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Arbeitszeiterfassung: Diese Angaben gehören auf den Stundenzettel

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Arbeitszeiterfassung

Der gute alte Stundenzettel gehört in vielen Betrieben nach wie vor zum Alltag, auch wenn er immer häufiger digital geführt wird. Mit Inkrafttreten des Mindestlohngesetzes hat er sogar noch mehr an Bedeutung gewonnen. Wir sagen Ihnen, in welchen Branchen die Dokumentation der Arbeitszeit Pflicht ist und welche Angaben auf den Stundenzettel gehören.

Nach wie vor setzen viele Unternehmen auf den altbewährten Stundenzetteln, wenn es um die Arbeitszeiterfassung geht. Er kann nicht nur der Lohnabrechnung dienen, sondern auch als Kalkulationsgrundlage und als Nachweis gegenüber Kunden und Behörden fungieren. Seit dem Inkrafttreten des Mindestlohngesetzes (MiLoG) sind Arbeitgeber einiger Branchen sogar gesetzlich verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter aufzuzeichnen und 2 diese Aufzeichnungen 2 Jahre aufzubewahren, § 17 MiLoG

Aufzeichnungspflicht gemäß Mindestlohngesetz

Die gesetzliche Dokumentationspflicht gilt gemäß § 17 MiLoG für geringfügig Beschäftigte (Ausnahme: Minijobber im privaten Bereich) sowie für die im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (§ 2a Abs. 1) genannten Wirtschaftsbereiche, in denen eine besondere Missbrauchsgefahr besteht. Dazu zählen …

  • das Baugewerbe,
  • das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe,
  • das Personenbeförderungsgewerbe,
  • das Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe,
  • das Schaustellergewerbe,
  • Unternehmen der Forstwirtschaft,
  • das Gebäudereinigungsgewerbe,
  • Unternehmen, die im Messebau tätig sind,
  • Unternehmen der Fleischwirtschaft und
  • das Prostitutionsgewerbe.

Laut Gesetz ist der Arbeitgeber verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit seiner Arbeitnehmer aufzuzeichnen. In der Praxis überlässt er dies den Mitarbeitern meist selbst, indem er ihnen Stundenzettel zur Verfügung stellt, die auszufüllen und abzugeben sind.

Zumindest laut Mindestlohngesetz müssen die Aufzeichnungen über die Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages niedergeschrieben sein. Die Aufbewahrungspflicht beträgt zwei Jahre.

Arbeitszeit muss am Arbeitsort kontrollierbar sein

Mithilfe des Stundenzettels kann die Finanzkontrolle Schwarzarbeit kontrollieren, ob Sie Ihren Mitarbeitern tatsächlich Mindestlohn zahlen. Das Gesetz schreibt vor, die Arbeitszeitnachweise auf Verlangen der Prüfbehörde am Arbeitsort, zum Beispiel der Baustelle, vorzulegen. Zwar ist nicht vorgeschrieben, wie dieser Arbeitszeitnachweis aussehen muss, aber der Stundenzettel ist die sicherlich einfachste und praktikabelste Form.

Können Ihre Mitarbeiter den Fahndern einen Stundenzettel vorlegen, der die Arbeitszeit in den letzten Tagen belegt, lassen sich Zweifel der Behörde schnell zerstreuen. Oftmals erspart eine gewissenhafte Arbeitszeitdokumentation, die nicht erst hektisch in der Verwaltung zusammengesucht werden muss, sogar eine unangenehme Betriebsprüfung durch den Zoll.

Aber auch in anderen Fällen ist die Existenz von Stundenzetteln nützlich. Denken Sie beispielsweise an einen Kunden, der nicht zahlen will und Sie zu einem Rechtsstreit nötigt. Mithilfe der Arbeitszeitaufzeichnung können Sie dem Gericht Ihre Aufwände nachweisen.

