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Die Stellenbeschreibung – warum sie für das Personalmanagement so wichtig ist

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Stellenbeschreibung

Eine Stellenbeschreibung ist ein wichtiger Bestandteil des Personalmanagements, da sie Aufgaben, Ziele und Verantwortungsbereiche einer Stelle ausführlich beschreibt. So wissen sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber direkt Bescheid und können sich optimal auf die Stelle einstellen. Außerdem kann durch die Beschreibung der im Unternehmen vorhandenen Stellen ein guter Überblick über die Unternehmensstruktur gewonnen werden. Es zeigt sich, wo Verbesserungsbedarf besteht, welche Stellen sich überschneiden und ob Arbeitskraft eingespart oder effektiver genutzt werden kann.

Stellenbeschreibung keinesfalls vernachlässigen

Trotz der zahlreichen Vorteile, die eine Stellenbeschreibung für Führungskräfte mit sich bringt, werden Stellenbeschreibungen oft deutlich vernachlässigt, da sich die Stellenanforderungen häufig ändern und ständigen Neuordnungen unterlegen sind. Viele Unternehmen wollen sich nicht die Arbeit machen, die Stellenbeschreibungen ständig zu aktualisieren und neu zu ordnen.

In manchen Fällen ist es Pflicht, Stellenbeschreibungen zu überarbeiten, wenn eine Zertifizierung stattfinden soll. Hierbei ist es von deutlichem Vorteil, wenn die Stellenbeschreibungen bereits vorliegen und nicht in kürzester Zeit für alle Stellen erstellt werden müssen. Wer sich nach und nach eine Kartei mit Stellenbeschreibungen anlegt, kann von zahlreichen Vorteilen profitieren.

Die Vor- und Nachteile einer Stellenbeschreibung im Überblick

+ Zeitersparnis für das Personalmanagement

+ Erfordernis z. B. bei Zertifizierungen

+ Gegenüberstellung von Anforderungs- und Qualitätsprofil auf einen Blick

+ Transparenz für Arbeitnehmer und Arbeitgeber

– Zeit- und Kostenaufwand

– regelmäßige Aktualisierung notwendig

Was versteht man eigentlich unter einer Stellenbeschreibung?

Um einen Überblick über Anforderungen und Aufbau zu schaffen, ist eine Definition des Begriffs Stellenbeschreibung notwendig. Bei der Stellenbeschreibung handelt es sich um ein standardisiertes Werkzeug des Personalmanagements, in dem einzelne Stellen als kleinste Elemente eines Unternehmens genau beschrieben werden. Muster für Stellenbeschreibungen kann man sich zwar kostenlos downloaden, die Ausgestaltung muss jedoch unternehmensspezifisch durchgeführt werden.

Achtung: Der Inhalt einer Stellenbeschreibung soll sowohl den Arbeitgeber als auch den Arbeitnehmer über Zuständigkeiten, Ziele, Anforderungen und Aufstiegsmöglichkeiten informieren. Außerdem sind eine Einordnung in die Unternehmensstruktur, Vertretungsaufgaben und Zuständigkeitsbereiche Inhalte einer Stellenbeschreibung. Die Stellenbeschreibung muss vom Geschäftsführer eingesehen und vom Arbeitnehmer zur Kenntnisnahme unterschrieben werden.

Wer eine Stellenbeschreibung selbst erstellen möchte, sollte folgende Punkte berücksichtigen:

  • genaue Bezeichnung der Stelle
  • Einordnung der Stelle in die Unternehmensstruktur
  • über- und untergeordnete Stellen
  • Ziele der Stelle
  • Kernaufgaben der Stelle, also solche, die die meiste Zeit in Anspruch nehmen
  • Nebenaufgaben, die im Rahmen der Stelle ebenfalls erfüllt werden sollen
  • Zusammenarbeit mit und Beziehungen zu anderen Stellen
  • Befugnisse und Rechte des Stelleninhabers innerhalb des Unternehmens
  • Stellvertretung (durch wen und für was kann eine Stellvertretung erfolgen?)
  • verwendete Arbeitsmittel und Hilfsmittel (z. B. bestimmte Software und Ähnliches)
  • Entgeltgruppe der Stelle (Tarif)
  • Anforderungsprofil
  • Unterschrift zur Kenntnisnahme

Die Stellenbeschreibung erleichtert dem Personalmanagement die Arbeit enorm. Sobald eine Stelle frei wird, kann der Personaler die entsprechende Stellenbeschreibung verwenden, um die Stelle auszuschreiben. Die meisten Punkte von Be- und Ausschreibung stimmen überein, sodass der Prozess besonders schnell geht. Außerdem kann das Anforderungsprofil der Stellenbeschreibung direkt mit dem Qualitätsprofil des Bewerbers abgeglichen und dessen Eignung festgestellt werden. Gleiches gilt für jemanden, der bereits die Stelle innehat – hier kann eine ausführliche Beschreibung möglichen Weiterbildungsbedarf aufzeigen.

