• 0228 / 95 50 160
Marken der Personalwissen Familie

Urlaubsanspruch planen und koordinieren

© blende11.photo/Fotolia
Urlaubsanspruch

Für die meisten Arbeitnehmer ist der vertraglich zugesicherte Urlaubsanspruch innerhalb eines Kalenderjahres sehr wichtig. Oft ist er daher Teil der arbeitsvertraglichen Verhandlungen vor der Einstellung. Nicht nur der Urlaubsanspruch in Tagen, sondern auch die innerbetrieblichen Regelungen in Bezug auf Flexibilität bei der Gewährung von Urlaubstagen, spielt für Arbeitnehmer eine große Rolle.

Als Arbeitgeber sind die Urlaubsansprüche ihrer Mitarbeiter vor allem Fehlzeiten im Arbeitsprozess. Die Lücke, die im Unternehmen durch den Urlaubsanspruch aller Angestellten entsteht, muss durch Vertretungsregelungen aufgefangen werden. Da neben dem Urlaubsanspruch oft auch kurzfristige Arbeitsausfälle durch Krankheit hinzukommen, sind Flexibilität und eine sehr gute Organisation in Bezug auf die Arbeitsplanung für Unternehmen essenziell. Zusätzlich sollten Unternehmen die Bestimmungen des Arbeitsrechts in Bezug auf Urlaubsansprüche kennen und anwenden.

    Gesetzlicher Urlaubsanspruch

    Das Bundesurlaubsgesetz (BurlG) ist Grundlage für alle Regelungen in Bezug auf Erholungsurlaub. Im § 1 des BurlG wird ausgeführt, dass jeder Arbeitnehmer pro Kalenderjahr Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub hat. Das Bundesurlaubsgesetz gehört zum Arbeitsrecht und ist für Arbeitgeber deshalb in jedem Fall bindend. Der §2 BurlG beschreibt, wer im Sinne des Gesetzes als Arbeitnehmer anzusehen ist:

    • Arbeiter
    • Angestellte
    • Auszubildende
    • Teilzeitkräfte und befristete Mitarbeiter
    • Mitarbeiter in arbeitnehmerähnlichen Anstellungsverhältnissen, wie zum Beispiel Praktikanten

    Höhe des Urlaubsanspruchs

    Wie hoch der Anspruch auf Erholungsurlaub ist, wird im § 3 BurlG geregelt. Die gesetzliche Mindestanzahl an Erholungsurlaub beträgt bei einer Sechs-Tage-Woche 24 Urlaubstage. Dabei geht das Gesetz davon aus, dass alle Tage, außer Sonn- und Feiertage Arbeitstage sind. Daraus ergibt sich bei einer Fünf-Tage-Woche ein gesetzlicher Mindestanspruch von 20 Urlaubtagen pro Kalenderjahr. Arbeitet Ihr Mitarbeiter in einer regelmäßigen Vier-Tage-Woche, so ist der gesetzliche Anspruch bei 16 Urlaubtagen pro Jahr festgeschrieben.

    Den individuellen Urlaubsanspruch Ihres Mitarbeiters regeln Sie im Arbeitsvertrag. Dort ist nicht nur festgeschrieben, wie viele Tage pro Jahr als bezahlter Erholungsurlaub zu gewähren sind, sondern auch welche Rechte und Pflichten sich für Mitarbeiter und Arbeitgeber ergeben. Auch Regelungen in Bezug auf Brückentage zwischen zwei Feiertagen oder auf festgelegte Betriebsferien des Unternehmens können hier schriftlich verankert werden.

    Info: Betriebs- oder Werkferien bezeichnen eine festgesetzte Zeit im Jahr, in dem das gesamte Unternehmen geschlossen ist. Alle Mitarbeiter müssen daher in diesem Zeitraum Urlaubstage einreichen, da eine Tätigkeit im Betrieb nicht möglich ist. Damit Sie arbeitsrechtlich auf der sicheren Seite sind, empfiehlt es sich, das Recht des Arbeitgebers auf Betriebsferien im Arbeitsvertrag festzuschreiben. Wichtig ist auch, die Regelungen des § 7 BurlG zu berücksichtigen. Da Ihr Mitarbeiter das Recht hat, seinen Erholungsurlaub frei zu planen, sollten Betriebsferien immer nur aus einem wichtigen, betrieblichen Grund anberaumt sein. Zudem sind diese frühzeitig im Jahr anzukündigen und dürfen in der Regel zwei Arbeitswochen pro Jahr nicht übersteigen.

