.

Da Arbeitnehmer nicht verpflichtet sind, im Urlaub erreichbar zu sein, kann es bei einem betrieblichen Notfall unmöglich sein, einen Mitarbeiter zurückzubeordern, da sie diesen nicht telefonisch oder schriftlich erreichen können. Treffen Sie daher mit sehr wichtigen Mitarbeitern, die für Arbeitsbereiche oder kritische Infrastrukturbereiche im Unternehmen verantwortlich sind, immer arbeitsvertragliche Regelungen, die sicherstellen, dass ein Mitarbeiter bei Notfällen jederzeit im Urlaub per SMS oder Telefon ansprechbar ist.

Personalengpass ist kein Notfall

Besteht außer einem Personalengpass im Betrieb kein echter betriebsinterner Notfall, so haben Sie als Arbeitnehmer nicht das Recht, den schriftlich genehmigten Urlaubsantrag eines Mitarbeiters zu stornieren. Liegt ein betrieblicher Notfall vor, der einen Abbruch oder eine Stornierung des Urlaubes rechtfertigt, so verfallen die nicht genutzten Urlaubstage auch über einen Jahreswechsel hinaus nicht. Nach erneuter Beantragung kann der nicht genommene Erholungsurlaub auch im nächsten Jahr vom Arbeitnehmer beansprucht werden.

Tipp: Auch wenn kein gesetzliches Recht zu Stornierung eines Urlaubsantrages vorliegt, macht es viel Sinn, Mitarbeiter in einem freundlichen, offenen und wertschätzenden Gespräch von der Sinnhaftigkeit eines Urlaubsstornos zu überzeugen. Legen Sie offen dar, wie sehr der Mitarbeiter im Betrieb benötigt wird und bieten Sie eine monetäre Kompensation oder Entschädigung für den entgangenen Urlaub an. In den meisten Fällen stimmen Ihre Mitarbeiter zu und bereits gebuchte oder angetretene Urlaube stornieren oder brechen die Mitarbeiter ab, selbst wenn hierfür keine gesetzliche Notwendigkeit besteht.

Ist die 6-monatige Probezeit eines Mitarbeiters mit einer Urlaubssperre gleichzusetzen?

In vielen Betrieben wird nach einer Einstellung diskutiert, ob die gesetzlich vorgesehene 6-monatige Probezeit mit einer Urlaubssperre gleichzusetzen ist. Dies ist nicht der Fall, da auch ein neuer Arbeitnehmer während der Probezeit berechtigt ist, Urlaub einzureichen und genehmigen zu lassen. Die Grundlage hierfür findet sich in § 4 BurlG, in dem festgelegt wird, dass ein Angestellter erst nach 6 Monaten den vollen Anspruch auf den gesetzlichen Erholungsurlaub hat. Daraus kann man folgern, dass in der Probezeit ein Teilanspruch auf Urlaubstage besteht.

In der Probezeit erwirtschaftet Ihr neuer Betriebsangehöriger bereits einen Urlaubsanspruch, den Sie pro Monat der Betriebszugehörigkeit einfach berechnen können. Als Beispiel dient ein neuer Mitarbeiter, der einen vertraglich vereinbarten Jahresurlaubsanspruch von 24 Tagen besitzt und bereits vier Wochen im Betrieb arbeitet. Er hat rechnerisch schon einen Urlaubsanspruch von 2 Werktagen im ersten Monat seiner Tätigkeit im Unternehmen aufgebaut.

Vertraglicher Jahresurlaub / 12 Monate * Betriebszugehörigkeit = Urlaubsanspruch

24 Tage / 12 Monate * 1 Monat = 2 Arbeitstage

Auch wenn die Probezeit, die auch als Arbeit auf Probe bezeichnet wird, für Arbeitnehmer und Arbeitgeber vor allem dazu dient, sich gegenseitig kennenzulernen, haben Mitarbeiter das gesetzliche Recht, Urlaub einzureichen. Dieser ist zu genehmigen, wenn keine bedeutenden, betrieblichen Erfordernisse entgegenstehen. Es empfiehlt sich jedoch, neue Mitarbeiter dafür zu sensibilisieren, nur bei einem wichtigen, persönlichen Bedarf Urlaub in der Probezeit einzureichen. Dies ist in beiderseitigem Interesse und gewährleistet ein möglichst umfassendes und zielführendes Onboarding. Aus betrieblicher Sicht kann das Abbauen von Urlaubstagen in der Probezeit interessant sein, da es dem Auflaufen größerer Urlaubsansprüche nach der Probezeit entgegenwirkt.

Zusammenfassung und Fazit: Erholungsurlaub ist für Angestellte wichtig

Der gesetzliche Erholungsurlaub ist für Ihre Mitarbeiter eine sehr wichtige, vertragliche Vereinbarung und stellt ein Grundrecht jedes Arbeitnehmers dar. Generell haben Ihre Angestellten einen Anspruch auf die Genehmigung von schriftlich eingereichten Urlaubstagen. Die gesetzliche Grundlage hierzu findet man im Bundesurlaubsgesetz.

Die Möglichkeit einer Urlaubssperre besteht nur bei sehr dringenden betrieblichen Belangen. Gründe für eine Urlaubssperre könnten zum Beispiel zeitkritische Aufträge sein, die schnell und unter Einsatz aller verfügbaren Mitarbeiter zu bearbeiten sind. Auch der Jahresabschluss oder branchenspezifische Gegebenheiten können die Grundlage für eine Urlaubssperre sein. Diese sind mit dem Betriebsrat abzusprechen und von diesem ebenfalls zu genehmigen. Ist dies der Fall, so können Ihre Mitarbeiter den Zeitraum der Urlaubssperre nicht für privaten Erholungsurlaub nutzen. Es gibt keine Mindest- oder Höchstdauer für eine Urlaubssperre – entscheidend sind hier allein die dringenden, betrieblichen Belange, die nachweisbar und auch für die Belegschaft transparent dargestellt sein müssen.

Bei betrieblichen Notfällen kann kurzfristig eine Urlaubssperre verhängt werden

Längst genehmigte Erholungsurlaube kann man im Falle einer verhängten Urlaubssperre nicht storniert. Die einzige Ausnahme bilden betriebliche Notfälle, bei denen es möglich ist, Mitarbeiter aus dem bereits angetretenen Urlaub an den Arbeitsplatz zurückzubeordern.

Die gesetzliche Probezeit von 6 Monaten stellt keine Urlaubssperre dar, da Mitarbeiter bereits nach den ersten vier Wochen der Betriebszugehörigkeit Urlaubsansprüche erwerben. Die angesammelten Urlaubstage können nach Absprache eingereicht und auch in der Probezeit genommen werden. Den vollen Urlaubsanspruch erwirbt ein Angestellter jedoch erst nach Beendigung der Probezeit.

Das Aussprechen einer Urlaubssperre von der Unternehmensleitung ist somit generell nur bei sehr dringenden betrieblichen Gründen möglich. Diese müssen klar, nachvollziehbar und transparent dargelegt werden. Dabei muss zwischen den Mitarbeiterinteressen und den betrieblichen Belangen sinnvoll abgewogen werden. Ziehen Sie eine Urlaubssperre in Betracht, dann ist es sehr zielführend, neben den gesetzlichen Grundlagen die tatsächlichen und maßgeblichen Gründe für Ihre Entscheidung allen betroffenen Mitarbeitern empathisch darzulegen. So werben Sie bei der Belegschaft für Verständnis und stellen sich als offenes, transparentes und mitarbeiterzentriertes Unternehmen dar.

Autor: Torsten Niermann

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