Übliche Angaben auf dem Stundenzettel

Der Stundenzettel, der der taggenauen Aufzeichnung der Arbeitszeit dient, ist relativ übersichtlich. Das Mindestlohngesetz schreibt nur Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit vor. Wobei die Dauer immer ohne die Pausen angegeben wird. In der Regel enthalten Stundenzettel folgende Angaben, um zugeordnet und ausgewertet werden zu können:

  • Name
  • Personalnummer
  • Adresse (vor allem bei Außendienstmitarbeitern)
  • Geburtsdatum
  • Auftrag-/Projektnummer (bei auswärtiger Tätigkeit)
  • Projektzeitraum
  • Tagesdatum
  • Beginn der Arbeitszeit
  • Ende der Arbeitszeit
  • Pausenzeit
  • Dauer der Arbeitszeit
  • Tätigkeitsbeschreibung (z. B. bei Handwerkern)
  • kumulierte Arbeitszeit für den Aufzeichnungszeitraum

Benötigen Sie den Stundenzettel für die interne Weiterverarbeitung, kann es sinnvoll sein direkt aufzudrucken, bis wann der Arbeitnehmer den Stundenzettel abgeben muss. Die Schilderung von Konsequenzen bei Fristverletzung wirkt häufig wunder.

Stundenzettel auf Papier und in digitaler Form

Im Internet finden Sie diverse Vorlagen für Stundenzettel. Das Muster des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales ist sehr minimalistisch und enthält neben dem Namen nur die gesetzlichen Mindestanforderungen. Excel-Vorlagen haben den Vorteil, dass sich die Arbeitszeit schnell ausrechnen lässt und auch Statistiken relativ einfach möglich sind und in Form von Diagrammen dargestellt werden können.

Tipp: Neben dem Stundenzettel auf Papier gibt es natürlich auch zahlreiche digitale Lösungen, die vor allem die Auswertung erleichtern. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat sogar eine eigene, kostenlose App namens „einfach erfasst“ entwickeln lassen. Weiterer Vorteil: Stundenzettel gehen im Außeneinsatz oft verloren, werden zum Teil bis zur Unleserlichkeit verschmutzt oder beschädigt. Mit einer digitalen Lösung gehören diese Probleme der Vergangenheit an. Wenn sich der Stundenzettel dann auch noch digital an die Personalabteilung übermitteln lässt, sind oftmals zudem die Terminprobleme gelöst. Über eine App haben übrigens sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber jederzeit Zugriff auf die aktuelle Arbeitszeitdokumentation.

Kein Zwang zu falschen Angaben

Im Rahmen Ihres Direktionsrechts dürfen Sie die Erfassung der Arbeitszeit mit dem Stundenzettel zwar anordnen, Sie können Ihre Arbeitnehmer allerdings nicht dazu zwingen beispielsweise durch fiktive Arbeitszeiten unwahre Angaben zu machen. Stundenzettel, auf denen niemals Abweichungen von der Regelarbeitszeit auftauchen, werden von Behörden und Gerichten regelmäßig als unglaubwürdig angesehen.

Müssen Stundenzettel geführt werden, wird dadurch natürlich auch Mehrarbeit dokumentiert. Es ist das Recht des Arbeitnehmers auf die Bezahlung der Überstunden oder einen entsprechenden Freizeitausgleich zu pochen. Das Landesarbeitsgericht Schleswig-Holstein hat sogar entschieden, dass Sie als Arbeitgeber unter Umständen verpflichtet sind, Ihrem Arbeitnehmer die Aufzeichnungen über die Arbeitszeit herauszugeben, damit dieser den Anspruch auf Überstundenvergütung vor Gericht durchsetzen kann.

Achtung: Auch wenn Sie mit dem Betriebsrat eine Betriebsvereinbarung über feste Arbeitszeiten getroffen haben, kann man auf eine Arbeitszeitdokumentation nicht verzichten, wenn sie der Gesetzgeber vorschreibt. Es wäre in diesem Fall allerdings ausreichend, wenn lediglich die Abweichungen von den in der Betriebsvereinbarung festgeschriebenen Regelarbeitszeiten notiert werden würden.

Fazit: Der Stundenzettel ist wichtiger denn je

Das Mindestlohngesetz hat den Stundenzettel in vielen Branchen wieder zu einem unverzichtbaren Instrument der Arbeitszeiterfassung gemacht. Dabei schreibt der Gesetzgeber gar nicht vor, wie genau Sie die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter erfassen müssen. Aufgrund seiner Einfachheit ist der Stundenzettel jedoch nach wie vor sehr beliebt. Er dient sowohl Ihnen als auch Ihren Mitarbeitern als Nachweis über die Arbeitszeit und kann deshalb im Zweifel sogar als Beweis vor Gericht gelten. Zu den gesetzlichen Pflichtangaben zählen lediglich Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit.

Autor: Matthias Koprek

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