    Abweichende Urlaubsansprüche in Tarifverträgen

    Unterliegt Ihr Unternehmen einem Tarifvertrag, so gelten für Ihre Mitarbeiter die tarifvertraglichen Regelungen in Bezug auf den Urlaubsanspruch. In Tarifverträgen und auch in vielen individuell-vertraglichen Vereinbarungen, besteht oft ein höherer Anspruch auf Erholungsurlaub, in vielen Fällen in Höhe von dreißig oder mehr Arbeitstagen pro Jahr.

    Sonderregelungen für Jugendliche und Schwerbehinderte

    Beschäftigen Sie minderjährige Auszubildende, so gelten für diese abweichend zum BurlG die Bestimmungen des Jugendarbeitsschutzgesetzes (JArbSchG). Das JArbSchG bestimmt die Höhe des Erholungsurlaubs für minderjährige Jugendliche nach dem Alter. Gemäß § 19 JArbSchG gelten die folgenden Mindest-Urlaubstage für Jugendliche mindestens

    • 30 Werktage, wenn der Jugendliche zu Beginn des Kalenderjahrs noch nicht 16 Jahre alt ist
    • 27 Werktage, wenn der Jugendliche zu Beginn des Kalenderjahrs noch nicht 17 Jahre alt ist
    • 25 Werktage, wenn der Jugendliche zu Beginn des Kalenderjahrs noch nicht 18 Jahre alt ist

    Mitarbeiter mit einer anerkannten Schwerbehinderung erhalten auf Basis des § 125 Sozialgesetzbuch einen zusätzlichen Anspruch von fünf Urlaubstagen pro Kalenderjahr. Basis ist hier eine Fünf-Tage-Woche. Arbeitet Ihr schwerbehinderter Mitarbeiter in einer regelmäßigen Sechs-Tage-Woche, so stehen ihm sechs Tage Zusatzurlaub zu, bei einer Vier-Tage-Woche beträgt der Zusatz-Anspruch vier Urlaubstage.

    Probezeit und Erholungsurlaub

    Im § 4 des BurlG wird beschrieben, dass der volle Urlaubsanspruch für Ihren Arbeitnehmer erst nach Beendigung der Probezeit bzw. nach einem sechsmonatigen Bestehen des Arbeitsverhältnisses gewährt werden kann. Im § 622 Abs. 3 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) wird bestimmt, dass ein Arbeitsverhältnis auf Probe mit einer Kündigungsfrist von zwei Wochen beendet werden kann. Die Probezeit darf höchstens sechs Monate dauern, eine einseitige Verlängerung des Arbeitgebers hat keine Relevanz in Bezug auf den Kündigungsschutz. Auch in dieser Probezeit hat Ihr Mitarbeiter das Recht, Erholungsurlaub zu beantragen.

    Da es sich um ein Probe-Arbeitsverhältnis handelt, sollten Sie als Arbeitgeber darauf achten, nur dann Erholungsurlaub zu genehmigen, wenn auch schon Anspruch darauf besteht. Ein gesetzlicher Anspruch auf Erholungsurlaub besteht bereits für jeden vollen Monat der Betriebszugehörigkeit.

    Beispiel: Bei einem vertraglich vereinbarten Jahresurlaub von 30 Arbeitstagen erwirbt Ihr Mitarbeiter pro vollem Monat der Betriebszugehörigkeit einen Anspruch von 2,5 Arbeitstagen. Nach 2 Monaten Tätigkeit in Ihrem Unternehmen steht Ihrem Angestellten damit schon eine komplette Arbeitswoche Erholungsurlaub zu, die beantragen werden kann.

    Als Arbeitgeber müssen Sie auch bei neu eingestellten Mitarbeitern Urlaubswünsche so weit wie möglich berücksichtigen, wie dies im § 7 BurlG geregelt ist. Einen Urlaubsantrag können Sie jedoch immer dann ablehnen, wenn dem Erholungsurlaub des Mitarbeiters dringende betriebliche Gründe entgegenstehen. Ein wichtiger, betrieblicher Grund ist zum Beispiel der bereits genehmigte Urlaub von anderen Mitarbeitern, mit einem höheren, sozialen Anspruch.

    Beispiel: Haben Sie einem Familienvater mit drei Kindern bereits einen Urlaub in den Sommer-Ferien gewährt, so können Sie den Urlaubsanspruch des neuen Mitarbeiters, der keine Kinder hat, aus sozialen Aspekten ablehnen.