Folgende Personalprozesse können durch die Erstellung von Stellenbeschreibungen optimiert werden, sodass sich eine deutliche Zeit- und Kostenersparnis ergibt und eine Anpassung der Prozesse an die individuellen Stellenanforderungen stattfinden kann:

  • Stellenausschreibung
  • Auswahl
  • eines Bewerbers
  • Einstellungsprozesse
  • Einarbeitungsprozesse
  • Personalentwicklung
  • Personalaustritte
  • Stellvertretungsregelungen

Interviews und Tests anhand der Stellenbeschreibung erstellen

Anhand ausführlicher Stellenbeschreibungen zeigt sich schnell ein Anforderungsprofil für zukünftige Mitarbeiter. So können Personalmanager und Führungskräfte Interviews gezielt auf bestimmte Stellen zuschneiden und die Anforderungsprofile mit den Eigenschaften von potenziellen Bewerbern abgleichen. Auch Einstellungstests können optimal auf die zu besetzende Stelle angepasst werden, wenn in der Stellenbeschreibung die Aufgabengebiete ausführlich aufgeführt sind.

Organisatorische Prozesse, unter anderem

  • Zugriffsrechte
  • Nutzungsrechte
  • und Entscheidungsbefugnisse

regeln sich durch eine Stellenbeschreibung. Die Aushändigung der Beschreibung und deren Bestätigung durch die Unterschrift des Arbeitnehmers sichern die Situation rechtlich ab.

Für die Führungskraft hat die Stellenbeschreibung ebenfalls einen deutlichen Vorteil: Wenn ein Arbeitnehmer aus seiner Stelle austritt, können die Austrittsgespräche anhand der Stellenbeschreibung erfolgen. Dies erleichtert außerdem die Erstellung eines Arbeitszeugnisses erheblich. Durch die Übernahme wesentlicher Merkmale der Stellenbeschreibung erleichtert sich auch die Erstellung des Arbeitsvertrages. So weiß auch der Arbeitnehmer wenn er die Stelle annimmt, worauf er sich einlässt und was auf ihn zukommen wird.

Erwartungshaltung verdeutlichen

Auch Arbeitnehmer profitieren von den ausführlichen Beschreibungen, denn ihnen werden sofort die Erwartungen, Aufgaben und Ziele vor Augen geführt. Außerdem können sie überprüfen, ob sie dem Anforderungsprofil entsprechen und für eine bestimmte Stelle als potenzieller Bewerber geeignet sind, oder, wenn sie die Stelle bereits innehaben, ob eine Weiterbildung nötig wäre.

Ein Anforderungsprofil enthält sowohl formale als auch fachliche Kompetenzen. Unter den formalen Kompetenzen versteht man

  • Abschlüsse
  • Berufserfahrungen
  • Ausbildungen
  • zusätzliche Qualifikationen.

Die fachlichen Kompetenzen können IT-Kenntnisse oder sprachliche Kompetenzen sein. Außerdem werden im Anforderungsprofil Methodenkompetenzen, Führungskompetenzen und persönliche Kompetenzen abgefragt, sodass ein ganzheitliches Anforderungsprofil für Arbeitnehmer und zukünftige Bewerber entsteht. Die Priorisierung der Kompetenzen erfolgt je nach Stelle und wird von der Führungsperson vorgenommen.

Tipp: Für Führungskräfte gibt es kostenlose Vorlagen für Stellenausschreibungen, die sie online herunterladen können und mit den spezifischen Stellenbeschreibungen ihres Unternehmens ausfüllen müssen. So bekommen alle Stellenbeschreibungen eine einheitliche Optik und den gleichen Aufbau, ohne viel Aufwand in die Erstellung investieren zu müssen, denn das ist meistens der Grund, weshalb Unternehmen keine Stellenbeschreibungen erstellen.

Fazit: Stellenbeschreibungen sind für alle vorteilhaft

Eine Stellenausschreibung bietet, einmal angefertigt, somit eigentlich nur Vorteile bietet. Der zeitliche und kostentechnische Aufwand hält sich außerdem in Grenzen, wenn die Führungskräfte eine kostenlose Vorlage zur Erstellung einer Stellenbeschreibung nutzen. Drucken Sie diese Muster einfach aus und gestalten Sie sie entsprechend den unternehmensspezifischen Informationen zu den einzelnen Stellen. Nun aktualisieren Sie sie regelmäßig, um das Muster optimal zu nutzen. Stellenausschreibungen, Arbeitsverträge, Arbeitszeugnisse und rechtliche Befugnisse bieten sich hierfür geradezu an.

Autor: Redaktion Personalwissen

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