    Auch ein hoher Krankenstand im Unternehmen oder ein erhöhtes Arbeitsaufkommen rechtfertigt die Ablehnung des Urlaubsantrags. Kein Grund für eine Ablehnung eines Antrags auf Erholungsurlaub ist jedoch die Länge der Betriebszugehörigkeit. Es gilt immer der Grundsatz, dass Mitarbeiter ein Recht auf Erholungsurlaub haben, sobald der erste Monat der Betriebszugehörigkeit erreicht ist. Eine Probezeit rechtfertigt daher keine generelle Ablehnung eines Urlaubsantrags.

    Urlaubsdauer

    Das BurlG regelt auch, inwieweit Sie Erholungsurlaub für Ihre Mitarbeiter zusammenhängend gewähren müssen. Es ist nachvollziehbar, dass ein zusammenhängender Urlaub für Mitarbeiter einen größeren Erholungscharakter beinhaltet, als viele kurze Urlaubsphasen. Um die Erholung vom Arbeitsalltag sicherzustellen, bestimmt § 4 des BurlG, dass bei einem jährlichen Urlaubsanspruch von 24 Tagen pro Jahr, mindestens ein Urlaub mit 50 Prozent des Gesamt-Urlaubsanspruchs (= 12 Tage) am Stück genehmigt werden muss.

    Der Gesetzgeber schreibt hier Arbeitnehmer nicht vor, welche Mindestlänge Erholungsurlaube haben müssen. Auch mehrere Kurzurlaube pro Jahr sind möglich. Entscheidet sich der Mitarbeiter aber für einen zusammenhängenden Urlaub, so müssen Sie diesen mindestens einmal pro Jahr in oben beschriebener Höhe genehmigen.

    Übertragbarkeit und Abgeltung von Urlaubstagen

    Erholungsurlaub dient der Entspannung vom Arbeitsalltag. Daher beschreibt der § 4 des BurlG auch, dass vertraglich vereinbarte Urlaubstage unterjährig vom Mitarbeiter eingereicht werden müssen. Hier greift zusätzlich auch die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers. Es ist die Pflicht des direkten Vorgesetzten, Möglichkeiten für jeden Mitarbeiter zu schaffen, seinen Jahresurlaub durchzuführen.

    Sprechen betriebliche oder persönliche Gründe des Mitarbeiters gegen einen vollständigen Abbau des Urlaubsanspruchs in einem Kalenderjahr, so ist ein Übertrag von Urlaubstagen ins folgende Kalenderjahr möglich. Noch vorhandene Urlaubstage sind dabei bis zum Ende des ersten Quartals zu nehmen, da diese sonst mit Beginn des zweiten Quartals verfallen.

    Tipp: Um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter den vertraglich vereinbarten Urlaubsanspruch im Kalenderjahr abbauen, sollten Sie verbindliche Regelungen zum Urlaubsübertrag im Arbeitsvertrag oder in Betriebsvereinbarungen festlegen. So stellen Sie sicher, dass am Ende des Jahre nicht eine hohe Anzahl von Urlaubstagen offen ist. Eine solche Regelung ist auch im Hinblick auf die Jahres-Rückstellungen der Bilanz empfehlenswert, da die verbleibenden Urlaubstage Ihrer Mitarbeiter in der Bilanz zu vermerken sind.

    Eine Abgeltung von Urlaubstagen in Form von monetärer Auszahlung ist möglich, wenn ein Mitarbeiter seinen Resturlaub vor Ausscheiden aus dem Arbeitsverhältnis nicht mehr abbauen kann. Die noch verbleibenden Tage werden dann mit der letzten Lohnabrechnung vergütet. Als Arbeitgeber sind Sie außerdem gemäß § 6 des BurlG verpflichtet, jedem Mitarbeiter am Ende des Arbeitsverhältnisses eine Bescheinigung „über den im laufenden Kalenderjahr gewährten oder abgegoltenen Urlaub auszuhändigen.“ Anhand dieser können Sie bei neuen Mitarbeitern gleichzeitig die Höhe des Urlaubsanspruchs prüfen. Doppelansprüche auf Erholungsurlaub schließt das Gesetz generell aus.

    Wichtig: Erhält Ihr Mitarbeiter am Ende des Arbeitsverhältnisses eine Vergütung für nicht genommene Urlaubstage, so ruht für die Anzahl der ausbezahlten Urlaubstage der Anspruch auf Arbeitslosengeld. Die Anspruchsdauer und die Höhe des Arbeitslosengeldes ändert sich nicht, der Auszahlungsbeginn wird durch eine Urlaubsabgeltung jedoch verschoben.

    Geplanter Urlaub und Krankheit

    Erkrankt Ihr Mitarbeiter in seinem genehmigten Erholungsurlaub und weist er dies durch ein schriftliches Attest oder eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nach, so werden die Krankheitstage nicht auf den Jahresurlaub angerechnet. Die Anzahl der Krankheitstage während des genehmigten Erholungsurlaubs können damit zu einem anderen Zeitpunkt eingereicht werden. Die gesetzliche Grundlage hierzu ist in § 9 des BurlG zu finden.

    • § 10 BurlG regelt zudem, dass auch Maßnahmen der Rehabilitation und der medizinischen Vorsorge nicht auf den Urlaubsanspruch angerechnet werden dürfen. Dies ist auch dann der Fall, wenn eine Reha-Maßnahme schon nach Ende des Entgeltfortzahlungs-Zeitraums vom Mitarbeiter angetreten wird. Dies bedeutet, dass auch Mitarbeiter mit langen Krankheitsphasen und während des Bezugs von Krankengeld weiterhin Anspruch auf Erholungsurlaub haben, wenn das Arbeitsverhältnis besteht. Dieser Erholungsurlaub kann nicht auf Reha-Maßnahmen angerechnet werden und steht dem Mitarbeiter daher nach Genesung, vollumfänglich zur Verfügung. Die gesetzliche Grundlage hierfür bietet auch § 3 und § 9 des Entgeltfortzahlungsgesetzes (EfZG).

    Genehmigung von Erholungsurlaub

    Haben Sie ausreichend geprüft, ob und in welcher Höhe Ihrem Arbeitnehmer Erholungsurlaub zusteht, so muss dieser vom Mitarbeiter beantragt und vom Arbeitgeber genehmigt werden. Dabei sind die innerbetrieblichen und gesetzlichen Regelungen zu beachten. Bei einem Urlaubsantrag handelt es sich aus rechtlicher Sicht um eine Willenserklärung gemäß § 130 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch). Hier wird geregelt, dass eine Willenserklärung dann wirksam wird, wenn diese Ihnen als Arbeitgeber zugeht. Die Wirksamkeit der Willenserklärung bedeutet jedoch nicht, dass diese kraft Gesetzes bindend ist. Als Arbeitgeber haben Sie mit Übermittlung des Urlaubsantrags die Pflicht, diesen auf Rechtmäßigkeit zu überprüfen und zu genehmigen oder abzulehnen.

    Fristen für die Genehmigung von Erholungsurlaub

    In der Praxis erhalten Sie einen Urlaubsantrag Ihres Mitarbeiters schriftlich, in Papierform oder digital in Form eines Online-Urlaubsantrags. Auch die persönliche mündliche Antragstellung Ihres Mitarbeiters ist möglich. Dabei müssen Sie als Arbeitgeber, gemäß § 147 BGB, sofort zusagen oder ablehnen. Erst mit Annahme oder Ablehnung des Urlaubsantrags hat Ihr Mitarbeiter das Recht, seinen Urlaub auch wirklich anzutreten. Warten Sie mit der Genehmigung, besteht für den Mitarbeiter kein Rechtsanspruch. Aus Sicht des Gesetzes gilt der Antrag dann als erloschen.

    Geht Ihnen der Urlaubsantrag schriftlich oder auf digitalem Weg zu, so gilt der folgende Grundsatz des § 147 BGB: „Der einem Abwesenden gemachte Antrag kann nur bis zu dem Zeitpunkt angenommen werden, in welchem der Antragende den Eingang der Antwort unter regelmäßigen Umständen erwarten darf.“ Im Allgemeinen haben Sie bei einem schriftlichen Antrag zehn Arbeitstage Zeit für die Genehmigung. Äußern Sie sich nicht zu dem Urlaubsantrag, so gilt dieser als abgelehnt. Spricht Ihr Mitarbeiter Sie jedoch nach der Frist von zehn Arbeitstagen noch einmal mündlich auf den Antrag an, so müssen Sie sofort Ihre Entscheidung bekanntgeben.

    Unterbricht Ihr Mitarbeiter seine Tätigkeit ohne eine von Ihnen erteilte Urlaubsgenehmigung, so haben Sie das Recht arbeitsrechtliche Schritte bis hin zur fristlosen Kündigung einzuleiten.

    Pflichten des Arbeitgebers

    Es ist nicht möglich, einen Urlaub unter Vorbehalt zu genehmigen. Haben Sie einen Urlaub schriftlich genehmigt, so können Sie die Erlaubnis nicht einseitig zurückzuziehen. In Ausnahmefällen ist es möglich, einen genehmigten Urlaub mit Einwilligung des Mitarbeiters zu stornieren. Stornokosten für eine gebuchte Reise müssen dann vom Arbeitgeber getragen werden.

    Hat Ihr Mitarbeiter bereits den Erholungsurlaub angetreten, so haben Sie nicht das Recht, diesen zurück an den Arbeitsplatz zu beordern. Möglich ist dies nur bei einer vorherigen Absprache. Diese könnte zum Beispiel beinhalten, dass bei einem betrieblichen Notfall ein Urlaubsabbruch möglich ist.

    Beispiel: Ihr Netzwerk-Administrator befindet sich im genehmigten Erholungsurlaub. Aufgrund eines Hacker-Angriffs besteht die Gefahr eines hohen Datenverlusts. Um die Gefahr zu minimieren, besprechen Sie mit Ihrem Mitarbeiter, dass es sich um einen Notfall im Betriebsablauf handelt. Daraufhin beendet oder unterbricht er seinen Urlaub.

    Im Erholungsurlaub sind Mitarbeiter, inklusive der Führungskräfte nicht verpflichtet, betriebliche Post oder digitale Nachrichten zu lesen. Auch eine Telefonnummer für Notfälle muss nicht angegeben werden.

    Als Arbeitgeber sind Sie zudem verpflichtet, auf soziale Aspekte bei der Genehmigung und Vergabe von Erholungsurlaub zu achten. Dies gilt besonders bei:

    • Familien mit Kindern während der gesetzlichen Schulferien
    • Abstimmung mit Ehepartnern/Lebenspartnern in Bezug auf Urlaubszeiten
    • Gleichbehandlungsgrundsatz für spezielle Urlaubszeiten, wie zum Beispiel im Rahmen von Brückentagen zu Feiertagen

    Aus Gründen er Mitarbeitermotivation und einer professionellen und fairen Urlaubsplanung im Unternehmen ist es ratsam, bereits frühzeitig darauf hinzuwirken, dass Ihre Angestellten kollegial und in Absprache mit den weisungsberechtigten Vorgesetzten ihre Erholungsurlaube planen.

    Zusammenfassung und Fazit

    Um Urlaubsansprüche Ihrer Mitarbeiter zu planen und positiv zu koordinieren, sollten Sie vor allem die Regelungen des Bundesurlaubsgesetzes beachten. Dieses Gesetz gehört zum Arbeitsrecht und regelt nicht nur den gesetzlichen Anspruch auf Erholungsurlaub, sondern auch die Rahmenbedingungen in Bezug auf Übertrag und Abgeltung. Jugendlichen und Schwerbehinderten wird abweichend vom gesetzlichen Mindestanspruch eine höhere Anzahl von Urlaubstagen zugesprochen. Tarifverträge oder individual-vertragliche Regelung sollten Sie ebenfalls berücksichtigen. Sie sind verpflichtet, beantragten Urlaub zu genehmigen, solange nicht wichtige, betriebliche Erfordernisse dagegen sprechen.

    Scheidet Ihr Arbeitnehmer aus dem Unternehmen aus, sind Sie verpflichtet, eine Urlaubsbescheinigung auszustellen. Diese soll verhindern, dass Mitarbeiter beim Wechsel des Arbeitgebers Urlaubszeiten doppelt in einem Kalenderjahr beantragen können.

    Bei der Genehmigung von Urlaubsanträgen sind vor allem innerbetriebliche Regelungen anzuwenden. Aus Nachweisgründen werden Anträge auf Erholungsurlaub in den meisten Fällen schriftlich eingereicht. Auch ein mündlicher Antrag ist möglich. Dieser muss nach Maßgabe des BGB sofort angenommen oder abgelehnt werden. Bei einem schriftlichen Antrag haben Sie dagegen mehr Zeit für eine bindende Genehmigung oder Ablehnung. Krankheitstage mit Nachweis während des Urlaubs oder Rehabilitations-Maßnahmen können nicht auf den Erholungsurlaub angerechnet werden.

    Insgesamt regelt das BurlG sehr umfassend den Anspruch und die Höhe des gesetzlichen Urlaubsanspruchs Ihre Mitarbeiter. Mit guter, professioneller Planung und einer guten, innerbetrieblichen Kommunikation werden Sie Urlaubsansprüche Ihrer Mitarbeiter positiv und motivierend bearbeiten und die Regelungen des Gesetzgebers umsetzen können.

    Autor: Torsten Niermann

    Siegel

    Sie haben Fragen? Rufen Sie uns an.
    0228 / 95 50 160